中小企業(yè)采購(gòu)管理制度

1、中小企業(yè)采購(gòu)管理制度一、目的： 為加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃管理，規(guī)范采購(gòu)工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物品的正 常持續(xù)供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司對(duì)外采購(gòu)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、 材料及非經(jīng) 營(yíng)性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購(gòu)（以下統(tǒng)稱為采購(gòu)物品） 。三、職責(zé)權(quán)限1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)管理制度的審批；2、分管副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)采購(gòu)管理制度的審核；3、人力資源行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)管理制度的制定。4、經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）的采購(gòu)由企管部負(fù)責(zé)；非 經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購(gòu)由人力資源行政部負(fù)責(zé)。四、采購(gòu)原則1、詢價(jià)比價(jià)原則 物品采購(gòu)必須有三家以

2、上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、 售后服務(wù)、 資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估， 并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定 最終價(jià)格，臨時(shí)性應(yīng)急購(gòu)買的物品除外。2、一致性原則： 采購(gòu)人員定購(gòu)的物品必須與請(qǐng)購(gòu)單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致。在市 場(chǎng)條件不能滿足請(qǐng)購(gòu)部門要求或成本過高的情況下， 采購(gòu)人員須及時(shí)反饋信息供 申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購(gòu)單或作參與。 如確因特定條件數(shù)量不能完全與請(qǐng)購(gòu)單一致， 經(jīng) 審核后，差值不得超過請(qǐng)購(gòu)量的 510%。3、低價(jià)搜索原則： 采購(gòu)人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場(chǎng)最新動(dòng) 態(tài)及最低價(jià)格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購(gòu)。4、廉潔原則：（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高

3、采購(gòu)物品質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請(qǐng)，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購(gòu)制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市 場(chǎng)信息。中小企業(yè)采購(gòu)管理制度（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標(biāo)采購(gòu)原則： 凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式，由企管、財(cái)務(wù)等 相關(guān)部門共同參與，定出一段時(shí)間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價(jià)格，簽訂供貨 協(xié)議，以簡(jiǎn)化采購(gòu)程序，提高工作效率。對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的物品，除縮 短招標(biāo)間隔時(shí)限外，還應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)行情，調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。6、審計(jì)監(jiān)督原則：

4、 采購(gòu)人員要自覺接受財(cái)務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。 對(duì)采購(gòu)人 員在采購(gòu)過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為， 公司有權(quán)對(duì)相關(guān)人員依照公司 員 工獎(jiǎng)懲制度等進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。7 供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循三家報(bào)價(jià)的原則，如為單一供應(yīng)商或獨(dú)家供應(yīng)商，采 購(gòu)部門必須加以說明或解釋；8.合同管理原則，需要招標(biāo)的采購(gòu)必須按照經(jīng)濟(jì)合同管理制度與供應(yīng)商訂立 采購(gòu)合同；9 為了節(jié)約采購(gòu)成本和提高采購(gòu)效率，一般采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)盡量采用集中采購(gòu)的 方式統(tǒng)一采購(gòu)，尋找供應(yīng)商并簽定年度供應(yīng)協(xié)議，減少緊急采購(gòu)；10. 年度供應(yīng)協(xié)議每年由采購(gòu)部門和使用部門共同評(píng)估， 總經(jīng)理批復(fù)后， 決定 是否更換供應(yīng)商；11. 采購(gòu)貨款

5、除小額（ 1000 元以下）采購(gòu)?fù)獗仨毻ㄟ^銀行結(jié)算；12、各類采購(gòu)嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批額度，超過預(yù)算或有特殊情況的需執(zhí)行追加 預(yù)算程序。五、采購(gòu)流程1、采購(gòu)申請(qǐng)： 物品（物資）需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需要，由企管部負(fù)責(zé)采購(gòu)物品 每月 25 日前、由人力資源行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)物品每季度最后一個(gè)月 25 日前提出采 購(gòu)申請(qǐng)，填寫請(qǐng)購(gòu)單 ，請(qǐng)購(gòu)單要求注明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、 參考價(jià)格、用途等，若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購(gòu)申 請(qǐng)流程，由各相關(guān)部門審批， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購(gòu)部門采購(gòu)。 各審核環(huán)節(jié)對(duì)采 購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)于 2 個(gè)工作日內(nèi)將意見反饋給采購(gòu)申請(qǐng)部門。2、詢價(jià)

6、比價(jià)議價(jià)：（1）每一種物品（物資）原則上需兩家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。（2）采購(gòu)員接到報(bào)價(jià)單后，需進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)，并填寫詢價(jià)記錄表 ，按 低價(jià)原則進(jìn)行采購(gòu)。中小企業(yè)采購(gòu)管理制度（3）屬下列情況者，無須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)：獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣品、 原廠零配件無代用品，但仍需留下報(bào)價(jià)記錄。3、樣品提供和確認(rèn)：（1）若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)追蹤， 收到樣品后， 須第一時(shí)間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn)， 必要時(shí)需會(huì)同財(cái)務(wù)部等部門相 關(guān)人員予以確認(rèn)。（2）對(duì)于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。4、供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營(yíng)主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等

7、條件良好者。（3）信譽(yù)良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。 采購(gòu)人員須建立供應(yīng)商信息臺(tái)帳。5、合同簽定：（1）供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。（2）交易發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。6、進(jìn)度跟催 （1）為確保準(zhǔn)時(shí)交貨，采購(gòu)人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處 跟催，以確保物品（物資）能適時(shí)供應(yīng)。（2）若采購(gòu)物品（物資）無法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的，采購(gòu)人員須提前通知 需求部門，尋求解決辦法， 并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期， 并知會(huì)需求部門。7、驗(yàn)收入庫： 采購(gòu)物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、 材料、配件等物品 （物資）、 非經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)、 大宗勞保用品

8、等經(jīng)需求部門驗(yàn)收， 辦公用品等常用品經(jīng)庫管 驗(yàn)收合格后，庫管開具入庫單 ，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格的，由 驗(yàn)收部門通知采購(gòu)部門， 2 日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。8、對(duì)帳付款： 采購(gòu)物品（物資）辦理入庫后，由采購(gòu)員憑入庫單按合同或約定的付款 方式辦理付款手續(xù)。9、采購(gòu)流程圖：（附后）六、考核： 凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。七、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。八、本制度附件：1、XXXXX 請(qǐng)購(gòu)單2、XXXXX 詢價(jià)記錄表XXXXXXX集X 團(tuán)有限公司 XXXX年 XX月 XX日中小企業(yè)采購(gòu)管理制度流程采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)流程圖作業(yè)要求記錄表單責(zé)任單位 /人1、

9、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)實(shí)際需要填寫請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單需求部門1、接收已核準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)員1、采購(gòu)人員依需求緩急，參考采購(gòu)歷史記 錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選兩家 以上供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)詢價(jià)記錄 表采購(gòu)員1、以滿足需求部門所提出的性能、指標(biāo)、品質(zhì)為原則申請(qǐng)單采購(gòu)員1、依優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則進(jìn)行選擇詢價(jià)記錄 表需求部門 /企 管部 /采購(gòu)員1、依據(jù)供需雙方確定的條件簽訂合同采購(gòu)合同采購(gòu)員1、依據(jù)合同或約定的交貨期進(jìn)行跟蹤確認(rèn)，發(fā)生異常及時(shí)處理采購(gòu)合同采購(gòu)員1、按采購(gòu)需求進(jìn)行驗(yàn)收，辦理入庫手續(xù)入庫單庫管員/需求部門1、庫管員按已辦妥的請(qǐng)購(gòu)單、送貨單整理 匯總2、采購(gòu)員根據(jù)庫管員提供的相關(guān)資料進(jìn)行對(duì)帳，到財(cái)務(wù)部辦理付款送貨單 發(fā)票 支付憑證庫管員采購(gòu)員XXXXX 請(qǐng)購(gòu)單申請(qǐng)單位： 申請(qǐng)日期： 年 月 日 編號(hào)：序號(hào)物品名稱廠家 /品牌緩急程度規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量用途需用日期庫存請(qǐng)購(gòu)數(shù)量備注經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：申請(qǐng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)：企管部（人力資源行政部）審核： 審核部門分管領(lǐng)導(dǎo)： 財(cái)務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：庫