資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄制度

1、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄制度XX資產(chǎn)管理有限公司資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄制度本制度由北京大成（上海）律師事務(wù)所鄧煒律師團(tuán)隊(duì)協(xié)助起草，如您對(duì)完善本制度有任何建議或意見(jiàn)，歡迎發(fā)送郵件至XX資產(chǎn)管理有限公司資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”或“本公司”）資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄管理，完善業(yè)務(wù)信息留痕機(jī)制，根據(jù)中華人民共和國(guó)證券投資基金法、私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法、私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。第二條 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄是指在資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定需要?dú)w檔保存的，或?qū)揪哂斜４婧屠脙r(jià)值的各種書(shū)面、電

2、子、聲像等不同載體的歷史記錄。第三條 公司資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄是公司的重要資料，是該項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記載，是查證研究公司資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)歷史的重要依據(jù)；屬于公司保密范圍的應(yīng)遵守有關(guān)保密規(guī)定。第四條 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案管理工作應(yīng)逐步采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段，對(duì)檔案數(shù)據(jù)利用信息技術(shù)歸檔保存。第二章 業(yè)務(wù)記錄分類(lèi)與內(nèi)容第五條 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄檔案分為資產(chǎn)管理合同、會(huì)計(jì)檔案、交易記錄、投資業(yè)務(wù)檔案、客戶(hù)及銷(xiāo)售業(yè)務(wù)資料、風(fēng)控及合規(guī)檔案六大類(lèi)。第六條 資產(chǎn)管理合同納入公司合同管理范疇，由（公司XX部門(mén)）統(tǒng)一管理。第七條 資產(chǎn)會(huì)計(jì)檔案是指對(duì)資產(chǎn)管理計(jì)劃進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和估值而產(chǎn)生的會(huì)計(jì)記錄，由（公司XX部門(mén)）統(tǒng)

3、一管理。第八條 資產(chǎn)交易記錄檔案是指資產(chǎn)管理計(jì)劃在投資過(guò)程中所產(chǎn)生的發(fā)生的證券交易記錄，由（公司XX部門(mén)）統(tǒng)一管理，包括：（一）接收的投資指令記錄；（二）投資組合成交記錄；（三）公平交易監(jiān)控記錄；（四）異常交易記錄。第九條 資產(chǎn)管理投資業(yè)務(wù)檔案是指與資產(chǎn)管理計(jì)劃的投資相關(guān)的文檔和業(yè)務(wù)記錄，由（公司XX部門(mén)）統(tǒng)一管理，包括：（證券類(lèi)業(yè)務(wù)）（一）投資對(duì)象備選庫(kù)和交易對(duì)手備選庫(kù)的建立與調(diào)整記錄；（二）投資決策委員會(huì)紀(jì)要、會(huì)議記錄及相關(guān)會(huì)議材料；（三）投資授權(quán)審批記錄；（四）下達(dá)的投資指令記錄；（五）研究及分析報(bào)告，包括內(nèi)部調(diào)研報(bào)告、賣(mài)方研究報(bào)告、投資組合分析報(bào)告等；（六）投資相關(guān)報(bào)表，包括 資產(chǎn)投資

4、組合季報(bào)、年報(bào)以及工作底稿等；（七）其他與投資相關(guān)的記錄檔案。（非標(biāo)業(yè)務(wù)）融資類(lèi)業(yè)務(wù)的檔案分要件類(lèi)資料、權(quán)證類(lèi)資料、管理類(lèi)資料。（一）要件類(lèi)資料指資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的能夠證明業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本資料。包括：盡職調(diào)查材料（交易對(duì)手基本資料）、報(bào)批資料、簽署合同等法律文件、運(yùn)作過(guò)程的報(bào)告和相關(guān)記錄等。（二）權(quán)證類(lèi)資料是指采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件。包括：抵質(zhì)押物清單、估價(jià)報(bào)告和依據(jù)、所有權(quán)或使用權(quán)證明、登記文件、保險(xiǎn)文件等。（三）管理類(lèi)資料是指借款人、擔(dān)保人的基本資料（包括在運(yùn)作過(guò)程中的更新資料）。第十條 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的客戶(hù)及銷(xiāo)售業(yè)務(wù)資

5、料包括所有涉及潛在客戶(hù)和資產(chǎn)委托人信息的文檔和資料，以及資產(chǎn)管理計(jì)劃銷(xiāo)售過(guò)程中的各類(lèi)檔案材料，由（公司XX部門(mén)）管理，包括：（一）客戶(hù)情況調(diào)查問(wèn)卷；（二）客戶(hù)資格證明文件、預(yù)留印鑒、開(kāi)立賬戶(hù)的相關(guān)資料；（三）客戶(hù)基本情況表；（四）客戶(hù)就委托資產(chǎn)合法性做出的特別說(shuō)明和書(shū)面承諾、簽署的風(fēng)險(xiǎn)揭示書(shū)等；（五）投資說(shuō)明書(shū)；（六）產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案；（七）資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)宣傳材料；（八）其他涉及客戶(hù)信息和銷(xiāo)售的文檔和材料。第十一條 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)風(fēng)控及合規(guī)檔案是指對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作的風(fēng)險(xiǎn)和合法合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督檢查的記錄，其中涉及風(fēng)險(xiǎn)控制的檔案由風(fēng)險(xiǎn)控制部統(tǒng)一管理，涉及合法合規(guī)的檔案由（公司XX部門(mén)）統(tǒng)一管理。第十二條 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄檔案應(yīng)采用書(shū)面形式、電子文檔形式或聲像檔案形式等。其中聲像檔案是指錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄資料。第三章 期限及保密要求第十三條 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)記錄及檔案保存期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī)以及業(yè)務(wù)需要進(jìn)行規(guī)定。保管期限分為永久、長(zhǎng)期兩類(lèi)，長(zhǎng)期保存期限的保存期限自私募基金清算終止之日起不得少于 10年。 第十四條 資產(chǎn)投資組合涉及投資操作的相關(guān)文件屬于保密性質(zhì)的文件，不得交流、泄露給無(wú)關(guān)人員。第十五條 設(shè)計(jì)資產(chǎn)管理的客戶(hù)信息屬于保密性質(zhì)的信息，不得隨意查閱或使用，如有需要使用客戶(hù)信息，必須經(jīng)投資理財(cái)部負(fù)責(zé)人同意。第十六條 為了加強(qiáng)管理，有關(guān)投資操作