會(huì)議溝通技巧

1、會(huì)議溝通技巧【本講要點(diǎn)】會(huì)議的安排會(huì)議的主持靈活地應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境導(dǎo)言在我們的工作過(guò)程中，會(huì)議可以說(shuō)是一項(xiàng)最經(jīng)常的工作。一項(xiàng)調(diào)查表明：大多數(shù)商務(wù)人士有三分之一的時(shí)間是用于開(kāi)會(huì)，有三分之一的時(shí)間是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的會(huì)議邀請(qǐng)，萬(wàn)科的總裁王石曾經(jīng)說(shuō)過(guò)一句很形象的話(huà)，他說(shuō)：“我如果不是在開(kāi)會(huì)，就是在去往下一個(gè)會(huì)議的路上?！彪m然大家都很了解會(huì)議所帶來(lái)的資源、人力、物力的巨大耗費(fèi)，但人們也不得不承認(rèn)，會(huì)議是一種很有效的溝通手段，因?yàn)槊鎸?duì)面的交流可以傳遞更多的信息，尤其是很多需要各部門(mén)協(xié)作的工作，就更是需要會(huì)議的紐帶來(lái)協(xié)助運(yùn)作。【自檢】你在會(huì)議溝通活動(dòng)中是否具有以下行為要點(diǎn)？你的會(huì)議溝通表現(xiàn)是，否

2、X1.總是在會(huì)議開(kāi)始前3天就已經(jīng)安排好了會(huì)議的日程并將該議程通知到每位與會(huì)者。2.當(dāng)與會(huì)者詢(xún)問(wèn)議程安排時(shí)總是回答：“還沒(méi)定呢，等通知吧”。3.對(duì)于會(huì)議將要進(jìn)行的每項(xiàng)議程都胸有成竹。4.會(huì)議開(kāi)始前半小時(shí)還在為是否進(jìn)行某幾個(gè)議題而猶豫不決。5.提前將每一項(xiàng)會(huì)議任務(wù)安排給相關(guān)的工作人員去落實(shí)，并在會(huì)議開(kāi)始前加以確認(rèn)。6.臨到會(huì)議開(kāi)始前才發(fā)現(xiàn)由L些會(huì)議設(shè)備沒(méi)有安排好。7.預(yù)先擬定邀請(qǐng)與會(huì)的人員名單，并在開(kāi)會(huì)前兩天確認(rèn)關(guān)鍵人士是否會(huì)出席會(huì)議。8.自己記不清邀請(qǐng)了那些人出席會(huì)議，會(huì)議前才發(fā)現(xiàn)忘了邀請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議。9.會(huì)議時(shí)間安排恰當(dāng)，能夠完成所有的議題。10.會(huì)議總是被一些跑題、多話(huà)者干擾，難以順利進(jìn)

3、行。11.會(huì)議室布置恰當(dāng)，令與會(huì)者感覺(jué)舒適又便于溝通。12.會(huì)議室擁擠不堪，令與會(huì)者感覺(jué)不快，大家都盼望著早點(diǎn)結(jié)束會(huì)議。以上12個(gè)問(wèn)題，可能是你的會(huì)議溝通活動(dòng)中常見(jiàn)的表現(xiàn)，你如果選擇了題號(hào)是單數(shù)的行為表現(xiàn)，請(qǐng)給自己加上一分；你如果選擇了題號(hào)是雙數(shù)的行為表現(xiàn)，請(qǐng)給自己減去一分。最后看看自己的總分吧!會(huì)議的安排制定議程安排11.充分考慮會(huì)議的進(jìn)程，寫(xiě)出條款式的議程安排。2.確定會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間和結(jié)束時(shí)間并和各部門(mén)主管協(xié)調(diào)。3.整理相關(guān)議題，并根據(jù)其重要程度排出討論順序。4.把議程安排提前交到與會(huì)者手。挑選與會(huì)者1.首要原則是少而精。2.信息型會(huì)議，你應(yīng)該通知所有需要了解該信息的人都參加。3.決策型會(huì)

4、議，你需要邀請(qǐng)能對(duì)問(wèn)題的解決有所貢獻(xiàn),對(duì)決策有影響的權(quán)威,以及能對(duì)執(zhí)行決策做出承諾的人參加。4.你需要對(duì)某些未在會(huì)議邀請(qǐng)之列的關(guān)鍵人士說(shuō)明原因。適宜溝通的會(huì)議室布置1.現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議室一般比較方便且費(fèi)用低廉，因此是首選地點(diǎn)。但如果涉及公司的對(duì)外公共關(guān)系形象或者與會(huì)人數(shù)很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專(zhuān)用會(huì)議室。2.與會(huì)者的身體舒適需求不能忽略，應(yīng)注意會(huì)議室的空調(diào)溫度、桌椅舒適度，燈光和通風(fēng)設(shè)備也應(yīng)和會(huì)議的規(guī)模和安排的活動(dòng)相適應(yīng)。3.根據(jù)你的溝通需要來(lái)選用適當(dāng)?shù)淖酪闻帕蟹绞?。信息型?huì)議的與會(huì)者應(yīng)面向房間的前方，而決策型會(huì)議的與會(huì)者應(yīng)面向彼此。會(huì)議安排核查表會(huì)議溝通目標(biāo)檢查項(xiàng)目具體工作負(fù)責(zé)人檢查結(jié)果

5、會(huì)議議程安排參加會(huì)議人員安排會(huì)議實(shí)物安排會(huì)議的主持（一）成功地開(kāi)始會(huì)議和其他的很多場(chǎng)合一樣，準(zhǔn)備工作是避免表現(xiàn)緊張的關(guān)鍵：如果你知道自己將會(huì)說(shuō)些什么來(lái)作為開(kāi)場(chǎng)白，你就會(huì)放松下來(lái)。更重要的是，你可以給整個(gè)會(huì)議帶來(lái)一個(gè)富有組織的、卓有成效的開(kāi)始。會(huì)議開(kāi)場(chǎng)秘訣1 .準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)對(duì)于每一位職業(yè)的商務(wù)人士而言，最頭疼、最深?lèi)和唇^的事情莫過(guò)于對(duì)方不準(zhǔn)時(shí)，不守時(shí)。在高速運(yùn)轉(zhuǎn)的信息社會(huì)，時(shí)間意味著搶占的商機(jī)，時(shí)間意味著金錢(qián)和財(cái)富，時(shí)間意味著一切。我們說(shuō)“浪費(fèi)別人的時(shí)間就等于謀財(cái)害命”也是毫不夸張的。對(duì)于會(huì)議而言就更是如此，因?yàn)椴粶?zhǔn)時(shí)召開(kāi)的會(huì)議浪費(fèi)的是所有與會(huì)者的時(shí)間，這不僅會(huì)加劇與會(huì)者的焦躁抵觸情緒，同時(shí)也會(huì)令與

6、會(huì)者懷疑組織者的工作效率和領(lǐng)導(dǎo)能力。2 .向每個(gè)人表示歡迎用宏亮的聲音對(duì)每個(gè)人表示熱烈的歡迎。如果你面對(duì)的是一隊(duì)新的成員，讓他們作向大家做自我介紹。如果他們彼此已經(jīng)見(jiàn)過(guò)面了，也要確保把客人和新來(lái)乍到的成員介紹給大家。3 .制定或者重溫會(huì)議的基本規(guī)則會(huì)議的基本規(guī)則是會(huì)議中行為的基本準(zhǔn)則，你可以使用“不允許跑題”、“聆聽(tīng)每一個(gè)人的發(fā)言”以及“每人的發(fā)言時(shí)間不能超過(guò)5分鐘”這樣的規(guī)定。如果準(zhǔn)則是由與會(huì)者共同制定的而不是由主持人強(qiáng)加給與會(huì)者的，效果要更好一些。你可以向與會(huì)者詢(xún)問(wèn)“我們都同意這些規(guī)定嗎？”要得到每一個(gè)人的肯定答復(fù)，而不要想當(dāng)然地把沉默當(dāng)成是沒(méi)有異議。4.分配記錄員和計(jì)時(shí)員的職責(zé)如果可能的

7、話(huà)，讓大家志愿來(lái)?yè)?dān)任這些職責(zé)而不要由主持人指定。計(jì)時(shí)員負(fù)責(zé)記錄時(shí)間并保證討論持續(xù)進(jìn)行，記錄員則負(fù)責(zé)做會(huì)議記錄。對(duì)于一些例行會(huì)議而言，不妨由所有人輪流擔(dān)當(dāng)這些職責(zé)。（二）會(huì)議主持人的溝通技巧一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者總是經(jīng)常提出他們簡(jiǎn)短的意見(jiàn)以指引會(huì)議討論的進(jìn)程。比如說(shuō)“讓我們?cè)囋嚒?，“這是一個(gè)好的思路，讓我們繼續(xù)下去?！笔聦?shí)上，如果我們仔細(xì)觀察，就會(huì)發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的會(huì)議主持人最常用的引導(dǎo)方式是提問(wèn)題，針對(duì)目前所討論的問(wèn)題引導(dǎo)性的提問(wèn)，會(huì)使與會(huì)者的思路迅速集中到一起，提高工作的效率。我們常用的問(wèn)題大致可以分為兩類(lèi)：開(kāi)放式的問(wèn)題和封閉式的問(wèn)題。開(kāi)放式的問(wèn)題需要我們花費(fèi)更多的時(shí)間和精力來(lái)思考回答，而封閉式的問(wèn)題

8、則只需一兩句話(huà)就可以回答了。比如說(shuō)：“小王，你對(duì)這個(gè)問(wèn)題怎么看？”這就是開(kāi)放式的問(wèn)題；“小王，你同意這種觀點(diǎn)嗎？”這就是封閉式的問(wèn)題。做為一名有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議主持人，你應(yīng)該善于運(yùn)用各種提問(wèn)方式。問(wèn)題類(lèi)型問(wèn)題特點(diǎn)棱鏡型問(wèn)題把別人向你提出的問(wèn)題反問(wèn)給所有與會(huì)者。例如，與會(huì)者：“我們應(yīng)該怎么做呢？"你可以說(shuō)：“好吧，大家都來(lái)談?wù)勎覀儜?yīng)該怎么做?！杯h(huán)形問(wèn)題向全體與會(huì)者提出問(wèn)題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽(tīng)每個(gè)人的工作計(jì)劃，小王，由你開(kāi)始?！睆V播型問(wèn)題向全體與會(huì)者提出一個(gè)問(wèn)題，然后等待一個(gè)人回答。如：“這份財(cái)務(wù)報(bào)表中有三個(gè)錯(cuò)誤，誰(shuí)能夠糾正一下？”這是一種具有鼓勵(lì)性而沒(méi)有壓力的提問(wèn)方式，因?yàn)槟?/p>

9、沒(méi)有指定人回答，所以大家不會(huì)有壓力。定向型問(wèn)題向全體提出問(wèn)題，然后指定一人回答。如：“這份財(cái)務(wù)報(bào)表存在三個(gè)錯(cuò)誤，誰(shuí)來(lái)糾正一下？小王，你說(shuō)說(shuō)看?！边@種提問(wèn)方式可以讓被問(wèn)及的對(duì)象有一定的準(zhǔn)備時(shí)間。(三)圓滿(mǎn)地結(jié)束會(huì)議無(wú)論是什么樣類(lèi)型的會(huì)議，在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候重新回顧一下目標(biāo)、取得的成果和已經(jīng)達(dá)成的共識(shí)，以及需要執(zhí)行的行動(dòng)都是很必要的。(1)總結(jié)主要的決定和行動(dòng)方案以及會(huì)議的其他主要結(jié)果。(2)回顧會(huì)議的議程，表明已經(jīng)完成的事項(xiàng)以及仍然有待完成的事項(xiàng)；說(shuō)明下次會(huì)議的可能議程。(3)給每一位與會(huì)者一點(diǎn)時(shí)間說(shuō)最后一句話(huà)。(4)就下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)問(wèn)題達(dá)成一致意見(jiàn)。(5)對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估，在一種積極的

10、氣氛中結(jié)束會(huì)議。你可以對(duì)每一位與會(huì)者的表現(xiàn)表示祝賀，表達(dá)你的贊賞，然后大聲的說(shuō)“謝謝各位”來(lái)結(jié)束會(huì)議。靈活地應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境會(huì)議依賴(lài)于與會(huì)者的相互作用。開(kāi)會(huì)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題是不可避免的。有時(shí)問(wèn)題因?yàn)槿硕a(chǎn)生，有時(shí)因?yàn)槌绦蚧蜻壿嫸a(chǎn)生。在任何情形下，主持者都有責(zé)任令討論熱烈，確保與會(huì)者都參與討論，并保持討論的正確方向。(一)某些人試圖支配討論的局面在會(huì)議中，常常會(huì)出現(xiàn)“一言堂"的局面。如果我們會(huì)議的目的是找出不同觀點(diǎn)，那么廣泛的參與是會(huì)議成功所必不可少的因素。有時(shí)有些人可能因?yàn)楦挥薪?jīng)驗(yàn)、或職位較高而處于支配地位。當(dāng)這種情形發(fā)生時(shí)，其他人通常就會(huì)只是坐著聽(tīng)。這時(shí)，主持者就應(yīng)該提一些直接的問(wèn)題，將

11、與會(huì)者調(diào)動(dòng)起來(lái)。如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時(shí)與那個(gè)人私下談一談，也許會(huì)有所幫助。(二)某些人想爭(zhēng)論這種人可能自稱(chēng)無(wú)所不知，或者掌握的信息完全是錯(cuò)誤的，或者是個(gè)吹毛求疵的家伙，喜歡插話(huà)打斷主持者。在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過(guò)提問(wèn)，主持者可以引出這些人愚蠢的或牽強(qiáng)的發(fā)言，然后不再理睬他們。通常，這種人會(huì)激怒全體，會(huì)有人講出不歡迎他們的話(huà)，然后一片沉默。這時(shí)，主持者可再問(wèn)其他與會(huì)者一些直接的問(wèn)題，從而維持會(huì)場(chǎng)討論氣氛的平衡。通常地，這個(gè)喜歡辯論的人會(huì)意識(shí)到情況，然后不再提出問(wèn)題。但如果這個(gè)人不敏感的話(huà)，主持者就必須直截了當(dāng)?shù)叵蛩赋?，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會(huì)議的進(jìn)

12、程，浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間。然后主持者立即向另一個(gè)人提問(wèn)，以便讓討論繼續(xù)下去。（三）某些人和身邊的人開(kāi)小會(huì)當(dāng)與會(huì)者人數(shù)很多時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生這種情形。開(kāi)小會(huì)往往是因?yàn)槟硞€(gè)人想講話(huà)，但又沒(méi)有機(jī)會(huì)，或者某個(gè)謹(jǐn)慎的與會(huì)者在向大會(huì)提出某種想法前，想先試探別人的看法。通常，會(huì)議中有人開(kāi)小差是不可避免的。不過(guò)這種小會(huì)一般比較簡(jiǎn)短。只有當(dāng)小會(huì)時(shí)間持續(xù)長(zhǎng)了才會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題。一個(gè)辦法是請(qǐng)這個(gè)人告訴大家他剛才所講的內(nèi)容，另一個(gè)辦法就是沉默，然后看著那個(gè)破壞秩序的人。通常，這樣就會(huì)恢復(fù)會(huì)議秩序。（四）習(xí)慣性的跑題者我們可以運(yùn)用FAST法來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。這一談話(huà)技巧可以訓(xùn)練一個(gè)習(xí)慣性跑題者采取一些更富有建設(shè)性的行動(dòng)：F,面對(duì)造

13、成問(wèn)題的人；A,感謝或肯定這個(gè)人以及他/她的良好意圖；S,建議一種新的行為方式；T,多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求：例如，假設(shè)小王總是在開(kāi)會(huì)的時(shí)候講很多的笑話(huà)。他是個(gè)很風(fēng)趣的人，但是他總是會(huì)讓會(huì)議跑題。為了管住他：F,注視他，說(shuō)：“小王，我有個(gè)建議”A,“首先，你的笑話(huà)都棒極了”S,“但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對(duì)這個(gè)問(wèn)題真正是怎么看的？說(shuō)真的，你是否能夠告訴我們你的建議？”T,如果他還是沒(méi)有改變，或者你可以更加嚴(yán)厲一些：“別這樣了。我們已經(jīng)樂(lè)過(guò)了，但是現(xiàn)在的要點(diǎn)究竟是什么呢？”如果這些公開(kāi)的干預(yù)仍然不能夠見(jiàn)效，你可以問(wèn)小王是否可以在休息的時(shí)候和他單獨(dú)談一談。私下里告訴他：你看到了他做的那些事情，你如何評(píng)價(jià)他的這些做法，你的感受和你希望他做些什么。這樣的談話(huà)可以比公開(kāi)場(chǎng)合中的語(yǔ)氣更為堅(jiān)定和嚴(yán)厲。【自檢】請(qǐng)你根據(jù)左欄的問(wèn)題，從右欄挑出相應(yīng)的對(duì)策，將問(wèn)題和相應(yīng)的對(duì)策用直線(xiàn)連接