物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)在智能檔案管理中的應(yīng)用

1、Word文檔物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)在智能檔案管理中的應(yīng)用 1.概述 人們總是盼望在需要一份資料的時(shí)候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，常?？梢钥吹焦芾砣藛T為找到需要的資料著急而勞碌。長(zhǎng)期以來這個(gè)問題始終使檔案資料管理人員費(fèi)勁了腦筋。目前國內(nèi)檔案館主要運(yùn)用檔號(hào)和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位。在實(shí)物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號(hào)和條形碼。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤點(diǎn)困難、處理時(shí)間長(zhǎng)等低效率現(xiàn)象，而信息技術(shù)手段的應(yīng)用則是解決問題的關(guān)鍵。RFID技術(shù)的引入將徹底轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)檔案管理活動(dòng)的熟悉。 北京鼎創(chuàng)恒達(dá)智能科技有限公司通過對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問題

2、進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)出一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并就該系統(tǒng)的功能模塊架構(gòu)與管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行闡述，以期在檔案自動(dòng)化、智能化管理方面做出有改善。 2.檔案管理的現(xiàn)狀與問題 近年來，我國檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量快速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯： 檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng) 傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最終手工抄寫檔案名目，并將名目連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到準(zhǔn)時(shí)整理

3、歸檔。此外，檔案編目與檔案盒抄寫多為簡(jiǎn)潔、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。 檔案存放次序較易被打亂 雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨便性和一些不行避開的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。 檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng) 隨著檔案規(guī)模與種類越來越浩大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再依據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將全部的檔案篩選一遍。 檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué) 由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔

4、案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。假如要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)非常浩大的工程。 對(duì)失效檔案的管理滯后 有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要常常性銷毀以削減對(duì)檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息把握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺和處理。因此，許多已過保存期限的舊檔案仍舊和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。 鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID（無線射頻識(shí)別技術(shù)）技術(shù)的快速進(jìn)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。 3.RFID技術(shù)檔案管理優(yōu)點(diǎn) 非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)極大地增加了管理者對(duì)庫區(qū)存儲(chǔ)物品的信息收集、交換