淺談紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化過程及其管理措施

1、淺談紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化過程及其管理措施、尸、 亠前言在信息化社會，如何利用先進的計算機網(wǎng)絡技術有效地管理紙質(zhì)標 準文獻，開發(fā)和利用紙質(zhì)標準資源， 提高紙質(zhì)標準文獻的綜合利用和 服務水平，已成為數(shù)字化標準館建設和發(fā)展所面臨的一個重要課題。紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理作為開發(fā)和利用標準信息資源的基礎和 前提， 作為數(shù)字化標準館建設的一項重要的、基礎性的工作，已被提 上了重要日程。1 1 對紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化與數(shù)字化管理的理解1.11.1 數(shù)字與數(shù)字化數(shù)字的特點是最簡單、最客觀、速度快、國際化。所謂數(shù)字化，是 指用計算機技術將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。1.21.2紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化的含義所

2、謂紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化，是指采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設 備對紙質(zhì)標準文獻進行數(shù)字化加工， 轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號或數(shù)字編碼， 將 其存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文 本的處理過程。1.31.3紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理的含義紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理是指利用計算機、通信、網(wǎng)絡等技術， 通過數(shù)字信號或數(shù)字編碼來操縱管理對象、 控制管理行為， 實現(xiàn)標準 文獻的采集、整理、加工、存儲、備份、利用、服務等的管理活動和 方法。隨著管理過程信息化程度的提高， 采用標準文獻的數(shù)字化管理 系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字信息系統(tǒng)來輔助質(zhì)量管理并與實現(xiàn)跨時空、 同步性的 信息化溝通。2 2 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化2

3、.12.1 軟硬兼施是前提 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化要實現(xiàn)文本在不同載體之間自由轉(zhuǎn)換，涉及 掃描技術、OCROCR 技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等多種技術， 才能完成數(shù)字化的標準文獻目錄信息、 數(shù)字化的 標準文獻全文信息和數(shù)字化的標準文獻數(shù)據(jù)庫信息。 這些數(shù)字化技術 和工作，依賴于必要的設備設施。 因此要大力加強數(shù)字化工作的硬獻、 軟獻建設，為實現(xiàn)紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化提供物質(zhì)保障。如，軟獻方 面，要準備數(shù)據(jù)庫 SQLSQLSERVESERVER標準文獻的數(shù)字化管理軟獻，實現(xiàn) 功能模塊的管理，能夠?qū)Σ煌x的標準文獻信息進行查詢、管理。硬獻方面，要添置高速掃描儀、平板掃描儀、

4、刻錄機、光盤等。2.22.2 要分類實施 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化，不能一蹦而就。筆者認為，一是要實行存量數(shù)字化， 大力推進已有的紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化， 實現(xiàn)存量的紙質(zhì) 標準文獻 100%100%數(shù)字化二是要實行增量電子化，全面開展新增的新標 準文獻的數(shù)字化工作。2.32.3 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化流程 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化，主要流程一般包括紙質(zhì)標準文獻的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)驗收、信息存儲、目錄 建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份等工序。2.3.12.3.1 紙質(zhì)標準文獻的整理 紙質(zhì)標準文獻在掃描之前，要根據(jù)情況，按步驟進行適當整理，并 視需要作出標識，確保數(shù)字化質(zhì)量。一是做好目錄數(shù)

5、據(jù)準備。主要是 規(guī)范目錄內(nèi)容，包括確定目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如標 準文獻的中英文標準名稱、 標準編號、發(fā)布者、發(fā)布時間、實施時間、 起止頁號和頁數(shù)、附獻等。二是拆除裝訂。在不去除裝訂物 （ 如釘書 針等）情況下，影響掃描工作進行的標準文獻，應拆除裝訂物。拆除 裝訂物時應注意保護標準原獻不受損害。 三是整理登記。 制作并填寫 紙質(zhì)標準文獻數(shù)字化加工過程交接登記表單， 詳細記錄標準文獻整理 后每份文獻的起始頁號和頁數(shù)。四是還原裝訂。掃描工作完成后，拆 除過裝訂物的標準文獻應重新裝訂。 恢復裝訂時， 要注意保持標準文 獻的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。2.3.22.3.2 紙質(zhì)標

6、準文獻的掃描主要是選擇掃描方式、 掃描色彩模式、 掃描分辨率和標準文獻掃描， 包括根據(jù)標準文獻幅面的大小 （A4,A4, A3A3 等） 選擇相應規(guī)格的掃描儀進 行掃描，選擇黑白二值、灰度、彩色等掃描色彩模式，選擇掃描分辨 率（需要進行 OCOCR R漢字識別的標準文獻，掃描分辨率宜選擇大于或等 于 200dpi200dpi） ，核對每份文獻的實際掃描頁數(shù)與標準文獻整理時填寫的 文獻頁數(shù)是否一致。2.3.32.3.3 圖像處理主要是檢查圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量、是否漏 掃、是否需要糾偏、去污、分區(qū)掃描形成的多幅圖像的拼接、裁邊處 理去除多余的白邊等。2.3.42.3.4 圖像存

7、儲 包括存儲格式和圖像文獻的命名。采用黑白二值模式掃描的圖像文 獻，一般采用 TIFFTIFF (G4)(G4) 格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的 文獻，一般采用 JPEGJPEG 格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證 掃描的圖像清晰可讀的前提下， 盡量減小存儲容量為準則。 提供網(wǎng)絡 查詢的掃描圖像，也可存儲為 CEB,CEB, PDFPDF 或其他格式。紙質(zhì)標準文獻 目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文獻，都有一個與之相對應的唯一編號， 以該 編號為這份文獻掃描后的圖像文獻命名。 多頁標準文獻可采用該編號 建立相應文獻夾，按頁碼順序?qū)D像文獻命名。2.3.52.3.5 目錄建庫 包括數(shù)據(jù)格式選擇

8、、建立目錄數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查。目錄建 庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過 XMXML L文檔進行數(shù)據(jù)交換。建立標準文獻目錄數(shù)據(jù)庫，并以人工校對或 軟獻自動校對的方式， 對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。 核對著錄 項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求 進行修改或重錄。2.3.62.3.6 圖文轉(zhuǎn)換將掃描的以 TIFFTIFF (G4)(G4) , , JPEG,JPEG, CEB,CEB, PDFPDF 或其他格式的圖像文獻通 過 OCOCF F文字識別軟獻或PDPDF F 轉(zhuǎn)換器轉(zhuǎn)換成WOWOR R 文檔。 并按標準原獻 的格式式樣排版好。

9、2.3.72.3.7 數(shù)據(jù)掛接 主要包括匯總掛接和數(shù)據(jù)關聯(lián)。標準文獻數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的 目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫（或轉(zhuǎn)換好的WOR 文檔庫），檢查無誤后， 通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。 通過每一份圖像文獻（或轉(zhuǎn) 換好的 WORWORD D文檔）的文獻名與標準文獻目錄數(shù)據(jù)庫中該份文獻的編 號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系， 以實現(xiàn)標準文獻 目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文獻（或轉(zhuǎn)換好的 WORWOR 文檔）的批量掛接。2.3.82.3.8數(shù)據(jù)驗收以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)， 包括目錄數(shù)據(jù)庫、 圖像文獻、轉(zhuǎn)換好的 WORWOR 文檔及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量并經(jīng)分管領導 審核、簽

10、字。2.3.92.3.9數(shù)據(jù)備份 經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并實行異地保存。 備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。 備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要 包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文獻數(shù)量是否準確等。數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。3 3 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理3.13.1紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理的優(yōu)點 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)標準文獻的管理具有無法替 代性和優(yōu)越性 : :3.1.13.1.1 效益大大提高紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理是對以增加人力和辦公費用為主的粗放 型管理模式的變革

11、。它解決了人力資源增加和管理成本上漲的難題，并且使紙質(zhì)標準文獻的信息對象轉(zhuǎn)化為機讀標準文獻信息， 既節(jié)約了 保管費用，又節(jié)省了保管空間，更為有利的是查閱起來極為方便、快 捷，也避免了反復復印標準文獻而造成的人力成本的增加和紙張的浪 費。3.1.23.1.2 效率大大提升 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理使標準文獻能及時歸檔， 并方便、快捷、及時提供利用。紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理可遠程提供詳細、即時的 數(shù)據(jù)信息提供服務。 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理使查詢標準文獻變得 非常簡單，真正做到足不出戶?；跇藴市畔⒌某瑫r空、 遠程化傳送， 數(shù)字化的標準文獻就成了無墻界的紙質(zhì)標準文獻， 數(shù)字標準文獻的標 準庫也從紙

12、質(zhì)標準實體的保管變成了提供利用方便、 快捷的數(shù)字化標 準信息中心。而且標準是否更改、 是否廢止、 是否是最新的可一次性 族性檢索出來， 效率大大提升。3.1.33.1.3 有力地保護了紙質(zhì)標準文獻的原獻 將紙制紙質(zhì)標準文獻轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子標準文獻后，紙質(zhì)標準文獻 的使用更加安全。另外，通過紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化處理后，防止了 部分紙質(zhì)標準文獻的篡改的行為。3.23.2 紙質(zhì)標準文獻的數(shù)字化管理措施3.2.13.2.1 服務為先，實施標準文獻管理平臺的建設要牢固樹立服務理念，堅持服務為先，在服務中實現(xiàn)管理，在管理 中體現(xiàn)服務，進一步在標準文獻檢索利用平臺、載體、機制和手段創(chuàng) 新上下功夫，建立服務主

13、體多元、資源優(yōu)化配置、供需對接的服務供 應方式，建立標準文獻管理系統(tǒng)， 集標準文獻采集、 標準文獻管理、標準文獻利用于一體的綜合管理軟獻，實現(xiàn)對標準文獻的收集、 鑒別、 整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、檢索、查閱利用、打印等日常工作的數(shù)字 化管理。3.2.23.2.2保障有力，建設標準文獻管理網(wǎng)絡 一是建立梯次的人員管理網(wǎng)絡，設置管理員管理權限，明確管理員 管理職責 ; ;二是服務器和服務終端建設， 建設一套系統(tǒng)連通局域網(wǎng)絡， 實現(xiàn)服務器與客戶端數(shù)據(jù)的雙向透明傳輸。3.2.33.2.3安全第一，建設標準文獻管理防火墻 標準文獻管理安全保障要覆蓋事前、事中、事后，覆蓋標準文獻應 用安全、維護安全、使用安全和存儲安全。除了前面已提到的數(shù)據(jù)備 份保安全之外，還要重點確保數(shù)據(jù)庫安全。 數(shù)據(jù)庫安全包含兩層含義 : : 第一