公文寫作理論與實訓(xùn)之第二章

1、公文寫作理論與實訓(xùn)公文寫作理論與實訓(xùn)第二章 公文寫作分類公文寫作的分類研究，是理論問題，也是實踐問題，應(yīng)當鼓勵百家爭鳴，各執(zhí)其是，大可不必完全劃一。 我們從公文寫作的功能效力(施治文件規(guī)制，令使，知照，講話，計劃，契約、公務(wù)文書報告，請示，記載，公函、資政文稿調(diào)研，簡報，摘編，圖表、禮儀文辭祝答，悼祭，請邀，題贈體）、行文方向（上行、下行、平行）、體式形態(tài)（通用式和專用式、單體式和復(fù)體式、序題式和條款式、說明式和敘議式、常規(guī)式和固定式、完整式和簡化式）上加以綜合、比較、分析，討論公文寫作分類體系問題。 第一節(jié) 功能效力分類從分析公文寫作功能、效力出發(fā)，公文可以分為施治文件、公務(wù)務(wù)文書、資政文稿

2、、禮儀文辭四類。 一、施治文件一、施治文件 施治文件類公文有： 1.規(guī)制體。包括法、條例、規(guī)定、章程、辦法、規(guī)則、準則、細則、守則、制度、紀律等，是規(guī)范社會行為、管理行為、組織行為的文字表達，具有規(guī)范行為、強制管理的效力。 2.令使體。包括命令、令、決定、決議、指示、意見、批示、批復(fù)等，是組織、調(diào)動群體力量，為實現(xiàn)一定的組織目標實施領(lǐng)導(dǎo)職能的文字表達，具有決策、指揮、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、控制的作用。 3.知照體。包括通報、公報、通告、公告、布告、告示、宣言、聲明、啟事等，在告知重大事項、重要情況的同時，發(fā)揮引導(dǎo)、執(zhí)行或褒貶、誡勉的作用，同樣有功能效力的保障。 4.講話體。包括講話、演講、發(fā)言、開

3、幕詞、閉幕詞等，是執(zhí)政者、領(lǐng)導(dǎo)者、管理者為實施自己的職能而在一定場合里發(fā)表的講話稿，能夠發(fā)揮與講話者職能、責(zé)任、權(quán)限相應(yīng)的作用和效力。 5.計劃體。包括計劃、規(guī)劃、方案、設(shè)想、實施綱要、工作要點、活動安排、打算、日程等，有的經(jīng)過法律程序具有法律效力，有的通過組織程序、領(lǐng)導(dǎo)程序，具有組織效力。 6.契約體。包括契據(jù)、合同、協(xié)議、聘書、條約、合約等，是契約雙方在法律允許的范圍內(nèi)相互作出的承諾，一旦依法形成，在接受法律保護的同時具有法律效力。 二、公務(wù)文書二、公務(wù)文書 公務(wù)文書是機關(guān)在處理日常公務(wù)、日常工作中形成的公文。 1.報告體。包括工作報告、情況報告、答復(fù)報告、建議報告及各種匯報稿、述職稿等，

4、是規(guī)制、令使、計劃的實施情況和實施效果的總結(jié)，是重大社情、民情、政情、災(zāi)情、險情的反映，有經(jīng)驗總結(jié)也有問題分析，具有下情上達的作用。 2.請示體。包括請示，也包括具有請示性質(zhì)的請示函、議案、提案等，是在向上級機關(guān)請求指示、批準或向依法具有批準權(quán)限的同級機關(guān)、上級機關(guān)授權(quán)部門請求審議、通過事項時形成的公務(wù)文書，在沒有得到批示、批復(fù)、審議通過前，不能進入執(zhí)行程序。 3.記載體。包括記錄、紀要、大事記、備忘錄等，目的是把機關(guān)的重要工作、重要會議、重要活動、重要公務(wù)往來和重大舉措、重大變化、重大事件、重大事故記錄下來，滿足擇予發(fā)布和普遍備查、備忘及修史、編志的需要。 4.公函體。包括商洽函、聯(lián)絡(luò)函、溝

5、通函、說明信等，是在機關(guān)公務(wù)往來中形成的書信體公務(wù)文書，在不相隸屬的機關(guān)、部門、單位之間發(fā)揮商洽、溝通、聯(lián)絡(luò)、說明的作用，促進機關(guān)內(nèi)外、上下、左右之間的相互理解和支持、協(xié)調(diào)和配合。 公務(wù)文書是各級各類機關(guān)適應(yīng)各種日常公務(wù)、日常工作的需要而寫作的公文，雖然種類很多，內(nèi)容很雜，但綜合分析，也有其共同的特點，值得注意： 第一，要注意公務(wù)文書的內(nèi)容，是根據(jù)日常公務(wù)、日常工作的需要提出來的，有求必應(yīng)，不像施治文件，有明確的規(guī)定； 第二，公務(wù)文書的寫作，有一定的規(guī)范，但這種規(guī)范對多數(shù)公務(wù)文書來說，沒有法定，常常是約定俗成，留有比較大的彈性； 第三，公務(wù)文書的功用是為施治服務(wù)，機關(guān)的管理職能既體現(xiàn)在實施規(guī)范

6、、實施管理、實施領(lǐng)導(dǎo)之中，又體現(xiàn)在處理公務(wù)之中，兩相比較有主輔之分； 第四，公務(wù)文書的效力，在上行請示、報告之中，在平行商洽、聯(lián)絡(luò)之中，在沒有確定行文方向的備查、備忘之中，其效力同樣是可靠的。 三、資政文稿三、資政文稿 資政文稿，是機關(guān)工作人員在參政、議政、輔政中形成的文稿，旨在發(fā)揮參謀作用、咨詢作用、信息作用。 1.調(diào)研體。包括調(diào)查報告、研究報告、調(diào)查研究報告、統(tǒng)計報告、可行性論證報告等，包括形勢分析、事態(tài)分析，傾向性、苗頭性問題分析，也包括具有政策性、決策性問題的提出和設(shè)想，是定向信息工作的產(chǎn)物，是為領(lǐng)導(dǎo)決策及其決策實施服務(wù)的調(diào)研成果。 2.簡報體。包括情況簡報、工作簡報、信息簡報等，就是

7、情況、信息、動態(tài)的簡要通報，有喜報喜，有憂報憂，有是報是，有非報非，求簡求實，及時準確，一般不加公文作者的評論、議論。如果有必要加以評論、議論，則在“編者按”、“編后記”中發(fā)出。 3.摘編體。是根據(jù)資政的需要提供的情況匯編、信息匯編、言論匯編、政策匯編，是同類信息的摘錄和編輯、匯總和分類，結(jié)構(gòu)上包括摘錄、編輯部分和摘編說明部分，在觀點上有同向類摘編也有逆向類摘編，都是為領(lǐng)導(dǎo)決策時提供參考或提供依據(jù)。 4.圖表體。是以圖示、表報為重要表達方式，輔之以必要說明的資政文稿，包括統(tǒng)計表報、財務(wù)表報、審計表報、登記表報、調(diào)度表報，也包括有關(guān)圖示、圖像、圖紙，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)理分析中發(fā)揮參考作用。 四、禮儀

8、文辭四、禮儀文辭禮儀文辭是在機關(guān)公務(wù)往來中形成的帶有禮節(jié)性、儀式性的公務(wù)文書，旨在體現(xiàn)在公務(wù)往來的各方中貫徹互相尊重、誠信友好的原則，為機關(guān)工作提供比較和諧的環(huán)境。涉及機關(guān)公務(wù)活動中的禮儀文辭，大致有4種： 1.祝答體。包括祝詞、賀詞、答詞、謝詞、慰詞、敬詞，在需要向?qū)Ψ奖硎咀ＹR、謝答、慰問的時候所提出的寫作任務(wù)，目的在于加強友好合作的基礎(chǔ)和氛圍，建立感情融洽、和諧共處的友好關(guān)系。 2.悼祭體。包括祭詞、悼詞、挽詞，也包括訃告、唁電，在重要人物，或影響較大，或地位較高，或代表性較強的人物死亡時、喪事中提出的寫作任務(wù)，在紀念、懷念、悼念中鼓勵和發(fā)揚某種可貴的精神。 3.請邀體。包括請柬、邀函等，

9、在本機關(guān)有重大慶典、宴請、咨詢、文娛演出、聯(lián)誼活動和其它需要邀請某些單位、某些人士參加的重要活動時，常常需要發(fā)出請柬、邀函，以示尊重，并達到請邀的目的。 4.題贈體。包括題詞、贈言、留言等，領(lǐng)導(dǎo)在參觀、出訪、會晤、視察、接見、閱文、臨事時，時常應(yīng)邀或主動提出對某件事、某單位、某些人要留下鼓勵的話、勸勉的話、紀念的話，就成了題贈體文辭。 禮儀文辭寫作，是應(yīng)機關(guān)禮儀活動的需要而寫作的文辭，其寫作特點： 第一，注意體現(xiàn)互相尊重、禮尚往來的原則，不能因為在一般情況下沒有確定性要務(wù)而有所疏失； 第二，文辭的形式多種多樣，有的成文，有的不成文，只是一段話、一句話，甚至就是幾個字； 第三，要注意對象，要注意

10、背景，要有針對性，要注意體現(xiàn)實質(zhì)性內(nèi)容； 第四，禮儀文辭寫作，有時有個人色彩，但不能忘了公務(wù)身份，要講一定的規(guī)格、程序。第二節(jié) 運行方向分類 公文寫作性質(zhì)、公文寫作功能以及公文關(guān)系的法定因素、法定事實、法定力量，決定公文運行的方向和目標。 在公文寫作中，公文的作者和讀者、公文的發(fā)出和接受、公文的制發(fā)機關(guān)和作用對象之間的內(nèi)在聯(lián)系及其相互作用、相互影響，是形成公文寫作功能、效力和特征的強大因素。 在公文運行中，從公文的作者到讀者，從公文的發(fā)出到接受，從公文的制發(fā)機關(guān)到作用對象，或呈上行關(guān)系，或呈下行關(guān)系，或呈平行關(guān)系，并由此產(chǎn)生公文的不同類型。 一、上行公文一、上行公文 上行公文是在向上級機關(guān)請求

11、指示、批準或向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)詢問時形成的公文，其主要文種是請示、報告。 請示體、報告體是上行公文。 上行公文寫作的基本要求是： 第一，必須尊重上級機關(guān)的職責(zé)、權(quán)力和地位，要始終注意領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，要講求分寸。 第二，必須把握上下級機關(guān)的職能范圍、職能權(quán)限、職能層次，報告的內(nèi)容、請示的事項要與上下級機關(guān)的職能范圍、權(quán)限和層次緊相對應(yīng)。在一般情況下，要主送一個機關(guān)，不得越級行文，如果需要其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，或因特殊情況必須越級上報時，則應(yīng)當同時呈報相關(guān)的上級機關(guān)或被越過的上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當區(qū)別為主送機關(guān)和抄報機關(guān)，不宜多頭主送。 第三，

12、必須實行請示與報告分開的制度，報告處于閱件地位，請示處于辦件地位，不能在非請示類公文里夾帶請示事項。請示類公文應(yīng)當一事一文，單頭主送。請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當經(jīng)過協(xié)商取得一致意見后報請，如果經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時則應(yīng)在請示中寫明。上行公文應(yīng)當按規(guī)定程序上報，除交辦答復(fù)事項不宜直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。 二、下行公文二、下行公文 下行文是指機關(guān)按其職能范圍、隸屬關(guān)系和管轄區(qū)域向下級機關(guān)、部門和下級單位以至下級成員的行文。 下行公文種類多，數(shù)量大，方面廣，諸如法、條例、章程、規(guī)定、規(guī)則、辦法、制度、紀律、命令（令）、通知、決定、決議、指示、意見、批示、批復(fù)、計劃、規(guī)劃等文種基本是下行公文

13、，在施治行政、發(fā)號施令、組織指揮、協(xié)調(diào)控制、誡勉獎懲中體現(xiàn)管理職能。規(guī)制體、令使體、計劃體是下行公文，知照體、講話體中的很大部分也是下行公文。 在下行公文中，其行文方向多數(shù)有具體所指，其受文單位有具體稱謂。 普發(fā)公文或普行公文在行文方向上直達轄屬范圍內(nèi)的全體成員，也是下行公文，只是行文對象沒有具體指向、具體稱謂，比較普及而已。 下行公文寫作應(yīng)該體現(xiàn)： 一是權(quán)威性。下行公文的權(quán)威性，不但來源于機關(guān)管理職能的范圍、權(quán)限和層次，而且來源于決策的正確性、適時性，同時還來源于實施決策的力度、措施和效果。因此，寫作中必須注意行文機關(guān)職能的界定，必須從實際需要和實際可能出發(fā)，不能超越職能范圍，不能脫離實際，

14、不能忽視可靠性研究和有效性論證。 二是明確性?？偟恼f來，下行公文不是決策的表達就是決策實施的要求，離開表述的明確性就必然傷害公文寫作的功能和效力。規(guī)范的要求是什么，決策的內(nèi)容是什么，令使的目標是什么；現(xiàn)在應(yīng)該辦些什么事情，怎樣才能辦好這些事情；不許怎么辦，如果違反了決策精神應(yīng)該怎么處理；功過的界限、是非的標準，等等，都必須表述明確，不能模棱兩可、似是而非、含混其辭，不能產(chǎn)生疑意、歧意。 三是簡從性。下行公文種類很多，數(shù)量很大，這是事實。但決不是越多越好，要注重實效，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短，則是重要原則之一。 三、平行公文三、平行公文 平行公文是指在平行機關(guān)、同級單位，或者雖然

15、不同級但沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間行文。在處理公務(wù)、聯(lián)系工作、溝通情況、協(xié)調(diào)關(guān)系中，需要平行公文的寫作，以期得到對方的理解和支持、協(xié)助和合作。 平行公文很多，但主要是公函體，主要文種是函，以及信、電等，禮儀文辭類各體公文，也是平行公文。商洽、協(xié)調(diào)的結(jié)果有時以契約、合同、協(xié)議等文字形式表達。契約、合同、協(xié)議等是在承諾各方中相互行文、共同執(zhí)行，因此契約體在行文方向上也屬平行公文范疇。 平行公文的主要特點是在平行機關(guān)、同級單位或者雖然不同級但是沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間行文，授受各方是平等的，在一般情況下沒有特定的約束力，常常是在聯(lián)絡(luò)、溝通、商量中求得共識共作。 第三節(jié) 體式形態(tài)分類 公文作品的

16、體式形態(tài)是公文作品結(jié)構(gòu)方式、表達方式、語言方式的體現(xiàn)，也有書寫格式、附加標識的因素。 按照公文體式形態(tài)的異同，可以把公文分析為若干類型：由于適用范圍的影響，有通用式和專用式；由于效力發(fā)生的需要，有單體式和復(fù)體式；由于條理構(gòu)式的體現(xiàn)，有序題式和條款式；由于表達方式的特征，有說明式和敘議式；由于書寫格式的約束，有常規(guī)式和固定式；由于附加標識的規(guī)范，有完整式和簡化式。 一、通用式和專用式一、通用式和專用式 1.通用式公文，是各級各類機關(guān)比較普遍應(yīng)用的公文文體，包括規(guī)制體、令使體、知照體、計劃體、請示體、報告體、講話體、公函體、記載體、調(diào)研體、簡報體、祝答體、悼祭體、請邀體、題贈體，摘編體、圖表體、契

17、約體在某些方面具有專用式特征，但在各級各類機關(guān)中運用得比較普遍，也列入通用式公文文體之中。我們所講述的公文體式就屬于這一類。各體之中，還有若干文種，例如規(guī)制體中有法、條例、辦法、章程、規(guī)定、規(guī)則、準則，守則、制度、紀律等；例如令使體中有命令（令）、決定、決議、指示、意見、通知、批示、批復(fù)等。這就是通用式公文形態(tài)。 2.專用式公文，是各級各類機關(guān)中為適應(yīng)專門職能、專項業(yè)務(wù)、專業(yè)活動的需要而形成的公文，如軍事機構(gòu)的軍務(wù)文書、涉外機構(gòu)的涉外文書、經(jīng)濟部門的經(jīng)濟文書、司法部門的司法文書、科教部門的科教文書、公證部門的公證文書等等。專用公文，我們并不涉及。 通用公文和專用公文，都具有公文體式的基本特征，

18、有如通用公文中所闡述的那樣，只是在適用范圍上有所不同而已。由于專用公文的專門性、專業(yè)性、業(yè)務(wù)性很強，反復(fù)使用的頻率較高，所以其形態(tài)模式化一些，有時有固定格式、固定條款、固定程序。但在固定格式、固定條款、固定程序形成之初，與通用公文有相同的要求。 二、單體式和復(fù)體式二、單體式和復(fù)體式 1.單體式公文，就是由一個文種的一篇公文構(gòu)成，獨立表述公文的內(nèi)容并體現(xiàn)公文的功能、效力。單體公文沒有任何附件，公文的內(nèi)容、功能和效力結(jié)合在一起，同時在一篇公文里表現(xiàn)出來，體態(tài)單一、獨立存在。如法、條例、決定、決議、規(guī)定、規(guī)則、指示、意見、指示性通知、通報、通告、公報、公告、請示、報告、議案等，在一般情況下都可能以單

19、體式行文，有時只要在公文標題下標明在什么時間、什么情況下生效就可以了。 2.復(fù)體式公文，是指在一次行文中，由相對獨立并互有聯(lián)系的兩部分組成，置前為主件，附后為附件。組成復(fù)體公文的主件、附件之間的關(guān)系，有兩種情況：一是復(fù)體公文構(gòu)式中的兩部分呈聯(lián)動式關(guān)系，例如批發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、下發(fā)類公文，其中一部分體現(xiàn)公文的功能、效力，一部分體現(xiàn)公文的具體內(nèi)容。二是復(fù)體公文構(gòu)式中的兩部分呈主輔式關(guān)系，有主有輔，有主有次，有主有從。主件已經(jīng)基本體現(xiàn)公文的內(nèi)容、功能和效力，附件則以附文、附注、附表等形式為主件提供必要的依據(jù)、補充、印證和參考資料。 三、三、序序題式和條款式題式和條款式 1.序題式，是指容量比較大的公文，要分

20、章分題來寫，由幾大塊組成?？赡芊终隆⒎诸}，有時不分章、不分題，而使用大標號碼的辦法排列組合成文。如容量較大的法、條例、章程、計劃、方案，如大型的決議、報告、辦法、公報、通報等，有章有題有序碼，有總有分，呈版塊式，或并列，或遞進，或因果，或時序，或按照提出問題、觀察問題、解決問題的邏輯思維定式結(jié)構(gòu)成文。 2.條款式，是指容量不大、內(nèi)容單一的公文，只分條、分款、分段落寫成，甚至有時一段文字，一個獨立的段落就可成文。如批示、批復(fù)，具體意見、指示以及頒布令、任免令、獎懲令等，只要容量不大、層次不多，或者問題比較單一、比較集中，包括所有的公文文體、文種都可以分條分款完成寫作任務(wù)。 四、說明式和敘議式四、

21、說明式和敘議式 1.說明式，包括定義說明、詮釋說明、紹介說明，也包括比較說明、事例說明、數(shù)字說明，旨在讓人知，教人用。說明，就是解說、闡明客觀事物的本質(zhì)、特征、內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律，就是解說、闡明法定作者的方針、政策、辦法和措施，就是解說、闡明一種認識、一種思想、一種意見、一種主張。說明式表達方式在公文寫作中占有重要位置，不可或缺。在一定意義上說，沒有說明就沒有公文。 2.敘議式，是指在表達方式中的議論和記敘。在公文寫作中必要的議論道理、記敘事實是不可少的，旨在曉之以理，告之以事，特別是在決定決議、公報通報、講話演說、調(diào)研建議類公文里，其議論、記敘的份量會更重一些，有時議得多一些，有時敘得多一些，對增強公文寫作的功能效力是需要的。但通篇的議論和記敘在一般情況下是不能成為公文的。 作為公