中小企業(yè)費用報銷管理制度

1、費用報銷管理制度為了加強公司成本管理，減少不必要的開支，實現(xiàn)公司利潤最大化，公司費用開支必須遵循"費用與收入比”、“計劃總額控制”、“先申報審批，后支出報銷”的原則。同時，為加強公司財務預算管理，做到各項開支嚴格遵循財務制度，特制定本制度。一、費用報銷的審批權限1、費用支出的前提是該費用必須是實際支出并列入預算，對未列入預算的費用，由公司領導提出調整預算，經董事長批準后執(zhí)行。2、費用報銷的審批權限：預算內費用2000元以下，部門負責人審批；2000元以上的（超標準、超權限）由部門負責人提出建議，上報董事長審批。（詳見費用報銷及借款簽字審批權限一覽表）3、為加強預算控制，同時保證費用支

2、出及報銷單據(jù)的合法性，公司各種報銷單據(jù)需經財務總監(jiān)審核、簽字。未經財務總監(jiān)審核、簽字的單據(jù)，不得報銷。二、費用報銷的審批原則1、費用報銷需經辦人的部門領導批準，但部門領導不得自行批準自己的報銷費用。2、不得逾越流程，不得未經部門領導審批，直接提交公司直屬領導審批，不得未經財務人員審批直接提交公司領導審批。3、出納必須憑由經部門領導、財務領導、公司領導（超標準超權限）均簽名后的報銷單支付相關費用，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，對出納通報批評；如造成經濟損失，由出納及相關人員承擔連帶責任。三、報銷人、審批人的責任報銷人（經辦人）：因公辦理業(yè)務時應向對方索取相應的原始單據(jù)，經濟業(yè)務發(fā)生后應及時準確的填寫報銷單據(jù)

3、，對經辦的經濟業(yè)務及提供的原始單據(jù)的真實性負有直接責任，并有責任及時向財務人員提供其審核所需的相應文件或資料。LOGO文件編號：xx-FD-181003部門領導：對本部門發(fā)生的經濟業(yè)務進行確認及對經辦人提供的原始單據(jù)進行審核，對報銷業(yè)務負有直接審核責任，并有責任協(xié)助財務人員的審核工作。財務領導：審核報銷的經濟業(yè)務是否符合相應的規(guī)定，審核報銷所提供的原始單據(jù)是否符合相應的要求，審核報銷單據(jù)中是否按要求填寫相應的項目和內容。對不符合要求的報銷單據(jù)、原始單據(jù)及填寫不規(guī)范的行為提出相應的處理意見。公司領導：對所轄部門預算外費用開支的審核和部門領導人審批權限外的費用報銷單據(jù)的審核和管理。四、費用報銷的報

4、銷原則1、預算內的費用報銷，經部門領導審核、財務審核授權人審批后方可直接報銷。2、所有的報銷均遵循“誰支出、誰報銷”的原則，嚴禁假借他人的名義報銷自己費用的行為。3、嚴禁報銷虛假費用的行為，一經發(fā)現(xiàn)者斷然處置。4、無預算或預算外的費用報銷，須經財務領導簽署意見、董事長批準后方可列支。5、每辦一次業(yè)務，應該填寫一張報銷申請單。業(yè)務招待費用、采購費、餐費不論金額大小，一律每發(fā)生一次填寫一張。凡籠統(tǒng)地在報銷單上寫上“X月”的費用，或多次業(yè)務單據(jù)分不清的，財務部不予受理。6、所有部門的費用開支，與部門績效考核掛鉤，做好計劃總額控制。費用報銷應走“先申請、后開支、再報銷”的流程，財務人員根據(jù)預算來審核和

5、支付。相關預算外費用在發(fā)生費用前，應該先書面請示公司直屬領導，得到批準后才可以發(fā)生相關費用，堅決杜絕“先斬后奏”的現(xiàn)象，事先申請以公司直屬領導簽名的日期為準。公司直屬領導外出時，或本人出差在外遇緊急情況時，應電話或郵件通知董事長或公司直屬領導，得到許可后才可進行。事后應及時補交申請表，作為報銷的依據(jù)。7、報銷入賬時限要求：(1)費用報銷必須及時，當月費用(上月28日后至當月28日)必須當月報銷、清算。（2）差旅費用必須在結束后5天內報銷。特殊延期（如外地出差時間較長）,需提出書面報告，由公司直屬領導簽署意見后才可以報銷。（3）逾期單據(jù)，財務部將不再受理，由此造成的損失，由報銷人自己承擔。（4）

6、因單據(jù)不合要求，被退回按規(guī)定可以重新報銷的，應在5個工作日內處理，并在報銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區(qū)別在正常報銷時限內的單據(jù)；被退回不得重新報銷的，下次拿回再報銷的，一經發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。8、跨年度的費用必須在次年1月20號之前填單報銷完畢（特殊情況則需董事長簽字），年終結算后不管何種原因均不得報銷上年度費用。9、從出納處領取報銷款時，需報銷人簽名確認（網(wǎng)銀支付的領款人處也要簽名）。對于領款不方便的，需由他人代領的，本人應該出具書面代理書，指定代理領款人。由代理人在領款表上簽字，無書面代理書，其他人不得代領，出納有權拒絕。出納要把代理書附于領款單后面。財務領導不定期抽查款項是否如

7、實發(fā)放。10、費用報銷的范圍僅限于公司規(guī)定幾大類，凡屬于個人生活性質的支出一律不予在公司報銷。五、費用報銷的內容規(guī)定1、辦公費用：辦公費用是指在公司日常經營過程中，由公司統(tǒng)一支付或由部門或個人分別支付但由公司承擔的與公司業(yè)務相關的費用以及公司規(guī)定可以由公司負擔的福利開支。辦公費為公司領用的筆、墨、紙張、耗材、家俱器具、辦公用具，以及規(guī)定自購的日常消耗物資、郵寄費、復印費（包括除宣傳廣告品印刷以外的印刷費）、低值易耗品購買及辦公設施設備的維護費用等。辦公費支出應遵從“保證供應、方便工作、節(jié)省開支”的原則，由行政部門統(tǒng)籌計劃并統(tǒng)一采購。2、業(yè)務招待費：業(yè)務招待費是指因業(yè)務需要或者工作需要招待客戶和

8、外單位人員等而發(fā)生的禮金、禮品、公關費、贊助費、會務費、餐費、娛樂費、差旅費、住宿費等交際應酬支出。A、業(yè)務招待費的使用原則：業(yè)務招待費應遵循勤儉節(jié)約，不奢侈浪費。嚴格按照規(guī)定要求和預算開支。R業(yè)務招待費的管理原則：（1）業(yè)務招待費使用實行預算控制原則，所有的招待實行事前審批制度。（2）嚴格執(zhí)行分級別接待原則，對應接待。禁止越級別接待。遇特殊事項或其他部門因業(yè)務需要招待的，必須先填寫業(yè)務招待申請報告（詳見附表2）,說明招待對象、時間、事由、人數(shù)、預計金額，經公司領導批準后方可執(zhí)行。報銷時憑批準的業(yè)務招待申請報告，無報告的財務不予以認可。業(yè)務招待費基本標準及使用對象檔次適合人員餐飲標準住宿標準陪

9、同人員特級公司董事政府重要官員公司特邀嘉賓控制在5人2000元以下，增加人數(shù)按100元/人標準累計。（含酒水）四星級酒店以上協(xié)議酒店豪華向項目負責人經理/總監(jiān)總經理高級客力項目負責人政府機關領導企業(yè)高層領導控制在5人1500元以下，增加人數(shù)按100元/人標準累計。（含酒水）四星級酒店以上協(xié)議酒店單間項目負責人經理/總監(jiān)總經理中級項目主要經辦人政府經辦人員企業(yè)高層助理控制在5人1000元以下，增加人數(shù)按100元/人標準累計。（含酒水）經濟型商務酒店標問項目負責人經理/總監(jiān)普通級客戶單位業(yè)務員公司特邀來賓其他客人控制在5人500元以下，增加人數(shù)按100元/人標準累計。（含酒水）可/或不提供普通員工

10、部門經理3、差旅費:連續(xù)出差3日或長途出差及重大原因方可借款，借款必須提前一天通知財務用款金額，否則不予支付。借款的原則是“前賬未清，后賬不借借款的最長期限為1個月,若無特殊事由超期的將從當月工資中扣除。借款必須填制借款審批單，由借款人詳細填寫：借款人、所屬部門、借款日期、用途及預計報賬日期。其審批手續(xù)與費用報銷相同，在借款手續(xù)齊全后出納方可付款。原則上出差人員回來5天內到財務清賬。出差人員的住宿費、往返車票、伙食補助費、出差市內交通費按級別核定，超支部分自負。出差國外，出發(fā)前應有預算，酒店及機票提前預定，預定前應向董事長/總經理報告及得到批準。差旅費以實報實銷方式報銷。員工出差需坐飛機/高鐵

11、須董事長特批（1）差旅費報銷標準:職別交通工具住宿標準（元/天）伙食標準市內交通費（國內）一類二類其它董事/總經理飛機經濟艙高鐵一等座火車軟臥400元/天限額內憑證實支實銷150元/天限額內憑證實支實銷實支實銷副總/總監(jiān)飛機經濟艙高鐵二等座火車硬臥350300250100元/天50元/天經理級以下高鐵普座火車硬臥20018015060元/天40元/天備注：1、一類消費城市：指直轄市、特別行政區(qū)、GD"于1600億且市區(qū)人口大于200萬的城市：北京、天津、沈陽、大連、哈爾濱、濟南、青島、南京、上海、杭州、武漢、廣州、深圳、香港、澳門、重慶、成都、西安（18個）2、二類消費城市：指省會城

12、市、經濟特區(qū)城市，石家莊、長春、呼和浩特、太原、關B州、合肥、無錫、蘇州、寧波、福州、廈門、南昌、長沙、汕頭、珠海、?？凇⑷齺?、南寧、貴陽、昆明、拉薩、蘭州、西寧、銀川、烏魯木齊（25個）3、其它消費城市：指除上述以外的消費城市。（2）費用標準的補充說明：a.住宿費按出差地區(qū)（一般地區(qū)、直轄市及省會城市、特區(qū)及北京、上海、廣州大都市）和人員級別分別制定標準，同行同性2人出差，按最高的單人標準予以報銷。住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。b.實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返深圳時間為準，12:00以后出發(fā)（或12:00

13、以前到達）以半天計，12:00以前出發(fā)（或12:00以后到達）以一大計。c.伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結算，原則上采用額度內據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補貼。d.宴請客戶需由公司領導批準后方可報銷業(yè)務招待費，同時按比例（早餐20%、午餐或晚餐40%）扣減出差人當天的伙食補貼。e.出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。f.飛機乘坐規(guī)定：經理級員工省外出差可乘坐飛機，其他級別員工出差一般不可乘坐飛機，但路途較遠且出差任務緊急的，須經董事長批準方可乘坐飛機。飛機票統(tǒng)一由公司行政人事部安排購買。機票的訂票則由出差人員提前5個工作日告

14、知行政人事部出差目的地，并于出差前一天到行政人事部領取機票。4、汽車費用及運輸費(1)車輛管理、維修和保養(yǎng)，由行政人事部統(tǒng)一負責安排。行政人事部應根據(jù)車輛狀況編制車輛的年度保養(yǎng)維修計劃及具體的用款計劃，報經審批后執(zhí)行。日常車輛維護費用，經公司核定標準后在標準范圍內掌握使用。各種車輛保險費由公司統(tǒng)一到指定的保險公司投保。(2)汽車的年檢費、保險費、養(yǎng)路費、維修費費用據(jù)實報銷，報銷費用時需附費用清單；深圳市區(qū)外加油費或特殊原因產生的加油費發(fā)票必須日期填寫完整，注明加油原因；所有罰款一律不予以報銷(公司領導特批者除外)，法律責任應由肇事者負責。(3)對于長期托運(物流公司)的合作單位應簽定協(xié)議，由運

15、輸單位將運費發(fā)票、發(fā)貨記錄交于物流，由其對單價、數(shù)量、運輸費用金額審核后填制付款單據(jù)。5、市內交通費(1)員工因特急事務外出或其它特殊原因需打車的要事前經部門負責人同意，必須于五日內憑的土票填寫報銷單據(jù)注明原因和起始地點，逾期簽批不予認可。(2)因工作需要晚加班的人員，晚上10:30以后在沒有公共交通工具的情況下，方可打的，報銷同上。6、租金及水電物管費：根據(jù)合同的約定時間、金額、方式進行操作。經辦人憑發(fā)票填制付款申請單，詳細填寫付款單位全稱、支付項目、支付金額等內容。商場賬扣費用必須開具發(fā)票，并由經手人在發(fā)票背面簽字確認，便于財務復核。7、快遞費用：由各部門負責人審核，各相關人員每月底將所發(fā)

16、送快遞單據(jù)整理呈部門負責人審核后，傳交行政部復核并通知快遞公司開具發(fā)票到財務結賬。8、專項支出費用：主要包括軟件及固定資產購置、裝修工程費、咨詢顧問費、廣告宣傳費、員工活動費及其他專項費用。(1)資產購置費用申請時，按公司資產管理制度相關規(guī)定填寫資產購置中請單或采購申請單并報批。(2)結賬報銷時資產驗收(軟件應安裝調試)無誤后，經辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單(經辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單)；再按資金支出規(guī)定審批程序審批；財務部根據(jù)審批后的報銷單以轉賬形式付款；若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。(3)裝修工程費、咨詢顧問費、廣告宣傳費等

17、，此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據(jù)實際需要向公司領導提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等)，經財務領導簽署審核意見后報董事長及其授權人審批，根據(jù)合同審批流程處理。(4)專項費用的合同簽訂，由直接負責部門與合作方洽談，經公司領導審批后簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等)。審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。9、店鋪日常費用報銷：各直營店鋪除商場合同規(guī)費(如商場提成、物業(yè)管理費、促銷費、廣告費、服務費、培訓費等)和店鋪員工工資外，各直營店鋪發(fā)生的日常費用報銷必須由各店長填寫公司規(guī)范統(tǒng)一的店鋪費用報銷單，提交區(qū)域經理初審，區(qū)

18、域經理須于每月5號前完成負責店鋪的初審并呈交銷售總監(jiān)審核，銷售總監(jiān)于每月10號完成審核并將單據(jù)快遞到總部財務部，財務部按公司費用報銷流程規(guī)定，于5個工作日完成店鋪費用報銷付款工作。注意：店鋪每月費用結算期定為上月29號到本月28號，29號及以后發(fā)生的則算下個月費用。10、其他費用：以上未未包括的其他費用，經財務審核，報公司負責人審批后予以開支。11、為簡化手續(xù)下列費用在正常開支范圍內由董事長授權的分管領導人審批，但當費用開支異常時必須向董事長匯報。(1)各種應交稅金(含印花稅、車輛使用稅)；(2)各月發(fā)放的工資性福利(住房補貼、交通補貼、通訊補貼)；(3)各月應交養(yǎng)老保險金、待業(yè)保險金等“五險

19、一金”；(4)向金融機構辦理結算業(yè)務時發(fā)生的郵電、手續(xù)費、貸款息。六、費用報銷的審批流程1、一般的費用報銷流程(預算范圍之內或有經審批的費用)2、特殊的報銷流程(預算之外或沒有審批權限的費用)七、借款管理規(guī)定及借支付款流程1、借款管理規(guī)定：(1)出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。(2)其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報賬，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。(3)借款金額規(guī)定：借支起點為人民幣壹仟元(¥1000)。各項借款金額低于壹仟元的原則上不允許預借款，由經辦人員先行墊付。各項借款金額超過5000元，應提前一天通知財務部備款。(4)借款銷賬規(guī)定：借款銷賬時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷賬。(5)借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款，從工資中扣回。試用期未過的借支金額不得超過其