學(xué)籍管理系統(tǒng)用戶手冊

1、學(xué)籍管理系統(tǒng)用戶手冊編著 于博海、王利森、王艷梅、李巖、呂靖1 引言在現(xiàn)今的商品社會是一個講究效率的社會，人們有很強的時間觀念，尤其在教育領(lǐng)域，教學(xué)辦公室對學(xué)生檔案的管理就不夠完善，為此開發(fā)了學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件，更適用于現(xiàn)今的辦公自動化領(lǐng)域。該系統(tǒng)軟件簡單、易學(xué)、便于管理，是對學(xué)籍管理的一種工具。向用戶提供文檔是軟件設(shè)計者與用戶交互的一個重要手段，該用戶手冊就是必不可少的一部分。1.1 編寫目的a 該手冊是為了方便用戶使用學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件，闡明如何使用學(xué)籍管理系統(tǒng)，向用戶解釋該軟件的作用或在必要時作為參考。b. 預(yù)期的讀者開發(fā)小組的封裝人員、教學(xué)辦公室工作人員、行政人員。1.2 背景及范圍1.2

2、.1 工程的名稱:學(xué)籍管理系統(tǒng)1.2.2 工程產(chǎn)品的名稱:學(xué)籍管理系統(tǒng)1.2.3 工程組織者:學(xué)籍管理系統(tǒng)開發(fā)小組產(chǎn)品用戶:教育工作的行政人員產(chǎn)品設(shè)計者:學(xué)籍管理系統(tǒng)開發(fā)小組產(chǎn)品生產(chǎn)者:學(xué)籍管理系統(tǒng)開發(fā)小組1.2.4 產(chǎn)品所有權(quán):學(xué)籍管理系統(tǒng)開發(fā)小組擁有1.3 定義、a.漢語程序設(shè)計語言：它是北京元易達科技發(fā)展有限公司開發(fā)自主版權(quán)的 計算機語言。以漢語詞素為基本結(jié)構(gòu)，是一種基于漢語基礎(chǔ)的通用的計算語言。 b.學(xué)籍管理系統(tǒng)： 學(xué)籍管理是幫助教學(xué)人員、行政人員對人事檔案的管理軟件。使用漢語編程語言，獨立完成其功能。1.4 參考資料windows98聯(lián)系幫助信息、office聯(lián)系幫助信息、漢語編程聯(lián)

3、系幫助信息等軟件。漢語程序設(shè)計語言-沈志斌 編著電子工業(yè)出版社軟件工程-王利福 張世琨 朱冰 編著北京大學(xué)出版社數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用-李昭原 主編科學(xué)出版社2 運行環(huán)境的要求2.1 支持軟件a. 操作系統(tǒng)： WINDOWS 95 、WINDOWS 98 、WINDOWS NT、WINDOWS ME、WINDOWS 2000 均可運行。b. 編程語言： 學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件用漢語程序設(shè)計語言編寫，編譯系統(tǒng)為32 位漢語編程系統(tǒng) 。版本號為 2.01.0197 。c. 其它支持軟件 ：本軟件封裝后，只需打開所需界面（如輸入、查詢等），輸入所需內(nèi)容，系統(tǒng)直接調(diào)用，實現(xiàn)所需操作 。2.2 硬件環(huán)境奔騰133

4、、內(nèi)存16兆以上PC機滿足輸入端條件 。3 軟件的描述3.1 目標(biāo)及作用范圍該軟件應(yīng)用于教育領(lǐng)域，對學(xué)生檔案的管理提供了一個完善的工具，可以完成輸入、刪除、查詢的功能，減輕行政人員的工作負(fù)擔(dān)。它將會成為教育領(lǐng)域中極為完善的學(xué)籍管理工具。通過過濾與數(shù)據(jù)庫互動，從數(shù)據(jù)庫中提取相應(yīng)的有關(guān)的數(shù)據(jù)。3.2 功能描述3.2.1 內(nèi)部功能學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件的內(nèi)部功能包括過濾、定位、使用庫。3.2.2 外部功能學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件具有輸入、輸出、查找、刪除功能。3.3 性能3.3.1 精度在精度方面，根據(jù)使用需要，在各項數(shù)據(jù)的輸入，輸出及傳輸過程中，由于本系統(tǒng)使用了數(shù)摞結(jié)構(gòu)，可以滿足各種精度的要求。3.3.2 時間

5、在軟件方面，響應(yīng)時間，更新處理時間，數(shù)據(jù)傳送和轉(zhuǎn)換時間，處理和解決問題時都比較快且迅速，完全滿足用戶要求。3.3.3 靈活性當(dāng)用戶需求，如操作方式，運行環(huán)境，結(jié)果精度，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與其他軟件接口等發(fā)生變化時，設(shè)計的軟件要做適當(dāng)調(diào)整,靈活性非常大。3.3.4 有效性用戶利用本軟件根據(jù)需要輸入所需關(guān)鍵字，界面就會輸出所需的相應(yīng)內(nèi)容，只要輸入無誤，錯誤率為零。4 使用過程軟件的功能同系統(tǒng)的輸入源機構(gòu)，輸出接收機構(gòu)之間的相互關(guān)系，由IPO圖表示如下：a. 輸入（個人、班級、專業(yè)、系、學(xué)校）信息 b. 查詢（個人、班級、專業(yè)、系、學(xué)校）信息 4.1 安裝與初始化過程該軟件無須安裝，只須拷貝到自己的硬盤上，執(zhí)

6、行 .exe的應(yīng)用程序就可啟動該軟件。4.2 輸入當(dāng)用戶啟動本軟件后，進入輸入界面就可以輸入數(shù)據(jù)了，包括學(xué)號、姓名、性別、照片、專業(yè)、班級、年級、出生日期、政治面貌、聯(lián)系電話、家庭住址、民族、戶口類別、戶口所在地、考前學(xué)歷、健康狀況、文考證號、自考證號、現(xiàn)今學(xué)歷、身份證號、填表日期、備注。4.2.1 對輸入數(shù)據(jù)的說明a.輸入數(shù)據(jù)的來源主要是教學(xué)辦公室，通過鍵盤輸入到計算機。b.輸入的頻度是根據(jù)每一項操作狀態(tài)的函數(shù)，一般來說是一年輸入一次。c.沒有時間限制d.有效的輸入范圍就是輸入的各個項，當(dāng)輸入有誤時無法跟數(shù)據(jù)庫對應(yīng),則不顯示任何信息,需要重新輸入。e.無保密措施f.對輸入的數(shù)據(jù)可做備份轉(zhuǎn)儲，

7、無用的數(shù)據(jù)可以刪除。4.2.2 輸入格式當(dāng)進入輸入界面后，在相應(yīng)的框內(nèi)輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點擊輸入數(shù)據(jù)按鈕就可以將數(shù)據(jù)輸入到庫中。4.2.3 輸入舉例在輸入界面看到如下內(nèi)容：學(xué)號：姓名：性別：出生日期：則在相應(yīng)的標(biāo)識后輸入具體內(nèi)容，如：學(xué)號：9806006姓名：于博海性別：男出生日期：1979.10.084.3 輸出當(dāng)進入查詢界面后，輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，點擊查詢數(shù)據(jù)按鈕，就會輸出相應(yīng)的內(nèi)容。如輸入學(xué)號后，就會找到此學(xué)號的人的所有信息學(xué)號：9806006點擊查詢數(shù)據(jù)按鈕,顯示如下內(nèi)容。學(xué)號：9806006姓名：于博海性別：男出生日期：1979.10.08班級：9806專業(yè)：計算機軟件與應(yīng)用政治面貌：團

8、員聯(lián)系電話庭住址：北京市東城區(qū)東黃城根北街38號身份證號：110101791008353民族：漢戶口類別：城市戶口所在地：北京市東城區(qū)東黃城根北街38號4.3.1 對輸出數(shù)據(jù)的說明a.輸出數(shù)據(jù)的接收者是查詢?nèi)藛T，用來查詢相關(guān)學(xué)生的情況。b.輸出頻度不限，c.輸出的媒體是顯示器、磁盤、打印機。d.無時間限制e.當(dāng)輸出有錯誤時，會出現(xiàn)亂碼，請重新啟動本軟件。4.3.2 輸出格式學(xué)號：9806006姓名：于博海性別：男出生日期：1979.10.08班級：9806專業(yè)：計算機軟件與應(yīng)用政治面貌：團員聯(lián)系電話庭住址：北京市東城區(qū)東黃城根北街38號身份證

9、號：110101791008353民族：漢戶口類別：城市戶口所在地：北京市東城區(qū)東黃城根北街38號考前學(xué)歷：高中健康狀況：健康現(xiàn)今學(xué)歷：大專填表日期：2001.5.8.01備注：4.4 文卷查詢本學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件查詢功能強大，可以分別按照學(xué)號查詢、姓名查詢、班級查詢、年級查詢、專業(yè)查詢。a. 按學(xué)號查詢輸入學(xué)號后，點擊查詢數(shù)據(jù)按鈕，則顯示此學(xué)號的人員的所有相關(guān)信息。b. 按姓名查詢輸入姓名后，點擊查詢數(shù)據(jù)按鈕，則顯示此姓名的人員的所有相關(guān)信息。c. 按班級查詢輸入班級名后，點擊查詢數(shù)據(jù)按鈕，則顯示此班級的所有人員的相關(guān)信息。d. 按年級查詢輸入年級名后，點擊查詢數(shù)據(jù)按鈕，則顯示此年級的所有人員

10、的相關(guān)信息。e. 按專業(yè)查詢輸入專業(yè)名后，點擊查詢數(shù)據(jù)按鈕，則顯示此專業(yè)的所有人員的相關(guān)信息。4.5 出錯處理和恢復(fù)當(dāng)輸入或查詢有錯誤時，需要重新啟動本軟件，就可以解決。5 軟件運行過程51 運行表5.2 運行過程本節(jié)將根據(jù)運行表中，每個運行步驟詳細(xì)說明其運行過程，可分以下幾個方面描述。5.2.1 步驟1說明5.2.1.1 運行控制5.2.1.2 操作a. 查詢目的就是為了讓使用人員能夠查看到學(xué)生的信息。b. 啟動方法：點擊.exe的應(yīng)用程序。預(yù)定啟動時間為3秒。c. 估計運行時間為0.1秒5.2.1.3 文件的產(chǎn)生與修改操作人員不能修改文件的內(nèi)容，只能修改庫中的內(nèi)容。5.2.1.4 步驟（n）說明6 維護過程61 出錯及其糾正方法。當(dāng)輸入或查詢有錯誤時，需要重新啟動本軟件，就可以解決。62 驗證規(guī)程該軟件在封裝前可對程序