城建檔案館驗收資料制作規(guī)范

1、城建檔案館資料制作規(guī)范一、建設工程檔案組卷（整理）的要求（一）按單項工程組卷。通常按文字材料、竣工圖紙、工程照片、光盤等不同載體形式分別單獨組卷。（二）文字材料及圖紙可分別組成工程立項與管理文件、設計基礎材料及設計文件、招投標文件及合同、監(jiān)理文件、施工技術管理文件、質量控制文件及竣工圖、設備文件、工程經(jīng)營文件、竣工驗收及備案文件和聲像檔案等若干卷（文字材料、圖紙分別組卷）。1、文字材料按事項、專業(yè)順序排列，同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請75在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、外文資料（如：進口設備資料）要有譯文，有譯文的

2、外文資料譯文在前、原文在后。（三）竣工圖按單項工程的不同專業(yè)（建筑、結構、給水、排水、暖通、電氣、燃氣等專業(yè)）分別組卷?？⒐D紙較少時，幾個專業(yè)可合并組卷。（不能超過4公分厚）同專業(yè)圖紙按圖號順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（四）變更文件組于施工技術管理文件中，設計變更文件、現(xiàn)場洽商記錄等變更文件可以單獨組卷，并按照不同專業(yè)形成時間及變更部位等排列。（五）案卷的排列標準（見建設工程歸檔范圍與排列標準）一個工程案卷按照工程立項與管理文件、設計基礎材料及設計文件、招投標文件及合同、監(jiān)理文件、施工技術管理文件、質量控制文件及竣工圖、設備文件、工程經(jīng)營文件、竣工驗收及備案

3、文件、聲像檔案的順序排列。二、建設工程檔案整編的質量要求：（一）案卷內(nèi)文字材料必須是原件，排列有序。文字材料按時間順序排列，圖紙按固有編號排列。規(guī)格要求A4幅面（297X210）大小。不規(guī)格的文件材料如：大于或小于A4的分別采用折疊或托裱空白A4復印紙的辦法處理，要按照要求的規(guī)格進行托裱或剪裁以保持整齊，如反正有字的把A4紙挖空進行托裱。托裱紙質要優(yōu)良，不能用帶字的紙，最好用A4復印紙。隨設備來的不合格說明、原目、照片等檔案材料按特殊檔案保管，要求放在資料盒里排列有序并附有說明及目錄。特殊情況不能提供原件時，要求提供字跡清晰的復印件并做抄件（注明原件存放處，抄件人簽字、抄件日期并加蓋公章）。復

4、印材料一律采用A4規(guī)格。（二）案卷內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合，齊全完整并有完備的簽章手續(xù)。格式統(tǒng)一、字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔，文字應采用碳素墨水或藍黑墨水書寫。不得使用紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆或鉛筆、復寫紙等易退色的書寫材料。傳真紙需復印后歸檔，并做抄件。（三）一個保管單位內(nèi)不準有重份文件。（四）保管單位內(nèi)的文件材料用線繩裝訂，不準使用金屬物裝訂，文件上原有的金屬物要全部拆除。文字材料及圖紙案卷采用軟卷皮左側三孔一線裝訂，孔與孔的距離為八公分，橫向書寫的文件字頭應朝向裝訂線，裝訂要結實美觀做到不掉頁、不壓文字、不妨礙查看。每卷文字材料厚度不超過2公分厚，卷盒用3公分厚的卷盒，圖

5、紙厚度不超過4公分，用5公分的卷盒，每一盒內(nèi)只能裝一卷檔案。三、竣工圖的編制（一）竣工圖應在新藍圖上繪制，不允許使用復印圖紙，不同幅面的竣工圖統(tǒng)一按4號圖幅面（297X210）折疊手風琴式，薄厚要均勻，要求折疊后白面朝外，并在裝訂線內(nèi)加厚紙襯，使整個保管單位厚度一致，進行裝訂。（二）竣工圖編制后，應逐頁加蓋竣工圖章，竣工圖章一律使用不易褪色的紅印泥，加蓋在圖紙折疊后白面的右下角。圖章內(nèi)容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。竣工圖章示例如下:施工單位竣工圖編制人審核人技術負責人編制日期監(jiān)理單位總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理竣工圖章尺寸為50X80mm（三

6、）竣工圖凡按圖施工沒有變動的，由施工單位利用新施工設計圖加蓋竣工圖圖章即可作為竣工圖。（四）一般設計變更可在原施工圖上加以修改作為竣工圖，（五）利用施工圖改繪竣工圖：變更用文字表達的，可以將文字變更抄寫在圖紙說明或其它空白處；涉及到圖形變化的，要將圖中廢棄部分劃去，對原圖修改并用引由線標明此部位變更的修改依據(jù)。（六）凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。（七）重新繪制的變更圖如果完全可以取代原圖的，要將變更圖放于原圖位置，被替代下的原施工圖不組進卷內(nèi)。如果竣工圖編制單位認為有必要保留被替代的原施工圖，可以將原施工圖放在最后，不加蓋竣工圖章，并

7、在目錄中按照施工圖編號。（八）向城建檔案中心移交的建設工程檔案要使用國家標準的檔案裝具與表格（見附圖）。文字材料及圖紙卷用軟卷皮裝訂后裝盒；工程照片裝在相冊內(nèi)，并注有說明。（九）政府投資建的項目、大中型的項目歸檔兩套，其中一套為原件，一般項目及其它建設單位的項目歸檔一套為原件。（十）竣工驗收備案通知書先用一張A4空白紙代替打頁號、編制卷內(nèi)目錄，待質監(jiān)站備案完畢后及時將竣工備案書送交檔案中心。四、建設工程檔案案卷的編目要求：工程檔案每個卷盒脊背、卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表等要用微機進行打印，不可手寫，備考表中立卷人、審核人要用碳素墨水簽寫。（一）案卷封面的填寫要求1、工程名稱：項目名稱2、案卷名稱：

8、案卷提名應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件材料或圖紙的內(nèi)容，同一案卷標題的文件材料厚度超過20mm,需組成兩個以上案卷時，應在文字材料名稱后加注（一）（二）依次類推。管線工程竣工測量成果卷，案卷名稱為所在道路全稱+（起點道路全程一終點道路名稱）+管線名稱3、建設時間：從開工時間至竣工時間。4、編制日期：填寫案卷內(nèi)文字材料的起始日期。5、保管期限：填寫其劃定的保管期限（永久、長期、短期）。6、密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。（二）卷內(nèi)目錄的填寫要求：1、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)首頁之前。2、序號：用阿拉伯數(shù)字從“1”起依次標注。3、文件編號：填寫文件的文號或竣工圖編號；變更文件填寫變更號。4、責任者：填寫文件直接形成單

9、位。5、文件材料題名：填寫圖紙或文件標題的全稱。6、日期：用阿拉伯數(shù)字填寫文件或圖紙形成的日期。7、頁次：填寫每份文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。8、備注：填寫需補充或說明的問題。（三）卷內(nèi)備考表的填寫要求：1、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。2、卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（如：原件存放處等）（四）案卷內(nèi)頁號的編寫要求：1、案卷內(nèi)文件材料均按有文字內(nèi)容的頁面打頁號，每卷單獨打頁號，頁號從“1”開始。一個案卷內(nèi)只能編一個流水號（卷與卷之間頁號不能連續(xù)）。2、頁號打的位置：單面書寫的文件標注在右下角，1CM見方位置。雙面書寫的文件正面標注在右下角，

10、反面標注在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。3、頁號需用打號機標注（黑色），不允許用其它顏色標注或書寫。4、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。五、城建檔案分類目錄及建設工程檔案移交清冊接收要求1、建設單位在辦理建設工程檔案正式移交時，除向保稅區(qū)檔案中心移交紙質檔案外，要求移交電子城建檔案分類目錄，及建設工程檔案移交清冊。2、移交城建檔案電子目錄所需表格樣式，如：”工程概況及檔案整編說明”“建設工程檔案移交目錄”、“卷內(nèi)目錄”、“分類目錄”等均采用保稅區(qū)提供的標準化表格，可以通過u盤向保稅區(qū)檔案中心拷貝。3、檔案中心提供的“建設工程檔案表格”既可用于城建檔案電子目錄的移交，同時又可以直接

11、打印由紙質卷內(nèi)目錄，組到相應案卷中。4、電子目錄移交前，應確保u盤已經(jīng)過病毒檢測和殺毒處理。檔案中心拒收含有病毒問題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件。六、建設工程檔案驗收重點建設單位在收集各單位工程檔案后，首先應該按照檔案整編有關要求進行自檢，自檢合格后將全部檔案移交檔案中心。檔案中心在對工程檔案進行驗收時，重點檢查以下方面；1、 工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整。2、 工程檔案內(nèi)容真實，準確地反映工程建設活動和工程實際狀況。3、 工程檔案以整理立卷，立卷符合整編的要求。4、 竣工圖變更修改符合要求。5、 文件形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。6、 文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托

12、裱等符合要求。七、工程項目檔案驗收規(guī)定（一）辦理時間：工程竣工驗收后15日內(nèi)。（二）辦理依據(jù)：天津市建設工程文件歸檔整理規(guī)范（三）提交材料：1 、建設項目全套工程檔案，包括建設單位、施工單位以及監(jiān)理單位整理的該項目工程檔案；（注：竣工驗收備案通知書待質檢站備案完畢后反饋檔案館。）2、天津建設工程檔案移交清冊、包括移交清冊封面、工程概況及檔案整編說明、建設工程檔案移交目錄、三張表單，要求裝訂整齊（一式兩份）。移交清冊封面建設單位移交人簽字，并加蓋建設單位公章。3、城建檔案分類目錄電子文件。4、天津建設工程檔案驗收表（一式兩份），用黑色碳素鋼筆填寫清楚，建設單位、監(jiān)理單位項目負責人簽字，并加蓋建設單位和監(jiān)理單位公章。（四）辦理程序：電話預約檔案報送檔案審核合格發(fā)證。（五）辦理條件：1、建設單位已辦理建設工程竣工