工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

1、*大橋主體工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為規(guī)范*大橋主體工程檔案資料管理工作，提高檔案管理水平,根據(jù)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求、公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法及國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理辦法等規(guī)定，制定本辦法。第二條*大橋主體工程的各參建單位均須按照本辦法的規(guī)定開(kāi)展工程檔案管理工作。第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)第三條*大橋管理局（以下簡(jiǎn)稱“管理局”）職責(zé)工程管理部為檔案管理的歸口管理部門(mén)，主要職責(zé)如下：（一）結(jié)合*大橋主體工程的特點(diǎn)，制訂工程檔案管理辦法，明確檔案管理目標(biāo)、管理職責(zé)和要求；（二）監(jiān)督各參建單位完善檔案管理體系的建設(shè)，包括建立健全各級(jí)檔案管理制度、落實(shí)專職檔

2、案管理人員等；（三）領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理中心開(kāi)展檔案管理工作；（四）對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和考核；（五）交（竣）工驗(yàn)收階段，監(jiān)督檔案管理中心做好交（竣）工資料的驗(yàn)收和交接工作。第四條檔案管理中心職責(zé)檔案管理中心是管理局委托具有相應(yīng)資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的機(jī)構(gòu)成立的負(fù)責(zé)檔案資料管理的專職機(jī)構(gòu)。該中心將負(fù)責(zé)管理局檔案資料的收集、整理、編制與歸檔工作，并在管理局的授權(quán)與監(jiān)督下對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行管理、監(jiān)督和考核。檔案管理中心由工程管理部歸口管理，其職責(zé)主要是：（一）對(duì)*大橋主體工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制訂港珠澳大橋主體工程檔案資料管理規(guī)劃、*大橋主體工程竣工文件編制辦法、*大橋主體工程檔

3、案工作制度、*大橋主體工程檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)等管理辦法和制度，并監(jiān)督落實(shí)；（二）推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，統(tǒng)一*大橋主體工程各種建設(shè)、監(jiān)理、施工管理用表及建檔標(biāo)準(zhǔn)；（三）審查各參建單位提交的檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則；（四）負(fù)責(zé)建設(shè)期管理局資料的收集、整理和建檔；（五）對(duì)各參建單位檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，督促各單位更換不合格的檔案管理人員；（六）工程實(shí)施過(guò)程，指導(dǎo)并監(jiān)督各參建單位的工程檔案管理工作，定期檢查、考核各參建單位的檔案管理情況，提出改進(jìn)檔案管理工作的意見(jiàn)和建議并督促整改、落實(shí)；（七）負(fù)責(zé)與檔案主管部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)；（八）工程交、竣工階段，督促并指導(dǎo)各參建單位完成工程交、竣工資料的整理

4、及歸檔工作；（九）組織對(duì)各參建單位竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；協(xié)助檔案管理部門(mén)進(jìn)行竣工檔案驗(yàn)收；驗(yàn)收合格后，組織檔案資料的移交；（十）完成管理局交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作。第五條監(jiān)理人職責(zé)（一）按照檔案管理中心的統(tǒng)一規(guī)劃和要求，建立檔案室，安排具有相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，對(duì)監(jiān)理檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；（二）制訂現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)的檔案管理辦法，制訂各種監(jiān)理管理表格，配合檔案管理中心開(kāi)展統(tǒng)一項(xiàng)目監(jiān)理管理用表的工作；（三）審核承包人提交的檔案管理辦法及施工管理表格，協(xié)助檔案管理中心開(kāi)展統(tǒng)一項(xiàng)目施工管理用表的工作；（四）工程實(shí)施過(guò)程，檢查并督促承包人及時(shí)做好施工資料的整理和建檔工作，確保施工檔案齊全、準(zhǔn)確，無(wú)虛假資

5、料，并審核簽認(rèn)承包人編制的竣工圖；（五）及時(shí)做好監(jiān)理資料的整理、歸檔工作，確保監(jiān)理檔案齊全、準(zhǔn)確，無(wú)虛假資料；（六）工程交、竣工階段，完成監(jiān)理人交、竣工資料的整理、歸檔工作；審核承包人的交、竣工資料；協(xié)助檔案管理中心組織交、竣工資料驗(yàn)收、移交工作。第六條承包人職責(zé)（一）按照檔案管理中心的統(tǒng)一規(guī)劃和要求，建立現(xiàn)場(chǎng)檔案室，安排有相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，對(duì)施工檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；（二）制訂承包人的檔案管理辦法，制訂各種施工管理用表，報(bào)監(jiān)理人、檔案管理中心審核，服從并配合檔案管理中心開(kāi)展統(tǒng)一項(xiàng)目施工管理用表的工作；（三）工程實(shí)施過(guò)程，在檔案管理中心和監(jiān)理人的監(jiān)督管理和指導(dǎo)下，及時(shí)收集、整理施工資料，做好

6、歸檔工作，確保施工資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范；（四）配合上級(jí)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)、檔案管理部門(mén)、檔案管理中心、監(jiān)理人對(duì)檔案的專項(xiàng)檢查工作，及時(shí)按檢查意見(jiàn)進(jìn)行整改，避免同類問(wèn)題重復(fù)出現(xiàn)；（五）及時(shí)繪制工程竣工圖，并報(bào)監(jiān)理審核簽認(rèn)；（六）負(fù)責(zé)施工文件電子文檔的錄入、編制、整理；（七）交、竣工驗(yàn)收階段，按時(shí)完成交、竣工資料的整理與歸檔工作，服從并配合監(jiān)理人、檔案管理中心及檔案管理部門(mén)開(kāi)展工程檔案及竣工資料的驗(yàn)收及移交工作。第七條設(shè)計(jì)人職責(zé)（一）做好項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段設(shè)計(jì)資料的收集、整理和歸檔工作；（二）做好施工服務(wù)期間設(shè)計(jì)變更往來(lái)文件、變更設(shè)計(jì)圖紙等資料的收集、整理、匯總和歸檔工作；（三）接受檔案管理中心的監(jiān)督和

7、檢查。第八條咨詢?nèi)寺氊?zé)負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目設(shè)計(jì)及施工咨詢階段咨詢資料的收集、整理和歸檔工作，接受檔案管理中心的監(jiān)督和檢查。第九條專題與科研承擔(dān)單位職責(zé)負(fù)責(zé)做好科研項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作，接受檔案管理中心的監(jiān)督和檢查。第三章檔案管理工作基本要求第十條檔案管理工作應(yīng)貫徹執(zhí)行國(guó)家及相關(guān)行業(yè)的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定和辦法等。第十一條檔案管理工作應(yīng)及時(shí)、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，具有系統(tǒng)性，工程檔案資料應(yīng)與工程建設(shè)同步生成、同步搜集、同步整理。第十二條檔案資料形成與積累過(guò)程中，各參建單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檢查、審核制度，每一份文件材料的形成與積累，應(yīng)有專人檢查、復(fù)核，確保檔案資料反映的工程質(zhì)量、數(shù)量與工程實(shí)際吻合。第十

8、三條各參建單位發(fā)文應(yīng)有系統(tǒng)的文件編號(hào)，規(guī)范的發(fā)文稿紙，擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)等手續(xù)必須完善、齊全；建立收發(fā)文電子臺(tái)帳，方便收發(fā)文件的整理與查詢。第十四條施工過(guò)程中施工、監(jiān)理、建設(shè)管理用表必須采用檔案管理中心統(tǒng)一下發(fā)的表格。第十五條所有的工程檔案資料必須采用不褪色的黑墨水書(shū)寫(xiě)或計(jì)算機(jī)打印，書(shū)寫(xiě)工整，字跡、線條清晰耐久，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅字筆、藍(lán)字筆、復(fù)寫(xiě)紙等易褪色書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)、簽批。第十六條各參建單位在收集整理時(shí)要把好工程檔案資料的質(zhì)量關(guān)，做好各種資料臺(tái)帳，紙質(zhì)文件與電子文件的同時(shí)收集與整理工作。第四章檔案的形成、積累第十七條設(shè)計(jì)文件的形成與積累變更設(shè)計(jì)全部完成后，設(shè)計(jì)人應(yīng)向管理局移交一份

9、由項(xiàng)目設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人簽署的設(shè)計(jì)變更文件目錄、圖紙勘誤表和變更設(shè)計(jì)圖紙。每張施工圖應(yīng)有圖號(hào)、圖名、設(shè)計(jì)人、復(fù)核人、審核人簽名；變更通知單要有題名、被修改圖號(hào)、變更通知單的編號(hào)，變更人，審核人簽名；變更通知單不允許跨專業(yè)編寫(xiě)。第十八條施工文件的形成與積累（一）施工文件應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地反映施工實(shí)際情況，各種簽認(rèn)手續(xù)要完備、不缺漏項(xiàng)。質(zhì)量保證資料內(nèi)容應(yīng)滿足公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)（JTGF80/12004、JTGF80/22004）和廣東省交通工程質(zhì)量監(jiān)督站公路工程施工技術(shù)資料編制內(nèi)容和要求及*大橋施工及質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等的規(guī)定；（二）各承包人按監(jiān)理人審批的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分單元進(jìn)行資料生成和收集整

10、理工作；（三）承包人與管理局、監(jiān)理人、上級(jí)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)等單位的來(lái)往文件應(yīng)分類歸檔實(shí)行統(tǒng)一的編號(hào)管理。第十九條監(jiān)理文件的形成與積累（一）監(jiān)理依據(jù)性文件材料，如監(jiān)理規(guī)劃或大綱、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，在批準(zhǔn)實(shí)施后及時(shí)收集整理；（二）施工過(guò)程中發(fā)出的監(jiān)理工作文件，如項(xiàng)目開(kāi)工令、停（復(fù)）工令、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知等，應(yīng)分類歸檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理；（三）監(jiān)理人與管理局、承包人、上級(jí)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)等單位的來(lái)往文件應(yīng)分類歸檔實(shí)行統(tǒng)一的編號(hào)管理；（四）監(jiān)理質(zhì)量管理文件的積累可參照施工文件的積累辦法進(jìn)行；（五）監(jiān)理質(zhì)量評(píng)定資料必須與施工現(xiàn)場(chǎng)同步，與施工過(guò)程控制一致，真實(shí)、客觀反映工程實(shí)體質(zhì)量。相

11、關(guān)資料按照項(xiàng)目單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程的劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集與歸檔。第二十條管理局文件的收集與積累（一）管理局各部門(mén)應(yīng)指定或配備專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的管理和交、竣工文件的收集、歸檔工作。凡是反映與本建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要活動(dòng)、大事記、具有參考利用價(jià)值的各種載體文件等，都應(yīng)收集齊全，納入本項(xiàng)目檔案編制范疇；（二）項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、項(xiàng)目管理文件等依據(jù)性文件，以及竣工驗(yàn)收文件、征地拆遷資料、建設(shè)項(xiàng)目承發(fā)包合同與協(xié)議文件、竣工決算等文件，應(yīng)由專人保管。第五章檔案的檢查與驗(yàn)收第二十一條中間交工資料的檢查承包人已完工工程申請(qǐng)中間交工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)整理和編制好中間交工

12、資料。中間交工資料檢查由總監(jiān)辦主持，檔案管理中心定期、不定期進(jìn)行抽檢。中間交工資料達(dá)不到規(guī)定要求的，不得進(jìn)行中間交工驗(yàn)收。第二十二條分項(xiàng)工程完工資料的檢查承包人已完分項(xiàng)工程中請(qǐng)完工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)整理和編制好完工資料。完工資料檢查由總監(jiān)辦、檔案管理中心共同主持開(kāi)展，完工資料達(dá)不到規(guī)定要求的，不得進(jìn)行分項(xiàng)工程完工驗(yàn)收。第二十三條交工驗(yàn)收資料的檢驗(yàn)（一）交工驗(yàn)收前，承包人、監(jiān)理人應(yīng)將自檢合格的交工文件資料（承包人的交工驗(yàn)收資料應(yīng)經(jīng)監(jiān)理工程師審查確認(rèn)），連同資料清單、文件材料卷內(nèi)目錄軟盤(pán)、部分缺漏資料整理與編制計(jì)劃及書(shū)面保證等，按照規(guī)定的時(shí)間向檔案管理中心提出預(yù)審申請(qǐng)，檔案管理中心收到申請(qǐng)7天內(nèi)，開(kāi)展預(yù)審工作；（二）預(yù)審不通過(guò)，編制單位應(yīng)無(wú)條件地按整改意見(jiàn)進(jìn)行補(bǔ)充完善，直至達(dá)到國(guó)家及相關(guān)行業(yè)規(guī)定的工程竣工檔案驗(yàn)收要求為止。第二十四條竣工文件材料的驗(yàn)收和移交（一）工程全部竣工后，各參建單位應(yīng)根據(jù)交工驗(yàn)收主管部門(mén)的意見(jiàn)，修改完善竣工資料，自評(píng)合格后，方可書(shū)面報(bào)請(qǐng)檔案管理中心進(jìn)行竣工文件預(yù)驗(yàn)收；（二）預(yù)驗(yàn)收不通過(guò)，編制單位應(yīng)無(wú)條件地按整改意見(jiàn)進(jìn)行補(bǔ)充完善，直至達(dá)到國(guó)家及相關(guān)行業(yè)規(guī)定的工程竣工檔案驗(yàn)收要求