職位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)培訓(xùn)講義

1、哈爾濱森鷹窗業(yè)股份有限公司崗位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)培訓(xùn)講義2008年11月10日編制崗位說(shuō)明書(shū)的意義n清晰的職能分工定崗定編的前提n完整的職能流程規(guī)范操作的前提n有效的流程控制關(guān)鍵績(jī)效的保證n明確的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)清清楚楚的任職n準(zhǔn)確的權(quán)責(zé)定位合理行權(quán)的規(guī)矩n從職能流程中科學(xué)提煉了崗位勝任素質(zhì)，為甄選人才提供了充足依據(jù)n以崗位勝任素質(zhì)導(dǎo)向進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)，確立崗位價(jià)值，科學(xué)制定薪酬策略崗位說(shuō)明書(shū)的組成工作條件工作條件工作關(guān)系圖工作關(guān)系圖崗位基本信息崗位基本信息任職資格任職資格工作描述工作描述職能流程圖職能流程圖職能執(zhí)行流程職能執(zhí)行流程績(jī)效指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)績(jī)效指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)崗位權(quán)力說(shuō)明崗位權(quán)力說(shuō)明崗位說(shuō)明書(shū)崗位說(shuō)明書(shū)編制流程工

2、作描述工作描述職能規(guī)劃職能規(guī)劃職能流程分析職能流程分析確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)勝任素質(zhì)分析勝任素質(zhì)分析勝任素質(zhì)評(píng)估勝任素質(zhì)評(píng)估工作分析是編制崗位說(shuō)明書(shū)的重要前提 工作分析是編制崗位說(shuō)明書(shū)的首要工作，沒(méi)有工作分析的崗位說(shuō)明書(shū)是廢紙。 工作分析內(nèi)容： 職能流程，編制職能流程圖 分析并確立階段性任務(wù)考核指標(biāo) 分析并確立執(zhí)行過(guò)程中的即時(shí)考核標(biāo)準(zhǔn) 分析業(yè)績(jī)最佳的任職者的勝任素質(zhì)需求做什么為什么做怎么做怎么做好誰(shuí)能做好如何編寫(xiě)工作描述部分n一個(gè)崗位可能承擔(dān)一項(xiàng)或幾項(xiàng)職能，每項(xiàng)職能在公司總體戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃中都發(fā)揮著不同的作用，產(chǎn)生不同的意義。工作描述就是讓任職者清楚自己該做什么事，為什么要做這些事，這些事將

3、對(duì)組織產(chǎn)生什么影響，意義何在，從而使其明確自己的使命。如何編寫(xiě)工作描述部分（例）工作描述 工作概要 職能名稱：生產(chǎn)訂單外委加工的全流程控制要點(diǎn)概述：根據(jù)項(xiàng)目管理部下發(fā)的生產(chǎn)計(jì)劃單，按比價(jià)議價(jià) 原則選擇適當(dāng)外協(xié)廠家，組織外協(xié)廠家保質(zhì)保量 地及時(shí)完成部機(jī)及零配件的生產(chǎn)任務(wù)；負(fù)責(zé)收貨 入庫(kù)工作的協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)貨款的結(jié)算；建立委托加 工合同檔案。 工作意義：公司全部生產(chǎn)任務(wù)均以外委加工形式完成，外協(xié) 工作是整體經(jīng)營(yíng)鏈條中的重要一環(huán)，此環(huán)節(jié)的工 作結(jié)果，直接影響公司的生存和發(fā)展。某公司生產(chǎn)外協(xié)員生產(chǎn)外協(xié)員崗位說(shuō)明書(shū)中的工作描述如何編制職能流程圖n編制職能流程圖是開(kāi)展工作分析的起始環(huán)節(jié)，質(zhì)量高低將直接影響后續(xù)

4、工作。n編制原則：按工作任務(wù)和工作結(jié)果的變化將職能流程劃分成不階段，以便進(jìn)行階段性調(diào)整和考核嚴(yán)格區(qū)分出主流程和輔助流程。主流程傳遞階段性結(jié)果，輔助流程提供細(xì)節(jié)支持。流程編制越細(xì)，質(zhì)量越高，應(yīng)細(xì)到不可再分。如何編制職能流程圖（例）某公司生產(chǎn)外協(xié)員生產(chǎn)外協(xié)員崗位說(shuō)明書(shū)中的職能流程圖接收生產(chǎn)計(jì)劃與 項(xiàng) 目管理 部 溝通重 新 確認(rèn)計(jì)劃分析與評(píng)估選擇外協(xié)廠家擬定委托加工合同合同評(píng)審與外協(xié)廠正式簽訂合同發(fā)放圖紙、監(jiān)控生產(chǎn)過(guò)程成品標(biāo)識(shí)通知驗(yàn)收修 改 合同重 新 評(píng)審生產(chǎn)量生 產(chǎn) 難度工 期 要求信譽(yù)度生產(chǎn)能力工期質(zhì)量異 常 處理備 件 督促進(jìn) 度 跟蹤與 協(xié) 作廠家 聯(lián) 系改制 或 返修核點(diǎn)發(fā)貨估價(jià)入庫(kù)按

5、合同完成情況核價(jià)付款發(fā)票報(bào)銷(xiāo)第一階段第二階段第三階段第四階段第五階段異議接受要素依據(jù)未批準(zhǔn)批準(zhǔn)合格不合格控制要素如何進(jìn)行職能流程描述n職能流程描述是崗位說(shuō)明書(shū)的核心內(nèi)容，是職能流程圖的文字轉(zhuǎn)化和深化，是崗位說(shuō)明書(shū)對(duì)任職者發(fā)揮行動(dòng)指導(dǎo)作用的關(guān)鍵所在。n職能流程描述的內(nèi)容 階段性任務(wù)名稱：詣在告訴任職者在本階段肩負(fù)的任務(wù)是什么， 必須言簡(jiǎn)意賅，直訴主題，一目了然。 階段性工作程序：詣在告訴任職者本階段工作的操作程序是什 么，怎么做才能保證得到最佳結(jié)果。應(yīng)該通過(guò) 工作分析總結(jié)出現(xiàn)有最佳績(jī)效者的工作經(jīng)驗(yàn)和 行為特點(diǎn)，作為程序模板。 階段性關(guān)鍵指標(biāo)及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：通過(guò)工作分析過(guò)程中對(duì)最佳績(jī)效者的觀察 和經(jīng)驗(yàn)

6、總結(jié)，確定出能夠保證實(shí)現(xiàn)本階段最佳業(yè)績(jī)的 關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制結(jié)果，從中提煉出階段性關(guān)鍵指標(biāo) 和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。如何進(jìn)行職能流程描述n制定階段性關(guān)鍵績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)注意： 制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)要兼顧任務(wù)需求、領(lǐng)導(dǎo)者愿望和任職者素質(zhì)差別。 標(biāo)準(zhǔn)最多設(shè)為三個(gè)層次（A為最佳；B為中等；C為最差），也可設(shè)為兩 個(gè)層次（A和C），層次邊界清晰，即行為結(jié)果非此即彼，增加評(píng)價(jià)的可 操作性。 評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的特征應(yīng)該符合SMART原理，即： S: （SPECIFIC）具體的（反映階段的比較詳細(xì)的目標(biāo)） M: （MEASURBLE）可衡量的（量化的） A: （ATTAINABLE）可達(dá)到的（可以實(shí)現(xiàn)的） R: （REALISTIC）相關(guān)

7、的（與公司、部門(mén)目標(biāo)的一致性） T: （TIME）以時(shí)間為基礎(chǔ)的（階段時(shí)間內(nèi)） 一個(gè)不符合上述特征的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)將會(huì)使評(píng)價(jià)工作陷于癱瘓，毫無(wú)意義。n如果能把階段性關(guān)鍵績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合工作程序制作成表格，那么就可以對(duì)每個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目進(jìn)行即時(shí)評(píng)估了。如何進(jìn)行職能流程描述（例）第三階段工作任務(wù)：第三階段工作任務(wù)：外協(xié)任務(wù)生產(chǎn)過(guò)程的落實(shí)、監(jiān)控和異常處理，成品發(fā)回第三階段工作程序：第三階段工作程序： 1、正式簽訂委托加工合同后，將圖紙交付外協(xié)廠家，加工任務(wù)開(kāi)始實(shí)施。 2、在生產(chǎn)進(jìn)行過(guò)程中，至少每?jī)商旌瞬橐淮芜M(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，做出進(jìn)度報(bào)告。 3、及時(shí)解決生產(chǎn)過(guò)程中協(xié)作廠家提出的異常問(wèn)題，不能解決時(shí)，必須

8、及時(shí)與設(shè)計(jì)部門(mén)溝通協(xié) 商，及時(shí)送達(dá)技術(shù)更改通知。 4、在合同約定的交貨期前一周和前三天，兩次確認(rèn)到貨日期。 5、發(fā)生或可能發(fā)生延期交貨情況時(shí)，要迅速擬定后備方案，同時(shí)加緊催貨。 6、生產(chǎn)完成后，對(duì)待檢收的產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 7、通知公司質(zhì)檢員進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，如有不合格產(chǎn)品應(yīng)及時(shí)聯(lián)系改制和返修事宜。 8、根據(jù)委托加工單或合同內(nèi)容，核對(duì)到貨產(chǎn)品名稱、圖號(hào)和數(shù)量，填寫(xiě)入庫(kù)單。組織將貨物 發(fā)回公司。 9、通知統(tǒng)計(jì)員回收已經(jīng)完成并驗(yàn)收合格的產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙。第三階段關(guān)鍵指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：第三階段關(guān)鍵指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)： 1、資料和信息傳遞的及時(shí)性與準(zhǔn)確性（A.從無(wú)失誤和延遲B.有誤傳或漏傳，但對(duì)整體任務(wù)的完 成基本沒(méi)

9、有影響C.失誤嚴(yán)重，影響了任務(wù)的完成） 2、生產(chǎn)過(guò)程監(jiān)控和協(xié)調(diào)能力（A.進(jìn)度報(bào)告完整，異常問(wèn)題處理措施得當(dāng)，計(jì)劃任務(wù)如期完成B. 進(jìn)度報(bào)告完整，異常問(wèn)題處理措施略有欠妥，但未造成損失，計(jì)劃任務(wù)如期完成C.由于監(jiān) 控與協(xié)調(diào)不力，造成計(jì)劃任務(wù)未能如期完成） 3、工作規(guī)范性（A.產(chǎn)品標(biāo)識(shí)清楚，入庫(kù)單填寫(xiě)準(zhǔn)確，發(fā)貨及時(shí)，無(wú)差錯(cuò)C.標(biāo)識(shí)、核對(duì)或發(fā)貨環(huán) 節(jié)出現(xiàn)失誤，延誤時(shí)間） 某公司生產(chǎn)外協(xié)員生產(chǎn)外協(xié)員崗位說(shuō)明書(shū)中的職能流程描述如何編寫(xiě)崗位權(quán)力說(shuō)明n崗位權(quán)力是決定任職者工作態(tài)度、工作效率甚至工作情緒的重要因素，也是劃分責(zé)任的重要依據(jù)。崗位權(quán)力不明確是開(kāi)展工作的一大隱患，它可能導(dǎo)致： 膽小者事事請(qǐng)示，效率低

10、下；膽大者肆意決策，胡亂作為； 正直的推功攬過(guò)，責(zé)任不清；邪惡的推過(guò)攬功，助長(zhǎng)歪風(fēng)。 因此，正確地賦予任職者權(quán)力是管理者必須要做好的大事。n崗位權(quán)力的制定依據(jù) 通過(guò)對(duì)職能流程的分析，以有助于提高決策效率、有助于激勵(lì)創(chuàng)新意識(shí)，有助于激發(fā)工作熱情，且任職者有承擔(dān)責(zé)任的意愿和能力為原則，賦予相應(yīng)的明確具體的直接或間接權(quán)力； 職能調(diào)整時(shí)的權(quán)力變更。例：某公司生產(chǎn)外協(xié)員生產(chǎn)外協(xié)員崗位說(shuō)明書(shū)中的崗位權(quán)力描述直接權(quán)力 1、計(jì)劃任務(wù)變更的建議權(quán)；2、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)事件的決策權(quán)。 如何提煉崗位勝任素質(zhì)n通過(guò)對(duì)職能流程的分析，在確立階段性關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，我們實(shí)際上一直在思考能達(dá)到最佳績(jī)效的人所應(yīng)具備

11、的勝任素質(zhì)，一直在研究現(xiàn)有最佳績(jī)效者的素質(zhì)特征。這就是提煉崗位勝任素質(zhì)的基礎(chǔ)。n崗位勝任素質(zhì)的類(lèi)別 知識(shí)水平：用于評(píng)價(jià)知識(shí)素養(yǎng)方面的能力，例如：學(xué)歷及其性質(zhì)、經(jīng) 歷培訓(xùn)等。 專(zhuān)業(yè)能力：用于評(píng)價(jià)專(zhuān)業(yè)技能方面的能力，例如：專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握的廣 度和深度、從業(yè)資格、崗位工作年限、在本崗位或相關(guān)領(lǐng) 域取得的業(yè)績(jī)等。 通用能力：用于評(píng)價(jià)對(duì)專(zhuān)業(yè)技能有重大影響的基于智力、體力或心理 等因素所形成的能力，例如：溝通能力、決策能力、執(zhí)行 能力、合作能力、人際影響能力、自我驅(qū)動(dòng)能力等。如何提煉崗位勝任素質(zhì)n通用能力對(duì)專(zhuān)業(yè)技能的發(fā)揮確實(shí)有著重大影響，但目前對(duì)它的定義方向和方法卻并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。我的方法是： 根據(jù)我們對(duì)

12、職能流程所做的分析，首先定義出能力方向，如：某崗位 需要具有溝通能力、執(zhí)行能力、創(chuàng)新能力等等，確認(rèn)勝任素質(zhì)元素； 接下來(lái)根據(jù)企業(yè)自身最需要某種元素的崗位對(duì)該元素的程度要求，定 義出該元素的最高標(biāo)準(zhǔn)，回推出四個(gè)等級(jí)。也就是說(shuō)，以外交官為假 想對(duì)象去確認(rèn)溝通能力標(biāo)準(zhǔn)，是不切實(shí)際的。 如何提煉崗位勝任素質(zhì)n常用通用能力模型（個(gè)人總結(jié)，僅供參考）任職資格示例某公司生產(chǎn)外協(xié)員生產(chǎn)外協(xié)員崗位說(shuō)明書(shū)中的職能流程描述任職資格匹配學(xué)歷統(tǒng)招學(xué)歷社會(huì)辦學(xué)應(yīng)歷培訓(xùn)機(jī)械制造、機(jī)加生產(chǎn)管理、采購(gòu)管理、合同管理等方面的知識(shí)大專(zhuān)以上本科以上本職工作年限1年相關(guān)工作年限3年其它工作年限1年適宜性別男適宜年齡27-38適宜個(gè)性外向型性格、細(xì)致認(rèn)真、