ACCESS實(shí)例教程數(shù)據(jù)表的操作學(xué)習(xí)教案

1、會計(jì)學(xué)1ACCESS實(shí)例教程數(shù)據(jù)表的操作實(shí)例教程數(shù)據(jù)表的操作第一頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。1，建立表結(jié)構(gòu)2，向表中輸入數(shù)據(jù)3，建立表對象之間的關(guān)聯(lián)4，操作表中記錄5，設(shè)置數(shù)據(jù)表格式本章要點(diǎn)：本章要點(diǎn)：第1頁/共49頁第二頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。 2.1 2.1 建立表結(jié)構(gòu)建立表結(jié)構(gòu) 數(shù)據(jù)表由表結(jié)構(gòu)和表記錄兩部分組成，建立表結(jié)構(gòu)在表的設(shè)計(jì)視圖中完成，表的全部字段和每個字段的屬性在設(shè)計(jì)視圖中確定。 2.1.1 2.1.1 表的設(shè)計(jì)視圖表的設(shè)計(jì)視圖第2頁/共49頁第三頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。 一個表要圍繞一個主題設(shè)計(jì)字段，每個字段都應(yīng)該是最小的邏輯部分，計(jì)算字段或推

2、導(dǎo)字段不要作為表中的字段。 2.1.2 2.1.2 字段的命名規(guī)則字段的命名規(guī)則字段的命名規(guī)則如下：1字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，第 一個字符不能是空格。2字段名不能包含小數(shù)點(diǎn)、嘆號、方括號、西文單引號、西 文雙引號。3字段長度為164個字符，在Access中一個漢字當(dāng)作一個 字符看待。第3頁/共49頁第四頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.1.3 字段大小 字段大小用來定義字段所占的字節(jié)數(shù)。只有文本型字段和數(shù)字型字段需要指定字段大小，其他類型的字段由系統(tǒng)分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/時間類型，字段大小為8，“婚否”是邏輯類型，字段大小為1。一個字符和一個漢字

3、字段大小都是1。2.1.4 字段的數(shù)據(jù)類型 數(shù)據(jù)類型決定用戶能保存在該字段中值的種類。Access字段的數(shù)據(jù)類型有10種，分別是：文本、備注、數(shù)字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE對象、超鏈接、查閱向?qū)?。?頁/共49頁第五頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。1文本型 文本型字段用來存放文本或作為文本看待的數(shù)字。如：學(xué)號、姓名、性別等字段。如果設(shè)置字段大小為5，則該字段的值最多只能容納5個字符。 文本型字段的默認(rèn)大小為50，最多可達(dá)255個字符。 文本型數(shù)字的排序按照字符串排序方法進(jìn)行。 如文本型數(shù)字按升序排序：1、10、100、2、20、2002備注型 備注型字段用來存放較長的文本

4、和文本型數(shù)字。如：備忘錄、簡歷等字段都是備注型。當(dāng)字段中存放的字符個數(shù)超過255時，應(yīng)該定義該字段為備注型。 備注型字段大小是不定的，由系統(tǒng)自動調(diào)整，最多可達(dá)64K。Access不能對備注型字段進(jìn)行排序、索引、分組。 第5頁/共49頁第六頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。3數(shù)字型 數(shù)字型字段存放數(shù)字。如：工資、年齡等，數(shù)字型字段可以與貨幣型字段做算術(shù)運(yùn)算。數(shù)字型字段的大小由數(shù)字類型決定，常用數(shù)字類型有以下幾種：（1）字節(jié)，存放0255之間的整數(shù)，字段大小為1。（2）整型，存放-3276832767之間的整數(shù)，字段大小為2。（3）長整型，存放-21474836482147483647之間的整數(shù)

5、，字 段大小為4。（4）單精度型，存放-3.4E383.4E38之間的實(shí)數(shù)，字段大小 為4。（5）雙精度型，存放-1.79734E3081.79734E308之間的實(shí) 數(shù)，字段大小為8。第6頁/共49頁第七頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。4日期/時間型 日期/時間型字段存放日期、時間、或日期時間的組合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/時間型字段。字段大小為8個字節(jié)，由系統(tǒng)自動設(shè)置。 日期/時間型的常量要用一對#號括起來。5貨幣型 貨幣型字段存放具有雙精度屬性的數(shù)字。系統(tǒng)自動將貨幣字段的數(shù)據(jù)精確到小數(shù)點(diǎn)前15位及小數(shù)點(diǎn)后4位。字段大小為8，由系統(tǒng)自動設(shè)置。 向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)

6、會自動給數(shù)據(jù)添加2位小數(shù)，并顯示美元符號與千位分隔符。 第7頁/共49頁第八頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。6自動編號型 自動編號型字段存放系統(tǒng)為記錄綁定的順序號，長整型，字段大小為4，由系統(tǒng)自動設(shè)置。一個表只能有一個自動編號型字段，該字段中的順序號永久與記錄相聯(lián)，不能人工指定或更改自動編號型字段中的數(shù)值。刪除表中含有自動編號字段的記錄以后，系統(tǒng)將不再使用已被刪除的自動編號字段中的數(shù)值。 例如，輸入10條記錄，自動編號從1到10，刪除前3條記錄，自動編號從4到10，刪除第7條記錄，自動編號中永遠(yuǎn)設(shè)有7。 與財務(wù)、稅務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)表通常設(shè)自動編號型字段，增加數(shù)據(jù)的安全性。第8頁/共49頁第九頁

7、，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。 7是/否型 是/否型字段存放邏輯數(shù)據(jù)，字段大小為1，由系統(tǒng)自動設(shè)置。邏輯數(shù)據(jù)只能有2種不同的取值。如：婚否、團(tuán)員否。所以，是/否型數(shù)據(jù)又被稱為“布爾”型數(shù)據(jù)。 是/否型字段內(nèi)容通過畫“”輸入，帶“”的為“真”，不帶“”的為“假”， “真”值用true或on或yes表示， “假”值用false或off或no表示。第9頁/共49頁第十頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。8OLE對象型 OLE（Object Linking and Embedding）的中文含義是“對象的鏈接與嵌入”，用來鏈接或嵌入OLE對象，如：文字、聲音、圖像、表格等。 表中的照片字段應(yīng)設(shè)為O

8、LE對象類型。 OLE對象型字段的字段大小不定，最多可達(dá)到1GB。OLE對象只能在窗體或報表中用控件顯示。不能對OLE對象型字段進(jìn)行排序、索引或分組。9超鏈接型 超鏈接型字段存放超鏈接地址，如：網(wǎng)址、電子郵件。超鏈接型字段大小不定。第10頁/共49頁第十一頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。10查閱向?qū)?查閱向?qū)妥侄稳匀伙@示為文本型，所不同的是該字段保存一個值列表，輸入數(shù)據(jù)時從一個下拉式值列表中選擇。值列表的內(nèi)容可以來自表或查詢，也可以來自定義的一組固定不變的值。例如，將“性別”字段設(shè)為查閱向?qū)鸵院?，只要在“男”和“女?個值中選擇一個即可。 查閱向?qū)妥侄未笮〔欢ā５?1頁/共49頁第

9、十二頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.1.5 設(shè)置字段屬性 字段屬性是字段特征值的集合，分為常規(guī)屬性和查閱屬性2種，用來控制字段的操作方式和顯示方式。 不同字段類型有不同的屬性集合。 第12頁/共49頁第十三頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。1，輸入掩碼：字段的輸入模板 字符字符含義0在掩碼字符位置必須輸入數(shù)字。例如，掩碼：(00)00-000，示例：(12)55-2349在掩碼字符位置輸入數(shù)字或空格，保存數(shù)據(jù)時保留空格位置。例如，掩碼：(99)99-999，示例：(12)55-234，( )55-234#在掩碼字符位置輸入數(shù)字、空格、加號或減號。例如，掩碼：#，示例：1+，9+999

10、L在掩碼字符位置必須輸入英文字母，大小寫均可。例如，掩碼：LLLL，示例：aaaa，AaAa?在掩碼字符位置輸入英文字母或空格，字母大小寫均可。例如，掩碼：?，示例：a a，AaA在掩碼字符位置必須輸入英文字母或數(shù)字，字母大小寫均可。例如，掩碼：(00)AA-A，示例：(12)55-a，(80)AB-4第13頁/共49頁第十四頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。a在掩碼字符位置輸入英文字母、數(shù)字或空格，字母大小寫均可。例如，掩碼：aaaa，示例：5a5b，A 4&在掩碼字符位置必須輸入空格或任意字符。例如，掩碼：&，示例：$5A% C在掩碼字符位置輸入空格或任意字符。例如，掩碼

11、：CCCC，示例：$5A%. , : ; - /句點(diǎn)、逗號、冒號、分號、減號、正斜線，用來設(shè)置小數(shù)點(diǎn)、千位、日期時間分隔符。將其后所有字母轉(zhuǎn)換為小寫。例如，掩碼：LL將其后所有字母轉(zhuǎn)換為大寫。例如，掩碼：LLLL，輸入aaaa，顯示aaAA密碼以*號顯示輸入的字符。第14頁/共49頁第十五頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。 有效性規(guī)則是一個條件，用來為字段的值定義數(shù)據(jù)范圍和數(shù)值要求。如果輸入的數(shù)據(jù)不符合有效性規(guī)則，將給出提示信息，并且光標(biāo)停在原處，直到輸入正確數(shù)據(jù)為止。 注意，有效性規(guī)則的設(shè)置不能與默認(rèn)值沖突。 例如：性別字段只能輸入文字男或女， 用：男 or 女。 例如：年齡字段的范圍是大

12、于0， 用：0。 例如：出生日期的字段范圍是2001年， 用：=#2001-1-1# and =#2001-12-31#。2有效性規(guī)則第15頁/共49頁第十六頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.1.6 建立表結(jié)構(gòu)一個“學(xué)生信息”表的結(jié)構(gòu) 第16頁/共49頁第十七頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.1.7 主鍵 若一個字段的值可以惟一標(biāo)識表中的記錄，則該字段所代表的信息稱為主鍵。如字段“學(xué)號”能惟一標(biāo)識一條記錄，可以將“學(xué)號”設(shè)置為主鍵。設(shè)置為主鍵的字段名又被稱為主關(guān)鍵字。 主鍵可以保證數(shù)據(jù)輸入的安全性，作為主鍵的字段禁止重復(fù)值，也不能為空。主鍵還用于在表之間建立關(guān)系，建立了關(guān)系的多個表

13、使用起來就像一個表一樣。 主鍵類型有3種：自動編號、單字段、多字段。第17頁/共49頁第十八頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.2 向表中輸入數(shù)據(jù) 向表中輸入數(shù)據(jù)可以直接輸入或?qū)胪獠繑?shù)據(jù)。從外部獲取數(shù)據(jù)有導(dǎo)入和鏈接兩種類型，導(dǎo)入的數(shù)據(jù)一旦操作完畢就與外部數(shù)據(jù)源無關(guān)。鏈接的數(shù)據(jù)只在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫形成一個鏈接表對象，其內(nèi)容隨著數(shù)據(jù)源的變化而變化。2.2.1 打開表的數(shù)據(jù)表視圖1在表的設(shè)計(jì)視圖狀態(tài)下，單擊“數(shù)據(jù)表視圖”按鈕。2在表的設(shè)計(jì)視圖狀態(tài)下，“視圖”菜單“數(shù)據(jù)表視圖”。3在庫中選取表單擊“打開”按鈕。4在庫中雙擊一個表的名字。第18頁/共49頁第十九頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。 輸入

14、OLE型數(shù)據(jù) 單擊某記錄的“照片”字段“插入”菜單“對象”對象類型選“畫筆圖片”單擊“確定”按鈕在畫筆窗口單擊“編輯”菜單“粘貼來源”在磁盤中選圖片雙擊圖片將圖片粘入畫筆窗口關(guān)閉窗口。 2.2.2 向表中直接輸入數(shù)據(jù)第19頁/共49頁第二十頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。例：導(dǎo)入txt文件作為表2.2.3 向庫中導(dǎo)入txt文件作為表第20頁/共49頁第二十一頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對象單擊“新建”按鈕選“導(dǎo)入表”“確定”選文件位置選文件類型為“文本文件”選文件單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示： 第21頁/共49頁第二十二頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。（2）

15、單擊“下一步”勾選“第一行包含字段名稱” 單擊“下一步”選“新表中”單擊“下一步”給xh字段的數(shù)據(jù)類型選“文本”。 （3）單擊“下一步”選“不要主鍵”單擊“下一步”給表起名為“成績”單擊“完成”按鈕。 第22頁/共49頁第二十三頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.2.4 向庫中導(dǎo)入電子表格作為表例：導(dǎo)入xls文件作為表第23頁/共49頁第二十四頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對象“文件”菜單選“獲取外部數(shù)據(jù)”選“導(dǎo)入”選文件位置文件類型選“Microsoft Excel”選文件單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示： （2）單擊“下一步”勾選“第一行包含列標(biāo)題” “下一步”選

16、“新表中”兩次單擊“下一步”選“不要主鍵”“下一步”給表起名為“體檢”“完成”。第24頁/共49頁第二十五頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.2.5 將另一個庫中的表導(dǎo)入到當(dāng)前庫中例：將另一個庫中的表導(dǎo)入到當(dāng)前庫中 （1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對象“文件”菜單“獲取外部數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入”選文件位置文件類型選*.mdb選文件單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示： （2）單擊一個表（如：“課程”表）“確定”。第25頁/共49頁第二十六頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.2.6 鏈接外部數(shù)據(jù) 鏈接的文件在當(dāng)前庫像表一樣顯示，但不是庫中真正的表。 單擊表對象“文件”菜單“獲取外部數(shù)據(jù)”“鏈接表”選文件位置選文件類

17、型選文件單擊“鏈接”按鈕。 鏈接文件的圖標(biāo)前都有鏈接標(biāo)記。 第26頁/共49頁第二十七頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.2.7 將數(shù)據(jù)表導(dǎo)出為其他類型文件例：將表導(dǎo)出為文本文件、電子表格 “文件”菜單“導(dǎo)出”選保存位置選導(dǎo)出的文件類型為文件起名 。 第27頁/共49頁第二十八頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.2.8 2.2.8 表對象的復(fù)制、刪除與重命名表對象的復(fù)制、刪除與重命名 用系統(tǒng)的“編輯”菜單中選取相應(yīng)操作項(xiàng) 。其中，剪切、復(fù)制、粘貼、刪除、重命名都可以使用快捷鍵。 分別是：Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V、del、F2。第28頁/共49頁第二十九頁，編輯于星期五：

18、十七點(diǎn) 三十七分。2.3 表記錄的操作圖1-15 層次模型 對表記錄的基本操作包括選定記錄、添加記錄、修改記錄、刪除記錄等。 2.3.1 選定記錄1，拖動鼠標(biāo)選記錄2，用記錄定位器 第29頁/共49頁第三十頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。3，用菜單2.3.2 添加記錄 新添加的記錄只能放在表的末尾，實(shí)際上是追加記錄。將光標(biāo)定位在表記錄下面的第一個空行，然后輸入新記錄的各數(shù)據(jù)項(xiàng)。 第30頁/共49頁第三十一頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.3.3 修改記錄 將光標(biāo)移到數(shù)據(jù)所在位置直接進(jìn)行編輯修改即可。在數(shù)據(jù)表中移動光標(biāo)除了用鼠標(biāo)，還可以用快捷鍵。 上箭頭上一條記錄的當(dāng)前字段下箭頭下一條

19、記錄的當(dāng)前字段左箭頭，Shift+ Tab當(dāng)前記錄當(dāng)前字段的前一個字段右箭頭，Tab，回車當(dāng)前記錄當(dāng)前字段的后一個字段Ctrl+上箭頭第一條記錄的當(dāng)前字段Ctrl+下箭頭最后一條記錄的當(dāng)前字段Home選中一個字段值，Home鍵使光標(biāo)移到當(dāng)前記錄的第一個字段End選中一個字段值，End鍵使光標(biāo)移到當(dāng)前記錄的最后一個字段Ctrl+ Home選中一個字段值，Ctrl+ Home鍵使光標(biāo)移到第一條記錄的第一個字段Ctrl+ End選中一個字段值，Ctrl+End鍵使光標(biāo)移到最后記錄的最后一個字段第31頁/共49頁第三十二頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.3.4 刪除記錄1，右擊選取的記錄快捷菜單

20、中選“刪除記錄”。 2，選取記錄按Del鍵。3，選取記錄“編輯”菜單“刪除記錄”。說明：刪除記錄的操作是不能撤消的。第32頁/共49頁第三十三頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.3.5 查找與替換數(shù)據(jù)查找和替換是同一個對話框中兩個不同選項(xiàng)卡。 查找：用鼠標(biāo)單擊某列“編輯”菜單“查找”在“查找內(nèi)容”中輸入字串選“搜索”范圍單擊“查找下一個”按鈕。替換：用鼠標(biāo)單擊某列“編輯”菜單“替換”在“查找內(nèi)容”中輸入字串在“替換為”中輸入要替換的字串單擊“查找下一個”按鈕找到查找目標(biāo)后單擊“替換”按鈕。 第33頁/共49頁第三十四頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。簡單排序：簡單排序： 在數(shù)據(jù)表視圖選一

21、個字段，單擊“升序排序” 或“降序排序”按鈕，字段的值被排序。高級排序：高級排序： “記錄”菜單“篩選”“高級篩選/排序”在篩選窗口選字段和排序方式。 2.3.6 排序記錄第34頁/共49頁第三十五頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。例：篩選記錄設(shè)置條件：篩選結(jié)果：第35頁/共49頁第三十六頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.4 數(shù)據(jù)表的格式化2.4.1 設(shè)置數(shù)據(jù)表格樣式 “格式”菜單“數(shù)據(jù)表”，打開“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對話框，可以在對話框中更改數(shù)據(jù)表的顯示樣式。如背景色、網(wǎng)格線顏色、單元格效果、網(wǎng)格線顯示方式，等。 第36頁/共49頁第三十七頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.4.2

22、設(shè)置行高列寬 “格式”菜單“列寬”在“列寬”對話框中輸入所需的列寬值單擊“確定”按鈕?！案袷健辈藛巍靶懈摺痹凇靶懈摺睂υ捒蛑休斎胨璧男懈咧祮螕簟按_定”按鈕。 第37頁/共49頁第三十八頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.4.3 設(shè)置字體 “格式”菜單“字體”在“字體”對話框做設(shè)置，可以改變數(shù)據(jù)表的字體、字形、字號、字顏色等。 第38頁/共49頁第三十九頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.4.4 隱藏列與取消隱藏列 選取一列或幾列“格式”菜單“隱藏列”，選中的列被隱藏?！案袷健辈藛巍叭∠[藏列” 在隱藏列字段前打?qū)磫螕簟瓣P(guān)閉”按鈕，該列被取消隱藏。 第39頁/共49頁第四十頁，編輯于

23、星期五：十七點(diǎn) 三十七分。 2.4.5 凍結(jié)列與取消凍結(jié)列 選中一列或幾列“格式”菜單“凍結(jié)列”，或右擊選中的列快捷菜單中選 “凍結(jié)列”，凍結(jié)的列顯示數(shù)據(jù)表最左邊。 拖動水平滾動條查看數(shù)據(jù)表，無論怎樣水平移動數(shù)據(jù)表，被凍結(jié)的列始終顯示在窗口最左邊。 “格式”菜單“取消對所有列的凍結(jié)”，數(shù)據(jù)表中不再有凍結(jié)列 。第40頁/共49頁第四十一頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.5 2.5 建立表對象之間的關(guān)聯(lián)建立表對象之間的關(guān)聯(lián)2.4.1 建立表的基本原則1一個表圍繞一個主題，一事一地，避免大而全。2表中的字段代表原子數(shù)據(jù)，不可再分。象總分、平均分這 樣的字段，是計(jì)算得到的二次數(shù)據(jù)，不要作為表中字段。3表之間減少重復(fù)字段，只保留做連接用的公共字段即可。4設(shè)置關(guān)鍵字和外部關(guān)鍵字，用于表之間建立聯(lián)系。 說明：關(guān)鍵字是當(dāng)前表的主鍵字段，外部關(guān)鍵字是在其他表做主鍵字段。第41頁/共49頁第四十二頁，編輯于星期五：十七點(diǎn) 三十七分。2.4.2 表之間的關(guān)系 表之間有3種關(guān)系：一對一、一對多、多對多。其中，多對多關(guān)系都被拆分成幾個一對多關(guān)系。所以，只須建立表之間的一對一關(guān)系和一對多關(guān)系即可。 最常用的關(guān)