歸檔文件規(guī)范

1、歸檔文件整理規(guī)范(DB36/T3802016)1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于江西省各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理。其他門(mén)類(lèi)檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T13-1994檔號(hào)編制規(guī)則DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T2

2、5-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T38-2008電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。1.1歸檔文件archivaldocument(s)立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。1.2件item歸檔文件的整理單位。1.3整理arrangement將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。1.4檔號(hào)archivalcode在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼，以

3、體現(xiàn)歸檔文件的類(lèi)別和排列順序。4 整理原則4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5 一般要求5.1 組件（件的組織）件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)

4、等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）分開(kāi)獨(dú)立成件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。5.2 分類(lèi)立檔單位應(yīng)按歸檔文件的某些特征對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的一致性和穩(wěn)

5、定性。歸檔文件一般采用年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）一保管期限分類(lèi)法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)。立檔單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較健全，職責(zé)分工比較明確的，采用年度一機(jī)構(gòu)一保管期限分類(lèi)法；內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較簡(jiǎn)單或職能交叉不便于按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，采用年度一問(wèn)題一保管期限分類(lèi)法；規(guī)模較小，年度形成歸檔文件數(shù)量少的或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，可以采取年度一保管期限分類(lèi)法進(jìn)行兩級(jí)分類(lèi)。a）按年度分類(lèi)將文件按其形成年度分類(lèi)?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成

6、年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。b）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（或按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題）分類(lèi)。同一全宗，機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，涉及多部門(mén)形成的歸檔文件，歸入單位承辦部門(mén)或綜合部門(mén)。采用問(wèn)題分類(lèi)的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。c）按保管期限分類(lèi)將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。依據(jù)本單位制定的檔案保管期限表，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。5.3 排列歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、

7、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件可集中排列。5.4 編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-保管期PM代碼-件號(hào)。檔案門(mén)類(lèi)代碼與年度之間用隔開(kāi)，其他代碼之間用“-”連接。如“Z109-WS2011-BGS-Y-0001”、“Z109-WS。2011-01-Y-0001”。檔號(hào)按照以下要求編制：a）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T13-1994編制。b）檔案門(mén)類(lèi)代碼年度：歸檔文件案門(mén)類(lèi)代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母"WS標(biāo)

8、識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。c）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼一般采用3位漢語(yǔ)拼音字母或2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS或“01”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。行業(yè)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。d）保管期限代碼：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10'標(biāo)識(shí)。e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，文件首頁(yè)無(wú)法加蓋歸檔章的

9、要另附空白紙，填寫(xiě)文件題名后加蓋歸檔章。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）可以作為選才I項(xiàng)，見(jiàn)附錄A圖A1。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按照5.4.3編制，件號(hào)、頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限宜使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）宜使用“辦公室”等機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)，見(jiàn)附錄A圖A2。5.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、便于檢索。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任

10、者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。a）序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。一個(gè)年度一個(gè)保管期限的歸檔文件編制一個(gè)序號(hào)。b）檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。多機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，責(zé)任者3個(gè)（含）以下如實(shí)著錄，3個(gè)以上可只著錄前3個(gè)，后加“等”，責(zé)任者之間用“，”隔開(kāi)，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄。e）題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有題名、題名不規(guī)范，或者題名不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)自擬題名，題名字?jǐn)?shù)一般不得超過(guò)50個(gè)字，其中每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)占半個(gè)字符，自擬題名外加方括號(hào)“”。f）日期：文

11、件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。g）密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。h）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。i）備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置，見(jiàn)附錄B圖B1。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印按年度裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面，見(jiàn)附錄B圖B2。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、年度，其中全宗名稱(chēng)即立檔單位名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。歸檔文件目錄應(yīng)編制索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、機(jī)構(gòu)

12、（問(wèn)題）代碼、起止件號(hào)、所在頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)，見(jiàn)附錄B圖B3。6紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架6.1 修整歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以托裱、修復(fù)；字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制,復(fù)制件附于原件后一并歸檔。歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。幅面大于A4的歸檔文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。6.2 裝訂歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后平整，有利于保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身的影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

13、應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，采取直角裝訂，見(jiàn)附錄C圖C1、圖02,文件較厚的，采取“三孔一線(xiàn)”裝訂。永久保管的歸檔文件，采取不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套等不能將歸檔文件完全固定的方法裝訂。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸

14、檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。6.3 編頁(yè)紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以不重編頁(yè)碼。6.4 裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面及盒脊等項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。檔案盒的外形尺寸為310mnX220mm（長(zhǎng)X寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm30mm40mm50mm等，

15、見(jiàn)附錄D圖D1。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)，見(jiàn)附錄D圖D2。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按檔案館進(jìn)館要求編制。檔案盒應(yīng)采用337克以上無(wú)酸牛皮紙制作。6.5 歸檔文件整理說(shuō)明歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫(xiě)“年度歸檔文件整理說(shuō)明"，見(jiàn)附錄E圖E1。主要說(shuō)明分類(lèi)方案、年度歸檔文件的總數(shù)量、不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，該年度歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，并填寫(xiě)歸檔文件的整理人、檢查人和日期。

16、“年度歸檔文件整理說(shuō)明”一式兩份，填寫(xiě)完畢后分別放入歸檔文件目錄后和全宗卷中。整理人負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期歸檔文件整理、檢查的日期。6.6 排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。歸檔文件按年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）一保管期限分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。7歸檔電子文件的整理要求7.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本規(guī)則“5一般要求”的規(guī)定。7.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參

17、照數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2014年）、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)7.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合數(shù)字檔案室建設(shè)指南（的應(yīng)用系統(tǒng)。附錄B（規(guī)范性附錄）附錄CB檔章式樣及示例451515r“41全宗號(hào)年度件號(hào)8L*機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限頁(yè)數(shù)1F標(biāo)有“*”號(hào)的為選擇項(xiàng)，下同。圖A1歸檔章式樣（單位：mn）全宗號(hào)年度件號(hào)Z10920111機(jī)構(gòu)保管期限頁(yè)數(shù)辦公室永久45圖A2歸檔章示例BB附錄E（資料性附錄）附錄F歸檔文件目錄式樣保管期限:廳P6#文號(hào)責(zé)任者題名日期密級(jí)頁(yè)數(shù)備注圖B1歸檔文件目錄式樣297歸檔文件目錄全宗號(hào)全宗名稱(chēng)年度圖B2歸