網(wǎng)購物資管理暫行辦法

1、網(wǎng)購物資管理暫行辦法第一章總則第一條為充分利用網(wǎng)絡采購平臺，拓寬采購的方式方法，規(guī)范網(wǎng)絡采購行為，以及時、快速、安全采購到質優(yōu)價廉的物資，有效降低采購成本，提升采購效率，特制定本暫行管理辦法。第二條本辦法適用于*有限責任公司（以下簡稱“公司”）辦公后勤、生產、維修用零星輔助材料的采購。第二章釋義及職責分工第三條網(wǎng)購物資，是指以網(wǎng)絡媒體和網(wǎng)絡技術為載體，經過大型、正規(guī)網(wǎng)絡商城詢價，采取網(wǎng)上交易的形式，在現(xiàn)實交易中完成采購的行為。網(wǎng)購平臺，是指基于互聯(lián)網(wǎng)，為促成買賣雙方交易而建立的平臺。如天貓官網(wǎng)、亞馬遜、京東商城、蘇寧易購、阿里巴巴、淘寶、一號店等大型網(wǎng)站進行采購。第四條辦公室、供應處作為網(wǎng)絡采

2、購的履行主體負責網(wǎng)絡采購的具體執(zhí)行，按照專業(yè)制度的管理要求，及時做好采購物品的到貨驗收和申請匯款、發(fā)票簽收及交接等工作。1、辦公室職責（1）負責辦公用品、耗材、低值易耗品、后勤物資等物資的采購，設置兼職網(wǎng)絡采購員1名，并建立網(wǎng)絡采購電子臺帳。（2）每月根據(jù)各用料部門申報的月度采購計劃和年度辦公用品預算分解情況，核定物資庫存，形成公司采購計劃，報公司領導審批后落實采購，并負責所采購物資的到貨驗收、申請匯款、發(fā)票簽收等工作。（3）每月負責開展網(wǎng)絡供應商的價格信息統(tǒng)計工作，建立健全網(wǎng)絡電商數(shù)據(jù)庫，做好付款登記臺賬，跟蹤物資到貨記錄。2、供應處職責（1）負責生產維修用輔材和后勤維修用開關、燈具、五金件

3、及輔材等物資的采購，設置兼職網(wǎng)絡采購員1名,并建立網(wǎng)絡采購電子臺帳。（2）每月根據(jù)各用料部門申報的月度采購計劃，核定物資庫存，形成公司采購計劃，報公司領導審批后落實采購，并負責所采購物資的到貨驗收、申請匯款、發(fā)票簽收等工作。（3）每月負責開展網(wǎng)絡供應商的價格信息統(tǒng)計工作，建立健全網(wǎng)絡電商數(shù)據(jù)庫，做好付款登記臺賬，跟蹤物資到貨記錄。（4）供應業(yè)務員負責編制采購虛擬合同（合同即交易單打印件，經部門負責人確認）臺賬。3、財務處職責（1）對網(wǎng)絡詢價初審。（2）要求參照按預付款跟蹤臺賬建立網(wǎng)購付款及發(fā)票收取跟蹤臺賬，督促業(yè)務員將取得的有效發(fā)票給辦理入庫手續(xù)。（3）負責對業(yè)務員辦理的購物手續(xù)進行審核。（4

4、）負責對供應處、辦公室采購物品的發(fā)票按制度要求進行報銷審核。4、生技處、質控處、銷售處職責：各計劃申報部門負責做好網(wǎng)購物資的驗收工作，并及時反饋使用意見。第三章采購原則及范圍第五條采購原則經市場詢比價，原則上具有網(wǎng)購優(yōu)勢的物資須進行網(wǎng)絡采購，降低物資采購成本。第六條采購范圍日常辦公用品、耗材、低值易耗品、后勤物資、固定資產（電子辦公設備）、生產維修用輔材等。日常辦公用品：如紙張、印刷品、宣傳標志、簽字筆、電子計算器、訂書機、膠棒、剪刀、涂改液等。辦公耗材、低值易耗品：如U盤、鼠標、鍵盤等電腦配件，墨盒、墨粉、硒鼓等。后勤物資：防暑降溫用品、衛(wèi)生紙、洗滌劑等經常使用物資等。輔材：具備小批量網(wǎng)購優(yōu)

5、勢的生產維修用輔材等。笫四章網(wǎng)絡采購流程第七條采購申請原則上網(wǎng)絡采購僅限于總價5000元以內（含5000元）零星物資，為月度采購計劃、急件計劃所申報物資。且滿足以下條件之一的：1. 物資未例入年度合同清單或合同內物資市場價格變化較大的，現(xiàn)有采購渠道有限。2. 急件物資，現(xiàn)有供應商無法按我公司規(guī)定時間要求配送的或與網(wǎng)絡采購速度相當?shù)那闆r下可采用網(wǎng)絡采購。3. 經初步詢價或市場調研，供應商所供物資單價與網(wǎng)絡采購單價相差較大的。第八條：供應商選擇1. 在天貓、亞馬遜、京東商城、蘇寧易購、阿里巴巴等幾個網(wǎng)站進行選擇，所選擇的電商應提供其企業(yè)的三證即營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本、組織機構代碼證副本。2.

6、 優(yōu)先選擇官方旗艦店，再選擇銷售量較好且有好評、具有開具增值稅專用發(fā)票資質及七天無條件退貨等條件的網(wǎng)絡店鋪。淘寶網(wǎng)上個人店鋪選擇信用度在五鉆以上、成交量高且網(wǎng)評在分以上。3. 同等價格情況下，選擇評價高且成交量高，發(fā)貨周期短、距離較近、物流服務較好電商。4. 優(yōu)先選擇已合作過且發(fā)貨速度及信譽較好的電商信息庫中挑選供應商，以提高采購效率及采購安全性。第九條：采購價格確定1. 網(wǎng)絡采購價格要選價格相對集中且價格較低的供貨渠道。例如：哈爾濱軸承30312，多數(shù)店鋪報價在40-50元/只之間（含運費），一家報價25元/只（含運費），建議采購40元/只。若報價25元/只的電商，發(fā)貨量較多且好評較多，能證

7、明其質量較好，也可以進行選擇。2. 對符合要求的供貨渠道進行網(wǎng)頁截屏并附網(wǎng)站鏈接，并請財務處進行初步審核。如有議價，需要將與電商議價的重要信息進行截屏。3. 網(wǎng)站截屏需包含物資名稱、商品詳情、規(guī)格、實物圖片、單價、運費、是否7天無理由退貨及議價過程等必要的評審要素。4. 經財務處審核通過后，由供應處或辦公室打印截屏內容并制作比價表匯總后請相關部門審核會簽并報公司分管領導審核批準。5. 根據(jù)批準結果由供應處或辦公室業(yè)務員進行付款結算，結算根據(jù)網(wǎng)購平臺要求進行交易。在對電商進行下單過程中可以采用兩種方式：（1）原則上采用公司注冊的企業(yè)賬號進行采購。由公司財務處負責在網(wǎng)購平臺上以企業(yè)實名申請注冊一個

8、買家賬號，網(wǎng)絡采購員負責日常賬號管理，并做好帳號保密工作，經公司主要負責人審批后并報財務處備案。網(wǎng)絡采購申請預付款時，辦理付款會簽手續(xù)與網(wǎng)絡確定采購物資同時進行，財務處在收到單據(jù)和確認已生成訂單后24個小時內，將款項匯到網(wǎng)絡供應商指定的賬戶。（2）由供應處業(yè)或辦公室務員使用個人賬號進行交易，在辦理網(wǎng)絡支付手續(xù)后，打印交易相關信息。倉庫保員驗收合格后，可依據(jù)發(fā)票及采購比價等資料進行現(xiàn)金報銷。業(yè)務員負責做好支付臺賬登記，同時要選擇運費險。6 、收到貨物及發(fā)票，如無質量問題，由倉庫保管員辦理入庫手續(xù)，業(yè)務員將發(fā)票交財務處辦理入賬手續(xù)。7 、如物資到貨，收件人對外包裝進行驗收，如發(fā)現(xiàn)包裝有嚴重破損，直

9、接進行拒收，業(yè)務員負責與網(wǎng)絡店商進行聯(lián)系退貨，辦理退貨手續(xù)。第四章計劃管理第十條采購計劃網(wǎng)購物資采購計劃是物資實施進貨的依據(jù)，也是采購合同簽訂與執(zhí)行的前提。嚴禁、杜絕無計劃采購，采購計劃分為月度采購計劃和緊急采購計劃。第十一條計劃申報各用料部門需本著節(jié)約的原則，按各類物資計劃申報要求，列明產品名稱、規(guī)格型號、計量單位、用途、數(shù)量等內容，若有特殊要求的物資還需提供樣品、圖樣、生產廠家等信息。月度物資采購計劃需經辦部門負責人和公司分管領導審批后執(zhí)行采購；緊急物資采購計劃，需填報急件計劃申報表，經部門負責人和公司分管領導審批后執(zhí)行采購。原則上單筆交易金額不超過5000元，如超過5000元需擬定專題報

10、告，報公司分管領導和主要領導審批后方可執(zhí)行采購。辦公用品計劃申報：各用料部門負責申報本部門日常所需辦公用品的匯總清單，并在每月25日前上報次月物資使用計劃至辦公室，辦公室形成公司采購計劃，各部門負責人要根據(jù)公司辦公用品預算分解情況，控制本部門辦公用品使用額度，原則上超過當月預算的，一律不予采購。辦公室每月匯編各部門辦公用品計劃，并根據(jù)庫存情況進行核減，同時要保證核庫的可追溯性。在完成核庫后，依據(jù)年度辦公費用預算，控制各部門采購金額，并按照采購合同和性價比從優(yōu)的原則，編制月度采購計劃，并報經辦部門負責人和公司分管領導審批。月度輔材材料計劃申報：按照物資計劃管理辦法執(zhí)行。第五章采購管理第十二條賬號

11、管理由辦公室和供應處負責在網(wǎng)購平臺上以企業(yè)實名申請注冊一個買家賬號，網(wǎng)絡采購員負責賬號的日常管理，并做好賬號信息的保密工作，賬號信息需經公司主要負責人審批后報財務處備案。第十三條詢比價管理1、詢比價原則網(wǎng)購物資采購價格應不高于當期合同價格，且詢價過程需截圖留存詢價記錄（截屏需包含物資名稱、商品詳情、規(guī)格、實物圖片、單價、運費、是否7天無理由退貨及議價過程等必要的評審要素），具體原則如下：（1）比價渠道應包含3家以上實體店報價及3家以上網(wǎng)店報價，并遵循質量先行、效益優(yōu)先的原則。（2）網(wǎng)購物資應附帶相關合格證及產品說明書等驗收資料。（3）網(wǎng)購物資應優(yōu)先選擇開具增值稅專用發(fā)票的供貨渠道，且采購價格要

12、選取報價相對集中的區(qū)域內較低的價格。2、詢比價范圍及程序（1）詢價渠道應為天貓官網(wǎng)、亞馬遜、京東商城、蘇寧易購、阿里巴巴、淘寶、一號店等網(wǎng)站的官方旗艦店。（2）詢價經辦人應根據(jù)各旗艦店的銷量情況和網(wǎng)評情況再進行擇優(yōu)選取，并查看其企業(yè)的三證（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證）后截圖存檔。（3）在緊急情況下，可在同等價格的基礎上，優(yōu)先選擇發(fā)貨距離較近的電商。（4）同類物資的采購應優(yōu)先在已合作過且信譽度較高的電商位息庫中挑選供應商，以提高采購效率及采購安全性。第十四條采購的實施與驗收1、采購的實施（1）辦公室、供應處為公司網(wǎng)絡采購的實施主體，由部門網(wǎng)絡采購員負責發(fā)掘和選取符合要求的電商渠道，并進

13、行網(wǎng)頁截屏（附網(wǎng)站鏈接），報請財務處進行審核。采購過程中，網(wǎng)絡采購員應邀請相關財務人員參與采購議價，并將議價記錄進行截屏存檔。（2）網(wǎng)絡采購員與電商確認好采購價格、付款方式等相關信息后，將相關物資加入“購物車”，并第一時間將要購買商品的網(wǎng)絡鏈接發(fā)給財務處材料會計或費用會計進行審核。（3）財務處崗位會計收到網(wǎng)絡鏈接后，根據(jù)月度采購計劃逐項核對物資名稱、規(guī)格型號、采購數(shù)量、采購單價等關鍵信息，確認無誤后，通知網(wǎng)絡采購員制作比價匯總表（附議價等截屏信息）報相關部門負責人和公司領導審核會簽。（4）公司領導審核完成后，由網(wǎng)絡采購員自行下達采購訂單，并在付款方式中選擇“款到發(fā)貨”或“貨到付款”。如選擇款到

14、發(fā)貨，則由網(wǎng)絡采購員按照預付款的辦理流程辦理匯款，且要確保在完成訂單提交1工作日內，將完成會簽的付款單據(jù)移交給財務處經辦人員，并做好后續(xù)發(fā)票的收取、沖賬工作；如選擇貨到付款，則需在電商提供發(fā)票后按正常流程辦理付款手續(xù)。2、采購的驗收（1）各級用料部門為采購驗收的第一責任主體。網(wǎng)購物資到貨后，網(wǎng)絡采購員通知各級用料部門共同參與驗收，檢查到貨質量與發(fā)票情況，確認無誤后，按照物資供應管理暫行辦法辦理簽收、入庫等手續(xù)，網(wǎng)絡采購員即可在所購網(wǎng)站上“確認收貨”。（2）如商品質量驗收不合格，網(wǎng)絡采購員應與用料部門進行初步原因分析，并共同簽字確定，于第一時間聯(lián)系網(wǎng)購供應商協(xié)調換貨或退貨。三天內需將不合格品發(fā)還

15、給網(wǎng)購供應商，并跟蹤商品退回簽收和重新發(fā)貨情況；若為退貨，網(wǎng)絡采購員須當天登陸網(wǎng)站賬戶，選擇該項商品的“申請退款”并通知財務處崗位會計完善回款手續(xù)。因退換貨而產生的運費則應由實際責任方負責承擔。第十五條發(fā)票及付款1、網(wǎng)絡采購中，應優(yōu)先選擇“貨到付款”的供貨方式，其次為“款到發(fā)貨”的供貨方式，以降低財務風險。2、網(wǎng)絡采購中，應要求供應商“物票一致”，即商品發(fā)出的同時要附帶應開具的發(fā)票，以便及時辦理入賬手續(xù)。3、網(wǎng)絡采購員收到發(fā)票后應會同財務部門驗明真?zhèn)危_認無誤后方可正式簽收或付款。若未收到發(fā)票或收到假票應及時聯(lián)系商家，確認原因后根據(jù)實際情況申請延時付款或退貨，對于存在惡意欺詐行為的供應商應堅決剔除“網(wǎng)絡供應商信息庫”。4、采購申請預付款時，辦理付款會簽手續(xù)與網(wǎng)絡采購物資同時進行，財務處應根據(jù)已收到單據(jù)在確認已生成訂單后的24個小時內，將款項匯到網(wǎng)絡供應商指定的賬戶。5、通過借支備用金方式的網(wǎng)購報銷，網(wǎng)絡采購員應將與各商家的洽談記錄通過截屏方式打印，并做好比價匯