文件歸檔、歸檔文件整理

1、文件歸檔、歸檔文件整理裴 軍一、文件歸檔1、歸檔的含義與意義2、歸檔范圍 3、歸檔方法4、歸檔要求 5、歸檔時(shí)間6、歸檔手續(xù)二、歸檔文件的整理1、立卷的整理方法2、單件歸檔的整理方法一、文件歸檔1、歸檔的含義與意義 含義含義：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸完畢后，按有關(guān)規(guī)定，對(duì)其中有查考保存價(jià)值的文件，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的自然規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過程。歸檔意義歸檔意義： 歸檔是文件向檔案的轉(zhuǎn)化標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)。2、歸檔范圍（1）機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)收文發(fā)

2、文，有憑證、查考（2）機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍不歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；本機(jī)關(guān)文件本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，電話記錄等等。同級(jí)機(jī)關(guān)的文件同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料。下級(jí)機(jī)關(guān)的文件下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。（3）企業(yè)文件材料歸檔范圍黨群工作形成的文件材料。行政管理工作形成的文件材料。經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料。生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料。3、歸檔方法 嚴(yán)格登記嚴(yán)格登記：可以采用計(jì)算機(jī)登記，或收、發(fā)文登記簿登記。登記的內(nèi)

3、容包括：來文的文件題名、責(zé)任者、密級(jí)、收文編號(hào)、收文時(shí)間等。平時(shí)歸類平時(shí)歸類：文書人員在公文辦理完畢后，及時(shí)把文件歸入有關(guān)類目。及時(shí)檢查及時(shí)檢查。注意注意“賬外賬外”文件的收集文件的收集。（賬外：未經(jīng)收發(fā)文登記的文件）4、歸檔要求：齊全完整、系統(tǒng)科學(xué)、優(yōu)質(zhì)精練、及時(shí)迅速、手續(xù)完備5、歸檔時(shí)間屬于文書檔案的文件材料一般應(yīng)在第2年上半年歸檔。6、歸檔手續(xù)根據(jù)案卷目錄詳細(xì)清點(diǎn)簽字歸檔文件簡(jiǎn)要說明，移交清單文件移交清單文號(hào) 文件名日期部門出文人接收人備注歸檔文件移交清單序號(hào)文件資料名稱頁(yè)數(shù)檔案類別（文書、教學(xué)）保管期限移交部門移交人交接時(shí)間二、歸檔文件的整理 歸檔文件的整理方法有兩種：立卷和單件歸檔。

4、1、立卷的整理方法（1）案卷由若干互有聯(lián)系的文件構(gòu)成的組合體，是檔案基本保管單位。立卷，立卷，就是把零散的文件，組合成若干個(gè)案卷的過程。（2）立卷原則遵循形成規(guī)律和特點(diǎn)按其歷史原貌；保持有機(jī)聯(lián)系同一問題，同一案卷；區(qū)分不同價(jià)值價(jià)值相近可組為一卷；便于保管利用立小卷。（3）立卷的方法步驟文件收集判斷文件分類（區(qū)分年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限）組卷卷內(nèi)文件排序卷內(nèi)文件編頁(yè)碼填“卷內(nèi)文件目錄”填“備考表”擬案卷標(biāo)題填寫案卷封面裝訂案卷案卷排列及上架編制案卷號(hào)編制案卷目錄編制檔案目錄編制目錄號(hào)編制檔號(hào)。文件分類文件分類：分類方法：按“年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）保管期限”的分類方法。按“年度（問題）保管期限”的

5、分類方法。分類步驟：年度、機(jī)構(gòu)、問題、期限。組卷組卷：將分好類的文件材料組合成案卷。卷內(nèi)文件排序卷內(nèi)文件排序：可按日期進(jìn)行排列；可按重要程度排列；可按姓氏筆畫排列；本單位文件在前，上級(jí)與下級(jí)送來的文件在后；定稿在前，歷次稿依次在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；正文在前，附件在后。卷內(nèi)文件編頁(yè)碼卷內(nèi)文件編頁(yè)碼： 卷內(nèi)文件編流水順序號(hào)，并用號(hào)碼機(jī)打在文件頁(yè)面上端外側(cè)的角上。雙面印刷的要編為兩頁(yè)?？瞻椎牟痪幪?hào)，卷內(nèi)目錄也不編號(hào)。填寫填寫“卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄”：永久、30年案卷的卷內(nèi)目錄應(yīng)打印一式三份；10年案卷的卷內(nèi)目錄一式兩份。卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注

6、 填寫填寫“備考表備考表” 主要是說明卷內(nèi)文件的特殊情況，便于了解卷內(nèi)文件的特點(diǎn)。擬定案卷標(biāo)題擬定案卷標(biāo)題即案卷名稱。由作者、問題、名稱三部分組成。填寫案卷封面填寫案卷封面：要標(biāo)明立檔單位、組織機(jī)構(gòu)或類別、案卷所屬年度、案卷號(hào)、案卷標(biāo)題和卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)。封面裝訂案卷裝訂案卷：要拆除文件上的金屬物，對(duì)破損和大小不一的文件要進(jìn)行修補(bǔ)、切齊和折疊。左邊和下邊取齊，左邊三孔一線裝訂。案卷排列上架案卷排列上架：區(qū)分保管期限，照顧案卷之間的聯(lián)系和重要程度。步驟：期限（永久、30年、10年）組織機(jī)構(gòu)、問題案卷之間的聯(lián)系和重要程度編制案卷號(hào)編制案卷號(hào)：方法一：分保管期限大流水編號(hào)。單位較小，三本目錄可用若干年。方法二：按年度分保管期限小流水。檔案數(shù)量多的單位，每年三個(gè)，每年形成三本目錄。編制案卷目錄編制案卷目錄： 不同保管期限的案卷要分別按順序填寫案卷目錄。編制檔案目錄編制檔案目錄：由立卷說明、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄三部分，外加硬質(zhì)封面組成。編制目錄號(hào)編制目錄號(hào)：大類代字+保管期限代號(hào)+目錄順序號(hào)編制檔號(hào)編制檔號(hào)：全宗號(hào)+目錄號(hào)+案卷號(hào)+頁(yè)號(hào)（件號(hào)）立卷：案卷各部分的排列格式是：案卷封面卷內(nèi)文件目錄文件備考表封底。編制檔號(hào)加蓋檔號(hào)章檔號(hào)的編制： 封面檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。 全宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的編號(hào)。 目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)。 案卷