公司檔案管理培訓(xùn)2013年11月

1、公司檔案管理培訓(xùn)Logo here辦公室辦公室 13年年11月月檔案管理工作內(nèi)容檔案管理的方式主要內(nèi)容歸檔文件整理操作實務(wù)檔案 是什么 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是一種無形資產(chǎn)它的無形價值在企業(yè)真正需要時則完全可以體現(xiàn)出來，能為企業(yè)的各項工作提供更好的服務(wù)。當(dāng)檔案的原始記錄性或知識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。檔案的價值體現(xiàn)在： 具有憑證和情報價值具有憑證和情報價值具有現(xiàn)實價值和長遠(yuǎn)價值具有現(xiàn)實價值和長遠(yuǎn)價值具有第一價值和

2、第二價值具有第一價值和第二價值價值 一、檔案具有憑證和情報價值一、檔案具有憑證和情報價值 檔案的憑證價值是檔案不同于或優(yōu)于其他各種資料的最基本的檔案的憑證價值是檔案不同于或優(yōu)于其他各種資料的最基本的特點。檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，可以成為查考、研究、特點。檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依據(jù)，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。檔案爭辯和處理問題的依據(jù)，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。檔案是事實、知識和經(jīng)驗的記錄，它的這種可靠、廣泛的可供參考的特是事實、知識和經(jīng)驗的記錄，它的這種可靠、廣泛的可供參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一基本價值征，構(gòu)成了檔案的又一基本價

3、值情報價值。情報價值。 在日常工作中，檔案在企業(yè)工作中首先表現(xiàn)出來的就是它的憑在日常工作中，檔案在企業(yè)工作中首先表現(xiàn)出來的就是它的憑證價值和情報價值。例如，我們有時在實際工作中必須查找某份文證價值和情報價值。例如，我們有時在實際工作中必須查找某份文件資料或者某張圖片，以此作為依據(jù)來了解具體情況，都需要從原件資料或者某張圖片，以此作為依據(jù)來了解具體情況，都需要從原始的檔案資料中尋找相關(guān)憑證。有的文件資料上面的內(nèi)容可直接使始的檔案資料中尋找相關(guān)憑證。有的文件資料上面的內(nèi)容可直接使用，有的僅作為參考依據(jù)。由此可見，檔案在我們的工作中突顯了用，有的僅作為參考依據(jù)。由此可見，檔案在我們的工作中突顯了其必

4、不可少的作用其必不可少的作用憑證價值和情報價值。憑證價值和情報價值。 二、檔案具有現(xiàn)實價值和長遠(yuǎn)價值二、檔案具有現(xiàn)實價值和長遠(yuǎn)價值 現(xiàn)實價值是指檔案對現(xiàn)實的社會實踐活動所具有的有用性?，F(xiàn)實價值是指檔案對現(xiàn)實的社會實踐活動所具有的有用性。長遠(yuǎn)價值是指檔案價值的時效性可以擴(kuò)展到遙遠(yuǎn)的未來，在相當(dāng)長長遠(yuǎn)價值是指檔案價值的時效性可以擴(kuò)展到遙遠(yuǎn)的未來，在相當(dāng)長的時間里能夠滿足社會各方面的利用者需要的性質(zhì)。的時間里能夠滿足社會各方面的利用者需要的性質(zhì)。 在企業(yè)中，各部門的工作不可缺少的就是與外界的溝通與聯(lián)在企業(yè)中，各部門的工作不可缺少的就是與外界的溝通與聯(lián)系，因此，文件的交流亦成為了企業(yè)對外聯(lián)系的重要手段

5、之一。各系，因此，文件的交流亦成為了企業(yè)對外聯(lián)系的重要手段之一。各部門之間或各部門與外單位之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系絕大部分都依賴于文件部門之間或各部門與外單位之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系絕大部分都依賴于文件資料的往來，這些往來所產(chǎn)生的文件資料，根據(jù)其重要價值與日后資料的往來，這些往來所產(chǎn)生的文件資料，根據(jù)其重要價值與日后可利用程度等，由檔案人員整理歸檔存放，以作日后備查參考之用?？衫贸潭鹊?，由檔案人員整理歸檔存放，以作日后備查參考之用。檔案的文件資料伴隨著企業(yè)成長，并記載了企業(yè)發(fā)展過程中的所有檔案的文件資料伴隨著企業(yè)成長，并記載了企業(yè)發(fā)展過程中的所有點滴。所以說，檔案的文件資料不僅成為現(xiàn)實工作的輔助工具，也點滴。所

6、以說，檔案的文件資料不僅成為現(xiàn)實工作的輔助工具，也是對日后工作的開展具有指導(dǎo)性的意義。是對日后工作的開展具有指導(dǎo)性的意義。 三、檔案具有第一價值和第二價值三、檔案具有第一價值和第二價值 檔案的第一價值是指檔案對于其形成者所具有的價值，其檔案的第一價值是指檔案對于其形成者所具有的價值，其價值主體是檔案形成者；第二價值是指檔案對社會即除檔案形成者價值主體是檔案形成者；第二價值是指檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值，其價值主體是非檔案形成者。之外的其他利用者所具有的價值，其價值主體是非檔案形成者。 檔案的存在，對于形成者乃至利用者，都是一個重要資源的檔案的存在，對于形成者乃至利用者

7、，都是一個重要資源的來源。檔案記載的是企業(yè)長久發(fā)展以來形成的所有歷史記錄，包括來源。檔案記載的是企業(yè)長久發(fā)展以來形成的所有歷史記錄，包括相關(guān)的文字記錄，數(shù)據(jù)，圖表等比較形態(tài)的資料。這些資料都可以相關(guān)的文字記錄，數(shù)據(jù)，圖表等比較形態(tài)的資料。這些資料都可以作為歷來工作的歷史憑證。在企業(yè)工作中，很多時候牽涉到需要利作為歷來工作的歷史憑證。在企業(yè)工作中，很多時候牽涉到需要利用某份文件或者是某張圖片等去協(xié)助完成某項具體工作，這時候，用某份文件或者是某張圖片等去協(xié)助完成某項具體工作，這時候，檔案的重要價值作用尤為突出。檔案的重要價值作用尤為突出。在實際工作中，管理者應(yīng)該如何做好檔案管理工作，才能發(fā)揮其最大

8、效用，使企業(yè)檔案工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化呢？ 檔案管理方面的培訓(xùn)放到提高自身檔案管理方面的培訓(xùn)放到提高自身知識水平的日程中去（了解、清楚、知識水平的日程中去（了解、清楚、操作、檔案存在意義）操作、檔案存在意義）專業(yè)的檔案管理人員（細(xì)心、淡泊、專業(yè)的檔案管理人員（細(xì)心、淡泊、誠懇）誠懇）公司和部門角度協(xié)助做好檔案工作公司和部門角度協(xié)助做好檔案工作（部門人員配合，不缺失、齊全完整）（部門人員配合，不缺失、齊全完整）檔案管理干什么項目資料合同往來票據(jù)會議記錄電子文檔采購合同其 它技術(shù)資料招投標(biāo)資料往來文件合同同時建立索引檔案放哪兒容易分類容易分類 易于保密易于保密保護(hù)性好保護(hù)性好 檢索簡便檢

9、索簡便1抽屜式直立檔案2開放式橫向檔案開放式橫向檔案整齊劃一整齊劃一便于取閱便于取閱易于查找易于查找保密性一般保密性一般3穿孔式活頁夾穿孔式活頁夾容易損毀容易損毀有順序性有順序性保密性差保密性差容易保存容易保存標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一便于存取便于存取長期保存長期保存保護(hù)性好保護(hù)性好4檔案盒檔案盒20歸檔文件整理操作實務(wù)歸檔文件整理操作實務(wù) u 檔案分類、編號方法檔案分類、編號方法u 文件歸檔整理方法文件歸檔整理方法u 歸檔范圍表的使用說明歸檔范圍表的使用說明21檔案分類、編號方法檔案分類、編號方法一、基本概念一、基本概念1、檔案分類檔案分類是指根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互是指根據(jù)歸檔文件的內(nèi)

10、容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對歸檔文件進(jìn)行分門別類，從而使庫藏的方法，對歸檔文件進(jìn)行分門別類，從而使庫藏的全部檔案文件成為一個條理化的具有一定從屬的全部檔案文件成為一個條理化的具有一定從屬 關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。 222、類目體系 類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列類列和和類類系系兩個要素。類列是指在不同分類層次上具兩個要素。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其邏輯規(guī)則是不能互相交叉；

11、類系是指某一大邏輯規(guī)則是不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包類從總到分所構(gòu)成的具有包 含和被包含關(guān)系含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其邏輯規(guī)則是上位類包含下位的類的系統(tǒng)，其邏輯規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。類，下位類被上位類所包含。 23企業(yè)檔案分類方案企業(yè)檔案分類方案類列類系一類四類三類二類AB C1 2 3 4243、分類原則分類原則 遵循文件的來源特性遵循文件的來源特性 保證類目體系的嚴(yán)整性保證類目體系的嚴(yán)整性 保證類目體系的可包容性保證類目體系的可包容性 維護(hù)類目體系相對穩(wěn)定性維護(hù)類目體系相對穩(wěn)定性254、類號、類號類號是類目的標(biāo)識符號，用以表示類目類號是類目

12、的標(biāo)識符號，用以表示類目在分類體系中的位置和排在分類體系中的位置和排 列順序。本細(xì)列順序。本細(xì)則按照代碼制進(jìn)行類號標(biāo)識。則按照代碼制進(jìn)行類號標(biāo)識。 例：例： “1.1.1”265、檔號檔號檔號即檔案號。檔號即檔案號。按照國家檔案行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，檔號一般按照國家檔案行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，檔號一般由分類由分類 號、文件順序號和相關(guān)特征號組合號、文件順序號和相關(guān)特征號組合而成。檔案號是歸檔文件保存單元而成。檔案號是歸檔文件保存單元 的唯一的唯一標(biāo)識，用以管理和檢索庫存檔案。標(biāo)識，用以管理和檢索庫存檔案。272、常用分類方法常用分類方法 職能分類職能分類 時間分類時間分類 作者分類作者分類 專題分類專題分類

13、 項目分類項目分類 型號分類型號分類 區(qū)域分類區(qū)域分類 專業(yè)分類專業(yè)分類 外形或文種分類外形或文種分類職能分類方適用于一級類目的區(qū)分；其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分283、一級類目的劃分一級類目的劃分 公司的檔案根據(jù)企業(yè)活動職能性質(zhì)劃分公司的檔案根據(jù)企業(yè)活動職能性質(zhì)劃分為十個大類：為十個大類： 黨群工黨群工 作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、人事檔案、會計檔案、生產(chǎn)理檔案、人事檔案、會計檔案、生產(chǎn) 管管理檔案、基本建設(shè)檔案、生產(chǎn)（建設(shè)、理檔案、基本建設(shè)檔案、生產(chǎn)（建設(shè)、業(yè)務(wù)）技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、科研業(yè)務(wù)）技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、科研開發(fā)檔案。開發(fā)檔案。

14、294、二級以下類目的劃分二級以下類目的劃分 各大類或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對象特各大類或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對象特點，或按照文件類型，或按照所屬專業(yè)的有關(guān)標(biāo)點，或按照文件類型，或按照所屬專業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或按照文件往來規(guī)律進(jìn)行二級以下類目的劃準(zhǔn)，或按照文件往來規(guī)律進(jìn)行二級以下類目的劃分。適當(dāng)進(jìn)行三級類目的劃分。各類技術(shù)、業(yè)務(wù)、分。適當(dāng)進(jìn)行三級類目的劃分。各類技術(shù)、業(yè)務(wù)、科技對象等檔案的具體分類，在下屬單位根據(jù)實科技對象等檔案的具體分類，在下屬單位根據(jù)實際情況細(xì)化際情況細(xì)化30二級類目設(shè)置黨群工作檔案類目設(shè)置黨群工作檔案類目設(shè)置 黨群工作檔案按工作內(nèi)容設(shè)置：黨務(wù)工作、組織工作、黨群

15、工作檔案按工作內(nèi)容設(shè)置：黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、統(tǒng)宣傳工作、統(tǒng) 戰(zhàn)工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團(tuán)工戰(zhàn)工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團(tuán)工作七個二級類目。作七個二級類目。 行政管理檔案類目設(shè)置行政管理檔案類目設(shè)置 行政管理檔案按工作內(nèi)容設(shè)置行政事務(wù)、法紀(jì)監(jiān)察、審行政管理檔案按工作內(nèi)容設(shè)置行政事務(wù)、法紀(jì)監(jiān)察、審計工作、人事管理、醫(yī)療衛(wèi)生和后勤福利、外事工作、計工作、人事管理、醫(yī)療衛(wèi)生和后勤福利、外事工作、法律事務(wù)七個二級類法律事務(wù)七個二級類 目。目。 經(jīng)營管理檔案類目設(shè)置經(jīng)營管理檔案類目設(shè)置 經(jīng)營管理檔案按管理職能設(shè)置經(jīng)營決策、計劃管理、財經(jīng)營管理檔案按管理職能設(shè)置經(jīng)營決策、計劃管理、財務(wù)管

16、理、投資管理、資產(chǎn)管理、企業(yè)管理、風(fēng)險管理、務(wù)管理、投資管理、資產(chǎn)管理、企業(yè)管理、風(fēng)險管理、合同管理八個二級類目。合同管理八個二級類目。 31二級類目設(shè)置會計檔案類目設(shè)置會計檔案類目設(shè)置 會計檔案類按文件形式（名稱）設(shè)置憑證類、賬簿類、會計檔案類按文件形式（名稱）設(shè)置憑證類、賬簿類、報表類和其報表類和其 他類四個二級類目。對每個二級類目的復(fù)分他類四個二級類目。對每個二級類目的復(fù)分參照國家檔案局頒發(fā)的參照國家檔案局頒發(fā)的會會 計檔案管理辦法計檔案管理辦法中的有關(guān)中的有關(guān)款項，結(jié)合各單位的情況，自行設(shè)置三級類目?？铐?，結(jié)合各單位的情況，自行設(shè)置三級類目。 人事檔案類目設(shè)置人事檔案類目設(shè)置 人事檔案

17、按照員工屬性設(shè)置為在職員工檔案、退休員工人事檔案按照員工屬性設(shè)置為在職員工檔案、退休員工檔案、離崗員工檔案、死亡員工檔案、其他檔案、離崗員工檔案、死亡員工檔案、其他 5 個二級類個二級類目，各類中按姓名組織目，各類中按姓名組織 案卷。案卷。32二級類目設(shè)置生產(chǎn)管理檔案類目設(shè)置生產(chǎn)管理檔案類目設(shè)置 生產(chǎn)管理檔案按管理職能設(shè)置安全管理、科技管理、能生產(chǎn)管理檔案按管理職能設(shè)置安全管理、科技管理、能源管理、環(huán)境保護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化管理、檔案信息管理六個二源管理、環(huán)境保護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化管理、檔案信息管理六個二級類目。級類目。 基本建設(shè)檔案類目設(shè)置基本建設(shè)檔案類目設(shè)置 基本建設(shè)檔案類根據(jù)建設(shè)項目的使用性質(zhì)，設(shè)置綜合類、

18、基本建設(shè)檔案類根據(jù)建設(shè)項目的使用性質(zhì)，設(shè)置綜合類、行政辦公類、生產(chǎn)類、輔助類、生活類等五個二級類。行政辦公類、生產(chǎn)類、輔助類、生活類等五個二級類。在生產(chǎn)（建設(shè)、業(yè)務(wù)）技術(shù)類檔案、設(shè)備儀器類檔在生產(chǎn)（建設(shè)、業(yè)務(wù)）技術(shù)類檔案、設(shè)備儀器類檔案和科研開發(fā)類檔案的二級類目劃分，由下屬單位案和科研開發(fā)類檔案的二級類目劃分，由下屬單位根據(jù)所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或特點，進(jìn)行細(xì)化。根據(jù)所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或特點，進(jìn)行細(xì)化。335、三級類目劃分三級類目劃分在各管理類檔案的二級類目之下，可以依據(jù)在各管理類檔案的二級類目之下，可以依據(jù)文件的往來特點，根據(jù)實際需要設(shè)置文件的往來特點，根據(jù)實際需要設(shè)置收文類、收文類、發(fā)文類和內(nèi)部簽報及批復(fù)

19、類發(fā)文類和內(nèi)部簽報及批復(fù)類等三級類目。等三級類目。各技術(shù)類檔案可以根據(jù)所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)各技術(shù)類檔案可以根據(jù)所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)特征、工作程序特征等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化。特征、工作程序特征等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化。 分類的一般方法有：34三、分類號、檔號編制方法三、分類號、檔號編制方法l分類號。分類號。 本分類細(xì)則采用代碼制分類標(biāo)識法。本分類細(xì)則采用代碼制分類標(biāo)識法。一級類目使用一級類目使用 0-9 標(biāo)識，二級類目標(biāo)識，二級類目使用使用 0.0-9.9 標(biāo)識、三級類目使用標(biāo)識、三級類目使用 0.0.0-9.9.9 標(biāo)識，依此類推。沒標(biāo)識，依此類推。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識為空號，留有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識為空號，留作今

20、后類目擴(kuò)展使用。各級類目標(biāo)作今后類目擴(kuò)展使用。各級類目標(biāo)識之間用識之間用“.”隔開。隔開。l檔號編制方法檔號編制方法1、檔號以“件”為單元進(jìn)行標(biāo)識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： 檔號=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+件號（文件順序號） 各號段之間以“-”隔開。XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 機(jī)構(gòu)代碼載體類型代碼分類號代碼件號年度保管期限代碼362、檔號以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： 檔號=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+案卷號 XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 機(jī)構(gòu)代碼案卷號年度

21、保管期限代碼載體類型代碼分類號代碼37 分類表中的一級類目應(yīng)該原則遵循。公分類表中的一級類目應(yīng)該原則遵循。公司可以根據(jù)自己的實際需要，調(diào)整和細(xì)司可以根據(jù)自己的實際需要，調(diào)整和細(xì)化分類表中的二級以下類目，如果確實化分類表中的二級以下類目，如果確實需要增加一級類目的，需要報集團(tuán)公司需要增加一級類目的，需要報集團(tuán)公司和地產(chǎn)中心檔案部門備案。和地產(chǎn)中心檔案部門備案。公司檔案分類表使用說明公司檔案分類表使用說明38公司文件歸檔整理方法公司文件歸檔整理方法一、基本概念（術(shù)語定義）一、基本概念（術(shù)語定義）1、歸檔：指產(chǎn)業(yè)園公司所屬各單位（部門）將屬于歸檔歸檔：指產(chǎn)業(yè)園公司所屬各單位（部門）將屬于歸檔范圍的公

22、司文件，按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，移范圍的公司文件，按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，移交給公司或本單位檔案管理機(jī)構(gòu)集中保存的過程，是交給公司或本單位檔案管理機(jī)構(gòu)集中保存的過程，是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必要手續(xù)。文件轉(zhuǎn)化為檔案的必要手續(xù)。2、歸檔文件：是指各單位在企業(yè)活動中形成、辦理完畢歸檔文件：是指各單位在企業(yè)活動中形成、辦理完畢并符合歸檔范圍，作為檔案歸檔保存的各種載體形式并符合歸檔范圍，作為檔案歸檔保存的各種載體形式的文件材料。的文件材料。 393、歸檔時間：是指應(yīng)當(dāng)歸檔的文件向檔案室移交的時歸檔時間：是指應(yīng)當(dāng)歸檔的文件向檔案室移交的時間。不同種類的文件材料，根據(jù)其形成的具體情況有間。不同種類的文

23、件材料，根據(jù)其形成的具體情況有不同的要求。不同的要求。 4、歸檔文件整理：是指將零散、無序的文件有序化的歸檔文件整理：是指將零散、無序的文件有序化的過程。過程。 具體是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂（或組具體是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂（或組成案卷裝訂）、按照一定的聯(lián)系將歸檔文件裝入檔案成案卷裝訂）、按照一定的聯(lián)系將歸檔文件裝入檔案盒、進(jìn)行盒內(nèi)排列、加蓋歸檔章、編制盒內(nèi)目錄和填盒、進(jìn)行盒內(nèi)排列、加蓋歸檔章、編制盒內(nèi)目錄和填寫備考表等幾項系統(tǒng)整理的工作。寫備考表等幾項系統(tǒng)整理的工作。 40文件歸檔整理文件歸檔整理 5、檔案盒：是一組具有有機(jī)聯(lián)系的歸檔文檔案盒：是一組具有有機(jī)聯(lián)系的歸檔文件的最小存

24、放單元。對不同種類的文件材料，件的最小存放單元。對不同種類的文件材料，裝盒方式有所不同。裝盒方式有所不同。 6、編目，是指以檔案盒內(nèi)的歸檔文件為對編目，是指以檔案盒內(nèi)的歸檔文件為對象，通過編制盒內(nèi)文件目錄，固定盒內(nèi)文件象，通過編制盒內(nèi)文件目錄，固定盒內(nèi)文件整理的成果，揭示盒內(nèi)文件的內(nèi)容和成整理的成果，揭示盒內(nèi)文件的內(nèi)容和成 份。份。 41二、歸檔工作管理二、歸檔工作管理1、歸檔工作管理的內(nèi)容 歸檔范圍：歸檔范圍：確定文件確定文件的價值，決的價值，決定文件是否定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化向檔案轉(zhuǎn)化歸檔時間：歸檔時間：根據(jù)科技根據(jù)科技活動特別，活動特別，確定文件何確定文件何時歸檔時歸檔歸檔要求：歸檔要求：

25、明確便于明確便于長遠(yuǎn)和安全長遠(yuǎn)和安全保存檔案的保存檔案的措施措施歸檔份數(shù)：歸檔份數(shù)：根據(jù)歸檔根據(jù)歸檔文件重要性文件重要性確定原件與確定原件與復(fù)制件數(shù)量復(fù)制件數(shù)量歸檔手續(xù)：歸檔手續(xù)：明確歸檔明確歸檔文件的移文件的移交手續(xù)交手續(xù)425、歸檔程序歸檔程序（1）兼職檔案員在歸檔材料整理完畢后填寫）兼職檔案員在歸檔材料整理完畢后填寫文件移交登記表文件移交登記表一式兩份，隨同歸檔材一式兩份，隨同歸檔材料移交本單位檔案管理人員。料移交本單位檔案管理人員。 （2）專職檔案管理人員清點文件材料移交情況，）專職檔案管理人員清點文件材料移交情況，核對之后在核對之后在文件移交登記表文件移交登記表簽字確認(rèn)，簽字確認(rèn)，正

26、式簽收。正式簽收。文件移交登記表文件移交登記表一式兩份，一式兩份，一份歸檔，一份交由兼職檔案管理人員保存。一份歸檔，一份交由兼職檔案管理人員保存。43三、整理工作管理三、整理工作管理 整理原則整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同 價值，便于保管和利用。價值，便于保管和利用。 整理要求整理要求（1）歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模）歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模 糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。 （2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)）整理歸檔文

27、件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng) 符合檔案保護(hù)要求。符合檔案保護(hù)要求。 （3）有公司文號的文件歸檔時，必須歸有公司領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿）有公司文號的文件歸檔時，必須歸有公司領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽發(fā)的定稿和蓋有公章的正本。紙上簽發(fā)的定稿和蓋有公章的正本。 446、歸檔文件編目歸檔文件編目（1）、歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)序號、歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 序號：文件在檔案盒內(nèi)的順序號。序號：文件在檔案盒內(nèi)的順序號。 文號：文件的發(fā)文字號。文號：文件的發(fā)文字號。 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文

28、件的發(fā)文機(jī)關(guān)責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者?；蚴鹈?。 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加標(biāo)題，外加“”號。號。 日期：文件的形成時間，以日期：文件的形成時間，以 8 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如月日，如 2010081620100816。 456、歸檔文件編目歸檔文件編目 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中凡有圖頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中凡有圖文的頁面均為一頁。文的頁面均為一頁。 備注：注釋文件需說明的情況。備注：注釋文件需說明的情況。 （2）歸檔文件的檔案盒目錄應(yīng)

29、裝訂成冊并編制封）歸檔文件的檔案盒目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置年度、保管期限、面。歸檔文件目錄封面設(shè)置年度、保管期限、 機(jī)構(gòu)、主題等項目。機(jī)構(gòu)、主題等項目。467、檔案盒編目檔案盒編目將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。盒封面、盒脊及備考表項目。（1）填寫檔案盒封面）填寫檔案盒封面 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明公司名稱。檔案盒的外形尺寸為檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明公司名稱。檔案盒的外形尺寸為 310220mm，可根據(jù)需要選用盒脊厚度適合的檔案盒。，可根據(jù)需要選用盒脊厚度適合的檔案盒。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊設(shè)置年度

30、、保管期限、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊設(shè)置年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題問題)等選擇項。等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號，其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號，中間用中間用“”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)檔案室時，由專職檔案人員按要求編制。移交進(jìn)檔案室時，由專職檔案人員按要求編制。 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作477、檔案盒編目檔案盒編目（2）備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項）備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后

31、，項 目包括盒內(nèi)文目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、 移出、銷毀等情況。移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 裝盒時間：歸檔文件整理完畢裝盒的日期。裝盒時間：歸檔文件整理完畢裝盒的日期。將歸檔文件按室檔號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備將歸檔文件按室檔號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封

32、面、盒脊和備考表?？急?。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi) 裝盒裝盒盒脊盒脊 年度年度保管期限保管期限機(jī)構(gòu)（問題）機(jī)構(gòu)（問題）起止件號起止件號盒號盒號20102010永久永久辦公室辦公室1-71-71 1裝盒裝盒歸檔文件裝盒后，歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分單位歸檔文件分類方案一致，盒類方案一致，盒脊朝外，便于實脊朝外，便于實體管理。體管理。 排架排架要點 文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點科技檔案整理要點科技檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案整理要點特殊載體檔案整理要點

33、特殊載體檔案整理要點實物檔案整理要點實物檔案整理要點電子檔案管理要點電子檔案管理要點六項 文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點以以“件件”為單位整理的前提：為單位整理的前提：適應(yīng)辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要適應(yīng)辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位位 形成形成 是自然的是自然的 形式形式 是單個獨立成冊的是單個獨立成冊的（實體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一條目錄） 效用效用 是獨立可用的是獨立可用的 是文件歸檔時的基本保管單位是文件歸檔時的基本保管單位按按“件件”裝訂裝訂一般情況：

34、以自然形成的每份文件，為一件。一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：特殊情況： 正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件，正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件， 為一件；為一件； 正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件； 式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表）可以裝訂在一起作為一件（如每周安排、統(tǒng)計表）可以裝訂在一起作為一件; ; 正文與文件會簽單，為一件；正文與文件會簽單，為一件； 正文與發(fā)文稿紙，正文與發(fā)文稿紙， 為一件；為一件；按按“件件”裝訂裝訂特殊情況：特殊情況

35、： 來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函），原則上各為一件，也可合為一件；函），原則上各為一件，也可合為一件； 會議記錄和會議紀(jì)要，原則上各為一件；會議記錄和會議紀(jì)要，原則上各為一件； 一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報道稿等文件各為一件；領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報道稿等文件各為一件； 歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件；（冊）各為

36、一件； 重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；各為一件；裝訂前對文件的修整：裝訂前對文件的修整：整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復(fù)制、裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。去除易銹金屬物、大紙張折疊。 按按“件件”裝訂裝訂裝訂順序裝訂順

37、序 正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后；正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后；原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 復(fù)文在前，來文在后；復(fù)文在前，來文在后； 中文版本在前，其它文種版本在后；中文版本在前，其它文種版本在后； 發(fā)文稿紙在前，正文在后；發(fā)文稿紙在前，正文在后； 文件處理單在前，正文在后；文件處理單在前，正文在后；按按“件件”裝訂裝訂科技檔案整理要點科技檔案整理要點 分項目、組卷、排序分項目、組卷、排序 修整、編號修整、編號 編目（卷內(nèi)目錄、備考表）編目（卷內(nèi)目錄、備考表） 裝訂、裝盒裝訂、裝盒 編制封面編制封面

38、 編制案卷目錄編制案卷目錄 入庫上架入庫上架科技檔案一般有科技檔案一般有 產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備 四大類。四大類。特點：具有特點：具有成套性成套性。方法：按項目形成階段組卷、排序方法：按項目形成階段組卷、排序產(chǎn)品檔案一般有：產(chǎn)品檔案一般有： 市場調(diào)研、立項；市場調(diào)研、立項； 設(shè)計、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)；設(shè)計、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)； 圖紙、工藝；圖紙、工藝； 工裝、包裝；工裝、包裝； 鑒定、檢驗；鑒定、檢驗； 創(chuàng)優(yōu)；創(chuàng)優(yōu)； 質(zhì)量分析。質(zhì)量分析?？蒲袡n案一般有：科研檔案一般有： 調(diào)研、申報立項、調(diào)研、申報立項、 研究、試驗、研究、試驗、 總結(jié)、鑒定、總結(jié)、鑒定、 報獎、推廣應(yīng)用。報獎、推廣應(yīng)用。 分

39、項目、分項目、組卷、排序組卷、排序基建檔案一般有：基建檔案一般有： 依據(jù)性文件（可行性研究、依據(jù)性文件（可行性研究、立項、審批）；立項、審批）； 基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷、招投標(biāo)）；征遷、招投標(biāo)）； 設(shè)計文件、設(shè)計文件、 施工文件、施工文件、 監(jiān)理文件；監(jiān)理文件； 竣工驗收文件；竣工驗收文件； 評獎創(chuàng)優(yōu)文件；評獎創(chuàng)優(yōu)文件； 使用維修改擴(kuò)建文件。使用維修改擴(kuò)建文件。設(shè)備檔案一般有：設(shè)備檔案一般有： 隨機(jī)文件；隨機(jī)文件； 合同發(fā)票（或復(fù)印件）合同發(fā)票（或復(fù)印件） 開箱驗收；開箱驗收； 安裝調(diào)試；安裝調(diào)試； 使用維護(hù)、使用維護(hù)、 更新改造。更新改造。 分項目、分項目、組卷

40、、排序組卷、排序 修整編號修整編號修整：去釘和折疊。修整：去釘和折疊。大于大于A4的圖紙采用的圖紙采用“手風(fēng)琴手風(fēng)琴”式折疊，使標(biāo)題欄外露。式折疊，使標(biāo)題欄外露。 編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、 裝盒裝盒采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標(biāo)注順序號。裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標(biāo)注順序號。會計檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料，會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料，即：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及銀行存款余即：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。本單位的經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支計劃、調(diào)資定級、財本單位的經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支計劃、調(diào)資定級、財務(wù)制度、財務(wù)政策等管理性文件材料，應(yīng)納入文書務(wù)制度、財務(wù)政策等管理性文件材料，應(yīng)納入文書檔案歸檔范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。檔案歸檔范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。提示：會計檔案的整理由財會部門完成，可由財會提示：會計檔案的整理由財會部門完成，可由財會部門保管一定時間，期滿后需向檔