前介工作溝通作業(yè)指導(dǎo)書

1、前介工作溝通作業(yè)指導(dǎo)書編制日期審核日期審批日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人審批人1. 目的 為保持與新建項(xiàng)目相關(guān)部門的溝通，確保信息有效傳達(dá)，促進(jìn)深圳大區(qū)物業(yè)前期介入工作有效開展。2. 適用范圍 深圳大區(qū)新建項(xiàng)目前期介入工作。3. 術(shù)語 無4. 職責(zé)物業(yè)前期介入部：及時(shí)準(zhǔn)確的在新建項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，將物業(yè)公司提出的建議傳送至相關(guān)部門。;及時(shí)回復(fù)項(xiàng)目部（公司）、設(shè)計(jì)部等部門需物業(yè)公司提供的相關(guān)信息；協(xié)助新項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)開展施工期施工現(xiàn)場(chǎng)顧問工作，協(xié)調(diào)與項(xiàng)目部的溝通等。新項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)施工期跟進(jìn)施工現(xiàn)場(chǎng)，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的施工質(zhì)量問題與項(xiàng)目部（公司）進(jìn)行溝通。地產(chǎn)相關(guān)部門(項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)

2、部、營(yíng)銷部)：負(fù)責(zé)物業(yè)前期介入相關(guān)信息及要求的提供，及時(shí)通知物業(yè)參與相關(guān)前期介入工作，對(duì)物業(yè)建議進(jìn)行回復(fù)反饋等。5. 溝通的方式前期介入部在開展物業(yè)前期介入過程中，主要采取的溝通方式有：郵件、電話、會(huì)議、正式發(fā)文、報(bào)告等，其中會(huì)議主要包括：項(xiàng)目周例會(huì)，專項(xiàng)會(huì)議，說明會(huì)等。6. 溝通原則6.1專人跟進(jìn)原則前期介入部對(duì)于各前介項(xiàng)目要確定一名負(fù)責(zé)人，跟進(jìn)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度，及時(shí)掌握項(xiàng)目信息，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。6.2書面確認(rèn)原則重要事項(xiàng)應(yīng)使用郵件或正式發(fā)文等書面溝通方式，以便留存記錄，避免使用電話等口頭溝通方式?？陬^溝通一般僅用于信息收發(fā)的確認(rèn)，如在發(fā)送郵件后，可電話與對(duì)方確認(rèn)是否收到，對(duì)信息內(nèi)容作

3、溝通確認(rèn)等。6.3及時(shí)反饋原則溝通工作貫穿前期介入各階段各項(xiàng)工作中，為做到有效溝通，溝通雙方應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)或反饋信息，并對(duì)溝通內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如前期介入所提建議要及時(shí)反饋設(shè)計(jì)部門，同時(shí)也應(yīng)跟進(jìn)設(shè)計(jì)部門的反饋結(jié)果。對(duì)于會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)由組織者及時(shí)整理發(fā)給各參會(huì)人員，受繳參會(huì)人員也應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)獲取會(huì)議紀(jì)要，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并將最終經(jīng)相關(guān)與會(huì)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字的紀(jì)要存檔。6.4專題討論原則針對(duì)較復(fù)雜或重要的事項(xiàng)，一般采用面對(duì)面的專題討論會(huì)的形式進(jìn)行溝通，如在各階段前期介入建議跟進(jìn)過程中，當(dāng)跟進(jìn)內(nèi)容較多，或郵件溝通存在一定困難時(shí)，可由物業(yè)前期介入部組織召開專題會(huì)，與項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部對(duì)建議逐條討論研究是否必要采納。6.5

4、信息共享原則對(duì)于項(xiàng)目重要信息，如總控計(jì)劃調(diào)整、重大設(shè)計(jì)變更，項(xiàng)目部要及時(shí)知會(huì)前期介入相關(guān)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人在收到信息后要與團(tuán)隊(duì)成員分享。對(duì)于重要的有輸出結(jié)果的專題討論會(huì)議，在獲取會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)在內(nèi)部召開內(nèi)部分享會(huì)，使前期介入部門的相關(guān)同事了解會(huì)議內(nèi)容和相關(guān)要求。7. 主要溝通內(nèi)容及要求：7.1 物業(yè)前期介入與項(xiàng)目開發(fā)對(duì)接示意地產(chǎn)開發(fā)部門物業(yè)前期介入部門開發(fā)節(jié)奏關(guān)鍵點(diǎn)對(duì)接部門跟進(jìn)部門前介階段拿地項(xiàng)目部設(shè)計(jì)部規(guī)劃設(shè)計(jì)階段立項(xiàng)啟動(dòng)會(huì)概念規(guī)劃初步設(shè)計(jì)草案總體規(guī)劃總規(guī)劃方案出圖前期介入部門方案設(shè)計(jì)方案設(shè)計(jì)出圖初步設(shè)計(jì)初步設(shè)計(jì)圖出圖施工設(shè)計(jì)施工圖出圖景觀設(shè)計(jì)景觀圖出圖精裝修設(shè)計(jì)精裝圖出圖銷售啟動(dòng)預(yù)售證辦理營(yíng)銷

5、部新項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)營(yíng)銷配合階段招投標(biāo)技術(shù)標(biāo)成本部、項(xiàng)目部前期介入部門施工建設(shè)階段現(xiàn)場(chǎng)施工專業(yè)施工圖深化出圖項(xiàng)目部前期介入部門施工現(xiàn)場(chǎng)顧問項(xiàng)目部新項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)竣工竣工備案項(xiàng)目部營(yíng)銷部新項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)承接查驗(yàn)階段交付集中入住7.2 各階段溝通內(nèi)容及要求7.2 各階段溝通內(nèi)容及要求階段名稱溝通內(nèi)容要求及注意事項(xiàng)輸出成果規(guī)劃設(shè)計(jì)階段規(guī)劃設(shè)計(jì)信息1.項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)通知及時(shí)知會(huì)，并簽訂前介合同2.指定項(xiàng)目前介對(duì)接人跟進(jìn)，對(duì)接人及時(shí)主動(dòng)與項(xiàng)目聯(lián)系，獲取項(xiàng)目建設(shè)最新進(jìn)度及設(shè)計(jì)信息資料。信息資料主要包括：項(xiàng)目具體位置、項(xiàng)目規(guī)模、規(guī)劃業(yè)態(tài)、開發(fā)節(jié)點(diǎn)計(jì)劃、市調(diào)信息、項(xiàng)目定位、周邊市政規(guī)劃等信息資料3. 根據(jù)項(xiàng)

6、目要求，提供開發(fā)總成本物業(yè)部分的預(yù)算指定物業(yè)前介項(xiàng)目對(duì)接人簽訂前期介入服務(wù)合同開發(fā)總成本物業(yè)部分預(yù)算現(xiàn)場(chǎng)考察考察內(nèi)容包括：具體位置、周邊現(xiàn)有/規(guī)劃交通情況、周邊現(xiàn)有/規(guī)劃配套等方面現(xiàn)場(chǎng)考察情況報(bào)告規(guī)劃方案評(píng)審1. 跟進(jìn)獲取信息，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提出物業(yè)評(píng)審建議，跟進(jìn)項(xiàng)目反饋信息2. 審核過程中與設(shè)計(jì)部保持充分溝通，必要時(shí)可召開專題會(huì)進(jìn)行充分研討并形成會(huì)議紀(jì)要。規(guī)劃方案建議書初步設(shè)計(jì)階段初步設(shè)計(jì)圖紙主動(dòng)跟進(jìn)及時(shí)獲取包括房屋本體、地下車庫(kù)、園林景觀、附屬配套等圖紙，并核對(duì)規(guī)劃階段建議的落實(shí)情況初設(shè)圖紙?jiān)u審按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提出物業(yè)各專業(yè)評(píng)審建議，跟進(jìn)項(xiàng)目反饋信息初步設(shè)計(jì)圖建議書施工圖設(shè)計(jì)階段施工設(shè)計(jì)圖紙收集

7、各系統(tǒng)圖（建施、水施、電施、暖通、消防、智能化、電訊系統(tǒng)；園建工程：水施、環(huán)施、電施、種植）工程施工圖紙，并核對(duì)初步設(shè)計(jì)階段建議的落實(shí)情況施工圖紙?jiān)u審按照“物業(yè)設(shè)計(jì)階段評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”施工圖設(shè)計(jì)相關(guān)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)圖紙進(jìn)行評(píng)審。包括建筑本體、水電暖通、消防安防等方面，跟進(jìn)項(xiàng)目反饋信息施工圖建議書營(yíng)銷策劃階段項(xiàng)目定位及時(shí)向營(yíng)銷部門獲取，包括客群定位分析報(bào)告物業(yè)服務(wù)市場(chǎng)調(diào)研 初步調(diào)研的內(nèi)容包括項(xiàng)目位置、交通、規(guī)模、物業(yè)費(fèi)、服務(wù)內(nèi)容、配套設(shè)置、車位配比、車位管理費(fèi)、新能源新技術(shù)使用等方面。XX項(xiàng)目初步調(diào)研報(bào)告 物業(yè)服務(wù)方案、測(cè)算 結(jié)合開發(fā)對(duì)物業(yè)服務(wù)定位和物業(yè)費(fèi)區(qū)間的要求，以及營(yíng)銷的客群定位信息，組織相關(guān)調(diào)研，編

8、制物業(yè)服務(wù)方案，并進(jìn)行物業(yè)費(fèi)測(cè)算XX項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)可行性分析報(bào)告、XX項(xiàng)目物業(yè)費(fèi)測(cè)算表 物業(yè)服務(wù)單位招標(biāo) 協(xié)助地產(chǎn)進(jìn)行前期物業(yè)服務(wù)單位選聘、項(xiàng)目預(yù)售證辦理等階段名稱溝通信息內(nèi)容要求及注意事項(xiàng)溝通輸出成果施工建設(shè)招投標(biāo)階段邀標(biāo)書及總分包投標(biāo)書技術(shù)標(biāo)審核審核邀標(biāo)書（除物業(yè)前介建議外，還應(yīng)包括維保條款要求、備品備件要求、新能源新技術(shù)要求、品牌要求等）；參與邀標(biāo)答疑、投標(biāo)方實(shí)地考察和開標(biāo)工作邀標(biāo)書定稿會(huì)簽單工程合同維保條款審核按照“施工階段作業(yè)指導(dǎo)書”對(duì)工程合同的維保條款進(jìn)行審核工程合同維保條款及會(huì)簽單備品備件確認(rèn)按照“備品備件預(yù)留工作要點(diǎn)”所列比例確認(rèn)需準(zhǔn)備的備品備件名稱、規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)單價(jià)、數(shù)量、技

9、術(shù)支持等信息備品備件清單施工建設(shè)階段施工圖深化按照“物業(yè)設(shè)計(jì)階段評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)總分包進(jìn)場(chǎng)后的施工圖深化工作進(jìn)行把控，關(guān)注幕墻、安防、消防、給排水、電氣、共用部位精裝等內(nèi)容施工圖深化設(shè)計(jì)建議書現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量顧問按照“現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量顧問階段工作要點(diǎn)”的要求，對(duì)物業(yè)前期建議的現(xiàn)場(chǎng)落實(shí)工作進(jìn)行跟進(jìn)；對(duì)隱蔽工程、施工樣板進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)；對(duì)共用設(shè)備設(shè)施的安裝工作進(jìn)行跟進(jìn)、調(diào)試和試運(yùn)行現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量顧問工作周報(bào)、項(xiàng)目前期介入提案及跟進(jìn)記錄、質(zhì)量顧問現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、共用設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試試運(yùn)行記錄承接查驗(yàn)階段竣工驗(yàn)收根據(jù)地產(chǎn)公司的通知及需求，協(xié)助進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作承接查驗(yàn)成立承接查驗(yàn)小組，制定相應(yīng)的方案并按“物業(yè)承接查驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書”實(shí)施承接查驗(yàn)工作（包括共用部位/共用設(shè)施設(shè)備承接查驗(yàn)、分戶驗(yàn)收），并完成后續(xù)備案等工作新建物業(yè)承接查驗(yàn)方案新建房屋一覽表物業(yè)附屬物料清單工程驗(yàn)收記錄表房屋承接查驗(yàn)記錄整改通知單工