第六章__公文處理

1、第六章 公文處理 第一節(jié) 公文處理工作的特點和原則 第二節(jié) 公務(wù)處理工作的方法 一、收文 二、發(fā)文第一節(jié) 公文處理工作的特點和原則 公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。前一章主要介紹了公文的擬制，本節(jié)主要介紹公文的辦理、管理和立卷歸檔。 一、公文處理工作的特點 1、程序性。一般說來，集中地表現(xiàn)為鮮明的節(jié)奏性和一定的規(guī)律性。一份公文進入一個單位以后，從收文、登記到批辦、承辦等等事項，依次流水作業(yè)，遵循一定的原則和程序。 2、政治性。不僅被處理的公文本身具有政策性，而且在處理公文的指導思想和組織方法上，也必須以一定的政治需要為中心。 3，具體性。不僅公文的處理程

2、序是一一具體的，而且各個程序的具體內(nèi)容以及各個程序的聯(lián)系方式，也都是具體的。 4、保密性。公文的處理過程，可能是制定政策的過程，也可能是執(zhí)行政策的過程，前者需要保密，后者也需要“暗箱操作”。 二、公文處理工作的原則 1、及時。、及時。公文處理特別突出時間要求，要及時，不延誤。盡管公文本身有輕重緩急之分，但只是相對而言。 2、準確。、準確。公文處理，應(yīng)該送給誰，不應(yīng)該送給誰，應(yīng)該怎樣送，必須準確無誤。 3、安全。、安全。保證公文運轉(zhuǎn)的的穩(wěn)妥，不發(fā)生意外，如不丟失、不損壞。 4、統(tǒng)一。、統(tǒng)一。一切屬于公文處理的工作，都應(yīng)由秘書部門統(tǒng)一管理，統(tǒng)一規(guī)劃，不能各自為政。 5、保密。、保密。 第二節(jié) 公文

3、處理工作的方法 按照公文的流向，公文處理工作可以分為收文及其處理、發(fā)文及其處理兩個系列。 一、收文及其處理 簽收登記）分發(fā)） 傳閱） 擬辦）批辦） 承辦）催辦）注辦）歸檔 1、簽收登記。、簽收登記。 這是收文及其處理的第一個步驟，分別為單位的收發(fā)室和辦公室來做。 其中收發(fā)室又叫外收發(fā)，主要負責外部來文的簡單接收工作：一是簽收，在來文與發(fā)文單核對無誤后，正式簽字，表示收妥；二是登記，對來文的日期、編號、單位、件數(shù)、機密等級、緩急程度等進行等級。 辦公室或秘書處的收發(fā)又叫內(nèi)收發(fā)，主要任務(wù)有三：一是將來文與外收發(fā)登記表核對；二是將來文拆封。拆封來文的范圍是主送單位或雖署領(lǐng)導人收啟、但領(lǐng)導人已經(jīng)授權(quán)的

4、兩種；三是拆封來文后的詳細登記，如標題、內(nèi)容、份數(shù)、收文編號等項目。詳見下表。收文登記簿收文號收文日期來文機關(guān)來文字號文件標題附件份數(shù)密級緩急時限承辦單位簽收人復文號歸卷日期備注 2、擬辦。、擬辦。 擬辦指機關(guān)秘書部門或主管的業(yè)務(wù)部門對來文提出初擬辦指機關(guān)秘書部門或主管的業(yè)務(wù)部門對來文提出初步的處理方案或建議，供領(lǐng)導人批辦時參考。步的處理方案或建議，供領(lǐng)導人批辦時參考。這是發(fā)揮秘書人員的參謀、助手作用，減少領(lǐng)導花在文件堆里的精力和時間，提高工作效率的有效措施。 做好來文的擬辦應(yīng)注意做好來文的擬辦應(yīng)注意：第一，認真閱讀來文，切實掌握文件的內(nèi)容、性質(zhì)與具體意圖，以便有針對性地提出有針對性地提出擬辦

5、意見擬辦意見。第二，熟悉單位領(lǐng)導的工作分工、各職能部門的職責范圍與當前工作部署，以便準確地提出擬辦意見。第三，擬辦意見要簡明扼要，一般要寫清：由哪個部門主辦、哪個部門協(xié)辦；哪些領(lǐng)導閱批、哪些領(lǐng)導閱知；處理方案和傾向性意見。第四，為了便于領(lǐng)導對擬辦意見的斟酌，秘書人員應(yīng)將文件涉及的有關(guān)材料隨擬辦意見一并附上，以供領(lǐng)導參考。第五，擬辦意見要寫在文件處理單上，并簽署擬辦人姓名與日期。 （見下表）文件處理單共收份收文號：辦、閱人簽名：已分發(fā)給： 收文時間：擬辦意見：批辦意見：辦理結(jié)果： 3、分辦和傳閱。、分辦和傳閱。 分辦 ：即根據(jù)來文的性質(zhì)，確定具體承辦及即根據(jù)來文的性質(zhì)，確定具體承辦及批閱對象并及

6、時準確送達。分辦文書批閱對象并及時準確送達。分辦文書有三種：內(nèi)容重要或帶有指示性的公文應(yīng)由文書部門負責人決定送達對象。隸屬日常公務(wù)性工作，可直接送達有關(guān)部門或直接負責人承辦。對閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。 傳閱：根據(jù)公文的內(nèi)容，由秘書部門負責人決傳閱：根據(jù)公文的內(nèi)容，由秘書部門負責人決定或根據(jù)規(guī)定的閱讀范圍定或根據(jù)規(guī)定的閱讀范圍 組織傳閱工作。組織傳閱工作。傳閱者會做出批示或?qū)懨饕庖姟Ｃ貢藛T應(yīng)按傳閱者的批示或意見進行處理。在分辦和傳閱后秘書人員應(yīng)根據(jù)批示或意見做好催辦、注辦工作。 文件傳閱單（附于文件前） 文件字號（或收文號）月日姓名（或部門）簽字批示 4、批辦。、批辦。 批

7、辦指機關(guān)（部門）的領(lǐng)導對需要辦理的重要公文批批辦指機關(guān)（部門）的領(lǐng)導對需要辦理的重要公文批示辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。示辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。 批辦要及時、迅速，批示的意見要明確具體：第一，對只需閱知的，要批示傳閱或傳達的范圍以及時限要求。第二，對需要貫徹執(zhí)行的，要批示貫徹執(zhí)行的具體方案與意見。第三，對需要辦理和答復的，要批示承辦單位或人員及承辦時限和要求；若需兩個以上單位會同處理，還應(yīng)指明主辦單位。第四，對緊急、重大或難于處理的公文，應(yīng)送請機關(guān)領(lǐng)導親自批辦。 5、承辦。、承辦。 承辦是指有關(guān)部門或人員根據(jù)領(lǐng)導批示意見，對文件承辦是指有關(guān)部門或人員根據(jù)領(lǐng)導批示意見，對文

8、件內(nèi)容和要求的具體執(zhí)行辦理。內(nèi)容和要求的具體執(zhí)行辦理。承辦是公文處理的核心部分，因為公文只有通過承辦才能發(fā)揮作用，達到行文的目的。對秘書部門的文書機關(guān)和文書人員來說，對秘書部門的文書機關(guān)和文書人員來說，承辦主要是對需要辦復文件的承辦，即草擬復文工作。承辦主要是對需要辦復文件的承辦，即草擬復文工作。 承辦的要求是：第一承辦的要求是：第一，統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排，即對公文分清主次緩急，有計劃有步驟地進行辦理，確保緊急、重要的公文優(yōu)先迅速辦理。一般地說，公文處理的時限一般地說，公文處理的時限是是：特急件，應(yīng)隨收隨辦隨收隨辦，在當時或當天當時或當天辦理完畢；急件，僅次于特急件的辦理時限，也應(yīng)隨收隨辦，最遲

9、不最遲不超過超過3天為限天為限；限時處理的公文，以規(guī)定時間為限，不應(yīng)遲緩；未明確規(guī)定辦理時限的一般公文，也應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)與重要程度，規(guī)定出具體的辦理期限，盡快辦理，最遲以不超過7天為限。第二，第二，對來文的處理，要從本地區(qū)、本機關(guān)的實際出發(fā)，做到因地制宜、因時制宜。第三第三，實行崗位責任制，加強監(jiān)督檢查，嚴格評比，獎懲分明，以加強承辦人員的責任心，保證辦文質(zhì)量，提高辦文效率。 6、催辦。、催辦。 催辦，即對公文辦理的督促與檢查催辦，即對公文辦理的督促與檢查。分為兩個方面，一是對內(nèi)催辦，即針對收文，對本機關(guān)各承辦部門的公文處理工作進行督促與檢查；二是對外催辦，即針對本機關(guān)的發(fā)文，向受文機關(guān)進行

10、催詢與檢查。 催辦工作的要求是：催辦工作的要求是：第一，及時、連續(xù)催辦。第二，準確、真實、全面地反饋信息。第三，催辦與查辦相結(jié)合(查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往往結(jié)合并用幾種具體方式，且一般協(xié)助領(lǐng)導查辦往結(jié)合并用幾種具體方式，且一般協(xié)助領(lǐng)導查辦)。第四，建立機關(guān)公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實催辦工作，及時反饋公文辦理信息。第五，編發(fā)公文辦理與會議決議辦理情況的通報或簡報。 收文催辦記錄單 年 月 日 收文號_密級_來文單位日期字號內(nèi)容摘要附件主辦單位催辦記錄歸卷日期歸卷人 7、注辦。、注辦。 亦稱辦結(jié)。指對文件承辦情況和

11、結(jié)果，由經(jīng)指對文件承辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文件處理單上扼要注明結(jié)果，作為辦理辦人在文件處理單上扼要注明結(jié)果，作為辦理完畢的標志。完畢的標志。 8、立卷歸檔。 公文辦理完畢后，秘書部門根據(jù)公文的內(nèi)容特征及形式特點、相互聯(lián)系、保存價值等情況，按照文書立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定，將公文的定稿、正本和有關(guān)材料進行分類整理，立卷存放，便于保管、查找和利用。一般在年終時將公文案卷移交檔案部門。 收文催辦記錄單 年 月 日 收文號_密級_來文單位日期字號內(nèi)容摘要附件主辦單位催辦記錄歸卷日期歸卷人 二、發(fā)文及其處理 主要包括撰擬、核簽、制發(fā)、立卷歸檔四個環(huán)節(jié)。 具體包括 1、擬稿。、擬稿。 是指文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導交

12、辦或批辦的意見草擬文稿的過程； 2、核稿。、核稿。核稿的內(nèi)容包括： （ 1）行文的必要性 （ 2）審查文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)法律、法規(guī)、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明確和具有可行性、可操作性。 （ 3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經(jīng)過協(xié)商一致和會簽。 （ 4）審查擬辦的公文用語是否符合相關(guān)要求 3、簽發(fā)。、簽發(fā)。指有關(guān)領(lǐng)導對文稿簽字發(fā)出； 其中，會簽是指幾個單位協(xié)同發(fā)文，須先由各發(fā)文單會簽是指幾個單位協(xié)同發(fā)文，須先由各發(fā)文單位分別對文稿鑒批。位分別對文稿鑒批。會簽后，才能由主辦單位領(lǐng)導簽發(fā)。因此，若幾個單位協(xié)同發(fā)文，必須首先確定一個主辦單位，由其負責公文撰擬。擬好的文稿經(jīng)

13、會簽后，才能簽發(fā)。 4、繕印。、繕印。指對已簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印刷； 5、校對。、校對。指對文件謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對、校正； 6、用印。、用印。指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章。應(yīng)注意必須以簽發(fā)的文稿為依據(jù)；用印應(yīng)清晰端正，加蓋于簽發(fā)日期上；用印須和簽發(fā)機關(guān)一致；用印須核對發(fā)文數(shù)量； 7、發(fā)文登記。、發(fā)文登記。凡發(fā)出的文件均應(yīng)進行登記，包括：時間、發(fā)文對象、發(fā)文方式等（見下表）； 8、封發(fā)。、封發(fā)。對準備發(fā)出的文件分裝和發(fā)送。應(yīng)注意發(fā)文渠道及相應(yīng)問題。 9、立卷歸檔。、立卷歸檔。秘書部門將定稿、文件正本及有關(guān)材料整理立卷，以備查考和歸檔。 發(fā)文登記簿發(fā)文日期發(fā)文號密級文件

14、標題收文單位共印份數(shù)發(fā)出份數(shù)擬稿單位簽發(fā)人備注復習思考題 1、公文處理的特點和原則是什么？ 2、下列事例是否符合文書處理程序或處理規(guī)則?為什么? 3、A、B、C機關(guān)準備聯(lián)合發(fā)文，但就處理某一問題發(fā)生爭議，A機關(guān)是主辦機關(guān)，為提高辦事效率，以免耽誤公事，經(jīng)A機關(guān)領(lǐng)導人同意，以A、B、C三機關(guān)名義制發(fā)出了文件。 4、名詞解釋：擬辦 承辦 注辦 會簽 第一天第一天秘書辦公室：王俐(主任)：（對那位剛招聘進來的小胡）小胡，最近正值公司業(yè)務(wù)旺季，公司人手緊缺，可又不能招人太多，所以經(jīng)常要加班，按照李總的意思，加班費如何計算，他讓我們先拿出個初步意見來，他同意后下個通知，所以你先起草一下這個通知，注意一定

15、按國家相關(guān)法律法規(guī)來寫。胡：好的，我馬上就寫。第二天：王俐：小胡，昨天讓你寫的通知草稿寫怎么樣了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李總辦公臺上了。王俐：放李總那去了？這么快？小胡：有什么不對嗎？不是說李總看過同意了就發(fā)嗎？王俐：那你的底稿還有吧？拿來我先看一下。小胡：你也要看？對不起，我不知道，喏，這是，你看吧。風光公司關(guān)于加班費計算方法的通知各位同仁：鑒于目前公司業(yè)務(wù)紅火，大家加班勞累，比較辛苦，但這是沒辦法的事，不可能再招較多員工，只好大家咬緊牙關(guān)，共渡難關(guān)。當然，不會讓大家白忙活，公司一定會根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費的。下面將有關(guān)事項通知如下：一、發(fā)放對象：公司所有員工。二、發(fā)放的時段：八小時以外。三、發(fā)放的標準：個人每小時平均工資的三倍。四、注意事項：加班員工要有部門領(lǐng)導簽字和最少一位同事口頭或書面證明。辦公室二五年六月二日 、小胡發(fā)文程序有問題嗎？按照你的理解，說說她應(yīng)當如何做。 、這份通知有問題嗎？若有，請作修改。 答案：小胡所寫草稿不經(jīng)王俐審核就直接送李總處是不對的，違背了辦公室發(fā)文程序。 擬稿：秘書人員擬出文書草稿過程。此項過程為：領(lǐng)導交擬領(lǐng)會領(lǐng)導意圖收集、組織材料構(gòu)思討論修改討論