采購部業(yè)務(wù)流程

1、頁眉.供應(yīng)部業(yè)務(wù)流程一、 業(yè)務(wù)目標(biāo)1、戰(zhàn)略目標(biāo)及時(shí)了解原材料的價(jià)格行情，采取集中采購優(yōu)勢(shì)和期貨采購模式, 在保證采購物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上，節(jié)約物資采購成本，提高物資采購效率, 為公司經(jīng)營(yíng)、發(fā)展提供有力的物資保障。2、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)2.1 、優(yōu)化采購方案、優(yōu)選供應(yīng)商、優(yōu)質(zhì)保量地滿足車間生產(chǎn)物資需求。2.2、合理確定采購價(jià)格，降低采購成本。2.3、及時(shí)安排采購資金，保證貨款在計(jì)劃內(nèi)準(zhǔn)確支付。3、財(cái)務(wù)目標(biāo)準(zhǔn)確保送報(bào)表，保證K3 系統(tǒng)真實(shí)、準(zhǔn)確的輸入。4、合規(guī)目標(biāo)4.1 、物資采購行為規(guī)范、過程公開、競(jìng)爭(zhēng)公平公正，符合國(guó)家法律法規(guī)。4.2 、物資采購合同符合合同法等國(guó)家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

2、1 戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)1.1由于物資采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理或控制不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資及價(jià)格偏離目標(biāo)要求，或上當(dāng)受騙，出現(xiàn)舞弊和差錯(cuò)，影響物資采購質(zhì)量和成本。1.2對(duì)于原材料質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成采購?fù)ǖ廓M窄、難以形成供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，出現(xiàn)采購價(jià)格控制漏洞。1.3不能及時(shí)采購到所需物資或采購物資不能按時(shí)到貨, 影響正常生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度，造成企業(yè)違約風(fēng)險(xiǎn)。2 經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)2.1采購的物資產(chǎn)品質(zhì)量不符合技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需求，甚至采購了偽劣產(chǎn)品以及運(yùn)輸時(shí)發(fā)生丟失和毀損 , 出現(xiàn)質(zhì)量問題或質(zhì)量事故影響生產(chǎn)建設(shè)使用。2.2供應(yīng)商壟斷產(chǎn)品價(jià)格、串通報(bào)價(jià)，或設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、技術(shù)等部門和使用單位指定供應(yīng)商，致使采購價(jià)格嚴(yán)重高于市場(chǎng)價(jià)格。

3、2.3對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)行情缺乏了解、跟蹤、分析，導(dǎo)致采購價(jià)格不合理。2.4分公司層層設(shè)庫、重復(fù)儲(chǔ)備, 致使庫存資源不能共享、儲(chǔ)備資金占用大、倉儲(chǔ)費(fèi)用高。1 / 7頁眉.2.5資金分散使用、付款時(shí)間、付款方式、付款金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失。2.6合同對(duì)購銷雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任表述不清楚，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。2.7未經(jīng)審核，擅自變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。3 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)3.1多記、錯(cuò)記、漏記物資入庫或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告失真、不準(zhǔn)確、不完整。4 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)4.1制度不健全或有漏洞，制度執(zhí)行不到位和監(jiān)督考核不力, 導(dǎo)致采購管理過程發(fā)生違規(guī)問題。4.2物資采購合同不符合合同法

4、等國(guó)家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)1 明確物資采購供應(yīng)職責(zé)1.1原材料采購管理工作由采購部門負(fù)責(zé)。1.2所有物資的采購必須在公司審批后的合格供方目錄中選取供貨方。1.2.1發(fā)生臨時(shí)采購且 合格供方目錄 中沒有相應(yīng)供貨方的情況時(shí)，采購部門可列出供貨方名單，提交審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部審核通過后方可進(jìn)行采購事宜。1.3物資采購全過程中應(yīng)注意各環(huán)節(jié)相互配合、相互監(jiān)督分段管理模式，計(jì)劃與采購、 質(zhì)檢與采購、價(jià)格審核與采購、合同審核與采購、貨款支付與采購等職責(zé)分離。2 物資需求計(jì)劃編制與審批2.1物資使用部門應(yīng)根據(jù)需求編制物資需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后， 報(bào)

5、分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3 物資采購計(jì)劃編制與審批3.1采購部門對(duì)審批合格的物資需求計(jì)劃會(huì)同倉儲(chǔ)部門進(jìn)行庫房清查核實(shí)庫存。3.2對(duì)現(xiàn)存的物資，須在計(jì)劃中注明，從倉庫調(diào)配領(lǐng)用，不進(jìn)入下一步采購程序。3.3經(jīng)查庫確系不存在或庫存不足的， 采購部門應(yīng)編寫物資采購計(jì)劃，附上物資需求計(jì)劃交財(cái)務(wù)部門核實(shí)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,安排采購組執(zhí)行采購程序。3.4急需物資經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字認(rèn)可后，采購部門可先詢價(jià)采購，物資采購計(jì)劃報(bào)批相關(guān)手續(xù)必須在三個(gè)工作日補(bǔ)齊。4 供應(yīng)商選擇與考核4.1合格供方的考核、評(píng)定及控制采購部門組織公司質(zhì)管部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部等職能部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核、評(píng)估、優(yōu)選, 建立公司供應(yīng)

6、商網(wǎng)絡(luò)， 供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)實(shí)行動(dòng)態(tài)考核和優(yōu)勝劣汰機(jī)制，構(gòu)成保證生產(chǎn)建設(shè)所需物資的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)體系。2 / 7頁眉.4.1.1合格供方的考核、評(píng)定過程4.1.1.1采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)物資現(xiàn)有供方和待開發(fā)的供方，在滿足合同程度、供貨能力、 保證質(zhì)量能力、資信能力的條件下進(jìn)行摸底考察，提出初選供方單位。4.1.1.2采購部門組織公司質(zhì)管部、 生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部對(duì)供方的質(zhì)量管理體系認(rèn)證資格、在同行業(yè)中的業(yè)績(jī)、 執(zhí)行產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、 質(zhì)量等級(jí)、法人資格、 企業(yè)規(guī)模、 履約能力、 企業(yè)資信、企業(yè)財(cái)務(wù)狀況等相關(guān)能力等方面做出評(píng)價(jià)。4.1.1.3采購部門組織評(píng)審小組根據(jù)綜合評(píng)價(jià)資料或?qū)嵉卣{(diào)查結(jié)果，進(jìn)行分析、評(píng)審，確定合格的供

7、方，報(bào)公司價(jià)格委員會(huì)審定并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。合格供方的控制采購部門在合格供方目錄中進(jìn)行物資采購，并對(duì)合格供方的企業(yè)資金運(yùn)作情況、執(zhí)行能力等多方面進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。采購部門每年須組織評(píng)審小組進(jìn)行一次合格供方的評(píng)定，對(duì)上一年質(zhì)量過硬、 供貨及時(shí)、服務(wù)周到的供方應(yīng)于肯定，繼續(xù)進(jìn)入本年的合格供方目錄。相關(guān)部門驗(yàn)證采購產(chǎn)品首次發(fā)現(xiàn)不合格品時(shí)，通知供方暫停發(fā)貨，并按不合格產(chǎn)品的有關(guān)規(guī)定處理，合格供方一年內(nèi)兩次出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時(shí)，取消其合格供方資格。合格供方須遵循誠(chéng)信公平、貨真價(jià)實(shí)的原則，及時(shí)供應(yīng)性價(jià)比合理的物資，經(jīng)查實(shí)一年內(nèi)合格供方惡意虛高物資報(bào)價(jià)三次以上，取消其合格供方資格。4.1.2.5合格供方與公司合作過程中

8、，違反相關(guān)技術(shù)商務(wù)合同要求，出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、拖延交貨時(shí)間影響我公司生產(chǎn)、技改的，應(yīng)作好相應(yīng)記錄，由于供方的原因造成嚴(yán)重的質(zhì)量責(zé)任事故，取消其合格供方資格。4.1.2.6每年的合格供方目錄經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后公布。4.1.2.7重新進(jìn)入合格供方的評(píng)定要求同新進(jìn)入完全相同。4.1.3合格供方資料管理4.1.3.1采購部門將合格供方名單目錄匯編成冊(cè)、歸檔統(tǒng)一管理。4.1.3.2所有有關(guān)合格供方情況的活動(dòng)必須記錄存檔并妥善保存。4.2采購供應(yīng)商選擇金額較大的物資采購應(yīng)組織招標(biāo)工作采購組在接到物資采購計(jì)劃后，根據(jù)物資使用部門的要求在合格供應(yīng)商中進(jìn)行公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)，完成物資招標(biāo)前期工作。采購組請(qǐng)示分管領(lǐng)

9、導(dǎo)并組織相關(guān)職能部門進(jìn)行開標(biāo)，采購組協(xié)同相關(guān)職能部門完成采購3 / 7頁眉.協(xié)議的簽訂和評(píng)定。公司物資使用單位不得指定供應(yīng)商。審計(jì)部應(yīng)定期檢查， 對(duì)因指定采購造成經(jīng)濟(jì)損失的，要追究責(zé)任人的責(zé)任。對(duì)于單價(jià)較小或批量?jī)r(jià)值較小的物資，采購組應(yīng)根據(jù)物資采購計(jì)劃和物資使用部門的要求，在合格供方目錄中選取供貨商，將選擇的合格供應(yīng)商、物資質(zhì)量、報(bào)價(jià)比價(jià)等情況報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后，完成采購工作。5 采購價(jià)格的確定與控制5.1采購部門密切跟蹤市場(chǎng)行情，分析研究通用物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，建立價(jià)格數(shù)據(jù)庫，定期向采購組發(fā)布采購指導(dǎo)價(jià)格。采購組必須嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)布的采購指導(dǎo)價(jià)格，作為確定采購價(jià)格

10、的依據(jù)。5.2物資采購價(jià)格的確定應(yīng)考慮包括采購價(jià)格、運(yùn)輸保險(xiǎn)費(fèi)用、物資使用壽命、 后續(xù)維護(hù)費(fèi)用等在內(nèi)的物資采購總成本，在滿足物資功能與技術(shù)質(zhì)量要求前提下，按性能與價(jià)格比最優(yōu)和采購總成本最低原則確定采購價(jià)格。5.3對(duì)大宗物資的采購，應(yīng)按照公開、公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，采取在合格供應(yīng)商中進(jìn)行公開招標(biāo)或邀標(biāo)招標(biāo)方式進(jìn)行。由采購部門組織質(zhì)管部、生產(chǎn)部、工程部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)職能部門進(jìn)行開標(biāo)，采購部門根據(jù)開標(biāo)情況組織商務(wù)談判，編制合同審批單，呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.4審計(jì)部、財(cái)務(wù)部對(duì)物資供應(yīng)采購價(jià)格的確定進(jìn)行監(jiān)督。6 采購合同審批、簽訂與執(zhí)行6.1物資采購必須簽訂采購合同。采購部門根據(jù)確定的供應(yīng)商與價(jià)格，依照

11、經(jīng)法務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)采購合同文本擬訂采購合同，由合同管理人員審查。合同管理人員對(duì)合同是否清楚描述產(chǎn)品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量技術(shù)要求、數(shù)量、單價(jià)及總金額、驗(yàn)收準(zhǔn)則、付款方式、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、違約及處罰、質(zhì)量異議處理、簽約地點(diǎn)及質(zhì)量管理體系要求等條款進(jìn)行審查。公司對(duì)采購物資有特殊技術(shù)要求時(shí)，由采購部門協(xié)同生產(chǎn)部、質(zhì)管部等相關(guān)技術(shù)部門對(duì)物資的特殊技術(shù)要求所涉及的技術(shù)協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行審查，對(duì)合同項(xiàng)目涉及技術(shù)的先進(jìn)性和可靠性或適應(yīng)性承擔(dān)實(shí)質(zhì)性審查職責(zé)。6.2合同管理人員對(duì)合同審查后, 交采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后按審批權(quán)限送董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽訂正式合同。6.3對(duì)重大和復(fù)雜合同，需報(bào)經(jīng)法

12、務(wù)部審查，再送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.4采購組、合同管理人員應(yīng)跟蹤并監(jiān)督合同執(zhí)行情況，合同執(zhí)行完畢及時(shí)核銷。7 運(yùn)輸及保險(xiǎn)7.1采購部門與確定的供應(yīng)商在簽訂采購合同中必須確定物資運(yùn)輸方式及運(yùn)輸發(fā)生途耗、毀4 / 7頁眉.損、丟失的相關(guān)責(zé)任，并根據(jù)不同的交貨方式確定保險(xiǎn)責(zé)任。對(duì)運(yùn)輸和保險(xiǎn)中發(fā)生的異常情況，要分清責(zé)任，分析提出處理辦法，并追究責(zé)任。7.2采購部門按照采購合同中確定的制造周期、交貨時(shí)間、工程進(jìn)度計(jì)劃落實(shí)催交催運(yùn)措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。8 質(zhì)檢入庫8.1物資的入庫驗(yàn)收可參考存貨管理業(yè)務(wù)流程9 發(fā)票的審批9.1采購組收到發(fā)票后，采購員持票到倉庫和倉儲(chǔ)人員核對(duì)后在發(fā)票上經(jīng)辦人處簽字， 經(jīng)采購部門

13、負(fù)責(zé)人簽字審核后，附入庫單附交采購部門制定人員處匯總，建立備查賬目。9.2采購部門人員將審核匯總后的發(fā)票送財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、簽字，由財(cái)務(wù)部門入帳。10 貨款支付、核算記賬10.1每月末采購部門根據(jù)采購合同約定, 清理匯總供貨方提交的付款申請(qǐng)單, 提出月付款計(jì)劃（明細(xì)到供貨商）報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。10.2采購部門將審批后的付款計(jì)劃交財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核簽字后執(zhí)行付款計(jì)劃，并根據(jù)付款的實(shí)際情況進(jìn)行賬務(wù)處理。10.3財(cái)務(wù)部應(yīng)將付款計(jì)劃執(zhí)行情況及時(shí)反饋采購部門。10.4財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、公司內(nèi)部會(huì)計(jì)制度和規(guī)定。財(cái)務(wù)核算人員應(yīng)正確核算物資采購成本、庫存成本，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽章后記入

14、賬簿并編制財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)人員每月末與倉儲(chǔ)人員進(jìn)行賬務(wù)稽核，定期進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，做到賬、卡、物相符。11 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析11.1采購部門應(yīng)定期匯總分析采購物資的數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量狀況、采購費(fèi)用、供應(yīng)商選擇、需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、節(jié)約采購資金和供應(yīng)市場(chǎng)供需情況、價(jià)格走勢(shì)等，提出采購建議和下一階段的控制目標(biāo)。12 監(jiān)督檢查12.1公司應(yīng)當(dāng)對(duì)物資采購內(nèi)部控制定期或不定期地進(jìn)行檢查。12.2物資采購供應(yīng)內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。合格供方的評(píng)定、考核、控制及招標(biāo)談判工作是否按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)

15、行情況。重點(diǎn)檢查物資采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手5 / 7頁眉.續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。12.3審計(jì)部開展物資采購專項(xiàng)審計(jì)。12.4內(nèi)控制度檢評(píng)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)采購部門的內(nèi)部控制執(zhí)行情況進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)和績(jī)效考核，并提出改進(jìn)意見。12.5對(duì)監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的物資采購供應(yīng)內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時(shí)加以糾正和完善。四、相關(guān)制度目錄1 公司章程2 安徽山河藥用輔料股份有限公司合同管理辦法五、 主要控制點(diǎn)相關(guān)資料1 物資需求計(jì)劃2 物資采購計(jì)劃3 合格供方目錄4 供方評(píng)定記錄5 新