時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧

1、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧喜歡加班不是好員工！喜歡加班不是好員工！WHY? 對自己工作時(shí)間的分析對自己工作時(shí)間的分析自己時(shí)間自己時(shí)間哪里去了？哪里去了？我們的問題在哪里我們的問題在哪里情不自禁情不自禁事必躬親事必躬親過分客套過分客套例行公事例行公事猶豫不決猶豫不決漫不經(jīng)心漫不經(jīng)心碌碌無為碌碌無為國外學(xué)者對某跨國公司總部人員國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每管理人員平均每8分鐘被打擾一次；分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議行政管理人員每周會(huì)議20小

2、時(shí)。小時(shí)。心理學(xué)家指出：心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每人們一般每8 8分鐘分鐘會(huì)收到會(huì)收到1 1次打擾，每小時(shí)大約次打擾，每小時(shí)大約7 7次，次，即每天即每天50605060次。平均每次打擾大約是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共每天分鐘，總共每天大約大約4 4小時(shí)，也就是小時(shí)，也就是50%50%。其中約。其中約3 3小時(shí)的打擾是沒有意義小時(shí)的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人被打擾后重拾原來的思路至或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人被打擾后重拾原來的思路至少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天

3、就是2.52.5小時(shí)。小時(shí)。” 根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為時(shí)間損失約為5.55.5小時(shí)，按小時(shí)，按8 8小時(shí)工作制算，這小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)占了工作時(shí)間的間的。 豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖延拖延 會(huì)議病會(huì)議病 文件滿桌病文件滿桌病 事必躬親事必躬親 1、豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮 到哪里是哪里到哪里是哪里 沒時(shí)間做計(jì)劃沒時(shí)間做計(jì)劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃計(jì)劃常常

4、被打斷計(jì)劃常常被打斷 不喜歡被計(jì)劃束縛不喜歡被計(jì)劃束縛“船到橋頭自然直船到橋頭自然直” 2、拒絕別人拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易 拒絕請托會(huì)觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報(bào)復(fù)拒絕請托會(huì)觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報(bào)復(fù) 我想做一個(gè)廣受愛戴的人我想做一個(gè)廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3、“反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖拖 延延 帕金森定律帕金森定律 工作會(huì)工作會(huì)自動(dòng)地自動(dòng)地膨脹膨脹占滿所有可用的時(shí)間。占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間管理隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，時(shí)間管理隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)如果你給自己安排了

5、充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放放慢慢你的節(jié)奏你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。以使用掉所有分配的時(shí)間。 4、會(huì)議病、會(huì)議病 基于合群的愿望而聚會(huì)傾談基于合群的愿望而聚會(huì)傾談為符合傳統(tǒng)為符合傳統(tǒng)為推卸責(zé)任為推卸責(zé)任沒有勇氣，逃避指出個(gè)別員工之錯(cuò)誤沒有勇氣，逃避指出個(gè)別員工之錯(cuò)誤5、文件滿桌病、文件滿桌病 安全感安全感猶豫的個(gè)性猶豫的個(gè)性半途而廢的工作習(xí)慣半途而廢的工作習(xí)慣個(gè)人的喜好個(gè)人的喜好 時(shí)間時(shí)間管理是什管理是什么么? ?時(shí)間時(shí)間管理就是自我管理管理就是自我管理自我管理即是自我管理即是改變習(xí)改變習(xí)慣慣，以令自己更富以令自己更富績績效效，更富效能更富效能把事情很快地做完把事情很快地做完, , 叫

6、做效率叫做效率把事情很把事情很又很又很地做完地做完, , 叫做效能叫做效能時(shí)間時(shí)間管理就是管理就是事前的事前的規(guī)規(guī)劃劃或或長長期的期的計(jì)劃計(jì)劃時(shí)間管理的基本認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的基本認(rèn)識(shí)應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（4 4）購買工具書購買工具書/ /增加知識(shí)儲(chǔ)備增加知識(shí)儲(chǔ)備/ /提高能力提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法準(zhǔn)備之二：臨時(shí)

7、準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5 5）明天的工作前晚進(jìn)行明天的工作前晚進(jìn)行將相關(guān)的工作列在一起將相關(guān)的工作列在一起把工作計(jì)劃放到把工作計(jì)劃放到的地方的地方每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作做好正式工作前的準(zhǔn)備工作應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法要培養(yǎng)的好習(xí)慣（要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7 7）利用各種裝備如利用各種裝備如 / /信件等節(jié)省時(shí)間信件等節(jié)省時(shí)間把最困難的事放在效率最高的時(shí)候把最困難的事放在效率最高的時(shí)候利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)午餐或下班前開會(huì)效率最高午餐或下班前開會(huì)效率最高/ /避免上午開會(huì)避免上午開會(huì)休息

8、片刻休息片刻/ /伸個(gè)懶腰伸個(gè)懶腰/ /沖杯咖啡沖杯咖啡/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料報(bào)刊放在晚上看報(bào)刊放在晚上看每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顧與總結(jié)回顧與總結(jié)應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4 4）站著接待一向健談的來訪者站著接待一向健談的來訪者從不主動(dòng)閑聊從不主動(dòng)閑聊/ /盡量回避來閑聊者盡量回避來閑聊者管理管理 ：主動(dòng)撥號：主動(dòng)撥號/ /與被動(dòng)接聽與被動(dòng)接聽如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫 整理廢紙簍的作用整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng)“各就各位各就各位”的擺置的擺置集中精力做一件事集中精

9、力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理下班前的清理工作優(yōu)先級綜合分析工作優(yōu)先級綜合分析 四象限坐標(biāo)圖四象限坐標(biāo)圖A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作預(yù)防措施、價(jià)值觀的澄清預(yù)防措施、價(jià)值觀的澄清計(jì)劃計(jì)劃人際關(guān)系的建立人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能力增進(jìn)自己的能力重要重要緊急狀況緊急狀況迫切問題迫切問題限期完成的會(huì)議或工作限期完成的會(huì)議或工作 必須養(yǎng)成習(xí)慣！必須養(yǎng)成習(xí)慣！方法之一：有計(jì)劃地工作方法之一：有計(jì)劃地工作q 建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限

10、、優(yōu)先順序等一建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序等一套計(jì)劃體系。套計(jì)劃體系。q在剛開始時(shí)作計(jì)劃。在剛開始時(shí)作計(jì)劃。q 嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵(lì)和要求別人監(jiān)督和檢查。嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵(lì)和要求別人監(jiān)督和檢查。q把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。自己的優(yōu)先工作次序。q 每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等。機(jī)、偶然事件等。WhyWhatHowS - SpecificM - MeasurableA - AchievableR - RelevantT Time Bas

11、ed目標(biāo)明確化目標(biāo)明確化可衡量的可衡量的可可達(dá)達(dá)成的成的符合符合實(shí)際實(shí)際的的有有時(shí)間時(shí)間限制的限制的-檢查檢查前一前一周周未完成的事未完成的事-將將每月重要的每月重要的任務(wù)任務(wù)放入放入周計(jì)劃周計(jì)劃-掌握重要的事情先做掌握重要的事情先做-提醒自己提醒自己拒絕瑣事拒絕瑣事的的誘惑誘惑-每日每日審視周計(jì)劃審視周計(jì)劃的的進(jìn)度進(jìn)度-回回顧顧昨天未完成的事件昨天未完成的事件-將將今天要完成的事列下來今天要完成的事列下來-排列排列優(yōu)先優(yōu)先順序順序 (A、B、C 及及 1、2、3)-檢視檢視每日每日進(jìn)度進(jìn)度(進(jìn)度給予進(jìn)度給予)-寫下寫下每日重要每日重要任務(wù)的備忘錄任務(wù)的備忘錄Practice:Practice

12、: 展開展開你的你的計(jì)劃計(jì)劃q 時(shí)刻對自己的工作和任務(wù)進(jìn)行時(shí)刻對自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思反思，整理，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。和形成一套有效的、有條理的思維方式。q 工作和任務(wù)肯定有工作和任務(wù)肯定有輕重輕重和和緩急緩急之分，與你的之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序。序。q 不要追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。不要追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。q 成就感是建立在要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫成就感是建立在要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離你的目標(biāo)。離你的目標(biāo)。q 讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的讓上司認(rèn)可是在完成

13、你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的，能干是在對你分內(nèi)事項(xiàng)的處理中體現(xiàn)出來的。，能干是在對你分內(nèi)事項(xiàng)的處理中體現(xiàn)出來的。對別人的請求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢對別人的請求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說于說“不不” 。q 嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。q 排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。定性。q 不要只做熟悉的事務(wù)性工作。不要只做熟悉的事務(wù)性工作。q 與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法，與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法，辨清各自職責(zé)，不推諉和相互扯皮。辨清各自職責(zé)，不推諉和相互扯皮。q 有時(shí)不需要任何借口，只要你的拒絕對你來說是合有時(shí)不