第一章信息與企業(yè)管理

1、第三章 文字處理軟件一、 Word 2003的文檔排版和打印、表格繪制等主要功能的使用方法( 重點(diǎn)掌握 )1字符的修飾 字符格式包括字體、字號(hào)、字形、字符間距、顏色以及各種修飾效果等，對(duì)一個(gè) 文檔的不同內(nèi)容使用不同的格式，可以使文檔的層次分明，結(jié)構(gòu)清晰，讓讀讀者一目 了然，抓住重點(diǎn)。在 Word 2003 中，默認(rèn)的字符格式是正文文字、宋體、五號(hào)字。(1) 字體 是字符和符號(hào)具有的共同外形效果。在設(shè)置字體之前，先要選中要改變字體的文 字，在“格式”工具欄的“字體”下拉列表框中選擇一種字體。當(dāng)選中的文本同時(shí)包 括中文和英文時(shí)，如果全部設(shè)置為中文時(shí)，英文字母和符號(hào)顯示的是中文字體中的英 文顯示，而

2、不會(huì)達(dá)到預(yù)期效果，這時(shí)，可以通過菜單格式 - 字體命令分別設(shè)置中 文字體和英文字體。(2) 字號(hào) 指文字的大小，使用不同的字號(hào)，可以將不同層次的文本清晰地區(qū)分開，用戶可 以在“格式”工具欄的“字號(hào)”下拉列表框中選擇一種字號(hào)。(3) 字形 指字符的附加屬性，包括常規(guī)、加粗、傾斜、下畫線，這些字形能在相同字體、 字形的段落中突出顯示特定的詞句。(4) 其他設(shè)置從菜單欄格式 - 字體菜單項(xiàng)可以對(duì)字符格式進(jìn)行更加細(xì)致的設(shè)計(jì)。 2段落排版(1) 段落格式 段落是文字、圖形和公式等對(duì)象的集合，是一篇文檔的骨架。頁面邊距是決定頁 面中文本到頁面邊緣的距離，段落的縮進(jìn)和對(duì)齊方式?jīng)Q定的段落如何適當(dāng)應(yīng)頁邊距， 調(diào)

3、整段落格式還可以改變行間距、段落間距等。段落對(duì)齊包括左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊方式、使用適當(dāng)?shù)膶?duì) 齊方式可以使文檔更加美觀。段落對(duì)齊可以使文檔中的段落層次分明，突出段落的特點(diǎn)，在 Word中，段落縮進(jìn) 有四種方式，即首行縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)，首行縮進(jìn)指一段文字第一行 的開始位置，左縮進(jìn)指段落左邊的開始位置，右縮進(jìn)指段落右邊的結(jié)束位置，懸掛縮 進(jìn)指段落中除第一行以外的其他行左邊的開始位置。行間距和段落間距 行間距是段落中行與行之間的距離，適當(dāng)?shù)男虚g距可以容納行中最大的字符和圖 形，Word默認(rèn)值是單倍行間距，段落間距是相鄰段落之間的距離，Word默認(rèn)值是0行。分欄和首字下

4、沉 分欄是報(bào)刊、雜志等出版物中常見的頁面布局手法，當(dāng)頁面比較寬時(shí)，分欄使在 讀者閱讀時(shí)更加方便，而不會(huì)出現(xiàn)讀錯(cuò)行現(xiàn)象，而且使頁面更加靈活美觀。首字下沉是將文檔中某一段落的第一個(gè)字突出顯示。這樣可以吸引讀者的注意 力，通常也是報(bào)刊、雜志等出版物中出現(xiàn)。項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)可以使文檔結(jié)構(gòu)清晰、層次分明，使相關(guān)內(nèi)容醒目，使讀者易于 閱讀。3頁面排版頁面設(shè)置 在建立新文檔時(shí)，除了要對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行編排、調(diào)整這外，還要進(jìn)行一定的頁面 設(shè)置操作，特別是在文檔要打印出來的文檔。頁面設(shè)置主要包括頁邊距的設(shè)置、紙張 的設(shè)置、頁面方向的設(shè)置、打印版式的設(shè)置頁碼、頁眉和頁腳 為了便于用戶閱讀和快速查找，通常

5、要在長文檔中加上頁眉、頁腳和頁碼。頁碼 就是每篇文檔的編號(hào)，頁眉在文檔的最上端，頁腳在文檔的最下端，頁眉和頁腳中包 含要在每頁的頂部和底部重復(fù)顯示的信息。邊框和底紋 邊框和底紋也可以起到美化文檔的作用，使文檔更加立體，層次感更強(qiáng)，使文檔 內(nèi)容更加清晰。4生成索引和目錄 目錄是一篇文章標(biāo)題及其頁碼的列表，利用目錄可以快速找到文檔中所需閱讀的 位置。插入目錄的前提條件是應(yīng)用 Word預(yù)定義的標(biāo)題樣式，這樣 Word能自動(dòng)識(shí)別各 級(jí)標(biāo)題，根據(jù)標(biāo)題的級(jí)別和對(duì)應(yīng)的頁碼提取出目錄，選擇菜單欄格式 樣式和格式命 令，彈出“樣式和格式”任務(wù)窗格，在任務(wù)窗格中選擇所需要的標(biāo)題，這是在文檔編 寫前列出提綱的操作。

6、5中文版式中文版式是 Word 2003推出的專門為中文使用者設(shè)計(jì)的方便編輯文檔的功能，其 中包括拼音指南、帶圈字符、縱橫混排、合并字符和雙行合一的功能。拼音指南在閱讀文章時(shí)，如果遇到不清楚某些漢字的拼音時(shí)，可以使用拼音指南來得到其 拼音，同時(shí)可以在這些漢字上添注拼音。先選定需要拼音指南的漢字，然后選擇菜單欄中的格式 中文版式 拼音指南命 令，彈出“拼音指南”對(duì)話框。帶圈字符有些時(shí)候?yàn)榱藦?qiáng)調(diào)某些字符或美化文檔，可以使用 Word 2003中提供的“帶圈字 符”功能。先選定需要帶圈字符的文字，然后選擇菜單欄中的格式 中文版式 帶圈字符命 令，彈出帶圈字符?？v橫混排 在文檔排版時(shí)，有時(shí)需要對(duì)文字時(shí)

7、行縱向排列，這與豎排文檔不同，是直接將橫 向字符向右旋轉(zhuǎn) 90 度。先選定需要縱橫混排的文字，然后選擇菜單欄中的格式 中文版式 縱橫混排命 令，彈出縱橫混排對(duì)話框。合并字符 合并字符功能可以將多個(gè)字符以兩行的形式顯示在文檔中，達(dá)到特殊的外觀效 果。先選定需要合并字符的文字。然后選擇菜單欄中的格式 中文版式 合并字符命 令，彈出“合并字符”對(duì)話框。雙行合一 雙行合一是將一行文字拆分為兩行并且在一行表示。雖然與合并字符功能很像， 但是合并字符合并成一個(gè)整體，最多容納 6 個(gè)字符，而雙行合一是一行的空間中顯示 兩行文字，而且沒有字符數(shù)限制。先選定需要雙行合一的文字，選擇菜單欄中的格式 中文版式 雙行

8、合一命令， 彈出“雙行合一”對(duì)話框。6格式復(fù)制 在文檔編輯過程中，為了減少設(shè)置字符或段落格式的重復(fù)操作，這時(shí)我們可以使 用“格式復(fù)制”功能，可以利用 word 提供的格式刷工具，將已有的格式復(fù)制到其字符 或段落中，方便用戶操作。二、 Word 2003高效排版的使用技巧 （一般掌握 ）1樣式應(yīng)用在Word中提供了“樣式”工具樣式是一組格式設(shè)置命令的組合，通過樣式應(yīng)用， 可以很方便將一組格式應(yīng)用在文檔中，而不必時(shí)進(jìn)行字體、字號(hào)、縮進(jìn)等獨(dú)立的格式 操作。Word 2003 提供了四種樣式：字符樣式：設(shè)置選定文字的字符格式，如字體、字號(hào)、字形等。段落樣式：設(shè)置選定段落的段落格式，如對(duì)齊、縮進(jìn)、間距等

9、，也可以包括字 符的格式表格樣式：設(shè)置表格的邊框、陰影、對(duì)齊方式、字體等。 列表樣式：設(shè)置列表應(yīng)用的對(duì)齊方式、編號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)、字體等。2模板應(yīng)用 樣式應(yīng)用可以對(duì)文檔中的一部分進(jìn)行格式化，而模板則可以在文檔編輯之前對(duì)整 個(gè)文檔進(jìn)行格式化，這樣可以在簡化文檔編輯的復(fù)雜程度，使大量具有相同格式設(shè)置 或內(nèi)容的文檔能夠快速完成，提高工作效率。3文檔打印打印預(yù)覽在正式打印之前，用戶應(yīng)該對(duì)打印效果預(yù)覽一下并調(diào)整不足之處，以免造成不可 挽回的錯(cuò)誤，這樣可以大節(jié)省時(shí)間和打印成本。同時(shí)，在編輯文檔的時(shí)候可以通過進(jìn) 入打印預(yù)覽視圖，查看版面情況以便及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。三、其他常用的文字處理軟件 （ 了解 ） 目前文字處理

10、軟件已廣泛地被用于各個(gè)領(lǐng)域的事務(wù)處理中，成為辦公自動(dòng)化的重 要手段，常用的文字處理軟件有：Word金山文字處理軟件 （WPS）UltraEdit-32第四章 電子表格處理軟件一、 Excel 2003 中工作簿的創(chuàng)建、編輯 （ 重點(diǎn)掌握 ） 1創(chuàng)建新的工作簿啟動(dòng) Excel 時(shí)，會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)工作簿。在編輯的過程中，有以下幾中方法創(chuàng)建 新的工作簿：使用菜單。選擇菜單中的文件 新建命令 單擊常用工具欄中的“新建”按鈕即可新建一下工作簿 使用快捷鍵 Ctrl+N 組合鍵。2數(shù)據(jù)的編輯在工作表中輸入數(shù)值默認(rèn)格式在單元格中默認(rèn)右對(duì)齊；數(shù)值格式默認(rèn)常規(guī)，其數(shù)字長度為 11 位，超過單元格目 前寬度時(shí)，自

11、動(dòng)以科學(xué)記數(shù)形式表示或用“ #”號(hào)填滿單元格表示寬度不夠，但實(shí)際 輸入的數(shù)字仍然存在輸入正數(shù)數(shù)字前有或沒有加號(hào)都可以輸入負(fù)數(shù)數(shù)字前加負(fù)號(hào)或?qū)?shù)字置于括號(hào)內(nèi)輸入分?jǐn)?shù)先鍵入一個(gè)數(shù)字 0 和一個(gè)空格，再鍵入分?jǐn)?shù) 輸入有分節(jié)符的數(shù)字可以在輸入數(shù)中帶有逗號(hào)作為數(shù)字分節(jié)符輸入貨幣允許輸入人民幣和美元符號(hào)輸入百分?jǐn)?shù)輸入的數(shù)字以百分號(hào)結(jié)束，該單元格將采用百分號(hào)格式 輸入科學(xué)計(jì)數(shù)法表示的數(shù)允許用科學(xué)記數(shù)法表示數(shù)，用 E或e代表10的指數(shù)；當(dāng)輸入的數(shù)字位數(shù)超過單元 格寬度時(shí)，用科學(xué)記數(shù)法表示。輸入日期和時(shí)間 可以用多種輸入一個(gè)日期，但顯示格式取決于單元格所設(shè)定的日期格式 在工作表中輸入文本默認(rèn)格式 單元格中已輸入

12、的文本內(nèi)容自動(dòng)沿單元格左側(cè)對(duì)齊，一個(gè)單元格中最多可輸入 32000 個(gè)字符輸入數(shù)字型的文本 把數(shù)字作為文本看待，輸入時(shí)應(yīng)在前面加上單引號(hào)或者先輸入等號(hào)，然后在數(shù)字 前后各加上雙撇號(hào)輸入硬回車在單元格中按 Alt + Enter 輸入硬回車在工作表中輸入特殊字符 可以通過軟鍵盤來進(jìn)行 13種特殊字符的輸入 二、Excel 2003中運(yùn)用公式和函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的使用方法（重點(diǎn)掌握）公式公式是由一串?dāng)?shù)值、單元格、函數(shù)及運(yùn)算符等組成的表達(dá)式，公式以等號(hào)開始， 即“=運(yùn)算數(shù)和運(yùn)算符的組合”，其中運(yùn)算數(shù)可以是常數(shù)、單元格引用、單元格和工 作表函數(shù)等?？梢酝ㄟ^公式復(fù)制的方法來完成公式的輸入，若公式對(duì)單元

13、格的引用為“相對(duì)引 用”，在進(jìn)行公式復(fù)制的時(shí)候， Excel 會(huì)自動(dòng)進(jìn)行引用的換位。函數(shù)與公式有些相似，都可以用于計(jì)算。函數(shù)是系統(tǒng)預(yù)設(shè)好的公式。 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析? 數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單是一種特殊的工作表，它包含了有關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行。當(dāng)我 們對(duì)工作的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、分類匯總等操作時(shí)，把數(shù)據(jù)清單看作一下數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)清 單中的行被當(dāng)成數(shù)據(jù)庫中的記錄。數(shù)據(jù)清單中的列被看作對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫字段。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單時(shí)首先完成數(shù)據(jù)清單的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，然后在工作表中建立數(shù)據(jù)清 單。具體步驟為：? 在工作表中依次輸入各個(gè)字段? 在輸入的各個(gè)字段中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，可以直接輸入，也可以通過數(shù)據(jù) 記 錄單命令進(jìn)行錄入，使用該

14、命令時(shí)，會(huì)彈出數(shù)據(jù)清單對(duì)應(yīng)的記錄單，單擊新 建按鈕，出現(xiàn)空白的字段，在相應(yīng)的字段中輸入新的數(shù)據(jù)，完成數(shù)據(jù)鍵入 后，按 Enter 鍵，繼續(xù)添加記錄? 添加完所有記錄內(nèi)容，單擊關(guān)閉按鈕，結(jié)束數(shù)據(jù)輸入。? 記錄篩選和排序篩選是查找和處理數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。 Excel 2003 提供了兩種篩選 清單的命令：自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。使用自動(dòng)篩選器是篩選數(shù)據(jù)列表中極其簡便的方 法，而使用高級(jí)篩選器則可規(guī)定很復(fù)雜的篩選條件。自動(dòng)篩選 操作的步驟為： 單擊數(shù)據(jù)列表中的任意一個(gè)單元格 選擇數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選命令，此時(shí)在每個(gè)字段名的右邊都會(huì)有一個(gè)下拉箭 頭。單擊顯示器右邊的下拉箭頭，出現(xiàn)一個(gè)列表 如果要進(jìn)

15、行單一篩選，請(qǐng)對(duì)照教材 P150 頁的操作 高級(jí)篩選 使用高級(jí)篩選可以對(duì)工作表和數(shù)據(jù)清單進(jìn)行更復(fù)雜的篩選操作。要進(jìn)行高級(jí)篩 選，必須首先建立一個(gè)條件區(qū)域，條件區(qū)域用來指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。在 條件區(qū)域的首行中包含作為篩選條件的字段名，條件區(qū)域的字段名下面必須有一下空 行，用來輸入篩選條件，此外，建立的條件區(qū)域要與數(shù)據(jù)區(qū)域之間空出至少一行的距 離，確保二者是分開的。在建立好條件區(qū)域之后，在數(shù)據(jù)清單上單擊任意單元格，選擇數(shù)據(jù) 篩選 高級(jí) 篩選命令，此時(shí)彈出“高級(jí)篩選”對(duì)話框。記錄排序 所謂排序即按照指定的順序重新排列工作表的行。排序的方法如下：(1) 按一列排序。(2) 按多列排序三、Ex

16、cel 2003中的內(nèi)置函數(shù)(一般掌握)Excel 2003提供了幾百個(gè)內(nèi)置函數(shù)，一共有9類，其名稱和功能如下表所示:分類功能簡介數(shù)據(jù)庫函數(shù)分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件日期與時(shí)間函數(shù)在公式中分析、處理日期和時(shí)間值信息函數(shù)確定存儲(chǔ)在單元格中數(shù)據(jù)的類型財(cái)務(wù)函數(shù)進(jìn)行一般的財(cái)務(wù)計(jì)算邏輯函數(shù)進(jìn)行邏輯判斷或者復(fù)合檢查統(tǒng)計(jì)函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析查找和引用函數(shù)在數(shù)據(jù)清單中查找特定數(shù)據(jù)或者查找一個(gè)單元格引用文本函數(shù)在公式中處理字符串?dāng)?shù)學(xué)和三角函數(shù):進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算第五章辦公自動(dòng)化NOTES勺系統(tǒng)管理和安全管理機(jī)制Notes是一個(gè)集通信處理、文檔存儲(chǔ)和豐富的應(yīng)用開發(fā)環(huán)境于一體的軟件，支持 在各種不同的計(jì)算

17、平臺(tái)和包括In ternet在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)之間共享各種類型的數(shù)據(jù)。NOTES勺系統(tǒng)管理用戶管理用戶是NOTE系統(tǒng)日常管理的重要組成部分，主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：用 戶注冊(cè)管理、系統(tǒng)訪問權(quán)限管理、系統(tǒng)資源管理、用戶移動(dòng)管理和用戶注銷管理。群組管理用戶組是一些用戶的集合。將經(jīng)常使用并具有相同特征的用戶定義為一個(gè)用戶 組，可為管理授權(quán)和發(fā)送郵件提供方便。服務(wù)器管理每個(gè)網(wǎng)絡(luò)載的拒絕訪問群組必須出現(xiàn)在該域內(nèi)的任何一個(gè)服務(wù)器文檔的“不可訪 問服務(wù)器”字段中，這樣就可以保證只有授權(quán)的用戶才可以訪問服務(wù)器。服務(wù)器管理員的名字全稱必須放在本地管理員組中，本地管理員級(jí)組名必須出現(xiàn) 在服務(wù)器文檔的“管理員”字段

18、中，以使本地管理員可以進(jìn)行日常管理操作。此外，管理員可以根據(jù)不同地點(diǎn)的不同需要，對(duì)每一個(gè)服務(wù)器分別設(shè)置執(zhí)行控制 表(ECL)。工作站管理工作站是訪問服務(wù)器的主要途徑，工作站的安全同樣不能忽視。公共通信錄管理公共通信錄是NOTE系統(tǒng)中的核心數(shù)據(jù)庫。其中記錄了整個(gè)域內(nèi)所有用戶信息， 服務(wù)器信息、服務(wù)器的配置信息、服務(wù)器之間的連接關(guān)系、NOTE域和命名網(wǎng)絡(luò)信息、群組信息、場所信息、驗(yàn)證信息、程序、資源等。ID 文件的管理NOTESS統(tǒng)的訪問和安全控制都與ID文件密切聯(lián)系，因此，對(duì)各類標(biāo)識(shí)符文件必須嚴(yán)格管理。主要以下幾種標(biāo)識(shí)符文件：驗(yàn)證者 ID 文件的管理服務(wù)器 ID 文件的管理用戶 ID 文件的管理NOTE安全性 安全性對(duì)于群件系統(tǒng)的是至關(guān)重要的，沒有安全保障的系統(tǒng)是潛在的威脅，完全 不可取。安全性通常包含服