文檔管理辦法

1、 文檔管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范公司文件檔案管理工作，提高文檔管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司文檔管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合工作實(shí)際，特制定本辦法。一、本辦法所指的文件檔案為：1.學(xué)校下發(fā)的相關(guān)文件、通知、公告等文檔；2.公司形成的各種規(guī)章制度、報(bào)告、通知、紀(jì)要等文檔；3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價值的各類業(yè)務(wù)資料等文檔。二、文件檔案管理辦法（一）立卷歸檔1.各類文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進(jìn)行分類、編號、統(tǒng)計(jì)、歸檔和管理。2.學(xué)校類文檔：編號規(guī)則為學(xué)校首字母-部門首字母-文件簽署年月份（六位）-順序號。學(xué)校下發(fā)的原文件，直接根據(jù)類別進(jìn)行編號登記歸檔，根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件要求形成的報(bào)告等文檔

2、需留存副本至公司類文件進(jìn)行歸檔，電子版文檔需轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)性文檔后進(jìn)行編號登記歸檔。3.公司類文檔：編號規(guī)則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份（六位）-順序號（三位）。所屬類別即指規(guī)章制度類、人事類、合同類、物資設(shè)備類、財(cái)務(wù)類等，紙質(zhì)文檔和電子文檔根據(jù)編號規(guī)則同步進(jìn)行編號登記歸檔。4.公司各部門文檔：編號規(guī)則為公司部門首字母-簽署年月份（六位）-順序號（三位）。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進(jìn)行移交備案，移交的文檔須保證完整、層次分明，文檔移交時，須當(dāng)面填寫移交清單并簽字認(rèn)可后方完成交接手續(xù)。5.歸檔文件材料應(yīng)完整齊全，質(zhì)地優(yōu)良，格式規(guī)范，文字清楚，手續(xù)完備且具有保存價值。（二）文檔管理1

3、.辦公室指定專人負(fù)責(zé)文檔分類、編號、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理，要以原始記錄為依據(jù)，編制文檔存放清單，以有效開展文檔的查詢、利用工作。2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保文檔的安全。3.任何人不得擅自將存檔文件對外公開，做好文檔安全保密工作。4.未經(jīng)公司授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布涉及公司秘密、涉及個人隱私的、規(guī)定限制利用的公司檔案材料內(nèi)容。（三）文檔查閱1.公司職工查閱利用檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并說明查閱目的，辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借，如必須借出，須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并及時歸還。2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后查閱。3.凡需從檔案中取證或辦理公證，必須由辦公室辦理。4.利用者須對檔案的安