航運(yùn)部商務(wù)管理員崗位任務(wù)說(shuō)明書(shū)

1、航運(yùn)部商務(wù)管理員崗位任務(wù)說(shuō)明書(shū)編號(hào)： _YD/HY/005 擬制： _核準(zhǔn)： _生效日期： _一、基本資料部門(mén)名稱航運(yùn)部崗位名稱商務(wù)管理員直接上級(jí)商務(wù)主管所轄人員/二、工作說(shuō)明1、主要職責(zé)1、做好賬單流轉(zhuǎn)。2、及時(shí)聯(lián)系財(cái)務(wù)審計(jì)部做好收、匯款安排。3、做好營(yíng)運(yùn)統(tǒng)計(jì)、分析。4、做好臺(tái)賬和檔案資料管理。5、做好部門(mén)內(nèi)務(wù)工作。2、主要工作內(nèi)容1、做好有關(guān)賬單流轉(zhuǎn)和處理。2、及時(shí)聯(lián)系財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)做好收付款安排，跟蹤反饋收付情況。3、協(xié)助主管做好部門(mén)信息管理工作，負(fù)責(zé)信息的傳遞、整理。4、編制營(yíng)運(yùn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5、做好部門(mén)檔案管理工作。6、管理部門(mén)的圖書(shū)資料。7、收發(fā)部門(mén)內(nèi)各類信函、電文。8、做好部門(mén)會(huì)議資料

2、的準(zhǔn)備和會(huì)議記錄等。9、做好部門(mén)文件的接收、傳遞、起草、打印、發(fā)放和管理。10、做好部門(mén)辦公設(shè)施和設(shè)備的登記、造冊(cè)、管理和維護(hù)工作。11、做好部門(mén)內(nèi)務(wù)衛(wèi)生的管理工作。12、做好部門(mén)各種辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放。13、完成上級(jí)布置的其他工作。3、主要工作要求1、商務(wù)處理1.1 做好部門(mén)內(nèi)部賬單的收集、核對(duì)、整理、登記、流轉(zhuǎn)工作。1.2 及時(shí)登記收（付）款通知書(shū)，將通知書(shū)及時(shí)送交財(cái)務(wù)審計(jì)部并做好交接記錄；跟蹤款項(xiàng)收、付情況，及時(shí)向財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)查詢。1.3 接收到財(cái)務(wù)審計(jì)部的反饋單后及時(shí)將情況通知收（付）款人并登記備案；匯款要按船舶或人員建立檔案，如果需要要收集匯款單證提供給申請(qǐng)人。1.4 涉及港口使費(fèi)

3、、加油費(fèi)、經(jīng)紀(jì)人傭金等需要公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批的款項(xiàng)，要及時(shí)將經(jīng)理簽字的匯款通知書(shū)和有關(guān)單證送給領(lǐng)導(dǎo)審批。1.5每月 27 日前要列表統(tǒng)計(jì)各輪本月度營(yíng)運(yùn)收入實(shí)際到賬金額，做好營(yíng)運(yùn)分析表，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，交給商務(wù)主管審核。1.6及時(shí)將營(yíng)運(yùn)收入結(jié)算表于每月30 日之前送交財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)。1.7做好船舶額外勞務(wù)費(fèi)用的登記并及時(shí)通知財(cái)務(wù)審計(jì)部，每年年末要統(tǒng)計(jì)各輪的額外勞務(wù)費(fèi)發(fā)生情況，編制成報(bào)表交商務(wù)主管審核。1.8掌握有關(guān)款項(xiàng)回收情況，及時(shí)聯(lián)系回收業(yè)務(wù)余款。2、檔案、臺(tái)賬2.1 要及時(shí)登記、記錄本部門(mén)工作情況。記錄、臺(tái)賬整齊、規(guī)范，無(wú)漏登、漏記和翻查不便的情況。2.2 分門(mén)別類妥善保管有關(guān)合同，做好記錄，及時(shí)

4、催促各主管將合同歸檔。2.3 妥善保管文件資料，及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔。其他部門(mén)借閱和本部門(mén)人員借閱需過(guò)夜時(shí)要填寫(xiě)“文件資料借閱登記表” 。有關(guān)資料、檔案要按照公司的檔案管理規(guī)定，及時(shí)移交檔案室，并做好交接記錄。失效的部門(mén)文件要及時(shí)銷毀，原始簽發(fā)件要打上“作廢文件，僅供參考”字樣作為歷史資料保存。3、文件收發(fā)3.1 接收到發(fā)放至航運(yùn)部的外來(lái)文件資料后在“文件資料領(lǐng)用登記表”上登記，并修改“航運(yùn)部文件資料清單” ，及時(shí)通知部門(mén)經(jīng)理安排傳閱學(xué)習(xí)。接收到公司文件后要及時(shí)安排傳閱，然后編號(hào)、登記并歸檔備查。3.2 要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部室做好文件會(huì)簽。3.3 對(duì)外發(fā)文要規(guī)范格式、認(rèn)真校對(duì)、做好登記。4、內(nèi)務(wù)工作

5、4.1 協(xié)助商務(wù)主管管理圖書(shū)室，將圖書(shū)編號(hào)登記在冊(cè)，做好借閱和歸還登記，及時(shí)將新到業(yè)務(wù)期刊分門(mén)別類放置于期刊架上，供閱覽，圖書(shū)管理工作要做到井然有序。4.2 收到各類信函要做好登記，加蓋收妥章并標(biāo)明收到日期后交部門(mén)經(jīng)理簽閱，未署名的業(yè)務(wù)信函要及時(shí)進(jìn)行拆封、處理；接聽(tīng)電話要做好記錄，代接電話要留條示意以免誤事；部門(mén)內(nèi)各類函、電的收 /發(fā)記錄齊全、規(guī)范，并保證收 /發(fā)的函、電傳遞到責(zé)任人處，避免因傳遞不及時(shí)影響工作。4.3 部門(mén)內(nèi)辦公設(shè)施和設(shè)備登記、造冊(cè)要及時(shí)，內(nèi)容要全面，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。4.4 辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放及時(shí)。4.5 資料室和會(huì)議室環(huán)境干凈、整潔。4.6 部門(mén)會(huì)議資料準(zhǔn)備齊全，記錄和

6、紀(jì)要完整、準(zhǔn)確。4.7 積極做好其他部門(mén)內(nèi)務(wù)工作，保證部門(mén)內(nèi)務(wù)協(xié)調(diào)、高效；迅速、準(zhǔn)確、高質(zhì)量地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，并將結(jié)果及時(shí)反饋。三、任職資格因素細(xì)分因素等級(jí)限定條件學(xué)歷C航運(yùn)、管理、外語(yǔ)、 經(jīng)貿(mào)、文秘類相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)知識(shí)C了解航運(yùn)行業(yè)知識(shí)，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。知識(shí)熟悉航運(yùn)專業(yè)知識(shí)；專業(yè)知識(shí)B掌握公司安全管理體系以及國(guó)際國(guó)內(nèi)安全、防污染公約、 規(guī)則；了解船舶、 航運(yùn)、港口裝卸等方面的知識(shí)，掌握賬單處理程序。能力經(jīng)驗(yàn)其他條件事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計(jì)劃，及時(shí)、正確的完成各項(xiàng)工作。準(zhǔn)確把握本身職務(wù)定位、 工作內(nèi)容； 準(zhǔn)確、迅速的理解上級(jí)理解能力A的指示、意圖和所布置的工作； 準(zhǔn)確理解同事、下屬、客戶的目的和意圖；對(duì)于所學(xué)的知識(shí)和技能能夠迅速理解和掌握，反應(yīng)機(jī)敏，能夠舉一反三。判斷能力B能迅速、 準(zhǔn)確的判斷各種問(wèn)題， 掌握其實(shí)質(zhì)， 能較為準(zhǔn)確的判斷從未遇到的問(wèn)題，找到解決的辦法。表達(dá)能力C表達(dá)內(nèi)容準(zhǔn)備較充分、主題較明確、構(gòu)思較清楚。行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)/相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)/