賬套初始化與總賬系統(tǒng)初始化

1、賬套初始化與總賬系統(tǒng)初始化平江縣政務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心 鄧言福聯(lián)系電QQ359344136一、賬套修改與賬套主管管理在一個(gè)具體的賬套中，賬套主管具有最高的管理權(quán)限，但又不能包攬所有的工作，必須將日常工作分配到各個(gè)操作員中，并授予不同的權(quán)限，同時(shí)還可以對(duì)賬套信息進(jìn)行部分修改?？梢酝ㄟ^(guò)“開始程序用友財(cái)務(wù)與企業(yè)管理系統(tǒng)服務(wù)系統(tǒng)管理”啟動(dòng)軟件，以賬套主管身份進(jìn)入賬套。、賬套主管進(jìn)入賬套管理。賬套主管要登陸的賬套、賬套主管修改賬套信息。通過(guò)“賬套修改”菜單進(jìn)入修改界面，具體操作與建立賬套過(guò)程相似，但有部分信息不能修改。不能修改的賬套信息賬套號(hào)賬套路徑啟用會(huì)計(jì)期本幣代碼與名稱企業(yè)類型行

2、為性質(zhì)科目預(yù)置設(shè)置會(huì)計(jì)主管3、賬套主管給操作人員分配權(quán)限。盡管賬套主管在賬套中具有最高的權(quán)限，但根據(jù)會(huì)計(jì)制度，會(huì)計(jì)崗位應(yīng)相互分離，相互監(jiān)督，在賬務(wù)處理中，應(yīng)設(shè)置不同的會(huì)計(jì)崗位，各自完成不同的會(huì)計(jì)處理事務(wù)，不能混崗，從這種意義上來(lái)說(shuō)，財(cái)套主管相當(dāng)于財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，起個(gè)統(tǒng)領(lǐng)作用。一般企業(yè)或行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)軟件日常操作中，可設(shè)置如下電算化會(huì)計(jì)崗位，并授予相關(guān)權(quán)限：、填制憑證負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證的輸入，可授予的權(quán)限有：填制憑證查詢憑證修改憑證打印憑證常用憑證輸入常用摘要輸入憑證類別設(shè)置、出納管理負(fù)責(zé)對(duì)涉及現(xiàn)金或銀行存款的記賬憑證進(jìn)行審查確認(rèn)、查詢打印銀行存款日記賬、期初輸入銀行存款未達(dá)賬、期末輸入銀行對(duì)賬單、核銷

3、已達(dá)賬、打印輸出未達(dá)賬等，可授予的權(quán)限有：查詢打現(xiàn)金日記賬賬查詢憑證出納簽字進(jìn)行銀行對(duì)賬輸入未達(dá)賬輸入銀行對(duì)賬單查詢打印銀行存款日記賬核銷已達(dá)賬查詢打印銀行未達(dá)賬、審核憑證負(fù)責(zé)對(duì)輸入機(jī)內(nèi)的會(huì)記憑證的合法性進(jìn)行審核，可授予的權(quán)限主要是：查詢憑證審核憑證打印憑證查詢總賬、明細(xì)賬、分類賬等賬簿、記賬相對(duì)于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理工作中的會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)期初建賬（包括設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置憑證類別、定義外匯核算方法、定義固定資產(chǎn)折舊方法、成本核算方法等）、輸入期初余額、對(duì)機(jī)內(nèi)審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行記賬，進(jìn)行期末結(jié)賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表、打印輸出各種憑證、賬簿等可授予的權(quán)限有：期初建賬輸入期初余額期末結(jié)賬對(duì)已審核的憑證記賬編制會(huì)計(jì)

4、報(bào)表查詢、打印輸出各種憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等A、以賬套主管身份進(jìn)入系統(tǒng)，通過(guò)“權(quán)限權(quán)限”菜單進(jìn)入授權(quán)操作。給操作員授權(quán)的過(guò)程、選定某一操作員，通過(guò)“增加”菜單進(jìn)入增加權(quán)限操作。給操作員授權(quán)的過(guò)程剛添加的操作員，在右邊的權(quán)限中顯示沒(méi)有任何權(quán)限，只有添加相應(yīng)權(quán)限后才會(huì)有權(quán)限顯示。、從左邊產(chǎn)品分類選擇中選擇權(quán)限類別，右邊的明細(xì)權(quán)限會(huì)快速顯示出與左邊產(chǎn)品分類所對(duì)應(yīng)的明細(xì)權(quán)限，在該明細(xì)權(quán)限列左側(cè)“授權(quán)”內(nèi)雙擊，該欄顯示深藍(lán)色，表示指定操作員已具有此項(xiàng)權(quán)限，當(dāng)該操作員授權(quán)完成后，點(diǎn)擊“確定”按扭，完成其授權(quán)操作。給操作員授權(quán)的過(guò)程雙擊此處對(duì)此項(xiàng)權(quán)限授權(quán)給操作員授權(quán)的過(guò)程操作員張紅的全部權(quán)限在實(shí)際操作中，經(jīng)

5、常會(huì)遇到授權(quán)操作錯(cuò)誤或授權(quán)不夠，需要?jiǎng)h除授錯(cuò)的權(quán)限或增加新的權(quán)限，這是可通過(guò)“增加”菜單增加權(quán)限，原已授權(quán)的權(quán)限繼續(xù)有效，也可選擇授錯(cuò)的權(quán)限項(xiàng)，通過(guò)“刪除”菜單刪除授錯(cuò)的權(quán)限。增刪操作員權(quán)限選擇要?jiǎng)h除的權(quán)限點(diǎn)擊“刪除”按扭將其刪除點(diǎn)擊“增加”按扭增加權(quán)限、年度賬管理。賬務(wù)管理一般以一個(gè)會(huì)計(jì)年度為一周期進(jìn)行管理，一年終了，應(yīng)進(jìn)行年度結(jié)轉(zhuǎn)，并打印輸出年度賬，同時(shí)將各科目余額向下一年度結(jié)轉(zhuǎn)，但結(jié)轉(zhuǎn)后，上年度的明細(xì)經(jīng)營(yíng)歷程就查不到了，為了能查找到以往年度的經(jīng)營(yíng)歷程，特別是對(duì)往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行明細(xì)管理，需要對(duì)年度賬進(jìn)行輸出、刪除、引入等操作，可通過(guò)“年度賬”菜單進(jìn)行操作，其操作方法與對(duì)賬套的建立、輸出、引入、

6、刪除類擬，只是權(quán)限不同而以，年度賬的管理權(quán)限歸賬套主管，賬套的管理權(quán)限歸系統(tǒng)管理員。一般企業(yè)或行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)軟件日常操作中，可設(shè)置如下電算化會(huì)計(jì)崗位，并授予相關(guān)權(quán)限：、退出管理系統(tǒng)。只有以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，才能通過(guò)“系統(tǒng)退出”菜單或窗口右上角的“關(guān)閉”按扭退出管理系統(tǒng)。以其他人身份進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，要先通過(guò)“系統(tǒng)注銷”菜單更換身份，然后以管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)，再行退出。二、總賬系統(tǒng)初始化目前，一般企業(yè)購(gòu)買的大多數(shù)是商品化通用財(cái)務(wù)軟件，只有通過(guò)初始化才能變?yōu)檫m合本企業(yè)財(cái)務(wù)管理的專用會(huì)計(jì)軟件，初始化主要包括如下工作：設(shè)置會(huì)計(jì)科目設(shè)置外幣匯率錄入期初余額設(shè)置憑證類別定義結(jié)算方式輸入部門檔案輸入職員

7、檔案進(jìn)行客戶、供應(yīng)商分類并輸入檔案設(shè)置明細(xì)權(quán)限輸入項(xiàng)目檔案自定義項(xiàng)設(shè)置、設(shè)置會(huì)計(jì)科目A.會(huì)計(jì)科目只能由有建賬權(quán)限的人才能設(shè)置，一般是賬套主管或是負(fù)責(zé)記賬的操作員有此權(quán)限；B.會(huì)計(jì)科目一般進(jìn)行分級(jí)設(shè)置，采用分組順序碼，一組完整的科目編碼包括科目的本組碼以及它的上級(jí)科目編碼，分級(jí)編碼只能按前面創(chuàng)建賬套時(shí)設(shè)置的科目編碼方案設(shè)置；C.一級(jí)會(huì)計(jì)科目編號(hào)與名稱只能采用國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目，二級(jí)及以后各級(jí)科目編碼可以由企業(yè)自行設(shè)定，科目名稱應(yīng)符合會(huì)計(jì)習(xí)慣；設(shè)置會(huì)計(jì)科目D.較新的財(cái)務(wù)軟件一般可以通過(guò)創(chuàng)建賬套時(shí)預(yù)置符合國(guó)家最新的會(huì)計(jì)科目，再在此基礎(chǔ)上按單位的實(shí)際業(yè)務(wù)刪除不需要的科目，增加必要的下級(jí)科目，設(shè)置輔助賬

8、等；E.如果財(cái)務(wù)軟件預(yù)置的科目不符合國(guó)家最新會(huì)計(jì)會(huì)目設(shè)置要求的，只能由企業(yè)自行輸入會(huì)計(jì)科目；F. 設(shè)置了一個(gè)末級(jí)會(huì)計(jì)科目就相當(dāng)于建立了一套總分類賬，可設(shè)可按賬類設(shè)置輔助賬，如現(xiàn)金、銀行存款要設(shè)置日記賬，應(yīng)收、應(yīng)付要設(shè)置往來(lái)賬，原材料要設(shè)置數(shù)量金額賬等。設(shè)置會(huì)計(jì)科目G.設(shè)置會(huì)計(jì)科目必須從一級(jí)科目開始逐級(jí)設(shè)置；H.會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定，且在年度中不能刪除；I. 會(huì)計(jì)科目一經(jīng)使用，不能再增設(shè)下一級(jí)明細(xì)科目；J. 會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容主要包括：科目代碼科目名稱科目類型科目助記符賬類描述記量單位外幣名稱賬頁(yè)格式設(shè)置會(huì)計(jì)科目例一：某企業(yè)銀行存款科目設(shè)置如下：科目級(jí)次科目名稱科目編碼科目助記符賬類一級(jí)銀行存

9、款1002yhck銀行賬二級(jí)建行存款100201jhck銀行賬三級(jí)新城分理處10020101xcflc銀行賬三級(jí)四環(huán)分理處10020103shflc銀行賬二級(jí)工行存款100202ghck銀行賬增加會(huì)計(jì)科目第一步：以王凡的身份通過(guò)“開始程序用友財(cái)務(wù)和企業(yè)管理財(cái)務(wù)系統(tǒng)總賬”菜單進(jìn)入總賬系統(tǒng)； 增加會(huì)計(jì)科目第二步：通過(guò)“系統(tǒng)初始化會(huì)計(jì)科目”菜單增加會(huì)計(jì)科目，也可以通過(guò)“設(shè)置會(huì)計(jì)科目”菜單增加會(huì)計(jì)科目”； 增加會(huì)計(jì)科目第三步：在“會(huì)計(jì)科目”窗口中點(diǎn)擊“增加”按扭增加會(huì)計(jì)科目； 增加會(huì)計(jì)科目第四步：按先一級(jí)，再二級(jí)，最后三級(jí)的順序增加各個(gè)會(huì)計(jì)科目，并填入相關(guān)信息； 一級(jí)科目增加會(huì)計(jì)科目第四步：按先一級(jí)，

10、再二級(jí)，最后三級(jí)的順序增加各個(gè)會(huì)計(jì)科目，并填入相關(guān)信息； 二級(jí)科目增加會(huì)計(jì)科目第四步：按先一級(jí)，再二級(jí)，最后三級(jí)的順序增加各個(gè)會(huì)計(jì)科目，并填入相關(guān)信息； 三級(jí)科三級(jí)科目三級(jí)科如果科目設(shè)置有誤，可選總賬系統(tǒng)的“設(shè)置會(huì)計(jì)科目”菜單，查找到已添加的科目，再選擇該科目，點(diǎn)擊工具欄上的“刪除”按扭刪除所選科目，或點(diǎn)擊“修改”按扭修改此科目。、設(shè)置外幣匯率有外幣核算的企業(yè)，在做作財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，要將外幣換算成人民幣，以便于報(bào)表使用者閱讀，因此，在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，要設(shè)置外幣換算方式與規(guī)則，再由財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)換算，其中，幣種與換算方式在財(cái)務(wù)系統(tǒng)初始化時(shí)設(shè)定，具體匯率可按會(huì)計(jì)時(shí)段，根據(jù)各種媒體上公布的具體匯率輸入具體

11、數(shù)值。第一步調(diào)入?yún)R率設(shè)置通過(guò)“總賬系統(tǒng)初始化外幣設(shè)置”進(jìn)入外幣設(shè)置，并點(diǎn)擊“增加”按扭增加外幣幣種；第二步增加幣種，并設(shè)置換算方式。固定匯率在一月中不變動(dòng)，一般以每月一日的匯率為參考，浮動(dòng)匯率逐日變動(dòng)，并要逐日輸入當(dāng)日匯率；以美元為例，采用浮動(dòng)匯率方式設(shè)置匯率第三步逐日輸入?yún)R率。、設(shè)置憑證類別憑證類別可根據(jù)企業(yè)核算需要采用多種形式，一般企業(yè)采用一種憑證類型，即都采用“記賬憑證”，有的企業(yè)采用收、付、轉(zhuǎn)類型，還有的企業(yè)采用現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬類型，軟件還可設(shè)置“自定義”憑證類型，但很少用。第一步調(diào)入憑證類別設(shè)置通過(guò)“總賬系統(tǒng)初始化憑證類別設(shè)置”進(jìn)入憑證類別設(shè)置，并選擇其中一種設(shè)置方法；第

12、二步對(duì)有關(guān)收、付、轉(zhuǎn)的憑證進(jìn)行科目限定4、設(shè)置結(jié)算方式結(jié)算又稱貨幣結(jié)算，是各單位、個(gè)人之間由于商品、勞務(wù)供應(yīng)和資金調(diào)撥等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而引起的貨幣收付行為。結(jié)算方式包括：a.現(xiàn)金結(jié)算：是收付雙方直接以現(xiàn)金進(jìn)行的貨幣收付行為。 b.轉(zhuǎn)帳結(jié)算：是通過(guò)銀行將款項(xiàng)從付款方帳戶劃轉(zhuǎn)到收款方帳戶的貨幣收付行為。根據(jù)票據(jù)法、支付結(jié)算辦法規(guī)定，企業(yè)主要采用的銀行結(jié)算辦法包括：支票、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、匯兌、委托收款、托收承付、信用卡和信用證。 結(jié)算方式的編碼規(guī)則在創(chuàng)建賬套時(shí)設(shè)置，企業(yè)在進(jìn)行結(jié)算方式設(shè)置時(shí)要象增加會(huì)計(jì)科目一樣，只能一級(jí)一級(jí)設(shè)置，不能只有下級(jí)而沒(méi)有上級(jí)。 第一步調(diào)入結(jié)算方式設(shè)置通過(guò)“總賬系統(tǒng)初

13、始化結(jié)算方式設(shè)置”進(jìn)入結(jié)算方式設(shè)置，單擊“增加”按扭，增加結(jié)算方式。第二步按編原則提示，先增加一級(jí)結(jié)算方式編碼規(guī)則為：使用兩級(jí)分類，第一級(jí)為一位數(shù)字，第二級(jí)為二位數(shù)字，也可以只有一級(jí)，而沒(méi)有第二級(jí)。第三步按編原則提示，增加下一級(jí)結(jié)算方式、設(shè)置部門檔案部門是指企業(yè)本身按生產(chǎn)與管理需要而設(shè)立的各分支機(jī)構(gòu)，如生產(chǎn)車間、運(yùn)輸部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門、管理部門、后勤部門等。與結(jié)算方式設(shè)置類似，企業(yè)部門也分級(jí)，按創(chuàng)建賬時(shí)設(shè)置好的編碼規(guī)則進(jìn)長(zhǎng)行編碼，并從一級(jí)開始，逐級(jí)往下增加。第一步調(diào)入部門檔案設(shè)置通過(guò)“總賬系統(tǒng)初始化部門檔案設(shè)置”進(jìn)入部門檔案設(shè)置，單擊“增加”按扭，增加部門。第二步按編碼規(guī)則增加一級(jí)部門由

14、于還沒(méi)有職員，因此部門負(fù)責(zé)人可暫不選入，以后增加了職員再通過(guò)“修改”菜單進(jìn)行修改。第三步按編碼規(guī)則增加下級(jí)部門、設(shè)置職員檔案職員即本企業(yè)的干部職工，由于任一職員都屬于本企業(yè)的一個(gè)部門，因此必須先設(shè)置了部門，才能設(shè)置職工。與上述各項(xiàng)設(shè)置不同，職工編碼沒(méi)有規(guī)則限制，但企業(yè)應(yīng)根據(jù)職工總?cè)藬?shù)確定職式編碼位數(shù)，只有一位的前面補(bǔ)零。第一步調(diào)入職員檔案設(shè)置通過(guò)“總賬系統(tǒng)初始化職員檔案設(shè)置”進(jìn)入職員檔案設(shè)置。第二步增刪職員通過(guò)“增加”或“刪除”按扭增加或刪除職員，職員編號(hào)、名稱手工輸入，所屬部門只能從已有部門中選入。、設(shè)置供應(yīng)商分類供應(yīng)商就是為企業(yè)提供原材料或產(chǎn)品的商家，由于企業(yè)從事購(gòu)入業(yè)務(wù)的地域外廣，廠商多

15、，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)頻繁，為便于管理，有必要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。通常分類方法是按原料或商品類別進(jìn)行分類，分類編碼規(guī)則在創(chuàng)建賬套時(shí)設(shè)置，具體分類設(shè)置在總賬系統(tǒng)初始化時(shí)進(jìn)行。第一步調(diào)入供應(yīng)商分類設(shè)置通過(guò)“總賬系統(tǒng)初始化供應(yīng)商分類”進(jìn)入供應(yīng)商分類設(shè)置。第二步按編碼規(guī)則進(jìn)行一級(jí)分類第三步按編碼規(guī)則進(jìn)行下級(jí)分類、設(shè)置供應(yīng)檔案供應(yīng)商檔案是在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上設(shè)置的，任一供應(yīng)商都包含在一個(gè)指定的類別中，并有相應(yīng)的編號(hào)，供應(yīng)商編號(hào)不受創(chuàng)建賬套時(shí)的編碼限制，可由企業(yè)自主確定編號(hào)方案。供應(yīng)商檔案包括基本（情況）、聯(lián)系（方式）、信用（等級(jí)）、其他（項(xiàng)目）等選項(xiàng)，在基本選項(xiàng)中，不可根據(jù)地區(qū)進(jìn)行分類設(shè)置，地區(qū)信息可以臨時(shí)

16、輸入，系統(tǒng)自動(dòng)保存。第一步調(diào)入供應(yīng)商檔案設(shè)置通過(guò)“總賬系統(tǒng)初始化供應(yīng)商檔案”進(jìn)入供應(yīng)商檔案設(shè)置。第二步增加供應(yīng)商從“供應(yīng)商檔案”窗口左側(cè)窗口中選選一個(gè)未級(jí)分類，點(diǎn)擊“增加”按扭，彈出“供應(yīng)商檔案卡片”窗口，再進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。第三步填入供應(yīng)商信息第四步保存供應(yīng)商信息、對(duì)客戶進(jìn)行分類并建立客戶檔案客戶即企業(yè)產(chǎn)品的用戶或銷售單位，為便于管理，用樣要對(duì)客戶進(jìn)行分類，并建立客戶檔案，其設(shè)置方法與供應(yīng)商分類與檔案建立類似。客戶與供應(yīng)商可在總賬初始化時(shí)增加，也可以在填制憑證時(shí)增加。客戶分類客戶檔案10、明細(xì)權(quán)限設(shè)置明細(xì)權(quán)限主要有制單科目權(quán)限控制、憑證審核權(quán)限控制、明細(xì)賬科目設(shè)置等。制單科目控制及明細(xì)賬科目權(quán)限

17、設(shè)置是指將填制憑證及管理明細(xì)賬的權(quán)限控制到科目，只有在“已選科目”中選入了的會(huì)計(jì)會(huì)目，相關(guān)操作員才有對(duì)這些科目制單或管理明細(xì)賬的操作權(quán)限。憑證審核權(quán)限控制的不是科目，而是操作員，具有憑證審核權(quán)限的操作員只能審核他人填制的憑證，具體可以審核哪些人填制的憑證，還可由此限定。左鍵在此雙擊就表示可以審核此人填制的憑證11、裝入期初余額由手工賬向電腦賬過(guò)渡時(shí)，要將手工賬各會(huì)計(jì)科目的余額輸入到總賬系統(tǒng)中，作為電腦賬的期初余額，設(shè)置了明細(xì)賬的，要將期初余額輸入到明細(xì)中，設(shè)置了輔助賬的，要將期初余額輸入到輔助賬中。期初余額錄入可通過(guò)“總賬系統(tǒng)初始化”功能錄入，錄入后要試算平衡，使資產(chǎn)與負(fù)債加所有者權(quán)益平衡；借方總計(jì)與貸方總計(jì)平衡。裝入期初余額點(diǎn)擊此處試算平衡在此輸入對(duì)應(yīng)科目期初余額三、總賬系統(tǒng)其它初始化設(shè)置（一）“選項(xiàng)”設(shè)置可以通過(guò)總賬系統(tǒng)的“設(shè)置選項(xiàng)”菜單操作，其中又包括憑證、賬簿、會(huì)計(jì)日歷、其他四個(gè)選項(xiàng)。1、憑證選項(xiàng)。要使憑證審核能控制到操作員，須選擇此項(xiàng)要使出納憑證由出納簽字，須選擇此項(xiàng)憑證編號(hào)既可由系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)，也可手工編號(hào)，但一般使用自動(dòng)編號(hào)。往來(lái)款項(xiàng)既可由總賬系統(tǒng)核算，也可由應(yīng)收、應(yīng)付子系統(tǒng)核算。2、賬簿