oracle財務(wù)管理系統(tǒng)培訓(xùn)手冊總帳模塊gl116

1、文檔控制文檔控制IIUNIT1 總帳模塊概述1.1LESSON 1 總帳模塊介紹2LESSON 2 總帳模塊和其他模塊的關(guān)系3LESSON 3 總帳模塊的一個會計業(yè)務(wù)周期4UNIT2 基 本 概 念6.6LESSON 1 彈性域（Flexfield）和值集（Value Set）7LESSON 2 科目結(jié)構(gòu)和帳簿9LESSON 3 菜單、職責(zé)和預(yù)制文件12LESSON 4 關(guān)于工具欄、功能鍵和文件夾的使用15UNIT3 總帳業(yè)務(wù)處理流程17.17LESSON 1 業(yè)務(wù)背景和數(shù)據(jù)錄入操作步驟18LESSON 2 余額和報表提交24UNIT4 憑證錄入管理29.29LESSON 1 憑證來源和分類，

2、總帳會計期間30LESSON 2 憑證修改和調(diào)整33LESSON 3 反沖憑證35LESSON 4 利用經(jīng)常性和成批分配憑證的產(chǎn)生憑證36LESSON 5 通過總帳接口引入外部或子模塊憑證45UNIT5 憑證復(fù)核和登帳47.47LESSON 1 總帳模塊中兩種憑證復(fù)核方式48LESSON 2 憑證登帳51UNIT6 帳戶余額和維護(hù)53.53LESSON 1 公司間和懸?guī)舻母拍詈褪褂?4LESSON 2 匯總模板56LESSON 3 帳戶余額和追索58LESSON 4 帳戶成批維護(hù)60UNIT7 多公司的帳務(wù)核算62.62LESSON 1 公司間（CENTRA）63LESSON 2 數(shù)據(jù)和帳

3、簿合并68LESSON 3 系統(tǒng)設(shè)置考慮74UNIT8 總 帳 報 表79.79LESSON 1 Oracle FSG80LESSON 2 目錄集和行順序87LESSON 3 報表輸出91UNIT9 總帳預(yù)算管理93.93LESSON 1 Oracle 預(yù)算和預(yù)算控制94LESSON 2 定義、輸入預(yù)算和使用預(yù)算95UNIT10 總帳中的外幣業(yè)務(wù)103.103LESSON 1 Oracle 總帳外幣業(yè)務(wù)104LESSON 2 定義匯率，余額重估106LESSON 3 幣種轉(zhuǎn)換和外幣報表110總結(jié)114UNIT1 總帳模塊概述了解 Oracle 總帳模塊的主要功能和特征u了解 Oracle 總帳

4、模塊和其他模塊的關(guān)系u了解 Oracle 總帳模塊的一個會計業(yè)務(wù)周期uLESSON 1 總帳模塊介紹Oracle 總帳模塊(Oracle General Ledger)是整個 Oracle 應(yīng)用系統(tǒng)的模塊，是系統(tǒng)內(nèi)所有財務(wù)往來的匯集地，其他子模塊內(nèi)的財務(wù)和現(xiàn)金活動都將最終反映到總帳模塊中。一個公司中任何涉及財務(wù)的業(yè)務(wù)通常被輸入到 Oracle 的子模塊中，例如：對客戶的銷售和收款輸入到應(yīng)收模塊（Oracle Receivables）和付款在應(yīng)付模塊（Oracle Payables）中，之后，子模塊中的財務(wù)信息中，向供應(yīng)商的采購（會計分錄）都將通過標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換程序轉(zhuǎn)帳到總帳模塊中。對于未輸入至任何子

5、模塊中的業(yè)務(wù)，如收入、成本的結(jié)轉(zhuǎn)，可以采用輸入輸入帳（Enter Journals）方式直接錄入到總帳中。并非所有的公司都要使用全部的財務(wù)或其他模塊，一個公司可以選擇使用或不使用某個特定的模塊，例如選擇不使用固定資產(chǎn)模塊（Oracle Assets），而是將固定資產(chǎn)增加、折舊、報廢等會計信息直接輸入到總帳中。相反的，如果使用固定資產(chǎn)模塊，那么所有與資產(chǎn)變動有關(guān)的會計信息都將通過資產(chǎn)模塊自動傳送至總帳模塊。有一點(diǎn)需要注意，使用 Oracle 總帳模塊和 Oracle 其他子模塊必須建立在這樣的原則上：任何業(yè)務(wù)或財務(wù)往來只能錄入一次，不論是在子模塊還是在總帳模塊中，因此，任何業(yè)務(wù)錯誤的修改和更正都

6、必須從開始，如果使用子模塊錄入業(yè)務(wù)，必須在子模塊中修改或更正，而不能在總帳中輸入更正日記帳。Oracle 總帳模塊的主要功能可以概括如下：1會計和財務(wù)信息的和集取2完成財務(wù)監(jiān)測和控制3進(jìn)行財務(wù)信息的分析和報告使用 Oracle 總帳模塊，可以使一個企業(yè)建立統(tǒng)一集成的總帳和分類帳，利用靈活的方式快速準(zhǔn)確地產(chǎn)生帳審核機(jī)制加強(qiáng)業(yè)務(wù)控制和減少差錯。利用 Oracle 總帳模塊，企業(yè)還可以各種帳，利用總帳的獲得很多功能和特性，如強(qiáng)大的外幣處理，有效的預(yù)算管理和控制，靈活的公司間帳務(wù)處理和帳務(wù)合并，靈活的報表定義和使用等。此外，利用總帳和其他系統(tǒng)的集成如 ADI 和 OLAP，可以靈活快速的為企業(yè)管理和決

7、策提供財務(wù)信息。LESSON 2 總帳模塊和其他模塊的關(guān)系Oracle 總帳模塊和其他模塊的關(guān)系是一中總帳和分類帳的關(guān)系，總帳并保存財務(wù)業(yè)務(wù)的會計余額信息，子模塊并保存財務(wù)業(yè)務(wù)的明細(xì)信息，他們的關(guān)系圖如下：以應(yīng)付（Oracle Payables）模塊和總帳模塊關(guān)系為例：公司可以利用應(yīng)付模塊保存和供應(yīng)商往來的明細(xì)業(yè)務(wù)，當(dāng)在應(yīng)付模塊中接收并錄入一張供應(yīng)商時，應(yīng)付模塊除了這張對應(yīng)的供應(yīng)商、日期、金額、編號和說明信息外，通過標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)帳程序，應(yīng)付模塊將在總帳中產(chǎn)生以下的會計分錄：借：成本/費(fèi)用貸：應(yīng)付款同樣地，錄入一筆付款時，應(yīng)付模塊除了此付款地日期、帳戶、付款供應(yīng)商、核銷地等信息外，還將在總帳中產(chǎn)生付

8、款業(yè)務(wù)地會計信息：借：應(yīng)付款貸：現(xiàn)金/LESSON 3 總帳模塊的一個會計業(yè)務(wù)周期Oracle 總帳模塊的一個會計業(yè)務(wù)周期如下圖：12· 外幣憑證打開總帳會計期錄入手工憑證，包括：· 手工標(biāo)準(zhǔn)憑證· 統(tǒng)計憑證34從子模塊引入憑證，如：應(yīng)收、應(yīng)付、庫存等模塊利用定義好的經(jīng)常性憑證模板生成憑證經(jīng)常性憑證模板包括：· 框架憑證模板有固定帳戶無金額（生成須手工填寫）· 標(biāo)準(zhǔn)憑證模板固定帳戶和固定金額· 公式憑證模板有固定帳戶，金額尤特定計算公式獲得56印出來后復(fù)核78910.利用成批分配憑證模板生成憑證，如將當(dāng)月折舊費(fèi)用按部門分?jǐn)倯{證復(fù)核：可

9、以利用聯(lián)機(jī)錄入或界面進(jìn)行復(fù)核，也可以運(yùn)行報表程序?qū){證打手工或自動過帳（登帳）檢查是否存在登帳后的憑證錯誤，如果有，進(jìn)行憑證反沖調(diào)整進(jìn)行（如果有外幣業(yè)務(wù)）外幣重估和匯兌損益的處理進(jìn)行外幣轉(zhuǎn)換，為合并報表做準(zhǔn)備11. 帳簿合并（如果存在多帳簿）12. 編制財務(wù)報表并復(fù)核和分析13. 關(guān)閉當(dāng)前會計期，并打開下一會計期UNIT2 基 本 概 念理解 Oracle 模塊性域和值集的基本概念u理解科目結(jié)構(gòu)（COA）和帳簿的基本概念u了解菜單、職責(zé)、工具欄和文件夾的使用uLESSON 1 彈性域（Flexfield）和值集（Value Set）彈性域（Flexfield）遍布于整個 Oracle Appl

10、ication 中，Oracle 地許多應(yīng)用性能都?xì)w功于特定的彈性域設(shè)計，它是 Oracle 描述某一事務(wù)或?qū)嶓w的法。一個彈性域由多個段組合起來，每個段是彈性域內(nèi)的單個子字段（在數(shù)據(jù)庫中，段以單個的表列形式出現(xiàn)），例如，我們可以利用四段結(jié)構(gòu)（公司段，成本中心段，科目段，項(xiàng)目段）來描述公司內(nèi)的帳戶結(jié)構(gòu)，010.102.550304.P001 代表南京分公司（010）經(jīng)理辦公室（102）在一個建筑項(xiàng)目（P001）上發(fā)生的用_辦公費(fèi)的帳戶。Oracle 應(yīng)用中包括兩中類型的鍵彈性域： 關(guān)鍵彈性域（ Key Flexfields ） 和描述性彈性域（Descriptive Flexfields）。關(guān)鍵

11、彈性域通常描述了由彈性域標(biāo)識的實(shí)體的特殊特性，在 Applications中，關(guān)鍵彈性域包括：總帳科目，庫存物品，固定資產(chǎn)等。描述性彈性域雖然不需要象鍵彈性域內(nèi)的段那樣要產(chǎn)生有意義的代碼，但是它們也描述了實(shí)體的其他特性，該實(shí)體的描述性特性在您使用的表單的其它部分被標(biāo)識。描述性彈性域在 Applications 數(shù)據(jù)庫表中被視為屬性列（attribute columns），而關(guān)鍵彈性域通常被視為段列（segment column）。彈性域中每一個段對應(yīng)一個值集（Value sets），一個值集可以包含許多具體值集值。在段中輸入或選擇值時，彈性域會驗(yàn)證每個段的有效值集（一個值集）。值集通常是預(yù)先定

12、義的，通過定義“驗(yàn)證段”，系統(tǒng)將會把用戶輸入此段的值與此段值集中的值作比較，如果終端用戶輸入無效的段值，則有效值列表會自動顯示以使用戶可以選擇有效值。應(yīng)用和使用彈性域，可以獲得很多優(yōu)點(diǎn)，滿足您的以下業(yè)務(wù)需要：自定義應(yīng)用以符合當(dāng)前業(yè)務(wù)慣例，例如會計代碼，代碼以及其u它代碼。自定義應(yīng)用以獲取在其它情況下應(yīng)用無法跟蹤的數(shù)據(jù)。u具有由一個或多個段組成的“智能字段”，每個段均包含一個值和一個含u義。依靠應(yīng)用來驗(yàn)證您在智能字段中輸入的值和值組合。u根據(jù)表單數(shù)據(jù)和應(yīng)用數(shù)據(jù)來更改智能字段的結(jié)構(gòu)。u無需編程即可自定義數(shù)據(jù)字段來符合您的業(yè)務(wù)需要。u智能字段以獲得特定信息。u下圖是一個關(guān)鍵彈性域和說明性彈性域在 A

13、pplications 窗體中的表現(xiàn)示意圖：其中：帳戶結(jié)構(gòu)是一個關(guān)鍵性彈性域（Accounts Flexfields），它由六個段組成，每個段對應(yīng)一個值集。子目段中 10020007（存款_中行虎踞路分理處）是值集“JMCC_SUBACC”中的一個值集值。為了說明每筆體現(xiàn)業(yè)務(wù)對應(yīng)的支票編號，系統(tǒng)設(shè)置了一個說明性彈性域，它由一段組成，每次錄入的段值將保存在憑證行表中的 atrribute1 表列中。LESSON 2 科目結(jié)構(gòu)和帳簿總帳模塊目結(jié)構(gòu)（Chart of Account）是關(guān)鍵彈性域（Accounting Flexfield）的一個典型應(yīng)用，它唯一地標(biāo)記總帳科目并為每個會計科目表提供一個

14、靈活地結(jié)構(gòu)?？梢栽O(shè)置科目結(jié)構(gòu)使其具有任意數(shù)目地段，最大可達(dá) 30 個。大多數(shù)公司至少要用 3 個段：公司段、成本中心段、科目段，根據(jù)實(shí)際情況，可以定義多段結(jié)構(gòu)地科目結(jié)構(gòu)用以描述企業(yè)地會計帳戶。在這套中，我們以電信行業(yè)為例，它的科目結(jié)構(gòu)由六段組成，如下圖所示：公司段：省公司和各市分公司u成本中心段：每個成本部門，經(jīng)理室、財務(wù)部等u科目段：參照制科目的使用設(shè)定u子目段：它是一個從屬段（dependent segment），依賴于公司段的段值，u用以各分公司特有的科目值，如存款等明細(xì)科目分類段：與收入有關(guān)的科目在此段上進(jìn)行分類，如數(shù)字收入或模擬收入等u項(xiàng)目段：具體的項(xiàng)目編號uOracle Appli

15、cations 中的帳簿由一個會計科目表、一個日歷和一種職能貨幣（本位幣）組成。共享相同的會計科目表、會計日歷、職能貨幣的法人的財務(wù)業(yè)務(wù)可以記在一個相同的帳簿中。下圖是帳簿設(shè)置的界目結(jié)構(gòu)采用了“JMCC_會計科目表”（六段結(jié)構(gòu)），會計日歷采用了“JMCC 總帳日歷”面，其（每年共 13 個會計期，第 13 個期間為調(diào)整期）。此帳簿中涉及若干會計帳戶和帳簿控制的選項(xiàng)，這里進(jìn)行簡要的說明。留存帳戶：在您打開會計年度的第一期時，總帳會按照留存帳戶對上一年度中的所u有收入和費(fèi)用帳戶的額進(jìn)行過帳。如果在帳套中有多個公司或余額實(shí)體，總帳會自動為每個公司或余額實(shí)體創(chuàng)建一個留存帳戶。暫記帳戶：如果您選擇允許暫

16、記過帳不平衡帳分錄，總帳會自動過帳此帳戶的差u額。如果在帳套中有多個公司或余額實(shí)體，總帳會為每個余額實(shí)體創(chuàng)建一個暫記帳戶。內(nèi)部往來帳戶：如果您選擇自動平衡公司間的帳，總帳可確保帳套余額實(shí)體中的所有日u記帳分錄保持平衡（借項(xiàng)等于貸項(xiàng)）。如果對于特定的余額實(shí)體來說，帳分錄不平衡，總帳會自動過帳相應(yīng)公司間帳戶的差額。如果在帳套中有多個公司或余額實(shí)體，總帳會為每個余額實(shí)體創(chuàng)建一個公司間帳戶。保留準(zhǔn)備帳戶：如果您輸入一個不平衡的保留分錄，總帳會自動過帳您在此處指u定的帳戶差額。如果在帳套中有多個公司或余額實(shí)體，總帳會為每個余額實(shí)體創(chuàng)建一個保留準(zhǔn)備帳戶。：控制選項(xiàng)：允許暫記過帳：允許用戶過帳不平衡的帳分錄

17、（借項(xiàng)不等于貸項(xiàng)），并通過u過帳暫記帳戶的抵銷額來自動平衡這些帳分錄。如果啟用此選項(xiàng)，您必須為帳套輸入一個暫記帳戶。如果不允許暫記過帳，您將僅能過帳經(jīng)平衡的帳分錄。公司間帳余額：允許用戶過帳公司間不平衡的帳分錄（對于某個特定公u司或平衡實(shí)體來說借項(xiàng)不等于貸項(xiàng)），并根據(jù)指定的公司間帳戶來自動平衡這些公司間帳。如果啟用此選項(xiàng)，您必須為此帳套輸入一個公司間帳戶。如果不選擇平衡公司間的帳，則您僅能通過余額段（通常為公司段）來過帳平衡的公司間帳。啟用平均余額：允許您使用帳套以進(jìn)行平均余額處理。一旦啟用平均余額處理，u總帳會自動匯總余額，此余額用來計算平均和日終余額。啟用帳審批：允許您使用帳套中的總帳帳審

18、批功能。如果已啟用“u帳審批”，并且要求對帳分錄的帳來源進(jìn)行審批，則在采取進(jìn)一步措施之前，必須通過適當(dāng)?shù)墓芾韺訉徟藥?。如果沒有啟用帳審批，即使要求對帳來源進(jìn)行審批，也執(zhí)行此審批過程。啟用帳分錄稅：允許您在總帳中人工輸入可征稅帳分錄。啟用帳套的此u項(xiàng)功能時，系統(tǒng)會自動計算相關(guān)聯(lián)的稅額并生成稅務(wù)帳行。LESSON 3 菜單、職責(zé)和預(yù)制文件Oracle Applications 是一個圖形化的應(yīng)用軟件，它的操作界面由工具欄、瀏覽器窗口、菜單和快捷鍵等組成。其中菜單是多個功能的組合，它可以包括子菜單或菜單項(xiàng)目，每一個菜單項(xiàng)目對應(yīng)一個或一組特定的功能。下圖是一個菜單界面：菜單項(xiàng)父菜單快捷菜單子菜單我們

19、可以根據(jù)實(shí)際情況組合出合適的菜單，例如下圖是某公司總帳管理職責(zé)所用到的菜單定義界面，操作路徑：(R)系統(tǒng)管理員>(N)應(yīng)用>菜單責(zé)任（Responsbility）是 Oracle 應(yīng)用的一種級別，不同的職責(zé)對應(yīng)和使用特定的功能和系統(tǒng)報表，因此每次用戶登陸系統(tǒng)時都要選擇一個職責(zé)來操作系統(tǒng)，每個用戶均具有至少一種或多種責(zé)任，并且?guī)讉€用戶可以共享同一責(zé)任。下圖是用戶登陸時選擇職責(zé)的界面：職責(zé)名稱定義職責(zé)時，需要選擇特定的菜單，也就是說每個職責(zé)是通過它的菜單行使特定功能的，另外，每一個職責(zé)還對應(yīng)特定的報表集，報表集限制了每個職責(zé)能夠使用的報表和請求。下圖是定義職責(zé)的界面，操作路徑：(R)系

20、統(tǒng)管理員>(N)>安全性>職責(zé)>定義掛報表集掛菜單預(yù)置文件（Profile）是一組可影響應(yīng)用運(yùn)行方式的可更改選項(xiàng)。Oracle 應(yīng)用以根據(jù)自己的需要更改應(yīng)用性能。預(yù)置文件選項(xiàng)可以設(shè)置在以下四個層次之一或和用戶。系統(tǒng)管理員可以在這些層的任何一層設(shè)置默認(rèn)選項(xiàng)值。 Oracle 應(yīng)用提供的這些選項(xiàng)使您可：站點(diǎn)、應(yīng)用、責(zé)任將預(yù)置文件層作為一個分層結(jié)構(gòu)來處理，其中“用戶”是此結(jié)構(gòu)中的最，接著是“責(zé)任”和“應(yīng)用”，最后是最低層“站點(diǎn)”。例如，總帳模塊提供“ GL 帳套名”選項(xiàng)，如果職責(zé)“ 050- 南京分公司本部總帳管理” 對應(yīng)“JMCC 帳簿”，則使用此職責(zé)所有的憑證操作都在 J

21、MCC 帳簿中，而不管地點(diǎn)級的參數(shù)值。如果職責(zé)層和應(yīng)用層的“GL 帳套名”選項(xiàng)對應(yīng)的參數(shù)為空，職責(zé)“050-南京分公司本部總帳管理”則選擇 JMCC帳簿。下圖是定義預(yù)制文件的界面：地點(diǎn)級參數(shù)職責(zé)級參數(shù)LESSON 4 關(guān)于工具欄、功能鍵和文件夾的使用系統(tǒng)快捷工具欄的界面和使用介紹如下：狀態(tài)欄信息切換責(zé)任-顯示責(zé)任窗口窗口幫助-打開當(dāng)前窗口的幫助編輯字段-打開當(dāng)前字段的編輯器窗口值列表-顯示當(dāng)前字段的值列表附件-打開附件窗口更新或查看附件/添加新的附件轉(zhuǎn)換-打開“轉(zhuǎn)換”窗口文件夾工具-打開文件夾工具選項(xiàng)板清除-從此窗口清除當(dāng)前刪除-從數(shù)據(jù)庫中刪除當(dāng)前新建-創(chuàng)建新的查找-打開“查找”窗口以選擇摘要

22、/詳細(xì)資料-在當(dāng)前的摘要和詳細(xì)資料視圖之間切換清除表單-清除當(dāng)前表單中的所有等待更改打印-打印當(dāng)前屏幕，或在特定的情況下顯示要打印的報表列表保存并繼續(xù)-保存所有更改并增加為下一個保存-保存當(dāng)前表單中的所有更改至-打開（瀏覽器）窗口Oracle Applications 提供了很多快捷鍵，熟練地使用這些快捷鍵和操作技巧，可以極大地加快系統(tǒng)操作速度，例如：Ctrl+S 提交保存，F(xiàn)11 和Ctrl + F11 進(jìn)行表單出）：。下圖是快捷鍵窗口（按 Ctrl + K 調(diào)通過利用系統(tǒng)文件夾功能，可以靈活的調(diào)整界面顯示方式，如隱藏/出示某些字段、調(diào)整字段顯示寬度、調(diào)整字段顯示順序、自動根據(jù)條件刷新等。下

23、圖是文件夾使用和保存的界面：UNIT3 總帳業(yè)務(wù)處理流程通過具體的業(yè)務(wù)實(shí)例了解 Oracle 總帳模塊的一個業(yè)務(wù)操作流程u能夠簡單地進(jìn)行憑證錄入，修改，復(fù)核，登帳，報表等操作uLESSON 1 業(yè)務(wù)背景和數(shù)據(jù)錄入操作步驟業(yè)務(wù)背景：一般而言，一個公司財務(wù)部的日常業(yè)務(wù)流程如下所述：首先，打開會計期。接著通過手工輸入或從其他模塊引入帳，提交主管進(jìn)行復(fù)核和審批。審批通過則進(jìn)行過帳，否則根據(jù)拒絕原因進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，再提交審批。在會計期末，根據(jù)公司的具體情況作相應(yīng)地調(diào)整（如外幣重估，報表合并等），制作財務(wù)報表。關(guān)閉會計期，以后所有業(yè)務(wù)計入下一會計期?；玖鞒倘鐖D 3-1。業(yè)務(wù)流程在總帳模塊中實(shí)現(xiàn)的步驟：uS

24、TEP1：打開會計期1. （）設(shè)置>打開>關(guān)閉，進(jìn)入“打開和關(guān)閉會計期”窗口。2. 總帳管理系統(tǒng)將顯示最近打開的會計期。如果期間可能是最近才打開的會計期，則此期間當(dāng)前可能為關(guān)閉狀態(tài)。3. 選擇“打開下一期”?？値す芾硐到y(tǒng)將計算本期的期末帳戶余額，并啟動并發(fā)處理以打開下一期，本期將仍保持“打開”狀態(tài)。 如果打開新會計年度的第一期，總帳管理系統(tǒng)將自動更新留存4. 保存。帳戶。打開會計期的界面如圖 3-2 所示：圖 3-1：總帳業(yè)務(wù)流程圖結(jié)束會計期生成財務(wù)報告轉(zhuǎn)帳及合并憑證登帳憑 證 審 核、 分 析 和 更 改成批分配憑證引入憑證轉(zhuǎn)回錄入憑證建立經(jīng)常性分錄打開會計期圖 3-2：打開與關(guān)

25、閉會計期帳過帳，也可以計算報表的期末和年終實(shí)際及預(yù)算帳戶余額。 會打開會計期可以控制帳分錄和關(guān)閉、從不打開和將來_錄入五種狀態(tài)。其中，只能在打開和將來_錄入兩種狀態(tài)計期有打開、關(guān)閉、中錄入帳，而且在將來_錄入狀態(tài)中不能過帳。例如，在窗口中點(diǎn)擊“打開下一期”，則會計期間“05-2001”的狀態(tài)改為“打開”，同時會計期間“06-2001”的狀態(tài)為“將來_錄入”。STEP2：手工錄入一個憑證批和若干憑證1. （）憑證>輸入，進(jìn)入“查找?guī)ぁ贝翱冢▓D 3-3）。圖 3-3：查找?guī)?. 點(diǎn)擊“新建批”，進(jìn)入“批”窗口?？梢詫⒕哂泄餐瑢傩缘膸し咒泟?chuàng)建為批。例如，可按類型和日期對帳分錄進(jìn)行分組。一個批中

26、可以有多個帳，或者每個帳分錄可以只有一個的批。批中的所有帳分錄必須共享同一個期間?？梢詾槿魏未蜷_的或?qū)砜奢斎氲臅嬈趧?chuàng)建帳批，但只能在打開的會計期過帳批。如果不需要輸入批信息，可以直接輸入帳?？値す芾硐到y(tǒng)將使用由唯一的批標(biāo)識及系統(tǒng)日期組合而成的來源（人工），自動為分錄創(chuàng)建批。如圖 3-4。圖 3-4：批帳分錄報表中的批。同一會計期不能具有重復(fù)的批名。 如果不輸入批： 輸入可選批名以標(biāo)識總帳和批名，總帳管理系統(tǒng)將根據(jù)來源創(chuàng)建一個默認(rèn)名稱，此來源由一個唯一的批標(biāo)識和系統(tǒng)日期組合而成。期間：輸入批組內(nèi)的帳所屬會計期?？値す芾硐到y(tǒng)會默認(rèn)最近的打開期間。余額類型：“余額類型”是一個只能顯示的字段。在輸

27、入實(shí)際帳時它會顯示“實(shí)際”，而在輸入預(yù)算帳時顯示“預(yù)算”。說明： 批組的摘要,可以缺省?？傤~控制：一批中包括的分錄總數(shù)（建議不輸）“狀態(tài)”區(qū)域?qū)@示過帳、資金儲備和帳審批的當(dāng)前狀態(tài)。過帳：指該批憑證是否已經(jīng)過帳。狀態(tài)為：已過帳、未過帳。資金：只該批憑證是否已經(jīng)通過了預(yù)算檢查。狀態(tài)為：要求、已通過、警告、未通過。審批：指該批憑證是否已通過了審批。狀態(tài)為：通過、正在進(jìn)行、拒絕、要求。創(chuàng)建日期：錄入批組的日期，默認(rèn)為系統(tǒng)當(dāng)前日期。3. 點(diǎn)擊“帳”按鈕，進(jìn)入“帳”窗口（圖 3-5），輸入憑證信息。圖 3-5：帳帳：分錄名稱,同批組名,也可以另外定義。如果在輸入帳之前未輸入批名，總帳管理系統(tǒng)將使用該批中

28、的第一個帳名稱，以創(chuàng)建默認(rèn)的批名。周期：分錄所在的會計期，與批組中的周期一致。如果未在批層輸入期間，請為帳分錄選擇任意一個打開期間或?qū)砜奢斎肫陂g。類別：可通過值列表選擇記帳憑證的類型，如果是手工輸入的憑證，則所有的憑證類別都為記帳。余額類型：A 表示實(shí)際，B 表示預(yù)算。與批組中的金額類型一致。說明：分錄摘要?？傤~控制: 一張有效日期：帳中包括的分錄總金額(建議不輸)。帳的日期，若選擇的是上一會計期，則該日期為上一會計期的最后一天。來源: 人工，表示手工輸入的。轉(zhuǎn)換：輸入幣種及外幣的匯率類型。對于外幣，需要選擇匯率日期及匯率類型,建議用公司匯率,因?yàn)楣緟R率在系統(tǒng)中統(tǒng)一定義,如果選擇用戶匯率,

29、則可以手工定義。本位幣可以缺省。若輸入的為統(tǒng)計帳戶的統(tǒng)計量，則選擇幣種STAT。行： 分錄行的編號，為每個帳行輸入行號，以控制帳分錄行在聯(lián)機(jī)和報表中顯示的順序。輸入第一個帳分錄行號之后，總帳管理系統(tǒng)將自動為隨后的行逐個增大編號。必要，可以更改行號。帳戶：分錄行中的借貸帳戶，可以用 ctrl+L 速選，進(jìn)入“會計科目表”窗口，如圖 3-6。點(diǎn)擊此按鈕（或用快捷鍵“CTRL”+“L”）可查詢各個段所包含的段值。圖 3-6：會計科目表借項(xiàng)/貸項(xiàng)：輸入分錄行的借貸方金額。對于外幣則錄入原幣金額，系統(tǒng)將自動根據(jù)匯率值進(jìn)行換算。選擇存盤:帳錄入完畢后,可單擊“”按紐，存盤并繼續(xù)錄入。注： 其他明細(xì)、更改貨

30、幣、其他活動為帳修改的選項(xiàng)，在輸入帳時無須選擇。STEP3：復(fù)核1.提交帳批：在“帳”窗口中點(diǎn)擊“其他活動”，進(jìn)入“其他活動”窗口（圖 3-7），點(diǎn)擊“對批進(jìn)行審批”，將帳批傳送給審批者，該審批者應(yīng)是提交請求者的。圖 3-7：其他活動審批：其他通知，在“查找通知”窗口中需審批2.3.，進(jìn)行審批。重新分配：將請求轉(zhuǎn)發(fā)，接受者對該帳批進(jìn)行審批。回應(yīng)：進(jìn)行審批，選擇“審批”則審批通過該帳批，選擇“拒絕”則該帳審批請求未通過。可在“備注”中輸入同意或拒絕的原因。圖 3-8：回復(fù)通知詳細(xì)資料：查看該請求的詳細(xì)內(nèi)容。4.絕”。復(fù)核：請求者重新到該帳批，審批狀態(tài)已改為“批準(zhǔn)”或“拒STEP4：登帳在該帳批已

31、通過審批后，可進(jìn)行過帳。1. （）帳>過帳，進(jìn)入“過帳帳”窗口。注：在輸入或復(fù)核帳分錄時，也可以通過從“其它活動”窗口中選擇“過帳”按鈕來過帳帳批。這樣將過帳整個包含要輸入或復(fù)核的帳批。2.要過帳的帳批。也可以所有未過帳的帳批。可以查看批名和過帳期間以及余額類型，指明余額是否會影響預(yù)算、實(shí)際、或保留等類型的余額。3. 復(fù)核“期間狀態(tài)”和“過帳狀態(tài)”以確定批是否可用于過帳。可以將實(shí)際批過帳至打開的期間，將預(yù)算批過帳至打開預(yù)算年度中的期間，將保留批過帳至最近打開的保留年度中直至最后一期的所有期間。4. 檢查帳批的“總額控制”（如果已輸入一個）。如果總額控制不等于輸入的借項(xiàng)總額和輸入的貸項(xiàng)總額

32、，除非允許懸?guī)み^帳，否則不能過帳批。5. 通過檢查每個批旁邊的復(fù)選框來選擇要過帳的6. 選擇“過帳”以提交一個并發(fā)請求來過帳選擇的帳批。帳批。如果在過帳之前要使用預(yù)算控制但又未審批帳批，過帳程序會嘗試儲備資金，如果成功，它才會允許過帳批。如果資金儲備失敗，過帳程序?qū)?biāo)記出現(xiàn)差錯的批。7. 并發(fā)處理完成之后，請復(fù)核過帳執(zhí)行報表以確定過帳期間是否存在差錯。未過帳 前，點(diǎn)擊此按鈕可沖銷該日記帳圖 3-9：帳LESSON 2 余額和報表提交STEP5：帳戶余額和業(yè)務(wù)追索帳戶可以顯示匯總和明細(xì)帳戶的實(shí)際、預(yù)算和保留帳戶余額?？梢詧?zhí)行匯總和明細(xì)帳戶的差異計算，也可以推進(jìn)以查看包含明細(xì)帳戶余額的活動，包括

33、Oracle 應(yīng)付款管理系統(tǒng)和 Oracle 應(yīng)收款管理系統(tǒng)中的活動（如果這些已安裝在服務(wù)器上并已設(shè)置細(xì)查）。1、（）>帳戶，進(jìn)入“帳戶”窗口（圖 3-10）。圖 3-10：帳戶2、輸入要納入3、指定要納入u的會計期范圍。的幣種：選擇“所有幣種”以查看所有幣種的帳戶信息。選擇“單一幣種”并輸入幣種，以僅查看輸入或折算為該幣種的余額。u4、選擇查看以幣種輸入的事務(wù)處理的余額，或折算為該幣種的余額。如果幣種是本位幣或STAT，必須選擇輸入的余額。5、從彈出式列表中選擇“主要余額類型”。6、指定是否要查看實(shí)際、預(yù)算或保留余額。如果選擇顯示預(yù)算余額，請指定要使用的預(yù)算。u如果選擇顯示保留余額，請

34、輸入“保留類型”。u7、選擇顯示和精確度系數(shù)：個位：最高精確度；舍入為兩位小數(shù)。千位：將余額除以 1,000；舍入為三位小數(shù)。百萬位：將余額除以 1,000,000；舍入為三位小數(shù)。十億位：將余額除以 1,000,000,000；舍入為三位小數(shù)。8、輸入可選匯總模板名以限制僅與此模板關(guān)聯(lián)的匯總帳戶。9、要復(fù)核的匯總或明細(xì)帳戶。如果輸入了匯總模板，則可以僅與此模板關(guān)聯(lián)的匯總帳戶。10、選擇應(yīng)用于要查看的帳戶信息的按鈕：選擇“顯示余額”以復(fù)核基于標(biāo)準(zhǔn)的當(dāng)前帳戶的余額（圖 3-11）。例u如，南京分公司會計期“01-2001”的現(xiàn)金帳戶余額為 35161.92 元。3-11：明細(xì)余額選擇“顯示帳明細(xì)

35、”以查看基于標(biāo)準(zhǔn)的當(dāng)前帳戶的帳分錄活u動。如果選擇已折算余額，則此按鈕不可用如圖 3-12。圖 3-12：顯示帳明細(xì)選擇“顯示差異”以查看為所有幣種，則此按鈕不可用。定義的主要余額類型和輔助余額類型之間的u差異計算。如果選擇可以比較差異計算中的任何兩個余額類型。要差異，請從備選區(qū)域彈出式列表中選擇輔助余額類型，然后輸入另一余額類型。請按照下面的公式計算差異：差異 = 主要余額類型 - 輔助余額類型例如，如果要查看預(yù)算但未的金額，請輸入“預(yù)算”主要余額類型和“實(shí)際”輔助類型。注：如果選擇所有幣種，則不能將差異納入“帳戶”。SETP6：提交系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)報表1、（）報表>請求>標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)入“提

36、交請求”窗口。、在“請求名稱”欄中選擇“試算表平均”。、在“參數(shù)”窗口設(shè)置幣種、貨幣類型、報告日期、帳戶等內(nèi)容，如圖 3-13。帳戶范圍圖 3-13：參數(shù)設(shè)置4、參數(shù)設(shè)置完成，點(diǎn)擊“確定”按鈕，返回“提交請求”窗口（圖 3-14），點(diǎn)擊“提交請求”。圖 3-14：提交請求STEP7：提交 FSG 報表FSG 可以通過指定報表對象來定義報表。最簡單的報表是通過行集和標(biāo)準(zhǔn)欄集來定義的。以資產(chǎn)負(fù)債表為例，其欄集包括可以指定自定義欄集，可以添加目錄集、行順序和（或）顯示集以增強(qiáng)報表或改進(jìn)報表中的信息，也可以指定報表要包含的預(yù)算、保留類型和幣種。一旦定義并保存報表以后，可以隨時用報表 - 運(yùn)行報表、定義

37、報表集或它并將其另保u存為一個表。以資產(chǎn)負(fù)債表為例，操作流程如下（具體操作請參考 UNIT8：Oracle FSG。）1、 （）報表>定義>行集，進(jìn)入“行集”窗口2、 選擇“定義行”，進(jìn)行有關(guān)行項(xiàng)目的設(shè)置。2、 （）報表>定義>欄集，進(jìn)入“欄集”窗口。3、 選擇“定義欄”，進(jìn)行列項(xiàng)目的設(shè)置。4、在“欄集”窗口點(diǎn)擊“創(chuàng)建標(biāo)題”按鈕，在“欄集標(biāo)題”中輸入資產(chǎn)負(fù)債表列標(biāo)題。5、（）：報表>定義>財務(wù)報表，進(jìn)入“定義財務(wù)報表”窗口6、 輸入報表的名稱、報表標(biāo)題和說表標(biāo)題即是 FSG 打印在報表頂部的內(nèi)容。7、 輸入要用于報表的行集資產(chǎn)負(fù)債表（行集）和欄集資產(chǎn)負(fù)債表（

38、列集）。8、 選擇“運(yùn)行報表”。SETP8：關(guān)閉會計期關(guān)閉會計期的操作基本同打開會計期。1、 （）設(shè)置>打開>關(guān)閉，進(jìn)入“打開和關(guān)閉會計期”窗口。2、 總帳管理系統(tǒng)將顯示最近打開的會計期。如果期間可能是最近才打開的會計期，則此期間當(dāng)前可能為關(guān)閉狀態(tài)。3、 選擇需要關(guān)閉的會計期，將期狀態(tài)改為“關(guān)閉”（圖 3-15）。4、 保存。圖 3-15：關(guān)閉會計期UNIT4 憑證錄入管理理解總帳模塊中憑證來源和業(yè)務(wù)分類u理解會計期間的狀態(tài)和使用u掌握憑證修改和更正流程u掌握幾種憑證錄入方式和特點(diǎn)uLESSON 1 憑證來源和分類，總帳會計期間憑證來源和分類憑證來源uORACLE 提供各種預(yù)定義的

39、憑證來源類型供選擇，也可根據(jù)需要增加設(shè)置預(yù)定義來源如圖 4-1：圖 4-1：憑證來源手工憑證在預(yù)定義來源范圍內(nèi)，直接利用原定義。子模塊憑證來源類別亦采用預(yù)定義設(shè)置。憑證分類：uORACLE 提供多種預(yù)定義的憑證分類，包含子模塊導(dǎo)入、系統(tǒng)自動生成的憑證類別，預(yù)定義的分類名稱可更改，根據(jù)需要也可任意增加。預(yù)定義的憑證類型如圖 4-2：業(yè)務(wù)來源主要憑證類型應(yīng)收帳款借項(xiàng)通知單、貸項(xiàng)通知單、收入、收據(jù)、雜項(xiàng)收據(jù)、銷售、貸項(xiàng)通知單等應(yīng)付帳款采購、付款等業(yè)務(wù)來源憑證來源應(yīng)收帳款應(yīng)收款應(yīng)付帳款應(yīng)付款等固定資產(chǎn)資產(chǎn)等庫存庫存等總帳成批分配、兌換、公司間、重估、合并、結(jié)轉(zhuǎn)、經(jīng)常性、人工、預(yù)算帳、轉(zhuǎn)帳等采購采購等項(xiàng)

40、目項(xiàng)目固定資產(chǎn)增加、報廢、折舊、轉(zhuǎn)移、調(diào)整等接收、MTL（物料業(yè)務(wù)）等庫存總帳重估、合并、記帳憑證等采購采購等圖 4-2：憑證分類會計期間的分類和特點(diǎn)會計期間類型uOracle 系統(tǒng)的會計期間除總帳管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)期間類型“月”、“季度”和“年度”之外，還可以定義自己的期間類型。例如，圖 4-3 中期間類型“CTHK 月份”是自定義的期間類型。可以在定義組織的會計日歷時使用這些期間類型。會計年度類型u會計期間年度類型有會計年度和日度兩種。選擇“日歷”以使用該系統(tǒng)名的會計期開始的年度，選擇“會計”以使用該系統(tǒng)名的會計年度結(jié)束年度。例如，假定會計年度為 7 月 1 日至 6 月 30 日，當(dāng)前日期為

41、1995 年 7 月 15 日。如果選擇“日度類型，則由于此處的 7 月從 1995 年開始，因而總帳管理系統(tǒng)會將年度 1995 加到期名 (JUL-95) 中。如果選擇“會計”年度類型，則由于會計年度在 1996 年結(jié)束，因而總帳管理系統(tǒng)會將 1996 加到期名 (JUL-96)中 。圖 4-3：會計期間類型會計期間狀態(tài)u會計期間有五種狀態(tài)打開：允許帳分錄和過帳。關(guān)閉：在會計期重新打開之前不允許帳分錄和過帳，但允許報告和。關(guān)閉：不允許帳分錄和過帳。無法更改此期間狀態(tài)，但允許報告和。從不打開：不允許帳分錄和過帳。總帳管理系統(tǒng)將對日歷中第一個打開期間之前的任何期間，或者任何定義的但不可在將來輸入

42、的期間指定此狀態(tài)。無法更改此期間狀態(tài)。將來_錄入：允許帳分錄，但不允許過帳。期間尚未打開，但在“帳套”窗口中指定的可在將來輸入的期間之內(nèi)。將無法不使用并發(fā)處理來打開期間而更改此期間狀態(tài)。可以打開新的會計期、關(guān)閉會計期、重新打開關(guān)閉的會計期以及打開保留年度（如果使用保留會計）。此外，如果使用多報表幣種，則必須打開/關(guān)閉主帳套和每個報表帳套中的會計期。LESSON 2 憑證修改和調(diào)整由應(yīng)付、應(yīng)收、采購等子模塊引入的憑證是不能直接在總帳中修改的。如果這些憑證出現(xiàn)了錯誤，只能在子模塊中修改，然后再引入到總帳中來調(diào)整以前的錯誤憑證。只有手工錄入的憑證可以在總帳中直接修改。審批前修改和調(diào)整u憑證只是存盤，

43、尚未做其他動作，可以直接在憑證上修改。u1、（）憑證輸入，進(jìn)入“查找?guī)ぁ贝翱凇?、在“查找?guī)ぁ贝翱谳斎霔l件，找到該筆憑證，點(diǎn)擊“復(fù)核帳”按鈕，顯示該筆帳的詳細(xì)情況，進(jìn)行修改。更改憑證的期間。點(diǎn)擊“其他活動”按鈕，進(jìn)入“其他活動”窗口，點(diǎn)u擊“更改期間”按鈕，在“更改期間”窗口中輸入新的會計期間和有效日期，如圖 4-4。圖：4-4 更改憑證會計期間帳分錄幣種。點(diǎn)擊“更改幣種”按鈕，進(jìn)入“更改幣種”窗口更改u（圖 4-5），輸入新的幣種，日期，類型和匯率，點(diǎn)擊“確定”按鈕。注：有關(guān)外幣的設(shè)置，請參考“外幣業(yè)務(wù)”。類型有用戶、公司和周種新幣種圖 4-5：更改憑證幣種對說明、類別、行、金額、帳戶等的更

44、改，可直接在窗口中選中所需更u改的內(nèi)容，直接修改即可。憑證已進(jìn)行了資金檢查或準(zhǔn)備，但還沒有提交審批，則必須點(diǎn)擊“其他活u動”按鈕，進(jìn)入“其他活動”窗口后點(diǎn)擊“非保留資金”按鈕，將已經(jīng)保留的預(yù)算額度改。修改操作同上。，然后進(jìn)行修審批后修改和調(diào)整u憑證已進(jìn)行審批，但還沒有過帳，則必須由審批人對該筆憑證作出回應(yīng)，然后再取消資金檢u查，即點(diǎn)擊“非保留資金”按鈕，才可進(jìn)行修改。修改操作同上。LESSON 3 反沖憑證通過反沖產(chǎn)生調(diào)整憑證憑證已經(jīng)過帳，則只能通過補(bǔ)記一張憑證調(diào)整或?qū)⒃咒洓_回。例如，南京分公司在會計期間“04-2001”做了一筆分錄如下：借：現(xiàn)金（050.0.100101.0.0.0） 1

45、0000貸：存款（050.0.100201.10020001.0.0） 10000該憑證已通過審批，并已過帳。但發(fā)現(xiàn)借貸方向顛倒了，應(yīng)為借“ 帳，只能反沖憑證。存款”，貸“現(xiàn)金”。由于已過操作如下：1、（）憑證輸入，在“查找?guī)ぁ贝翱谠摴P分錄。2、點(diǎn)擊“復(fù)核帳”按鈕，進(jìn)入“帳輸入”窗口。3、點(diǎn)擊“其他明細(xì)”按鈕，進(jìn)入“其他明細(xì)”窗口（圖 4-6），選擇該筆沖銷分錄所在的會計期間和沖銷方法。沖銷方法共有兩種：切換借項(xiàng)/貸項(xiàng)：總帳管理系統(tǒng)會通過切換原始帳分錄的借項(xiàng)和貸項(xiàng)金額來創(chuàng)建沖銷u帳。在沖銷應(yīng)計費(fèi)用時通常會使用此方法。更改標(biāo)志：總帳管理系統(tǒng)會通過將原始帳金額的正號更改為負(fù)號來創(chuàng)建u沖銷帳。在沖銷

46、帳以更正數(shù)據(jù)錄入錯誤時，通常會使用此沖銷方法。圖 4-6：其他明細(xì)、點(diǎn)擊“沖銷沖”+被取消的分錄得以沖回。帳”按鈕，則系統(tǒng)運(yùn)行一進(jìn)程，自動生成一沖回分錄。分錄批組名規(guī)則為：“反帳名稱+取消時間+進(jìn)程號。同時原分錄的狀態(tài)變?yōu)椤耙褯_銷”的。將該批過帳，則原LESSON 4 利用經(jīng)常性和成批分配憑證的產(chǎn)生憑證該操作主要適用于定期發(fā)生的一些重復(fù)性分錄的處理，如費(fèi)用的預(yù)提和分?jǐn)?、待攤，稅金的計提等分錄的定義與生成等。GL 的解決方案是定義重復(fù)性分錄公式，在定義之后，定期運(yùn)行這些公式即可得到所要分錄，避免了重復(fù)性的的手工錄入工作。GL 能提供三種類型的重復(fù)性分錄：框架分錄：僅有分錄的借貸方科目，金額需要手

47、工補(bǔ)充。例如計提折舊、計列收u入，每月的憑證行相同，但金額不同。標(biāo)準(zhǔn)分錄：有借貸方科目及金額，但借貸方金額是固定數(shù)。例如待攤、預(yù)提型分u錄，每月的分錄都相同。公式分錄：有借貸方科目及金額，借貸方金額是變量。其值根據(jù)變量的值來定。u例如計提稅金型分錄。經(jīng)常性憑證的定義和使用經(jīng)常性分錄是手工對分錄的每一行都指定一公式，一個公式只能得到一個分錄行金額。典型的業(yè)務(wù)根據(jù)收入計提稅金等?？捎糜谏伤械闹貜?fù)性分錄。定義經(jīng)常性分錄u操作流程如下：、（）憑證>定義>經(jīng)常性,進(jìn)入“定義經(jīng)常性帳公式”（圖 4-7）。圖 4-7：定義經(jīng)常性帳公式2、輸入批組名及說明信息：該批組名將作為生成的重復(fù)性分錄批

48、組名的一部分。3、最后執(zhí)行欄：標(biāo)明該批組執(zhí)行的最后一個會計期和日期，是不可輸入的。4、若需借用其他批組的經(jīng)常性分錄公式，則選擇自動，并選擇相應(yīng)的批組名。5、輸入帳分錄名稱及分類：該名稱將作為重復(fù)性分錄名的一部分，分類將作為重復(fù)性分錄的類別。在一批組下可以定義若干帳分錄。6、有效日期：該公式的有效日期范圍。7、選擇行：進(jìn)入“帳分錄行”窗口。每一欄代表一個分錄行。輸入欄目所在的行數(shù)及該行帳戶。8、輸入該欄目的描述（任選項(xiàng)）：該描述將作為對應(yīng)分錄行的描述。9、輸入該分錄行的計算公式（或計算步驟）：該公式可以是常數(shù)，也可以是帶變量的公式。變量為某帳戶某期間（當(dāng)前周期、前一周期等）的余額或本期發(fā)生凈值。公式將決定該分錄行是如何計算其金額的。如要定義框架分錄，則