準備會議用品和設施（課堂PPT）

1、11、會議用品和設施的種類2、準備會議用品與設備的要求21）必備用品（1）文具用品：紙、筆、本冊等（2）桌椅、臺布（3）茶具（4）擴音制備、照明設備、通風空調(diào)設備等2）特殊用品不同性質(zhì)的會議對用品的準備的要求不同。31）會前制定計劃：所需物品和設備的清單，包括名稱、型號、數(shù)量物品和設備的來源，如租借、調(diào)用、采購預算所需的費用2）落實專人負責。3）提前準備到位4）以實用、節(jié)約為原則。4波楊公司準備在本市的黎明大廈召開大型新波楊公司準備在本市的黎明大廈召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加會議的有全國各地人員。產(chǎn)品訂貨會，參加會議的有全國各地人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負責安排，會上要放映資總經(jīng)理讓秘書部門負責安排

2、，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。公司沒有放映料電影，進行產(chǎn)品操作演示。公司沒有放映機，租借任務就交給了秘書小劉。會議召開機，租借任務就交給了秘書小劉。會議召開時間是時間是8 8月月9 9日上午日上午1010點整，資料放映是點整，資料放映是1010：1515。小劉打電話給租賃公司要求在。小劉打電話給租賃公司要求在9 9日上午日上午9 9：4545必須準時把放映機送到黎明大廈會議必須準時把放映機送到黎明大廈會議廳。廳。9 9日上午，會議開幕前，大家正緊張地作最日上午，會議開幕前，大家正緊張地作最后的準備工作。小劉一看手表，呀，已經(jīng)后的準備工作。小劉一看手表，呀，已經(jīng)9 9：5050了，放映

3、機還沒有送到。小劉立即打電了，放映機還沒有送到。小劉立即打電話去問，對方回答機器已送出。眼看各地來話去問，對方回答機器已送出。眼看各地來賓已陸續(xù)進場，小劉心急如焚賓已陸續(xù)進場，小劉心急如焚5某地召開黨代會，會務組會前起草的某地召開黨代會，會務組會前起草的“大會開幕式程序大會開幕式程序”中列有中列有“播放國際播放國際歌歌”一項。審稿時改為放在閉幕式進行，一項。審稿時改為放在閉幕式進行，最后定稿時領(lǐng)導把此處改為最后定稿時領(lǐng)導把此處改為“奏國歌奏國歌”。會務組負責人憑印象只記得已刪掉了此會務組負責人憑印象只記得已刪掉了此項程序，對開幕式上項程序，對開幕式上“奏國歌奏國歌”一項未一項未作準備。作準備。

4、當主持人在大會上宣布當主持人在大會上宣布“奏國歌奏國歌”時，時，無法播放，一時形成冷場。無法播放，一時形成冷場。6某市精神文明表彰大會還有某市精神文明表彰大會還有1515分鐘即將召開。主分鐘即將召開。主席臺上擺滿了鮮花，與會者陸續(xù)到達，領(lǐng)導也到席臺上擺滿了鮮花，與會者陸續(xù)到達，領(lǐng)導也到休息室等候。負責這次會議的市政府辦公室田主休息室等候。負責這次會議的市政府辦公室田主任習慣性地在周圍巡視者，一位記者建議說主席任習慣性地在周圍巡視者，一位記者建議說主席臺的背景兩側(cè)應插上紅旗才顯得莊重。田主任一臺的背景兩側(cè)應插上紅旗才顯得莊重。田主任一想想“有道理有道理”。于是立即將全體會務人員調(diào)到主。于是立即將

5、全體會務人員調(diào)到主席臺上，要求重新布置，搬走部分鮮花，在背景席臺上，要求重新布置，搬走部分鮮花，在背景兩側(cè)各插上三面紅旗。有人提出時間恐怕來不及。兩側(cè)各插上三面紅旗。有人提出時間恐怕來不及。田主任自信地說田主任自信地說“時間是夠用的，干吧！時間是夠用的，干吧！”主席主席臺大幕被重新拉上了，只聽見里面響起一陣雜亂臺大幕被重新拉上了，只聽見里面響起一陣雜亂的搬動聲。的搬動聲。1515分鐘過去了，主席臺并沒有像田主任估計的重分鐘過去了，主席臺并沒有像田主任估計的重新布置好。大會被推遲了新布置好。大會被推遲了2020分鐘才開幕。市政府分鐘才開幕。市政府領(lǐng)導對此很不滿意，批評了田主任，這件事在與領(lǐng)導對此

6、很不滿意，批評了田主任，這件事在與會者中也造成了不良的影響。會者中也造成了不良的影響。71 1、公司要召開一次小型會議，決定工作小組、公司要召開一次小型會議，決定工作小組領(lǐng)導人的換屆選舉，請根據(jù)會議需要準備會議領(lǐng)導人的換屆選舉，請根據(jù)會議需要準備會議用品。用品。會議必備物品的準備： 文具用品。如紙筆本冊等 桌椅、臺布 茶具 擴音設備、照明設備、空調(diào)設備等會議特殊用品的準備： 選舉用的投票箱、選票 會議裝飾用品：如會標等82 2、某公司要召開一次新聞發(fā)布會，作為、某公司要召開一次新聞發(fā)布會，作為秘書應如何準備會議用品？秘書應如何準備會議用品？會議必備物品的準備： 文具用品:如紙筆本冊等 桌椅、臺布 茶具 擴音設備、照明設備、空調(diào)設備等會議特殊用品的準備： 錄音錄像設備 會議裝飾用品如會標、標語、花卉等9lX X公司年終召開先進個人和先進科室的公司年終召開先進個人和先進科室的表彰大會，（其中先進個