工程類招標項目檔案管理措施和方法

1、工程類招標項目檔案管理措施和方法建設工程檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。約克老師將工程類招標項目檔案管理措施和方法整理如下：（一）項目檔案管理措施和方法不斷完善相關制度，規(guī)范招標投標市場，加大監(jiān)管、懲罰力度，主要有以下幾方面：加大建設工程招標投標制推行力度，擴大招標范圍，增強各參建人員的法律意識。進一步建立和健全法律結構體系，并采取強有力措施使這些法律法規(guī)得到切實的貫徹執(zhí)行，加大招標投標活動的監(jiān)督管理，堅持不懈地檢查監(jiān)督，利用網絡和通訊建立舉報制度，對違法亂紀行為給予狠狠打擊。逐步與國際通行做法接軌。培植社會機構，減少審批環(huán)節(jié)，改進評標定標、推行招標范本、加大市場調節(jié)，

2、強化監(jiān)督與服務等，使建筑市場交易行為走向規(guī)范化，盡快與國際招標投標接軌。要立足抓好工程質量，最大限度的提高投資效益，必須在招標投標階段的具體細節(jié)上下足功夫。要重視標底的確定。首先要合理劃分工程標段，根據工程結構特點、投資額、工種、時間等，保持工法與空間上的延續(xù)性和一致性。其次,要理解最低中標價的含義，注意合理低標價中標原則。在建筑市場上，各施工單位在隊伍素質、管理水平、施工工藝、組織方案及工效等方面存在著很大差異，對于同一個工程項目，建造成本不一樣，其報價的離散性也很大，所以不能太看重報價，標底目前還是依據預算定額編制的，也不能完全反映市場實際。因此，應淡化標底，在評標過程中，只要報價合理，施

3、工方案合理，資信、資質、管理水平等方面滿足要求，不要輕易否決。事先做好對潛在投標人的研究。企業(yè)在招標工作開始前,應對潛在投標人的投標策略、報價技巧有所掌握，這些對于招標程序、評標定標方案的制定具有很高的價值，也是防范違規(guī)投標的一項重要工作。制定企業(yè)招標示范文本。就像合同范本一樣，編制示范文本，在范本中對標段的劃分、工程施工的主要難點、工期、質量要求及投資計價方式、工程保險責任界面劃分等等情況描述清楚。以文字和圖紙的形式對上述情況加以闡述規(guī)定，以便投標人明確其權利、責任和義務范圍，制訂合理的競標策略，做出適當的承諾，也有利于招標單位招標文件的完整性。在具體的內容上進行專項說明，包括碰到什么樣的問

4、題要用什么樣的程序解決，都在合同里面可以找得到，所有要做事情已有預見和計劃，工程開始有序推進。這樣不容易引起合同糾紛。投標報價的方式就實行量價分離。既減少了招、投標雙方的工作量，又使價格更加貼近市場，在工程實施過程中的計量計價、變更、索賠等都很方便快捷。也有利于工程的最終審計。在招投標實施過程中，要加強內部監(jiān)督，從嚴治理管理者的違規(guī)行為。包括評標場所的監(jiān)控，專家評委的抽選，招標代理的選擇，建設單位負責項目人員，相關行政部門等工作的規(guī)范與管理。（二）建設工程檔案對于工程建設的重要性建設工程檔案是工程的重要組成部分建設工程檔案是在工程項目立項審批階段就已經產生的，它伴隨著工程的實施而逐漸增多完善，

5、因此建設工程檔案與工程是密不可分的，我們在工程開展之初就應當做好工程檔案的管理工作，類似于施工材料的相關信息，在材料進場前要詳細記錄好材料的出廠合格證明，材料的抽查檢測記錄，確保材料符合質量要求，在材料使用過程中，用量、配比等也是很重要的數據，貫穿于工程建設的全程，這些都是工程建設的重要參考和依據，對工程順利竣工有著十分關鍵推動作用。建設工程檔案是工程質量的真實反映隨著科學技術的發(fā)展，對工程質量的要求審核手段也是越來越規(guī)范化、科學化，并且對質量的要求也是越來越高，在當前建設工程推行精細化管理的環(huán)境下，對于項目工程質量的評定更是推出了一系列的評價體系，并在不斷的完善，我們的評價體系不再像以往一樣

6、憑經驗憑主觀意識來判斷，而是形成了以圖紙、數據為準的體系標準，對于工程的施工以及竣工審核也不是只去現場走走看看就可以過關，而是要形成完整的檔案資料作為依據，將指標量化進行分析，對建設工程的質量進行綜合的評價。從某種意義上講，建設工程檔案能夠真實、直接的反映出工程的實際質量，并且我們在評價工程時必須以工程檔案為主要評定依據。建設工程檔案管理是保證工程質量的重要手段一個項目從立項之初就需要對相關資料進行整理和歸納，而這個工作會貫穿項目建設的全過程，立項、審核、報價、設計、各項支出、施工流程、所用設備、材料、施工環(huán)境等一切關于工程建設的各種形式的資料都需要詳細文件記錄在案，并且這也是項目管理單位對施

7、工單位明確的一項管理責任，必須要做好工程檔案的管理工作，提高責任意識;要求工程檔案管理要有專人負責，跟蹤管理，項目管理單位定期對檔案工作進行指導和完善：在項目工程竣工后盡快進行檔案的預驗收工作，確保檔案質量符合要求后進行竣工驗收，待確定檔案資料合格后將其上交檔案管理部門。做好檔案管理工作對于工程中可能發(fā)生的隱性失誤、疏漏能夠起到查漏補缺的作用，及時發(fā)現問題解決問題，以避免工程出現不可挽回的差錯，造成糾紛，也能夠有效預防工程事故的發(fā)生，消除質量隱患。（三）建設工程檔案信息化管理的措施1、加強基礎設施建設電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判

8、斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。2、檔案信息資源建設(1)檔案的電子化所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質

9、對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。(2)加強檔案目錄數據庫建設。我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。3、檔案信息化人才的培養(yǎng)從目前看，許多建設工程檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就