收據(jù)使用管理細(xì)則

1、 收據(jù)及收款登記本使用管理細(xì)則一、目的規(guī)范工作流程，提高工作效率，降低收款風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。二、適用范圍本規(guī)定適用于本公司（含本公司下屬分子公司）。三、收據(jù)管理細(xì)則（一）收據(jù)使用一般規(guī)則1、收據(jù)是表明收據(jù)開(kāi)出者收到各種業(yè)務(wù)款項(xiàng)的貨幣憑證。2、收據(jù)一式四聯(lián)（存根聯(lián)、交客戶聯(lián)、財(cái)務(wù)記賬聯(lián)、經(jīng)手人留存聯(lián)）且必須連號(hào)，編號(hào)應(yīng)能體現(xiàn)收據(jù)所屬年份，如“07000001”；年度終結(jié)，尚未使用的收據(jù)應(yīng)全部作廢。3、每本收據(jù)的有效使用期為一個(gè)月（即一個(gè)自然月份）。無(wú)論收據(jù)是否整本用完，到期必須進(jìn)行更換。4、財(cái)務(wù)部和各業(yè)務(wù)辦事處設(shè)收據(jù)管理員崗位負(fù)責(zé)收據(jù)的日常管理。5、收據(jù)使用人僅限財(cái)務(wù)出納員和業(yè)務(wù)收款員，財(cái)務(wù)部

2、和辦事處收據(jù)管理員不得開(kāi)出收據(jù)或?qū)⑹論?jù)轉(zhuǎn)借他人使用。6、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收據(jù)的印刷、蓋章、保管和收發(fā)；負(fù)責(zé)督促各辦事處按時(shí)進(jìn)行收據(jù)清查更換；負(fù)責(zé)收據(jù)使用的日常監(jiān)查；負(fù)責(zé)收據(jù)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題的處理。（二）、收款收據(jù)的使用與管理1、收據(jù)發(fā)放和繳回1.1財(cái)務(wù)部發(fā)放，辦事處領(lǐng)用收據(jù)。第一次領(lǐng)用，由辦事處經(jīng)理核定，辦事處收據(jù)管理員提出收據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)（包括每月收據(jù)使用量及指定收據(jù)使用人），經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后報(bào)財(cái)務(wù)部備案。財(cái)務(wù)部收據(jù)管理員按審批后申請(qǐng)數(shù)量向各辦事處發(fā)放收據(jù)。以后每月財(cái)務(wù)部直接按上期數(shù)為辦事處更換收據(jù)，若需增加收據(jù)數(shù)量和收據(jù)使用人，辦事處收據(jù)管理員須再次提出書(shū)面申請(qǐng)并請(qǐng)主管副總經(jīng)理審批。1.2財(cái)

3、務(wù)部收據(jù)管理員只針對(duì)辦事處收據(jù)管理員辦理收據(jù)發(fā)放、收回手續(xù)。在辦理收據(jù)發(fā)放、收回手續(xù)時(shí)，雙方均應(yīng)在收據(jù)領(lǐng)用、繳回簽收單上簽字并注明日期。在領(lǐng)用收據(jù)時(shí)，辦事處收據(jù)管理員將收據(jù)領(lǐng)用、繳回簽收單一并帶走供當(dāng)批收據(jù)發(fā)放、收回時(shí)簽字使用。1.3辦事處發(fā)放，收款人領(lǐng)用收據(jù)。辦事處收據(jù)管理員領(lǐng)取新收據(jù)后應(yīng)及時(shí)將其發(fā)放至被授權(quán)收據(jù)使用人手中，在發(fā)放、回收收據(jù)時(shí)，雙方均應(yīng)在收據(jù)領(lǐng)用、繳回簽收單上簽字并注明日期。辦事處收據(jù)管理員應(yīng)于每月末發(fā)放下月新收據(jù)，同時(shí)收回本月收據(jù)。1.4辦事處收據(jù)管理員每月10號(hào)前交上月所領(lǐng)取的收據(jù)至公司財(cái)務(wù)部核銷，當(dāng)月20號(hào)以后到公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)用下月收據(jù)。2、收據(jù)使用2.1辦事處經(jīng)理對(duì)其區(qū)

4、域收據(jù)的管理負(fù)責(zé)。辦事處經(jīng)理應(yīng)總體把握其區(qū)域的收據(jù)使用狀況以及收據(jù)使用人的情況，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、并協(xié)助相關(guān)部門處理問(wèn)題，從而降低收款風(fēng)險(xiǎn)、減少公司損失。2.2每本收據(jù)僅限領(lǐng)用人使用，領(lǐng)用人對(duì)其領(lǐng)用的收據(jù)及其收據(jù)違規(guī)使用產(chǎn)生的后果負(fù)完全責(zé)任。無(wú)收據(jù)領(lǐng)用權(quán)的業(yè)務(wù)員收款，應(yīng)使用所屬區(qū)域主任手中收據(jù)，緊急收款可申請(qǐng)使用辦事處出納員專用收據(jù)。2.3收款人應(yīng)妥善保管、規(guī)范使用收據(jù)。收據(jù)填寫應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分現(xiàn)金與非現(xiàn)金收款，收據(jù)一經(jīng)開(kāi)出即視同收到款項(xiàng)。在填開(kāi)收據(jù)時(shí)，必須序時(shí)、逐項(xiàng)、如實(shí)、清晰填列。嚴(yán)禁涂改、挖補(bǔ)或撕毀收據(jù)，當(dāng)期結(jié)束仍未填開(kāi)或填寫錯(cuò)誤的收據(jù)應(yīng)寫明“作廢”字樣并保留全套，以備查驗(yàn)。嚴(yán)禁拆分使用收據(jù)

5、。2.4收款人交款時(shí)對(duì)收據(jù)的使用。2.4.1業(yè)務(wù)員直接向辦事處出納員交款。出納員核對(duì)所收款項(xiàng)與對(duì)應(yīng)收據(jù)內(nèi)容一致后，在該份收據(jù)剩余聯(lián)“出納”欄同時(shí)簽字，并將收據(jù)“交款人留存聯(lián)”交予交款人。2.4.2業(yè)務(wù)員向所屬區(qū)域主任（或第二人）交款。區(qū)域主任（或第二人）核對(duì)所收款項(xiàng)與對(duì)應(yīng)收據(jù)內(nèi)容一致后，在該份收據(jù)剩余聯(lián)“經(jīng)手人”欄同時(shí)簽字，撕下“交款人留存聯(lián)”交予交款人，再撕下“財(cái)務(wù)記賬聯(lián)”與款項(xiàng)一并交辦事處出納員。出納員核對(duì)所收款項(xiàng)與對(duì)應(yīng)收據(jù)內(nèi)容一致后，填寫該聯(lián)收據(jù)回執(zhí)欄后交予交款人。在上交財(cái)務(wù)出納之前，不允許第三人經(jīng)手款項(xiàng)。2.5收據(jù)不能出現(xiàn)跨月收款。2.6嚴(yán)禁業(yè)務(wù)員使用“白條”或任何其他收據(jù)，進(jìn)行收款活

6、動(dòng)。3、收據(jù)檢查與核銷3.1規(guī)范性檢查。辦事處收據(jù)管理員應(yīng)該先對(duì)收據(jù)進(jìn)行規(guī)范性檢查，包括檢查收據(jù)是否缺頁(yè)，填寫是否規(guī)范等等。3.2審核金額。收據(jù)管理員應(yīng)該認(rèn)真核對(duì)收款人開(kāi)出的收據(jù)金額與銀行回單或收款登記本（已稽核）對(duì)應(yīng)款項(xiàng)金額是否一致，無(wú)誤則在收據(jù)第一聯(lián)“稽核”欄簽字確認(rèn)。3.3辦事處收據(jù)管理員應(yīng)嚴(yán)格按照本細(xì)則所作規(guī)定檢查、審核收據(jù)，并當(dāng)面指出收據(jù)違規(guī)原因及要求責(zé)任人當(dāng)面填寫收據(jù)違規(guī)使用情況說(shuō)明書(shū)。3.4檢查、審核完畢，辦事處收據(jù)管理員應(yīng)將當(dāng)批收據(jù)及時(shí)完整上交財(cái)務(wù)部。同時(shí)，還應(yīng)整理本批次收據(jù)相關(guān)資料報(bào)財(cái)務(wù)部備案，包括收據(jù)領(lǐng)用、繳回簽收單、收據(jù)違規(guī)使用情況說(shuō)明書(shū)等。3.5收據(jù)審核后續(xù)事項(xiàng)財(cái)務(wù)部收

7、據(jù)管理員復(fù)核當(dāng)批收回收據(jù)和各類單據(jù)內(nèi)容、簽字是否完整、規(guī)范，無(wú)誤則在收據(jù)領(lǐng)用、繳回簽收單簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部收據(jù)管理員應(yīng)根據(jù)各辦事處收據(jù)管理員上報(bào)的當(dāng)批收據(jù)使用情況，提出處罰申請(qǐng)，待財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，在下批收據(jù)發(fā)放前對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。財(cái)務(wù)部收據(jù)管理員應(yīng)將繳回收據(jù)按批次、序號(hào)連同所有相關(guān)資料整理歸檔。4、其他事項(xiàng)4.1出納員應(yīng)將收據(jù)“財(cái)務(wù)記賬聯(lián)”撕下作為銀行回單附件交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)做帳。4.2若收據(jù)遺失，應(yīng)在當(dāng)日書(shū)面報(bào)告（有證明需提供相關(guān)書(shū)面證明）財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)總部，并由財(cái)務(wù)部登報(bào)申明作廢，辦事處還應(yīng)及時(shí)組織人員與相關(guān)客戶對(duì)帳。4.3收款人離職時(shí)，辦事處應(yīng)按照程序?qū)彶槠涫論?jù)使用情況，審核通過(guò)，由辦事處

8、收據(jù)管理員和辦事處經(jīng)理在其離職申請(qǐng)上簽字確認(rèn)；未通過(guò)審核，按本細(xì)則和公司相關(guān)規(guī)定處理。4.4支票退票。當(dāng)支票發(fā)生退票，出納員應(yīng)及時(shí)通知收據(jù)管理員和相關(guān)業(yè)務(wù)員。收據(jù)管理員應(yīng)督促業(yè)務(wù)員，將該支票對(duì)應(yīng)收據(jù)“財(cái)務(wù)記賬聯(lián)”復(fù)印件交予客戶確認(rèn)該份收據(jù)作廢，再將此件帶回交區(qū)域經(jīng)理簽字，最后交收據(jù)管理員作為附件對(duì)該份收據(jù)進(jìn)行核銷。客戶確認(rèn)作廢的有效條件為：寫明“款項(xiàng)支付未成功，此據(jù)不作收款憑證”，再簽上與對(duì)應(yīng)合同上完全一致的公章或簽字。4.5收到期票。出納員應(yīng)將期票與其對(duì)應(yīng)收據(jù)“財(cái)務(wù)記賬聯(lián)”一并保存?？铐?xiàng)未到帳之前辦事處收據(jù)管理員不得核銷對(duì)應(yīng)收據(jù)，但應(yīng)該照常予以更換。辦事處收據(jù)管理員應(yīng)在備查簿進(jìn)行登記，待款項(xiàng)

9、到賬后補(bǔ)核銷該份收據(jù)，若該期票到期發(fā)生退票，則按支票退票程序處理。4.6電匯一般不開(kāi)收據(jù)，若確實(shí)需要，則由業(yè)務(wù)員提請(qǐng)出納員，待其查明款項(xiàng)確已到帳后，出納員根據(jù)到帳金額，用出納專用收據(jù)開(kāi)出。四、收款登記本的使用與管理1、收款登記本為款項(xiàng)流入公司過(guò)程的最原始紀(jì)錄，應(yīng)按照訂本式賬簿進(jìn)行管理。收款登記本由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制并加蓋騎縫章，各辦事處每月一本。2、收款登記本由各辦事處出納員和會(huì)計(jì)共同管理。3、收款人員交款時(shí)，應(yīng)按照收款登記本內(nèi)容，逐項(xiàng)、如實(shí)、清晰填列。每筆交款須有財(cái)務(wù)部接收人簽字確認(rèn)。4、直接匯入公司賬戶的款項(xiàng)，收款人員必須向出納員核實(shí)并經(jīng)出納員簽字確認(rèn)，才能填入收款登記本，填寫時(shí)，收款時(shí)間為該

10、款項(xiàng)實(shí)際到賬日。5、出納員在將款項(xiàng)繳存銀行后，應(yīng)及時(shí)在收款登記本填寫繳存時(shí)間，便于稽核。若出現(xiàn)款項(xiàng)無(wú)法正常繳存銀行情況，應(yīng)馬上通知交款人員，主動(dòng)協(xié)助解決問(wèn)題。6、辦事處會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)稽核工作。辦事處會(huì)計(jì)根據(jù)銀行回單或銀行到帳情況對(duì)應(yīng)收款登記本進(jìn)行稽核并簽字。7、每月完畢，辦事處將所屬區(qū)域收款登記本復(fù)印留底備查，原件交財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管。五、罰則1、繳回的收據(jù)發(fā)生缺頁(yè)不全，每份罰款500元；丟失收據(jù)，每本罰款1500元，且公司保留追究當(dāng)事人后續(xù)責(zé)任的權(quán)利。已開(kāi)收據(jù)未能足額收回款項(xiàng)，且“客戶留存聯(lián)”未能按時(shí)取回的，視同缺頁(yè)。2、填寫收據(jù)和收款登記本不規(guī)范，第一次給予警告，第二次通報(bào)批評(píng)，第三次視情節(jié)輕重

11、處以100-500元罰款。若其違規(guī)行為涉及到本細(xì)則其他相關(guān)條款，按從重處理原則進(jìn)行處罰。3、到期無(wú)任何合理原因拒絕交回在用收據(jù)或因未按時(shí)交回在用收據(jù)而影響其區(qū)域收據(jù)整體更換進(jìn)度，第一次給予警告，第二次通報(bào)批評(píng)，第三次視情節(jié)輕重處以100-500元罰款。若其違規(guī)行為涉及到本細(xì)則其他相關(guān)條款，按從重處理原則進(jìn)行處罰。 4、因收據(jù)管理不善，導(dǎo)致相關(guān)款項(xiàng)流失，除完全承擔(dān)相關(guān)款項(xiàng)賠償責(zé)任外，第一次罰款2000元，第二次罰款3000元，第三次罰款5000元并辭退。 5、蓄意虛開(kāi)、套開(kāi)收據(jù)，除完全承擔(dān)相關(guān)款項(xiàng)賠償責(zé)任外，罰款5000元并辭退，且公司保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。六、附錄 （一）收據(jù)管理員崗位職責(zé)

12、1、總部收據(jù)管理員崗位職責(zé)。1.1總部收據(jù)管理員由財(cái)務(wù)部總部會(huì)計(jì)兼任；1.2負(fù)責(zé)收據(jù)印刷、蓋章、保管和針對(duì)辦事處的收發(fā)工作；1.3負(fù)責(zé)督促各辦事處按時(shí)進(jìn)行收據(jù)清查更換；1.4負(fù)責(zé)收據(jù)使用情況的日常監(jiān)查；1.5負(fù)責(zé)監(jiān)督評(píng)審辦事處收據(jù)管理員工作績(jī)效；1.6負(fù)責(zé)收據(jù)使用過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題的處理及對(duì)違規(guī)收據(jù)使用人的處罰；1.7負(fù)責(zé)處理財(cái)務(wù)部與辦事處之間有關(guān)收據(jù)問(wèn)題的協(xié)調(diào)工作； 1.8按時(shí)向各辦事處通報(bào)收據(jù)使用情況；1.9負(fù)責(zé)定期向財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)收據(jù)使用管理情況。2、辦事處收據(jù)管理員崗位職責(zé)。1.1辦事處收據(jù)管理員由財(cái)務(wù)部指派；1.2負(fù)責(zé)針對(duì)業(yè)務(wù)員的收據(jù)收發(fā)和未發(fā)出及已退回收據(jù)的保管工作；1.3負(fù)責(zé)督促業(yè)務(wù)員按時(shí)進(jìn)行收據(jù)更換；1.4負(fù)責(zé)檢查、審核業(yè)務(wù)員已用或在用收據(jù)；1.5負(fù)責(zé)按時(shí)向總部收據(jù)管理員上報(bào)辦事處收據(jù)使用情況； （二）相關(guān)表格1、收據(jù)領(lǐng)用、繳回簽收單2、收據(jù)違規(guī)使用情況說(shuō)明書(shū)3、收款登記本 收據(jù)領(lǐng)換流程圖：收據(jù)由財(cái)務(wù)部收據(jù)管理員按核定數(shù)整批發(fā)放和收回業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)部收