工作分析與職務(wù)說明書培訓(xùn)教材

1、廣東南方集團(tuán) 李 靜2004-03-01管理人員培訓(xùn)教材之十二培人訓(xùn)事教助材理寫在前面各位助理，大家好！兩年前，在各位的共同努力下，我們在短期內(nèi)便完成了公司138個崗位的職務(wù)說明書。正因?yàn)楫?dāng)時時間短，任務(wù)重，職務(wù)說明書在使用的兩年中，我們不斷發(fā)現(xiàn)很多不符合項，因此，現(xiàn)在，我們計劃再用兩個月時間進(jìn)一步完善。下面，我講一些具體的操作方法和基本要求，請大家遵照執(zhí)行。第一章工作分析工作分析，是指根據(jù)工作內(nèi)容，分析工作的性質(zhì)、繁簡難易、責(zé)任重輕，執(zhí)行工作應(yīng)具備的學(xué)識技能與經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而制定擔(dān)任工作所必需的資格和條件。 在瞬息萬變的工作環(huán)境中，一個適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治鲶w系是至關(guān)重要的。新的工作不斷產(chǎn)生，舊的工作要重

2、新設(shè)計和改進(jìn)。參考一份幾年前所做的工作分析可能會得到不夠確切的數(shù)據(jù)資料。但重要的是，工作分析可幫助組織察覺環(huán)境正發(fā)生變化這一事實(shí)。（1）工作分析的意義來自工作分析中的數(shù)據(jù)實(shí)際上對人力資源管理的每一方面都有影響。工作分析資料的主要作用是在人力資源計劃方面。如果我們僅認(rèn)識到一個公司將需要1000名新員工生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù)以滿足銷售需要是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們還應(yīng)知道，每項工作都需要不同的知識、技能和能力。顯然，有效的人力資源規(guī)劃必須考慮到這些工作要求。 如果招聘者不清楚勝任某項工作所必須的資格，那么員工的招聘和選擇將會漫無目的。如果缺少適時的工作說明和工作規(guī)范，就會在沒有一個清楚的指導(dǎo)性文件的情況下去盲

3、目招聘、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將會導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)與員工的大規(guī)模流失。同時，工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很重要的。如果工作分析指出某項工作需要特殊的知識、技能或能力，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么培訓(xùn)和開發(fā)可能就是必要的了。在報酬方面，我們在用崗位薪資體現(xiàn)某項工作的價值之前，必須了解其自身的相對價值。相對來說，崗位職責(zé)越重要，我們就越有理由要求求職者具有更多的知識、技能和能力。工作分析信息對員工和勞動關(guān)系也很重要。當(dāng)考慮對員工進(jìn)行提升、調(diào)動或降職的問題時，工作說明提供了一個比較員工才干的標(biāo)準(zhǔn)，通過工作分析獲得的信息經(jīng)常能導(dǎo)致更為客觀的人力資源管理決策。 （2

4、）工作分析的目的 通常情況下，工作分析的目的是為了解決以下6個重要的問題： （1）員工應(yīng)完成什么樣的體力和腦力活動？ （2）工作將在什么時候完成？ （3）工作將在哪里完成？ （4）員工如何完成此項工作？ （5）為什么要完成此項工作？ （6）完成工作需要哪些條件？ 工作分析給出了一項工作的職責(zé)、與其他工作的關(guān)系、所需知識和技能以及完成這項工作所需的工作條件。 （3）工作分析的作用工作分析是企業(yè)進(jìn)行招聘、晉升和業(yè)績考核、培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)，因此，它對企業(yè)有效地進(jìn)行人力資源的開發(fā)與利用有著非常重要的作用： 1、 它為企業(yè)編制定員提供了科學(xué)的依據(jù) 。 有了工作分析作為基礎(chǔ)，企業(yè)管理人員就可以明確什么地方需

5、要什么樣的人，需要多少人。這就為企業(yè)合理配備人力，協(xié)調(diào)班組及部門之間的關(guān)系，最終達(dá)到人員的優(yōu)化組合打下基礎(chǔ)。 2、它為企業(yè)聘用和考核員工提供了客觀標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在招聘員工時，可根據(jù)工作分析中所列示的完成工作所需要的技巧、知識和能力，對備選人員進(jìn)行考核，在錄用時可以減少主觀成分，為職位申請人創(chuàng)造了一個公平競爭的環(huán)境。員工也可以根據(jù)不同崗位的要求找到適合自己的位置，使每個人都能充分施展其才華。同時，工作分析明確規(guī)定了各項工作的責(zé)、權(quán)、利，使考核工作更具體、合理、準(zhǔn)確和客觀，可減少員工的不滿情緒，促使其提高工作效率。 3、它為確定員工的工資待遇和進(jìn)行培訓(xùn)提供了客觀依據(jù) 。由于工作分析明確了每項工作的內(nèi)容

6、、技術(shù)要求、所需知識、能力、責(zé)任等，從而知道完成該項工作需要的技術(shù)等級，責(zé)任大小，甚至所花的時間等，這就為企業(yè)合理、準(zhǔn)確地確定員工的工資待遇提供了客觀的依據(jù)。同時，工作分析中要求員工掌握的知識技能，也就是企業(yè)對員工進(jìn)行培訓(xùn)的主要內(nèi)容和任務(wù)。 4、有利于員工明確努力方向，改善企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系 由于工作任務(wù)是高層管理者設(shè)定的，而工作分析則清楚地表明了高層管理者認(rèn)定的重要事項或方向，這樣就會給員工明確暗示，什么最重要，何處需要努力。同時工作分析使員工的工作具體明確，職責(zé)分明，考核、獎懲、晉升有了科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，從而大大減少了企業(yè)員工之間，員工與各部門之間的矛盾和糾紛，改善了企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系，增

7、強(qiáng)了企業(yè)的凝聚力。 （4）工作分析與工作評價工作評價是把崗位工作根據(jù)其難易程度等因素評定等級，作為認(rèn)定人員所需資格和支付薪水高低的依據(jù)。常用的有下列幾種方法： 1. 排列定等法。是把各種工作就其工作說明表的敘述，作等級高低的排列，程度高的排列在上，程度低的排列在下，程度相等的并列，經(jīng)排列后，可整理出高低前后順序，每一序次為一個職等。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是簡便易行，缺點(diǎn)是不夠可靠，而且在排列時，對工作只作程度等級的區(qū)別，而未作性質(zhì)的區(qū)別，因而效果不大。 2、因素分類法 運(yùn)用這種方法的要點(diǎn)有三個：（1） 選用若干因素（稱分類因素）作為衡量職責(zé)程度的依據(jù)；（2） 建立認(rèn)定性質(zhì)區(qū)分和程度區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)（稱分類標(biāo)

8、準(zhǔn)）；（3） 把分類的工作說明表與既定標(biāo)準(zhǔn)相比較，以決定其所屬性質(zhì)和程度。 3、因素評分法 因素評分法有四個要點(diǎn)：（1）選用若干評分因素作為衡量程度高低的依據(jù)；（2)評分標(biāo)準(zhǔn)表，作為評定程度高低的標(biāo)準(zhǔn)；（3）把工作說明表的內(nèi)容和既定因素評分標(biāo)準(zhǔn)表相比較，按因素依次評定分?jǐn)?shù)并算出總分；（4）制定分?jǐn)?shù)與職等換算表，根據(jù)工作所得評分換算為職等。（5）工作分析的內(nèi)容工作分析的內(nèi)容包括工作分析要素、工作說明、工作規(guī)范等三個部分，下面分別闡述。 1、工作分析要素。要進(jìn)行工作分析，首先必須弄清該項工作有哪些要素構(gòu)成？具體含義是什么？一般來說，工作分析包含的要素有七個： （1）什么職位。工作分析首先要確定工作

9、名稱、職位。即在調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)工作性質(zhì)、工作繁簡難易、責(zé)任大小及資格等四個方面，確定各項工作名稱，并進(jìn)行歸類。 （2）做什么。即應(yīng)具體描述工作者所做的工作內(nèi)容，在描述時應(yīng)使用動詞，如包裝、裝載、刨、磨、檢測、修理等等。 （3）如何做。即根據(jù)工作內(nèi)容和性質(zhì)，確定完成該項工作的方法與步驟，這是決定工作完成效果的關(guān)鍵。 （4）為何做。即要說明工作的性質(zhì)和重要性。（5）何時完成。即完成工作的具體時間。 （6）為誰做。即該項工作的隸屬關(guān)系，明確前后工作之間的聯(lián)系及職責(zé)要求。 （7）需要何種技能。即完成該項工作所需要的工作技能。如口頭溝通技能、迅速計算技能、組織分析技能、聯(lián)絡(luò)技能等等。 2、工作說明。

10、工作說明是有關(guān)工作范圍、任務(wù)、責(zé)任、方法、技能、工作環(huán)境、工作聯(lián)系及所需要人員種類的詳細(xì)描述。它的主要功能有：讓員工了解工作的大致情況；建立了工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)；闡明了工作任務(wù)、責(zé)任與職權(quán)；有助于員工的聘用與考核、培訓(xùn)等。編寫工作說明時要注意：(1) 描述要具體化而非抽象化。(2)描述的句子要簡明，內(nèi)容不要過于繁雜，最好不超過三頁。 (3)使用技術(shù)性術(shù)語時加以解釋。 3、工作規(guī)范。為了使員工更詳細(xì)地了解其工作的內(nèi)容和要求，以便能順利地進(jìn)行工作，在實(shí)際工作中還需要比工作說明書更加詳細(xì)的文字說明，規(guī)定執(zhí)行一項工作的各項任務(wù)、程序以及所需的具體技能、知識及其他條件。為此，企業(yè)在工作分析的基礎(chǔ)上，可設(shè)

11、立“工作規(guī)范書”或?qū)⒋隧梼?nèi)容包括在工作手冊、工作指南、作業(yè)指導(dǎo)書等之中。所謂工作規(guī)范就是指完成一項工作所需的技能、知識以及職責(zé)、程序的具體說明，它是工作分析結(jié)果的一個組成部分。 （6）實(shí)施工作分析的程序與方法1、情報收集 收集情報首先要確定收集哪些情報。一般來說，工作分析應(yīng)取得的情報類型如下： (1)工作活動 崗位導(dǎo)向（完成什么，如何完成，為何要完成，何時完成） ； 工作活動或程序； 活動記錄; 個人責(zé)任和義務(wù)。 （2)員工導(dǎo)向活動 工作中表現(xiàn)出來的人的行為（感覺、物理動作、信息交流） ; 基本的情感； 個人工作要求（精力花費(fèi)）。 (3)機(jī)器、工具、設(shè)備和使用的工作輔助材料 (4)與工作有關(guān)的

12、顯性或隱性的東西：程序運(yùn)行所需的物質(zhì)資料； 生產(chǎn)的產(chǎn)品； 生產(chǎn)所需的知識; 工作提供的勞務(wù)。 (5)工作表現(xiàn)：工作測量（所花時間）； 工作標(biāo)準(zhǔn)； 誤差分析； 其他方面。(6)工作背景 物質(zhì)的工作條件； 工程日程安排； 組織背景； 社會背景； 刺激（金錢的和非金錢的）。 (7)個人要求 與工作有關(guān)的知識、技能：教育、培訓(xùn)、工作經(jīng)驗(yàn)等 ； 個人態(tài)度：志向、身體特征、個性、興趣等。 2、確定情報的內(nèi)容后，就要確定由誰來收集情報 一般來說，由人力資源部門的管理人員（人事專員或助理）在各級基層管理人員的協(xié)助下，共同負(fù)責(zé)情報的收集，同時，由任職者提供崗位情報。接著，就要確定收集情報的方法，一般情況下，崗位

13、情報的收集方法有5種：（1)面談法。即通過與在崗人員會談或召開崗位分析討論會來收集情報。（2）觀察法。即由崗位分析者直接觀察從業(yè)人員的工作收集情報的方法。（3)問卷法。即用事先設(shè)計好的問卷，由在崗者或監(jiān)督者或分析者填寫的方法。（4）自我記入法。即由在本崗者本人記入調(diào)查表的方法。（5)實(shí)驗(yàn)法。根據(jù)動作研究和時間研究，使用記時表、膠卷等技術(shù)裝置進(jìn)行實(shí)驗(yàn)分析的方法。 3、確定工作性質(zhì) 按照工作內(nèi)容及完成工作所需要的知識、技能、經(jīng)驗(yàn)，分析工作性質(zhì)，確定各種崗位名稱。 4、確定工作內(nèi)容和程序 即分析各項工作的具體內(nèi)容，完成該項工作的程序和方法及所需要的設(shè)備、工具等，從中可以看出不同工作的繁簡難易程度，并

14、依據(jù)不同程度區(qū)分為若干層次。 5.明確工作職責(zé) 根據(jù)某項工作的內(nèi)容和程序，協(xié)調(diào)和管理下屬的人數(shù)、工作的重要程度及對組織的影響，確定該項工作的責(zé)任大小和主要職責(zé)。 6.明確完成工作的學(xué)識、技能和經(jīng)驗(yàn)等個人特征 即按照某項工作的性質(zhì)、內(nèi)容、職責(zé)來確定完成該項工作所需要的知識、技能、經(jīng)驗(yàn)和個人特征等。 第二章職務(wù)說明書制定職務(wù)說明書是人事助理的主要工作之一。職務(wù)說明書是用文件形式來表達(dá)的職務(wù)分析的結(jié)果，基本內(nèi)容包括工作描述和任職者資格說明。工作描述一般用來表達(dá)工作內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、環(huán)境等，而任職者資格說明則用來表達(dá)任職者所需的資格要求，如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等。 職務(wù)說明書主要由基本資料、工

15、作描述、任職資格說明、工作環(huán)境四大部分組成：（1）基本資料職務(wù)名稱；直接上級職位； 所屬部門；工資等級；工資水平；所轄人員；定員人數(shù)；工作性質(zhì)。（2）工作描述 工作概要。用簡練的語言說明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任。 工作內(nèi)容。a.各工作活動基本內(nèi)容；b.各活動內(nèi)容占工作時間的百分比；c.權(quán)限；d.執(zhí)行依據(jù)；e.其他。 工作職責(zé)。逐項列出任職者的工作職責(zé)范圍。 工作結(jié)果。說明任職者執(zhí)行工作應(yīng)產(chǎn)生的結(jié)果，能量化的指標(biāo)一定要量化。 工作關(guān)系。包括：a.工作受誰監(jiān)督；b.工作的下屬；c.職位的晉升、轉(zhuǎn)換關(guān)系；d.常與哪些職位發(fā)生聯(lián)系。 工作人員運(yùn)用的設(shè)備和信息說明。主要指所使用的設(shè)備名稱和信息資料的形式。 （3）任職資格說明主要包括九個方面：a.所需最低學(xué)歷；b.培訓(xùn)的內(nèi)容和時間;c.從事本崗位工作以及相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn)；d.一般能力；e.興趣愛好；f.個性特征；g.職位所需的性別、年齡規(guī)定；h.體能要求；i.其他特殊要求。 （4）工作環(huán)境工作場所。指在室內(nèi)、室外還是其他特殊場所。 工作環(huán)境的危險性說明。指危險存在的概率大小、對人員可能造成傷害的程度、具體部位、已發(fā)生的記錄、危險性造成原因等。 職業(yè)病。即從事本工作可能患上的