時間管理的技巧

1、時間管理的技巧時間管理技巧魯訊不吃魚；魯訊不吃魚；陳景潤挨批時也能作自己的事；陳景潤挨批時也能作自己的事；拿破侖不睡覺；拿破侖不睡覺；康德的行動規(guī)律可對鐘；康德的行動規(guī)律可對鐘；我們?yōu)楹蚊y？自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)；沒有時間與家人多處一會兒；沒有時間多讀書；沒有時間嘗試新的事物；沒有業(yè)余愛好的時間?？傊?，沒有在有限的時間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。 8：30上司打 讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽 、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有 打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋

2、到10：20。10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。11：00對秘書報上來的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。 12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。 讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動： 14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任

3、經(jīng)理自己確定，此項工作又占去時間2個小時。 16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進(jìn)來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。 17：00 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時間我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？為什么不夠用？ 干擾對公司

4、員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請示和匯報，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費了自己的時間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時間。缺乏一份詳盡的計劃，工作沒有目標(biāo)、沒有程序，所以就沒有自己主動的行動。做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。只注意細(xì)節(jié)和小事，事事過問，事事關(guān)心，就像一個多事的婆婆，結(jié)果下

5、屬沒有事情可做。不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的，經(jīng)常聽命于上司的召喚，對下屬的打擾也不加以控制，結(jié)果是時間浪費在一些無關(guān)緊要和與己無關(guān)的事務(wù)上。對于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對于棘手的問題拖延進(jìn)行，只有通過加班來完成。不舍得放權(quán)，不授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得要死 。時間管理的障礙何在？障礙一：障礙一：“我的習(xí)慣就這樣，不好改我的習(xí)慣就這樣，不好改”障礙二：障礙二：“時間管理有什么用，計劃趕時間管理有什么用，計劃趕不上變化不上變化”障礙三：障礙三：“時間掌握在別人手中時間掌握在別人手中”障礙四：障礙四：“時間管理太麻煩時間管理太麻煩”對自己工作時間的分析對自己工作時間的分析自己時間哪里去了

6、？8：30 部門例會9：00 看資料、文件9：15 接聽和打回復(fù)幾 9：30 下屬來請示工作9：45 與財務(wù)部經(jīng)理討論費用問題10：20 替上司營銷總監(jiān)去開會10：55 給外地辦事處打 11：10與行政部經(jīng)理聊天11：30 替下屬修改銷售分析報告12：00 吃午飯13：00 接待一個客戶13：30 備向營銷總監(jiān)匯報的資料肖經(jīng)理的一天14：30 下屬來談他工作中的困難和抱怨14：50 與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題15：20 接顧客投訴 、很惱火15：30 打 詢問投訴之事、教訓(xùn)下屬15：50 老總找去談事16：20 下屬又來請示工作16：30 撰寫招聘計劃17：00 下班時間到了，發(fā)現(xiàn)招聘計劃中

7、有好幾個問題得去找人事經(jīng)理協(xié)商18：00 有一個下屬還想反映 一下情況 請回憶記錄自己昨天一天的活動，包括所想所作的事(從起床到晚安)。時間管理的原則q80/20原則q目標(biāo)ABC原則q優(yōu)先順序原則q計劃原則q習(xí)慣原則q20%的工作占整個工作的工作占整個工作80%的的價值價值q集中的精力要做集中的精力要做20%的工作的工作q投入投入20%精力做另外精力做另外80%的工的工作作80/2080/20原則原則A=A=必須做的必須做的B=B=應(yīng)該做的應(yīng)該做的C=C=不值得做不值得做目標(biāo)目標(biāo)ABCABC原則原則優(yōu)先順序原則優(yōu)先順序原則第一類是工作的緊急程度是不同的。對于緊急的工第一類是工作的緊急程度是不同

8、的。對于緊急的工作要先做，對于不太作要先做，對于不太 的工作后做。的工作后做。緊急緊急不緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改例：某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分第二類是工作可以按照重要程度來劃分，對于重要的工作要第二類是工作可以按照重要程度來劃分，對于重要的工作要花費較多的時間和精力去做，對于不太重要或不重要的花費較多的時間和精力去做，對于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費很少時間去做。工作不必去做或只花費很少時間去做。例：銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度

9、劃分重要工作重要工作不重要工作不重要工作銷售費用預(yù)算計劃部門招聘計劃制定重要客戶拜訪工作報告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品差旅費報銷第四象限第四象限不緊急不重要第三象限第三象限緊 急不重要第二象限第二象限 不緊急重 要 第一象限第一象限 緊急 重要 重要 不重要緊急 不緊急四象限分析法四象限法解析四象限法解析忙碌瑣碎的事處理文件等函件電話浪費性時間逃避性活動造成干擾的訪問、電話信件、報告某些會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事準(zhǔn)備工作預(yù)防措施、價值觀的澄清計劃人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能力重要重要緊急狀況迫切問題限期完成的會議或工作 緊急 不緊急重

10、要 不重要 請對你自己昨天請對你自己昨天一天的活動進(jìn)行四象一天的活動進(jìn)行四象限法分析，并選一人限法分析，并選一人上臺演示后進(jìn)行分析。上臺演示后進(jìn)行分析。計劃性原則計劃性原則必須事先對工作做出計劃必須事先對工作做出計劃必須按照計劃去執(zhí)行、去實施必須按照計劃去執(zhí)行、去實施必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間習(xí)慣性原則習(xí)慣性原則v 你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣？你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣？v 對于職業(yè)管理人來說壞習(xí)慣是可以并且是對于職業(yè)管理人來說壞習(xí)慣是可以并且是必須要改變的。必須要改變的。v 好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的。好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的。

11、v 良好的習(xí)慣可以在有意中形成良好的習(xí)慣可以在有意中形成 。q 工作效率低、辦事拖拉q 時間觀念差，工作時磨磨蹭噌q工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次q 經(jīng)常被 、不速之客干擾q上班時間不緊湊，晚上加班干q什么事情都愿意管，認(rèn)為自己很忙才好q 沒有目標(biāo)、沒有計劃、人云亦云q零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間q沒有時間安排表，由別人來安排q 不會休息、不會娛樂、沒有空閑你是否有這樣的一些習(xí)慣你是否有這樣的一些習(xí)慣每天要花10分鐘作計劃要有書面的待辦單、日計劃、周計劃和月度計劃每周都將你的工作排出優(yōu)先順序能在高效的時間里做完你的重要工作有明確的生活和工作目標(biāo)必須養(yǎng)成習(xí)慣必須養(yǎng)成習(xí)慣時間管理

12、的改進(jìn)途徑方法之一：有計劃地工作方法之一：有計劃地工作q 建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序一套計劃體系。q 在剛開始時作計劃。q嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查。q 把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。q 每天的計劃都有一定的預(yù)留時間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等。方法之二：減少無序行動方法之二：減少無序行動q 時刻對自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。q 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序。方法之三：避免貪大求全方法之三：避免貪大求全q 不要追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。q 成就感是建立在要實現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離