大型活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)復(fù)習(xí)課程

1、項(xiàng)目執(zhí)行手冊(cè)流程安排是綱領(lǐng)前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障細(xì)節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在2011 年 7 月目錄一、手冊(cè)說明 2二、活動(dòng)環(huán)節(jié)一：信息溝通 2三、活動(dòng)環(huán)節(jié)二：方案制定 4四、活動(dòng)環(huán)節(jié)三：開會(huì)分工 6五、活動(dòng)環(huán)節(jié)四：活動(dòng)籌備 6六、活動(dòng)環(huán)節(jié)五：全體排練 9七、活動(dòng)環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行 9八、活動(dòng)環(huán)節(jié)七：會(huì)后跟進(jìn) 11九、工作人員禮儀13一、手冊(cè)說明本手冊(cè)討論對(duì)象為接待等項(xiàng)目，由于大型公開性活動(dòng)工作較為復(fù)雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等事宜，因此，大型公開性活動(dòng)需要在具體執(zhí)行中制定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動(dòng)執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊(cè)僅為大型公開性活動(dòng)提供原則性指導(dǎo)。本手

2、冊(cè)將活動(dòng)執(zhí)行分為七個(gè)環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會(huì)分工、活動(dòng)籌備、全體排練、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行和會(huì)后跟進(jìn)，以供執(zhí)行負(fù)責(zé)人把握整個(gè)執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實(shí)現(xiàn)清晰的活動(dòng)把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計(jì)、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí) 行和持續(xù)到位的會(huì)后跟進(jìn)，最終完成一個(gè)完美的活動(dòng)執(zhí)行過程。二、活動(dòng)環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是活動(dòng)執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對(duì)活動(dòng)成熟地思考是活動(dòng)舉辦成功的基礎(chǔ)，也能盡可能避免由于活動(dòng)理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時(shí)間浪費(fèi)等問題。因此活動(dòng)執(zhí)行負(fù)責(zé)人須在活動(dòng)正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進(jìn)行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭(zhēng)取了解盡可能多的信息，填

3、寫下列活動(dòng)信息溝通表，再籌劃下一步工作?；顒?dòng)信息溝通表活動(dòng)名稱活動(dòng)時(shí)間活動(dòng)地點(diǎn)舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負(fù)責(zé)人活動(dòng)規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負(fù)責(zé)人活動(dòng)目的活動(dòng)意義主要領(lǐng)導(dǎo) 嘉賓邀請(qǐng) 媒體邀請(qǐng)主要流程接待標(biāo)準(zhǔn)其它要求三、活動(dòng)環(huán)節(jié)二：方案制定活動(dòng)方案是活動(dòng)執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。在活動(dòng)信息溝通完成之后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫活動(dòng)信息溝通表，自己或執(zhí)行方制定活動(dòng)方案與活動(dòng)執(zhí)行方案（初稿），組織各處室討論，根據(jù)修改建議形成活動(dòng)執(zhí)行方案（第二版），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見制定活動(dòng)執(zhí)行方案（最終精品文檔版）。其整體流程如下:執(zhí)行負(fù)責(zé)人信息溝通且填寫活動(dòng)信息溝通表 Q 制定活動(dòng)方案與執(zhí)行方案與各處室討論（第二版）將

4、活動(dòng)方案（第二版）提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見確定最終方案一般性活動(dòng)簡(jiǎn)要方案基本要素：1、活動(dòng)名稱與目的；2、活動(dòng)時(shí)間與地點(diǎn)；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、簡(jiǎn)要流程。重大活動(dòng)精細(xì)方案基本要素：1、活動(dòng)名稱、背景、目的、意義與口號(hào);2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、活動(dòng)時(shí)間地點(diǎn)；4、活動(dòng)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動(dòng)詳細(xì)流程；6、贊助機(jī)構(gòu)與合作媒體；7、活動(dòng)會(huì)務(wù)服務(wù)；&其它事項(xiàng)。活動(dòng)執(zhí)行方案的基本要素:活動(dòng)基本信息活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、規(guī)模、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團(tuán)隊(duì)分工A、執(zhí)行總負(fù)責(zé)人；B、執(zhí)行小組負(fù)責(zé)人；C具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項(xiàng)；B、人

5、員分工安排；C籌備日程女排?，F(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場(chǎng)布置說明；B、現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)流程；C現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)列項(xiàng)。D人員分工安排；活動(dòng)后期工作A、后期事項(xiàng)明細(xì)；B、人員分工安排；C完成時(shí)限要求?；顒?dòng)財(cái)務(wù)預(yù)算活動(dòng)合同簽訂活動(dòng)應(yīng)急方案其它事項(xiàng)大型公開活動(dòng)冋時(shí)需制定招商贊助方案。四、活動(dòng)環(huán)節(jié)三：開會(huì)分工活動(dòng)前期，成立活動(dòng)小組，由小組負(fù)責(zé)人定期召開活動(dòng)信息溝通會(huì)議，進(jìn)行初步的工作分工?；顒?dòng)方案確定后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人召集全體工作人員，舉行活動(dòng)工作安排會(huì)，詳細(xì)介紹活動(dòng)信息及其具體人員安排，同時(shí)了解全體人員時(shí)間和工作任務(wù)情況，聽取反饋建議，及時(shí)進(jìn)行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工：（根據(jù)活動(dòng)的規(guī)模及性質(zhì)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)召開各部分協(xié)

6、調(diào)會(huì)，得到更多的部分協(xié)助） 工作安排會(huì)三個(gè)目的：1、講述活動(dòng)各項(xiàng)情況；2、明確人員分工安排；3、聽取反饋意見。 工作安排會(huì)環(huán)節(jié)：1、執(zhí)行負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，介紹活動(dòng)基本情況；2、執(zhí)行負(fù)責(zé)人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自身職責(zé)與安排；4、聽取反饋意見并及時(shí)協(xié)調(diào)；5、領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言。分工管理方法：由于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，實(shí)施操作程序的管理。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定整體工作分工方案，然后由各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對(duì)自身工作的詳細(xì)分工計(jì)劃，再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個(gè)活動(dòng)進(jìn)程。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一安排，團(tuán)結(jié)協(xié)作互相配合，所安排的人員

7、，從活動(dòng)籌備前期到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行，再到活動(dòng)后期，一直負(fù)責(zé)到底，從而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)程速度和效率。部門職能負(fù)責(zé)人執(zhí)行方備注總指揮活動(dòng)的總體策劃、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮項(xiàng)目的監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副 總 指 揮會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)1、各處室協(xié)調(diào)2、各部門協(xié)調(diào)3、召開協(xié)調(diào)會(huì)組長(zhǎng)：組員：領(lǐng)導(dǎo) 接待1、領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)（名單）2、領(lǐng)導(dǎo)餐宿、簽到3、領(lǐng)導(dǎo)用車、禮品4、領(lǐng)導(dǎo)演講稿5、領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)路線檢查組長(zhǎng)：組員：對(duì)接：后勤嘉賓接待1、嘉賓邀請(qǐng)（名單）2、嘉賓餐宿3、嘉賓用車、禮品組長(zhǎng)：組員：媒體 接待1、2、媒體邀請(qǐng)（名單）3、媒體餐宿4、媒體簽到、禮品組長(zhǎng)：組員：舞美設(shè)計(jì)1、舞美督促、檢查2、證件管理3、各區(qū)域視覺管理組長(zhǎng)：組員：

8、文字資料1、新聞通稿2、3、領(lǐng)導(dǎo)演講稿4、5、 主持人串詞6、7、會(huì)務(wù)文字資料8 通訊錄組長(zhǎng)：組員：后勤 保障1、生活用水2、餐宿、用車、禮品3、其他組長(zhǎng)：組員：安保 消防1、證件檢查2、現(xiàn)場(chǎng)引導(dǎo)3、現(xiàn)場(chǎng)管理組長(zhǎng)： 組員：攝影攝像1、籌備前的影像2、現(xiàn)場(chǎng)影像3、活動(dòng)資料收集信息 管理 其他1、志愿者2、禮儀3、信息共享、通知五、活動(dòng)環(huán)節(jié)四：活動(dòng)籌備在明確活動(dòng)方案和人員分工，正式進(jìn)入活動(dòng)籌備環(huán)節(jié)， 活動(dòng)籌備是活動(dòng)的真正執(zhí)行環(huán)節(jié),細(xì)化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場(chǎng)勘查、來賓邀請(qǐng)接待、活動(dòng)進(jìn)度、物料準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)布 置、應(yīng)急預(yù)案、公安消防、后勤保障、財(cái)務(wù)預(yù)算與文件管理。1、來賓邀請(qǐng)接待及接待方案：領(lǐng)

9、導(dǎo)邀請(qǐng)和接待嘉賓邀請(qǐng)和接待媒體邀請(qǐng)和接待? 邀請(qǐng)媒體名單? 新聞夾內(nèi)容? 媒體簽到? 住宿登記表? 媒介分工（活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)位置）? 接待物料? 專訪安排（名單、 Q&A）2活動(dòng)進(jìn)度制定嚴(yán)格的活動(dòng)籌備各項(xiàng)內(nèi)容的進(jìn)度表:345&7391011王要罠貴人珈人員二三四五六0二城訂公司任童筈定J6芳合冋隔宗疳功塢地隸美環(huán)計(jì)蒲鬲揚(yáng)地勘寫二鐳京壞地設(shè)什方審制代開啟及瓷If制作概輸聶蹩境蔥請(qǐng)媒離枚事定嫖體啟單:韻U媒體討席営單握主ifti香剛設(shè)計(jì)唱謫團(tuán)用刷劇忻覽敲直情匣1岀悟人戟碼認(rèn)ilf舷詞活幻日程韜南毎幻新閭通君具亡承奮1，品宣理安諜:;齡偵秦3物料準(zhǔn)備4現(xiàn)場(chǎng)布置5應(yīng)急預(yù)案AV部分? 現(xiàn)場(chǎng)所有AV設(shè)備（包括筆

10、記本電腦）均需在活動(dòng)進(jìn)場(chǎng)前、進(jìn)場(chǎng)后進(jìn)行多次檢查，以確 保所有設(shè)備的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。? 活動(dòng)進(jìn)行中對(duì)所有文件同時(shí)在兩臺(tái)筆記本上備份，以防現(xiàn)場(chǎng)一部出現(xiàn)問題馬上可切換另一部 天氣變化 安保事件? 在活動(dòng)區(qū)域周圍及主要通道處安排工作人員及保安，防止中途發(fā)生突發(fā)事件， 如發(fā)生意外變化及時(shí)疏導(dǎo)來賓。? 如場(chǎng)內(nèi)發(fā)生混亂時(shí)由場(chǎng)內(nèi)的工作人員及禮儀迅速引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到安全區(qū)域，確保在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)的安全。?同時(shí)負(fù)責(zé)人利用場(chǎng)內(nèi)廣播對(duì)場(chǎng)內(nèi)的人員進(jìn)行引導(dǎo)和疏散。6公安消防? 活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；? 安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識(shí)別標(biāo)志；? 場(chǎng)地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；? 入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施；? 場(chǎng)

11、地人員的核定容量；? 迅速疏散人員的預(yù)備措施。7后勤保障? 安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá)? 指定工作人員用車和司機(jī)? 文件打印? 資料裝袋、運(yùn)輸和存放? 物品領(lǐng)取登記? 生活用水、禮品8財(cái)務(wù)預(yù)算9文件管理活動(dòng)中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、 策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等，需及時(shí)整理，讓文件在活動(dòng)的過程在各個(gè)需要文件的工 作人員中及時(shí)傳遞。讓工作人員能及時(shí)了解整個(gè)活動(dòng)過程，從而提高工作效率。10活動(dòng)相關(guān)物資會(huì)議物資項(xiàng)目基本內(nèi)容會(huì)務(wù)文具:打印機(jī)、訂書機(jī)、紙筆、膠帶等會(huì)議電子材料演講PPT開場(chǎng)背景PPT背景音樂、視頻會(huì)議發(fā)放材料嘉賓簽到簿、活動(dòng)

12、議程單、會(huì)議介紹、會(huì)務(wù)其它資料六、活動(dòng)環(huán)節(jié)五：全體排練針對(duì)重大公開活動(dòng)， 或其它有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動(dòng)，需提前對(duì)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行排練， 以增加工作人員活動(dòng)執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領(lǐng)導(dǎo)接待環(huán)節(jié)、 活動(dòng)開場(chǎng)環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人 的配合，通常需要進(jìn)行多次排練。排練人員安排? 排練總導(dǎo)演：執(zhí)行負(fù)責(zé)人 精品文檔精品文檔? 排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員；? 陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會(huì)嘉賓;? 問題紀(jì)錄人員：七、活動(dòng)環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行1、再次排查：于活動(dòng)正式開始前， 所有工作人員提前就位， 執(zhí)行負(fù)責(zé)人須結(jié)合排

13、練情況， 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作進(jìn)行 全面排查，尤其排查涉及領(lǐng)導(dǎo)安排的重要環(huán)節(jié)。? 人員分工? 物品擺放? 房屋擺設(shè)?電子設(shè)備? 領(lǐng)導(dǎo)禮品2、領(lǐng)導(dǎo)接待：工作人員重述自己的工作職責(zé)，確保所有人員全部到位；現(xiàn)場(chǎng)桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整齊；房屋內(nèi)部擺設(shè)是否美觀、干凈、整潔；電子設(shè)備是否運(yùn)行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位；檢查禮品是否到位并擺放整齊，工作人員是否清楚不同領(lǐng)導(dǎo)的禮品類別。設(shè)立活動(dòng)接待組，分設(shè)多個(gè)接待小組， 每個(gè)小組由兩人組成， 由接待組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)小組間的協(xié) 調(diào)，及時(shí)調(diào)配。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)到場(chǎng)時(shí)，小組其中一名接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)休息室，另一名于接待處迎接其 它領(lǐng)導(dǎo)。重要領(lǐng)導(dǎo)由公

14、關(guān)人員陪同部門領(lǐng)導(dǎo)到門口進(jìn)行迎接。接待工作的通常流程：? 聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)或其部門領(lǐng)導(dǎo)，確認(rèn)活動(dòng)地址、交通路線圖等信息，預(yù)先告訴迎接事宜；? 領(lǐng)導(dǎo)即到時(shí)，接待小組須注意來往車輛，到迎接處準(zhǔn)備好，車輛一到即主動(dòng)上前迎接;? 對(duì)于須由部門領(lǐng)導(dǎo)親自迎接的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)即到時(shí)接待小組負(fù)責(zé)人提前電話告知部門領(lǐng) 導(dǎo)；? 活動(dòng)禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)入休息室，并馬上安排茶水。? 活動(dòng)開始接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)至活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)；3、現(xiàn)場(chǎng)配合：活動(dòng)執(zhí)行負(fù)責(zé)人根據(jù)活動(dòng)執(zhí)行方案，列明現(xiàn)場(chǎng)需要執(zhí)行的工作，并進(jìn)行工作人員細(xì)致安排， 以配合現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)流程中的所有工作。4、活動(dòng)用餐：? 提前安排好用餐座次，于餐桌上預(yù)先整齊擺放桌牌；? 及時(shí)引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)至用餐地點(diǎn)，

15、直至每位領(lǐng)導(dǎo)就座完成；? 在至用餐地點(diǎn)路上，需注意提包、拿衣服和活動(dòng)材料，并確認(rèn)是否有領(lǐng)導(dǎo)物品遺落;? 用餐現(xiàn)場(chǎng)至少有一名工作人員，及時(shí)調(diào)配服務(wù)員，服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)。5、歡送領(lǐng)導(dǎo)及禮品發(fā)送? 首先集體歡送國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和省部級(jí)重要領(lǐng)導(dǎo)，再歡送其它領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)家；? 對(duì)于有司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，提前將禮品給領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)；? 對(duì)于未帶司機(jī)的參與領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)結(jié)束后由專門工作人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)發(fā)送禮品。八、活動(dòng)環(huán)節(jié)七：會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)工作也是活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。于活動(dòng)結(jié)束之后，需及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行跟進(jìn)整理，具體包括如下幾個(gè)方面：1、感謝短信發(fā)送于活動(dòng)結(jié)束后，需及時(shí)對(duì)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)和支持表示感謝。2、會(huì)議/活動(dòng)紀(jì)要精品文檔 于活動(dòng)結(jié)束后，工作人員及時(shí)整理活動(dòng)錄音、視頻和會(huì)議記錄，撰寫會(huì)議 / 活動(dòng)紀(jì)要，針對(duì) 重要活動(dòng)，需要形成活動(dòng)記錄，甚至形成會(huì)議 / 活動(dòng)成果書籍。3、活動(dòng)新聞稿 活動(dòng)結(jié)束的當(dāng)天晚上，工作人員整理活動(dòng)新聞稿，保證第二天及時(shí)進(jìn)行新聞發(fā)布。4、音像資料整理活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)對(duì)活動(dòng)圖片、 視頻等音像資料進(jìn)行整理、 修飾和剪輯， 重要活動(dòng)的