通識課_現(xiàn)代辦公自動化實務101(概述)

1、通過對課程內容的學習，使學生了解現(xiàn)代辦公自動化的基本理論，較系統(tǒng)地掌握現(xiàn)代企業(yè)或組織辦公所需的相關計算機軟件的操作技巧，并且熟悉常見辦公設備的選型、使用和維護知識，從而培養(yǎng)學生信息技術的實際應用能力和相應的辦公綜合素質，為今后能在步入工作崗位后迅速地適應各方面管理工作的需要奠定基礎。課程簡介1、對自動化辦公所要求的計算機軟硬件實用技術進行綜合性講解，使學生能夠從事企業(yè)信息化基礎建設工作；2、培養(yǎng)實際的應用能力，能針對不同的管理過程采取相應的信息化、數(shù)字化的解決辦法；3、熟悉各類軟件的功能和用途，并提高信息交流與共享的能力；4、掌握常見辦公設備的工作原理、使用方法和維護知識。教學目標要求第一章第

2、一章 辦公自動化概述辦公自動化概述第二章第二章 PC硬件知識硬件知識第三章第三章 常用計算機軟件介紹常用計算機軟件介紹第四章第四章 Office系列軟件的辦公應用案例系列軟件的辦公應用案例第五章第五章 數(shù)字辦公設備的維護數(shù)字辦公設備的維護教學內容大綱1、本課程采用開卷考試方式考核2、考試題型及分值：不定項選擇題（30分）、簡答（20分）、問答（20分）和論述題（30分）3、在課堂上通過認真思考后回答問題可獲得期末考試成績加分（ 2-5分每次）的獎勵?？荚囀裁词恰稗k公”是指處理人們集體事務的活動，辦公活動從信息處理的角度來看，就是對各類信息進行采集、加工、輸出和傳遞的過程辦公自動化（Office

3、 Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。1.1 辦公自動化的內涵辦公自動化的內涵1.2 辦公自動化的發(fā)展辦公自動化的發(fā)展1.3 辦公自動化系統(tǒng)的模式辦公自動化系統(tǒng)的模式1.4 辦公自動化系統(tǒng)的認識誤辦公自動化系統(tǒng)的認識誤區(qū)分析區(qū)分析1.1辦公自動化的內涵辦公自動化的內涵11.11.1 1 什么是辦公自動化什么是辦公自動化11.11.2 2 辦公自動化的特點辦公自動化的特點11.11.3 3 辦公自動化的功能辦公自動化的功能11.11.4 4 為

4、什么要實現(xiàn)辦公自動化為什么要實現(xiàn)辦公自動化11.11.5 推行辦公自動化的意義推行辦公自動化的意義 1 1.11.1 1 什么是辦公自動化什么是辦公自動化 在行政機關、企事業(yè)單位工作中，為科學管理和決策服務，以達到提高行政效率的目的，從而采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，從而改變過去復雜、低效的手工辦公方式。內涵：從網(wǎng)絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網(wǎng)（Intranet）從辦公性質來看，辦公自動化應定位

5、于數(shù)字化辦公從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。外延： 辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。 通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。 辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。 技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業(yè)務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發(fā)揮作用。 辦公自動

6、化的靈魂是軟件，硬件只是實現(xiàn)辦公自動辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現(xiàn)辦公自動化的環(huán)境保障。化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實。辦公自動化學科領域是一個多學科互相交叉、互相滲透的系統(tǒng)工程，已經(jīng)發(fā)展成為一門新興的學科，它涉及計算機與通信技術科學、管理與行為科學、系統(tǒng)工程與人機工程學等學科，是當今計算機應用的一個非?；钴S的領域。辦公自動化系統(tǒng) 是利用先進的電子信息技術和現(xiàn)代辦公設備構成的人機信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進行有關信息的處理、加工、存儲、檢索等各種辦公活動。辦公自動化系

7、統(tǒng)由辦公機構、辦公人員、辦公設備、辦公環(huán)境、辦公制度、辦公信息等幾個基本要素構成。1）辦公機構 （按管理職能分、按管轄區(qū)域分、按行業(yè)和產(chǎn)品劃分）2）辦公人員（包括領導決策人員、專業(yè)管理人員、輔助工作人員、專業(yè)技術人員）3）辦公制度4）辦公（信息處理）設備（包括各種硬件和軟件）5）辦公信息（辦公活動是以處理信息為主要業(yè)務特征的一種重要活動）6）辦公環(huán)境：內部和外部環(huán)境。辦公自動化的目的是應用電子信息技術，提供先進的辦公信息處理手段，最大限度地提高辦公效率和辦公質量，改善辦公環(huán)境和條件，從而提高辦公管理及決策的自動化和科學化水平。OA是一個過程、一種境界。它隨技術的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習慣

8、以及管理思想的變化而變化。在技術與管理理念發(fā)展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內容和新的想象。同時，不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。從不同角度分析和認識：從不同角度分析和認識：（1）從功能角度分析（2）從技術范疇角度分析（3）現(xiàn)代IT企業(yè)的認識什么是辦公自動化什么是辦公自動化-從功能角度分析從功能角度分析廣義面言，OA應該是一個組織除了生產(chǎn)控制之外的一切自動化信息處理與管理的集合。它面向組織中不同層次的使用者有不同的功能表現(xiàn)： 對于高層領導而言：OA是決策支持系統(tǒng)（DSS Decision Support System ）。OA運用科學的數(shù)學模型，結合企業(yè)內部外部

9、的信息，為企業(yè)領導提供決策參考和依據(jù)； 對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS Information Management System），OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的基礎“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務業(yè)務處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。什么是辦公自動化什么是辦公自動化-從技術范疇角度分析從技術范疇角度分析 OA是計算機技術在辦公業(yè)務中的合理應用。計算機技術是OA的前提。計算機對信息的存儲與處理能力極大地改變了人們的辦公方式，提高了工作效率。 OA是利用通信技術來

10、實現(xiàn)人與機器、機器與機器及人與人的交流。通信技術是OA的基礎。現(xiàn)代辦公強調團隊協(xié)同工作(Teamwork, Cooperative Work)，團隊中成員之間的協(xié)調、合作離不開通信技術；同時，現(xiàn)代辦公也更需要與外界廣泛的信息交流，這更離不開通信技術。 OA是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化。科學的管理思想是實現(xiàn)OA的核心。計算機技術和通信技術僅僅是為實現(xiàn)OA打下了基礎，提供了可能。要真正實現(xiàn)OA，還需物化人類思維中科學管理的內容。聯(lián)想集團對辦公自動化的理解：聯(lián)想集團對辦公自動化的理解：“辦公自動化”=D+N+A,“D”是Digital，指數(shù)字化設備、“N”指網(wǎng)絡聯(lián)接Network，“A”

11、 指基于數(shù)字化設備和網(wǎng)絡連接基礎上的應用Application。數(shù)字化辦公三個層次：第一個層次是指各種辦公設備如打印機、復印機、傳真機、顯示器以及投影機等實現(xiàn)向數(shù)字化的轉變；第二個層次是指這些數(shù)字化設備逐漸向網(wǎng)絡靠攏，實現(xiàn)其功能的重新組合；第三個層次是隨著技術的發(fā)展，嵌入式系統(tǒng)的成熟，數(shù)字化辦公將徹底消除電腦對辦公的制約，實現(xiàn)功能外設的智能化、人性化、同時由于互聯(lián)網(wǎng)對人們生活影響的逐步深入，距離和場所將不再成為辦公的障礙，從而使辦公無所不在。 總結辦公自動化的特點總結辦公自動化的特點 （1）是一門綜合性的學科 （2）是一個人機信息系統(tǒng) （3）是對信息處理的一體化過程 （4）可以提高辦公效率和辦

12、公質量正如僅有優(yōu)質的畫筆、畫板、顏料而沒有達.芬奇，就不會有蒙娜尼莎的微笑一樣。OA是計算機技術、通信技術與科學的管理思想完美結合的一種境界和理想。11.11.2 2 現(xiàn)代辦公自動化軟件的功能現(xiàn)代辦公自動化軟件的功能(一)建立內部的通信平臺。 建立組織內部的郵件系統(tǒng)，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。(二)建立信息發(fā)布的平臺。 在內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。11.11.2 2 現(xiàn)代辦公自動化軟件的功能現(xiàn)代辦公自動化軟件的功能(

13、三)實現(xiàn)工作流程的自動化。組織中存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等辦公自動化要進行流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。(四）實現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。11.11.2 2 現(xiàn)代辦公自動化軟件的功能現(xiàn)代辦公自動化軟件的功能（五）輔助辦公。開展會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公。（六）信息集成。辦公自動化系統(tǒng)應該與業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高反應速度和決策能力。（七）實現(xiàn)分布式辦

14、公。移動辦公和跨地域辦公成為當今社會很迫切的一種需求。辦公自動化要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。11.11.3 3 為什么要實現(xiàn)辦公自動化為什么要實現(xiàn)辦公自動化 求得自身解放的需要是人類文明進步和發(fā)展的原動力。 傳統(tǒng)的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作，手工處理的延時和差錯，正是現(xiàn)代化管理中應該去除的弊端。用先進的、現(xiàn)代化的工具代替手工作業(yè)，無疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。 OA對傳統(tǒng)辦公方式的變革，正是適應了人們的普遍需求，也順應了技術發(fā)展的潮流。 擴展來看： 辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，

15、更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調與合作。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。 辦公自動化可以和一個企業(yè)或組織的業(yè)務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)。從而極大得方便了管理和決策。 辦公自動化還是一個企業(yè)或組織與整個世界聯(lián)系的渠道。一方面，員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)組織可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的信息，如組織介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務范

16、圍、產(chǎn)品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。辦公自動化已經(jīng)成為業(yè)界的共識，盡早占據(jù)領先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使組織的發(fā)展步入良性軌道。1.1.4推行OA的重要性和必要性： 、OA對于面向二十一世紀的企業(yè)經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達國家企業(yè)，迫切需要通過推行OA來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力。 、推行OA，能給企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾：企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、

17、太不嚴謹，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。 1.1.4推行OA的重要性和必要性： 、企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。OA為用戶提供的正是自我服務的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。 、傳統(tǒng)的管理思想和方法急需改進。很多中國企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)（MIS）。近30年過去了，我們沒有看到中國企業(yè)管理水平質的飛躍，其中，除了技術能力局限的原因外，還有觀念、認識方面的原因。 1.2 辦公自

18、動化的發(fā)展辦公自動化的發(fā)展 1 1.22.1 1 辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展過程辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展過程 1 1.22.2 2 辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀 1 1.22.3 3 辦公自動化系統(tǒng)的未來辦公自動化系統(tǒng)的未來11.22.1 1 辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展過程辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展過程 第一代（以數(shù)據(jù)為處理重心）第一代（以數(shù)據(jù)為處理重心） 第二代第二代 （以工作流為重心）（以工作流為重心） 第三代（以知識管理為重心）第三代（以知識管理為重心） 第一代辦公自動化系統(tǒng)第一代辦公自動化系統(tǒng)第一代辦公自動化是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)，其最大特點是基于傳統(tǒng)的關系型數(shù)據(jù)庫的應用，以結構化數(shù)

19、據(jù)為存儲和處理對象，強調對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。其不足是客戶機負擔過重，管理、維護及培訓費用較高，無法在企業(yè)局域網(wǎng)上建立統(tǒng)一的集成辦公平臺，而且系統(tǒng)自適應差，只局限于內部信息的管理等。 第二代辦公自動化系統(tǒng)第二代辦公自動化系統(tǒng) 第二代辦公自動化是以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)。 辦公應用系統(tǒng)的主要任務是企業(yè)內部各種消息（辦公信息、文件及函件等）的發(fā)布與傳遞、工作流的管理、檔案資料的管理，也承擔與信息服務系統(tǒng)進行雙向信息交互的任務。它涉及的技術包括協(xié)同工作、文檔數(shù)據(jù)壓縮與存儲、工作流管理、安全控制、多媒體、視頻會議及數(shù)據(jù)庫等內容。通過該系統(tǒng)，用戶可以采用全雙向及多媒體形式獲取和發(fā)布信息，通過與I

20、nternet的互聯(lián)，實現(xiàn)辦公活動不受時間和空間的限制，從而提高企業(yè)運行的效率和質量。什么是工作流？工作流概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領域，是針對日常工作中具有固定程序活動而提出的一個概念，目的是通過將工作分解成定義良好的任務及相應角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務并對其進行監(jiān)控，達到提高工作效率、更好的控制過程、增強對客戶的服務、有效管理業(yè)務流程等目的。 工作流軟件應用的范圍非常廣泛，凡是各種通過表單逐級手工流轉完成的任務均可應用工作流軟件自動實現(xiàn)，可以考慮在以下一些方面推行工作流程自動化。 行政管理類： 出差申請，加班申請，請假申請，用車申請，各種辦公工具申請，購買申請，日報周報，

21、信息公告等凡是原來手工流轉處理的行政性表單。 人事管理類： 員工培訓安排，績效考評，新員工安排，職位變動處理，員工檔案信息管理等。 財務相關類： 付款請求，應收款處理，日常、差旅、娛樂報銷，預算和計劃申請等。 客戶服務類： 客戶信息管理，客戶投訴、請求處理，售后服務管理。 其他業(yè)務流程：訂單、報價處理， 采購處理， 合同審核，客戶電話處理等等。 第二代辦公自動化系統(tǒng)有第二代辦公自動化系統(tǒng)有3個顯著特點：個顯著特點：1、以網(wǎng)絡為基礎2、強調協(xié)同工作3、把工作流作為實現(xiàn)業(yè)務自動化的技術手段。 第三代辦公自動化系統(tǒng)第三代辦公自動化系統(tǒng)第三代辦公自動化是以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)，它強調以知識管

22、理為核心，能夠提供豐富的學習功能與知識共享機制，確保每一個使用者都能隨時隨地根據(jù)需要向專家學習、向企業(yè)現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機構的整體創(chuàng)新和應變能力。知識管理：是一種新型信息化應用，它以企業(yè)網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)為基礎，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)和組織已經(jīng)獲取的信息，定位于擁有專門技能的人，通過協(xié)作和企業(yè)培訓傳遞這些知識，讓整個組織能有效利用知識，建立知識門戶和快速響應系統(tǒng)。通俗地講，知識管理是指在恰當?shù)臅r間，將正確的知識傳給合適的人，讓他們采取最恰當?shù)男袆樱员苊庵貜湾e誤和重復工作，它關注的是如何充分收集分布在不同地方的知識

23、。 1.2.2 辦公自動化的現(xiàn)狀辦公自動化的現(xiàn)狀 一些發(fā)達國家已實現(xiàn)較高程度的自動化。以美國和日本為例，辦公室已高度自動化，辦公自動化系統(tǒng)已實現(xiàn)智能化，以網(wǎng)絡為基礎將辦公自動化與全球范圍的信息系統(tǒng)結合起來，形成統(tǒng)一的大型信息管理系統(tǒng)。 但是也應該看到，由于政治、經(jīng)濟等方面的原因，一定程度上影響了辦公自動化的普及和發(fā)展，辦公自動化在全球范圍的發(fā)展是不平衡的。1.2.3 辦公自動化的未來辦公自動化的未來辦公自動化設備向高性能、多功能、復合化和系統(tǒng)化發(fā)展；辦公系統(tǒng)向數(shù)字化、智能化、無紙化、綜合化發(fā)展；多媒體技術在辦公自動化領域中將得到進一步發(fā)展；隨著全球網(wǎng)絡體系將逐步完善，網(wǎng)絡通信在辦公自動化系統(tǒng)中

24、的地位進一步加強。伴隨移動信息技術的飛速發(fā)展，移動辦公將成為新型辦公模式，并將出現(xiàn)極為豐富的移動辦公應用軟件。1.3 現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的模式現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的模式11.33.11事務型事務型11.33.22管理型管理型11.33.33決策型決策型11.33.44一體化型一體化型11.33.11事務型辦公自動化系統(tǒng)事務型辦公自動化系統(tǒng)（1）系統(tǒng)功能 文字處理功能。 個人日程安排。 行文（文件）辦理。 函件處理。 文檔資料管理。 編輯排版。 電子報表。 其他數(shù)據(jù)處理。 （2）系統(tǒng)組成 事務型辦公自動化系統(tǒng)是處理日常的辦公操作的，是直接面向辦公人員的。它由計算機軟、硬件設備、基本辦公設備、簡單通信設備和處理事務的數(shù)據(jù)庫組成。 11.33.22管理型辦公自動化系統(tǒng)管理型辦公自動化系統(tǒng) （1）系統(tǒng)功能管理型辦公系統(tǒng)是把事務型辦公系統(tǒng)和綜合信息(數(shù)據(jù)庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。管理型辦公系統(tǒng)各個部門之間有較強的通信能力，可方便實現(xiàn)本部門微機網(wǎng)之間或者與遠程網(wǎng)之間的通信。 （2）系統(tǒng)組成 在事務型辦公用基本設備的基礎上，增加高檔微機和工作站設備、通信設備。它使用的設備比事務型的設備級別要高，而且復雜，各部門間有很強的通信能力。除通用、專用軟件外，還要求有自己的信息管理系統(tǒng)，在事務型辦公系統(tǒng)的基礎上加入專用數(shù)據(jù)庫。11.33.3 3 決策