公司文件控制管理辦法

1、XXXXXXXXX有限公司XXXXXXXX.Co,Ltd.制定部門IssuedDept.:XXXX部修訂號(hào)Revision:A/0總頁(yè)數(shù)PagesXX頁(yè)文件編號(hào)Doc.No。：XXXXXXXXXX修訂日期IssuedDateXXXXXXX生效日期EffectiveDate:公司文件控制管理辦法Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocuments制作Preparedby審核Reviewedby:批準(zhǔn)Approvedby:文件會(huì)簽表Countersignature部門Department姓名Name簽名Signature日期DateLOGO

2、標(biāo)題：公司文件控制管理辦法TITLE：Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocuments文件編號(hào)Doc.No.:版本Revision:A/0生效日期EffectiveDate:貞他Page:1/7文件更改歷史記錄AmendmentHistory版次Rev。修改日期ChangeDate修改概要DescriptionofChanges修改人Preparedby批準(zhǔn)人ApprovedbyA/0LOGO標(biāo)題：公司文件控制管理辦法TITLE：Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocume

3、nts文件編號(hào)Doc.No.:版本Revision:A/0生效日期EffectiveDate:貞他Page:2/71、目的為規(guī)范公司文件及資料的管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。2、適用范圍本制度適用于xxxxxxxxxX限公司及下屬所有辦事處規(guī)范性文件起草、制定、提案和管理的各項(xiàng)相關(guān)工作。3、定義3。1輸出：文件履行審批手續(xù)后由各部門移交文控中心的過(guò)程。3.2 歸檔:文件履行審批手續(xù)后可以移交文控中心的過(guò)程.3.3 發(fā)放：輸出的文件由文控中心統(tǒng)一蓋受控標(biāo)識(shí)章后分發(fā)到所有使用部門的過(guò)程.3.4 受

4、控文件：被控制版本、使用場(chǎng)所、發(fā)放數(shù)量的文件。變更時(shí)須通知文件使用部門更換，并于作廢時(shí)自使用場(chǎng)所回收或由使用場(chǎng)所專人銷毀/隔離的文件。受控文件包括如下：管理體系文件、技術(shù)文件。3。5非受控文件：僅提供信息作為參考，變更時(shí)不須更換，也無(wú)須回收的文件。3.6文件：信息及其載體。文件按類別分為三大類：管理體系文件、技術(shù)文件、外來(lái)文件.文件按控制管理方式分為兩大類：受控文件、非受控文件。3。6。1管理體系文件：程序文件，操作指導(dǎo)書、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、記錄表格，由文控中心統(tǒng)一受控管理。3.6。2技術(shù)文件3.6.2o1產(chǎn)品技術(shù)文件：產(chǎn)品圖紙、使用說(shuō)明書、工藝文件及作業(yè)指導(dǎo)書，由文控中心統(tǒng)一受控管理.3.6.2

5、.2證書：上級(jí)主管部門頒發(fā)的型號(hào)核準(zhǔn)證、產(chǎn)品第三方檢測(cè)報(bào)告、各類許可證，由文控中心統(tǒng)一歸檔管理.3.6.3外來(lái)文件A）客戶提供的文件和資料，客戶為使本公司產(chǎn)品滿足其特定技術(shù)要求而提供的技術(shù)規(guī)格書、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)圖紙等.LOGO標(biāo)題：公司文件控制管理辦法TITLE：Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocuments文件編號(hào)Doc.No.:版本Revision:A/0生效日期EffectiveDate:貞他Page:3/7B）供應(yīng)商技術(shù)資料，包括技術(shù)規(guī)格書、圖紙等.C）外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。D）國(guó)家及行政主管部門頒發(fā)的有

6、關(guān)法律、法規(guī)要求。外來(lái)文件的管理由責(zé)任部門填寫文件移交文控中心登記表，提交文控中心統(tǒng)一受控管理。對(duì)有保密要求的需在登記表中注明，文控中心單獨(dú)存檔，并限制使用權(quán)限。4、職責(zé)和權(quán)限4.1由公司行政部成立文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理.4.2公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。4.3實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由文控中心文檔管理員負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。4.4文控中心4. 4。1負(fù)責(zé)各部門輸出文件的接收、歸檔、發(fā)放、發(fā)布、更新、回收、作廢等統(tǒng)一受控管理。4. 4.2負(fù)責(zé)提供在文控中心統(tǒng)一受控管理的文件

7、的查/借閱服務(wù)。5、工作程序5. 1文件格式及編寫要求按公司發(fā)布的相關(guān)要求編寫5. 2文件編號(hào)及版本標(biāo)識(shí)5. 2.1文件編號(hào)分類依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分再在同類中依序分為若干小類和案卷號(hào).5.2.1.1按照資料保存的時(shí)間，永久：Y;長(zhǎng)期：C;短期：D5. 2.1.2按照資料的類型分為：制度/規(guī)定：S;文彳F;資料：D;文書檔案：A;合同：Bo5. 2.1.3部門代號(hào)表如下：部門名稱總經(jīng)辦行政部人事部研發(fā)部財(cái)務(wù)部銷售部生產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)部門代號(hào)GMDAHRRDFASAPMWDLOGO標(biāo)題：公司文件控制管理辦法TIT

8、LE:Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocuments文件編號(hào)Doc.No.:版本Revision:A/0生效日期EffectiveDate:貝力馬Page:4/75.2.1.4受控文件Y表示；非受控文件N表示。5.2.1.5受控保密級(jí)：絕密：AS;機(jī)密：CS;秘密:PS;無(wú)：OP5.3文件編號(hào)示例：受控文件：CF/DA-YOP-180-001,各英文代號(hào)見(jiàn)上，編號(hào)表示為：行政部發(fā)布于2018年1月份第一份長(zhǎng)期并受控不用保密的文件，具體表示說(shuō)明如下：保存時(shí)間+資料類型/部門代號(hào)-是否受控-保密級(jí)別-年份和月份縮寫-當(dāng)月第幾份文件。非

9、受控文件：CF/DANOP-1801-001,各英文代號(hào)見(jiàn)上，編號(hào)表示為：行政部發(fā)布于2018年1月份第一份長(zhǎng)期并不受控不用保密的文件，具體表示說(shuō)明如下：保存時(shí)間+資料類型/部門代號(hào)-是否受控-保密級(jí)別-年份和月份縮寫-當(dāng)月第幾份文件。5.4版本標(biāo)識(shí)文件的版本控制體現(xiàn)在版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)上。版本標(biāo)識(shí)由A開(kāi)始按文件發(fā)行次序順序編排，修改狀態(tài)由0開(kāi)始，修改版本超過(guò)5后文件要開(kāi)級(jí)。例：文件如有版本產(chǎn)生，版本記錄如：原始版本A0;第一次修改版本A01;第二次修改版本A02;如此類推。1）版本、修改狀態(tài)緊隨在文件編號(hào)之后，如有文件有履歷欄，版本修改狀態(tài)可填寫在履歷欄。2）部門內(nèi)部文件不需要版本標(biāo)識(shí)、修改

10、狀態(tài)。3）產(chǎn)品設(shè)計(jì)輸出文件、工藝文件只有版本標(biāo)識(shí)，沒(méi)有修改狀態(tài)。版本標(biāo)識(shí)在文件會(huì)簽欄中。4）客戶提供的文件和資料、外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)沿用原文件版本，不另行變更5.5外來(lái)文件編號(hào)5.5.1客戶提供的文件和資料由文控中心增加文件識(shí)別，沿用原文件編號(hào)，不另行編號(hào)。5.5.2供應(yīng)商技術(shù)規(guī)格書由各技術(shù)部門轉(zhuǎn)換為本公司文件后再編號(hào)，并執(zhí)行審批程LOGO標(biāo)題：公司文件控制管理辦法TITLE：Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocuments文件編號(hào)Doc.No.:版本Revision:A/0生效日期EffectiveDate:貞他Page:5/7序，才可發(fā)布

11、及存檔。5.5.1外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)沿用原標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)，不另行編號(hào)。5.6文件的審批在行政文控中心統(tǒng)一受控管理的文件必須按流程規(guī)定履行相關(guān)審批手續(xù)。5.6.1文件的審批輸出5.6.1。1管理體系文件：程序文件，操作指導(dǎo)書、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、記錄表格的審批流程。紙質(zhì)文件（部門編制人提供）I審核（最高管理層/部門經(jīng)理）二舟比準(zhǔn)（最高管理者/總經(jīng)理）；5.6.1.2技術(shù)文件的審批流程。紙質(zhì)文件（編制人提供）=審核（部門主管）批準(zhǔn)（部門經(jīng)理）；5.6.1。3如多部門聯(lián)合下發(fā)的文件還要由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在會(huì)簽處簽字5.6.1.4執(zhí)行紙質(zhì)文件審批輸出流程的文件在完成審批手續(xù)后，文件編制人將紙質(zhì)文件正本及對(duì)應(yīng)的電

12、子文件同步輸出到文控中心。5.6.1.5各部門輸出文件到文控中心，均須填寫文件移交文控中心登記表，辦理文件輸出移交登記手續(xù)。5.7文件歸檔管理文件管理以方便查找、明確發(fā)放、回收、銷毀的途徑、受控有效為原則1）文件分類標(biāo)識(shí)清晰，方便查找。2）文件修改狀態(tài)可識(shí)別，在使用場(chǎng)所為最新有效版本。3）文件受控標(biāo)識(shí)清晰，易識(shí)別，控制有效.4）文件作廢，若需保留，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并隔離保管.5.7.1紙質(zhì)文件的歸檔管理文控中心管理人員做好文件的分類、上架、標(biāo)識(shí)、保管、保密工作，確保文件清晰、整齊、完整、有效、安全，避免丟失、損壞。5.7.2電子文件的歸檔管理行政文控中心管理人員做好電子文件的分類，在貯存、傳送、復(fù)制

13、、管理電子文件的過(guò)程中必須確保電子文件的安全、有效、受控、信息完整，并定期做好電子文件數(shù)據(jù)備份.LOGO標(biāo)題：公司文件控制管理辦法TITLE:Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocuments文件編號(hào)Doc.No.:版本Revision:A/0生效日期EffectiveDate:貞他Page:6/75.8文件的發(fā)放文控管理員對(duì)要發(fā)放的文件進(jìn)行審核，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，文控管理員將審批齊全的文件按公司規(guī)定要求進(jìn)行排版、編號(hào)、發(fā)放及回收。5.8.1文件發(fā)放權(quán)責(zé)：文控中心負(fù)責(zé)對(duì)公司所有部門發(fā)放。5.8.2文件發(fā)放的原則：5.8.2.1對(duì)公司內(nèi)

14、的發(fā)放,由總經(jīng)理審批文控中心復(fù)核后即可發(fā)放；部門文件由部門經(jīng)理審批文控中心復(fù)核后可發(fā)放。5.8.2.2對(duì)外單位的發(fā)放必須由總經(jīng)理審批后方可發(fā)放.5.8.3文件發(fā)放部門1）管理體系文件由編制部門在文件會(huì)簽頁(yè)上的分發(fā)清單欄按文件涉及的職責(zé)部門確定分發(fā)部門，由文控中心統(tǒng)一發(fā)放。2）產(chǎn)品訂單文件由銷售部發(fā)放3）產(chǎn)品訂單生產(chǎn)文件由生產(chǎn)部發(fā)放4）產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙由研發(fā)部發(fā)放5）客戶提供的文件和資料由文控中心負(fù)責(zé)人審批指定發(fā)放部門.6）客戶技術(shù)規(guī)格書由文控中心統(tǒng)一控制發(fā)放.7）外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)要求不對(duì)外發(fā)放，僅供查詢、借閱。5. 9文件發(fā)放形式1）管理體系文件以紙質(zhì)文件的形式發(fā)放.并做好文件發(fā)放回收記錄2）產(chǎn)

15、品設(shè)計(jì)圖紙對(duì)工程部及工藝文件發(fā)放蓋有受控章的紙檔。3）電子文件發(fā)放以1mail或US明貝形式進(jìn)行，以USB形式進(jìn)行的同時(shí)履行簽收手續(xù)，以Email形式進(jìn)行的必須回饋信息是否已收到文件。5. 10文件更改文件更改由原文件編制部門指定人員負(fù)責(zé)實(shí)施，并且重新執(zhí)行審批、輸出、歸檔、發(fā)放流程.5.11文件作廢及處理LOGO標(biāo)題：公司文件控制管理辦法TITLE：Methodofcontrollingandmanagingthecompany'sdocuments文件編號(hào)Doc.No.:版本Revision:A/0生效日期EffectiveDate:貞他Page:7/75.11。1受控文件發(fā)生更改或作廢時(shí)，編制部門需書面通知文控中心。5.11。2紙質(zhì)的舊版作廢文件由文控中心統(tǒng)一回收、銷毀，紙質(zhì)的舊版技術(shù)文件由文控中心加蓋“作廢文件”章后移至指定區(qū)域隔離存放，同時(shí)保存1年。作廢的技術(shù)電子文件要移至作廢文件夾，同時(shí)需要隔離保存一年。5.12文件的更新受控文件發(fā)生更改或作廢時(shí)，新的文件由文控中心按文件發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放和公告。舊的文件進(jìn)行回收。5.13文件補(bǔ)發(fā)5.13.1文件補(bǔ)發(fā)只對(duì)發(fā)放有