出差費用報銷培訓(Trip)

1、2022年6月11日星期六SAP 出差管理系統(tǒng)- 適用于出差費用報銷更新于2011年3月1日page 2 出差流程有業(yè)務(wù)需求的出差需要出差需要出差提交出差申請并得到相應(yīng)的批準出差申請出差申請不在不在范圍內(nèi)范圍內(nèi)提交出差時間地點，預(yù)定機票，酒店以及租車等計劃和計劃和預(yù)定出差預(yù)定出差出差出差 出差人填寫出差報銷，審批者審核并批準填寫填寫出差數(shù)據(jù)出差數(shù)據(jù)出差人打印出差費用報銷單提交確定確定費用報銷費用報銷審核并將報銷費用入賬以待支付，費用入到相應(yīng)成本中心財務(wù)控制財務(wù)控制及付款及付款 出差申請出差申請 計劃出差計劃出差 出差費用報銷出差費用報銷2022年6月11日星期六填寫出差申請SAP出差申請審批流

2、程出差申請不批準不批準郵件審批者批準海外出差?Y批準批準不批準不批準若不批郵件通知若不批郵件通知郵件二級審批者批準Y批準批準Npage 4 選擇正確的Transaction Code 使用 SAP transaction code “TRIP” (出差管理頁面) 來填寫出差申請及出差費用報銷. 使用 SAP transaction code “PR04” (周費用報告)來填寫非出差的費用報銷. 關(guān)于 Transaction code的區(qū)分 - 過夜或乘坐飛機的出差 出差申請: 需要 Transaction code: TRIP- 當天來回和不需要乘坐飛機的出差 出差申請: 不需要 Transa

3、ction code: PR04page 5 SAP TM (Travel Management)新用戶的建立你需要通過如下鏈接提供一些基礎(chǔ)信息: http:/:88/EmpInfo/Inquire.aspx當你的申請得到審批者的批準之后，Li Danchun 或者 Fifi Lu 會在SAP中建立你的TM賬號. 同時會在SAP中建立你的基礎(chǔ)信息以及申請TM權(quán)限.如果你是新的SAP用戶，你的SAP初始密碼是: TYCO1234如果你忘記你的SAP密碼, 你可以通過如下鏈接進行重置:https:/ 6 SAP TM (Travel Management)新用戶的建立 如果你還沒有安裝SAP軟件，

4、你需要先下載SAP Gui進行安裝并登錄. 通過如下內(nèi)部網(wǎng)頁進入TE軟件庫: http:/ 選擇適當位置的服務(wù)器 選擇 SAP Gui 和 SAPLogonPad 然后向下并點擊 INSTALL NOW 按鈕 你也可以尋求當?shù)?IT Helpdesk的幫忙page 7 登錄 SAP在桌面上雙擊圖標1.選擇選擇 “PR2- Finance/Treasury”2.點擊點擊 “Log On”page 8 登錄 SAP3.輸入輸入”ZH”會登錄到中文界面會登錄到中文界面 空白會登錄到英文界面空白會登錄到英文界面1. 輸入你的員工號輸入你的員工號2. 輸入密碼輸入密碼page 9 SAP主界面導航（輸入

5、導航（輸入T-Code的地方）的地方）page 10 設(shè)置你的打印機SU3步驟步驟1: 輸入你的打印機名稱輸入你的打印機名稱步驟步驟2: 點擊點擊 “保存保存”page 11 輸入T-Code (Transaction Code)輸入輸入T-Code “TRIP”page 12 差旅主界面page 13 檢查你的設(shè)置點擊這里查詢你的點擊這里查詢你的TM個人代碼個人代碼選擇第選擇第2和第和第3項，項，然后點擊然后點擊 page 14 創(chuàng)建出差申請點擊創(chuàng)建差旅請求點擊創(chuàng)建差旅請求查看所有出差記錄查看所有出差記錄page 15 創(chuàng)建出差申請步驟步驟1. 必填項目區(qū)域必填項目區(qū)域如果同一天包含兩個出差

6、的話，需指明如果同一天包含兩個出差的話，需指明詳細時間點詳細時間點 原因處需寫明詳細目的原因處需寫明詳細目的步驟步驟2. 選擇正確的出行類別選擇正確的出行類別page 16 出行類別 國內(nèi)出差選擇第一項或最后一項 國外出差選擇“經(jīng)濟艙”或“商務(wù)艙“不同的出行類別不同的出行類別定義（中國）定義（中國）1旅行（不搭乘飛機） *不搭乘飛機的國內(nèi)旅行 2低成本交通工具旅行N/A3經(jīng)濟艙旅行搭乘經(jīng)濟艙的國外旅行4豪華經(jīng)濟艙旅行N/A5頭等艙旅行N/A6商務(wù)艙旅行搭乘商務(wù)艙的國外旅行 7和差旅無關(guān)的費用N/A8國內(nèi)旅行（搭乘飛機） *搭乘飛機的國內(nèi)旅行page 17 增加目的地點擊點擊“增加目的地增加目的

7、地”按鈕以按鈕以增加其他目的地增加其他目的地如果填寫錯誤可以點擊如果填寫錯誤可以點擊“刪刪除目的地除目的地”page 18 申請出差借款點擊點擊“預(yù)付款預(yù)付款”按鈕，填寫按鈕，填寫需借款金額（不得超過預(yù)算需借款金額（不得超過預(yù)算中自己支付的金額）中自己支付的金額）如果你填寫錯誤，可以點擊如果你填寫錯誤，可以點擊“刪除預(yù)付款刪除預(yù)付款”不要勾選不要勾選“現(xiàn)金現(xiàn)金”項目項目我們只支付人民幣，所以不我們只支付人民幣，所以不要更改幣種要更改幣種page 19 成本分攤?cè)绻阈枰獙①M用分攤到其他部門，如果你需要將費用分攤到其他部門，可以填寫此項，但需承擔費用部門經(jīng)可以填寫此項，但需承擔費用部門經(jīng)理的批準

8、。如果不需要分攤，可以忽理的批準。如果不需要分攤，可以忽略此處。略此處。點擊按鈕點擊按鈕 以填寫需承擔費以填寫需承擔費用的百分比和成本中心用的百分比和成本中心點擊按鈕點擊按鈕 以完成以完成page 20 備注如果你有其他需備注信息，如果你有其他需備注信息，可以填寫在可以填寫在“說明說明”里里page 21 估算成本根據(jù)根據(jù) T&E Policy按項目填寫出差預(yù)按項目填寫出差預(yù)算金額算金額估算成本要與預(yù)算總金額填寫一致估算成本要與預(yù)算總金額填寫一致page 22 預(yù)覽出差申請預(yù)覽出差申請預(yù)覽出差申請page 23 預(yù)覽出差申請預(yù)覽后點此反回以保存預(yù)覽后點此反回以保存page 24 保存并

9、提交出差申請點擊點擊 “保存保存”按鈕，出差申請會直接發(fā)送至審批者處按鈕，出差申請會直接發(fā)送至審批者處進行審批進行審批 點擊一次點擊一次“保存保存”，系統(tǒng)就會發(fā)一封件給你的，系統(tǒng)就會發(fā)一封件給你的審批者審批者page 25 出差狀態(tài)各種狀態(tài)的定義詳細在下頁各種狀態(tài)的定義詳細在下頁page 26 出差狀態(tài)狀態(tài)狀態(tài)定義定義更改旅行請求出差申請在等待被批準修正旅行請求按照審批者的要求，出差申請需要更改更改批準的旅行請求出差申請已經(jīng)被批準，你可以去出差了創(chuàng)建差旅費報表還未填寫出差費用報告更改差旅費報表出差費用報告在等待被批準修正旅行費用報表按照審批者的要求，出差費用報告需要更改更改批準旅行費用報表出差

10、費用報告已經(jīng)被批準，你可以將所有發(fā)票附在打印出來的出差費用報告后提交給財務(wù)了page 27 2022年6月11日星期六創(chuàng)建出差費用報告出差費用報告審批流程費用報告不批準不批準批準批準N郵件二級審批Y郵件審批者審批超過限額?Y批準批準不批準不批準若不批準該費用若不批準該費用page 29 創(chuàng)建出差費用報告你應(yīng)該在出差結(jié)束之后的你應(yīng)該在出差結(jié)束之后的30天內(nèi)填寫出差費用報銷天內(nèi)填寫出差費用報銷.請注意：這是填寫出差費用報銷的唯一有效途徑請注意：這是填寫出差費用報銷的唯一有效途徑page 30 創(chuàng)建出差費用報告 如果你出差之前有出差借款的，當你點擊“創(chuàng)建差旅費報表”時，系統(tǒng)會跳出如下界面（更改過去的

11、過賬觸發(fā)調(diào)整過賬，你真想改變差旅數(shù)據(jù)）,請選擇“是”以進行后續(xù)操作. 點擊點擊 “是是”page 31 創(chuàng)建出差費用報告一般差旅數(shù)據(jù)由出差申請中的數(shù)據(jù)產(chǎn)生一般差旅數(shù)據(jù)由出差申請中的數(shù)據(jù)產(chǎn)生 從下拉單中選擇不同的費用類型從下拉單中選擇不同的費用類型page 32 選擇費用類型步驟步驟1: 在下拉單中在下拉單中選擇正確費用類型選擇正確費用類型步驟步驟3: 選擇與發(fā)票選擇與發(fā)票一致的日期一致的日期步驟步驟2: 填寫與發(fā)票一致的金額填寫與發(fā)票一致的金額步驟步驟4: 若有需要填寫附加信息若有需要填寫附加信息步驟步驟5: 點出點出“傳輸傳輸” 以確認該項費用以確認該項費用page 33 預(yù)覽出差費用報告如

12、果你填完費用報告，你可以點擊如果你填完費用報告，你可以點擊 “結(jié)結(jié)果果” 以預(yù)覽費用報告的明細以預(yù)覽費用報告的明細page 34 預(yù)覽出差費用報告若沒問題返回提交若沒問題返回提交page 35 保存并提交出差費用報告步驟步驟1: 點擊點擊 以保存并提交出差以保存并提交出差費用報告費用報告步驟步驟2: 選擇選擇 “出差已完成出差已完成/出差出差報告已記錄報告已記錄”和和 “待結(jié)算待結(jié)算”步驟步驟3: 點擊點擊 以提交以提交 page 36 批準后的出差費用報告狀態(tài)“更改批準旅行費用報表更改批準旅行費用報表”表示你的出差費用報告已被批準，你可以附上所有發(fā)票及附件并將已被表示你的出差費用報告已被批準

13、，你可以附上所有發(fā)票及附件并將已被批準的費用報告提交給財務(wù)批準的費用報告提交給財務(wù)page 37 打印出差費用報告點擊點擊“更改批準旅行費用報表更改批準旅行費用報表”page 38 打印出差費用報告點擊點擊 “結(jié)果結(jié)果” 以預(yù)覽出差費用報告頁面以預(yù)覽出差費用報告頁面page 39 打印出差費用報告打印出差費用報告并附上原始發(fā)票一起打印出差費用報告并附上原始發(fā)票一起提交（打印方法二選一）提交（打印方法二選一）page 40 2022年6月11日星期六費用類型詳細描述費用類型填寫要求page 42 私車公用步驟步驟 2: 點擊點擊 “結(jié)果結(jié)果” 以以預(yù)覽報銷金額預(yù)覽報銷金額步驟步驟1: 填寫整月公

14、里數(shù)填寫整月公里數(shù)步驟步驟 3: 顯示報銷金額，顯示報銷金額，提交時需附上相關(guān)明細提交時需附上相關(guān)明細及發(fā)票及發(fā)票page 43 私車公用 (調(diào)整) 只有當發(fā)票不足時填寫負數(shù)以調(diào)整總報銷金額，不可填寫正數(shù)金額項page 44 汽油費下拉單中選擇下拉單中選擇 “汽油費汽油費”填寫原因填寫原因填寫起止公里數(shù)填寫起止公里數(shù)點擊點擊 “傳輸傳輸” 或回車或回車page 45 飛機票 由個人支付的飛機票可以報銷，但需提供行政的確認. 如果飛機票由公司支付，則報銷時不需要填寫.下拉單中選擇下拉單中選擇“機票機票”填寫金額填寫金額填寫起止地點填寫起止地點點擊點擊 “傳輸傳輸” 或回車或回車填寫日期填寫日期選

15、擇選擇 “員工自付員工自付” 如果有個人支付如果有個人支付page 46 早餐 國內(nèi)出差早餐限額為：每人每餐60元人民幣下拉單中選擇下拉單中選擇“早餐早餐”填寫金額填寫金額任何超過限額的費用均需提供任何超過限額的費用均需提供特別特別“原因原因”，以避免引起退，以避免引起退單單點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 47 午餐 國內(nèi)出差午餐限額為：每人每餐90元人民幣下拉單中選擇下拉單中選擇“中餐中餐”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 48 任何超過限額的費用均需提供任何超過限額的費用均需提供特別特別“原因原因”，以避免引起退，以避免引起

16、退單單晚餐 國內(nèi)出差晚餐限額為：每人每餐120元人民幣下拉單中選擇下拉單中選擇“晚餐晚餐”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 49 任何超過限額的費用均需提供任何超過限額的費用均需提供特別特別“原因原因”，以避免引起退，以避免引起退單單每日餐費 (僅適用于國外出差) 國外出差每日餐費限額為：每人每天50美元填寫匯率或使用填寫匯率或使用SAP系統(tǒng)中的匯率系統(tǒng)中的匯率選擇幣種選擇幣種下拉單中選擇下拉單中選擇“餐費餐費-每天每天”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 50 任何超過限額的費用均需提供任何超過限額的費用均需提供特

17、別特別“原因原因”，以避免引起退，以避免引起退單單誤餐費 非出差時在當?shù)禺a(chǎn)生的誤餐費用下拉單中選擇下拉單中選擇“誤餐費誤餐費”填寫金額填寫金額填寫詳細填寫詳細“原因原因”點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 51 業(yè)務(wù)招待費參與者包括參與者包括TE員工與其他客人員工與其他客人 由參與者由參與者TE員工中職位最高的人支付并且報銷員工中職位最高的人支付并且報銷在在“原因原因”處寫下具體業(yè)務(wù)目的處寫下具體業(yè)務(wù)目的1.Type of Expense 指用餐類型，如晚餐指用餐類型，如晚餐2.Establishment Name 指用餐酒店名稱指用餐酒店名稱3.Name of Cust

18、omer 需提供應(yīng)邀公司全稱需提供應(yīng)邀公司全稱4.Guests 和和 TE Employee需提供全名和職位需提供全名和職位下拉單中選擇下拉單中選擇“業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 52 會務(wù)餐費參與者都是參與者都是TE員工員工由參與者中職位最高的人支付并且報銷由參與者中職位最高的人支付并且報銷在在“原因原因”處寫下具體業(yè)務(wù)目的處寫下具體業(yè)務(wù)目的1.Type of Expense 指用餐類型，如晚餐指用餐類型，如晚餐2.Establishment Name 指用餐酒店名稱指用餐酒店名稱3.TE Employee需提供全名和職位需提

19、供全名和職位下拉單中選擇下拉單中選擇“業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 53 會務(wù)費-非餐費 需提供會議議程下拉單中選擇下拉單中選擇“會務(wù)費會務(wù)費-非餐費非餐費”填寫金額填寫金額填寫詳細填寫詳細“原因原因”點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 54 住宿費填寫入住城市名稱填寫入住城市名稱點這里自動設(shè)置下一天點這里自動設(shè)置下一天如果住宿金額超過限額，請在如果住宿金額超過限額，請在“原因原因”處填寫處填寫具體理由，以供審批者參考批準具體理由，以供審批者參考批準下拉單中選擇下拉單中選擇“酒店住宿酒店住宿”填寫金額填寫金

20、額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 55 復制并設(shè)置下一日期Next date was be Setpage 56 洗衣費 出差超過四個晚上可以報銷洗衣費在下拉單中選擇在下拉單中選擇“洗衣費洗衣費”填寫金額填寫金額如果出差不超過四個晚上，如果出差不超過四個晚上，需要在需要在“備注備注”中提供理由中提供理由點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 57 火車/汽車/輪船票下拉單中選擇下拉單中選擇“火車火車/汽車汽車/輪船票輪船票”填寫金額填寫金額填寫詳細填寫詳細“描述描述”點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期填寫起止地點填寫起止地點page 5

21、8 市內(nèi)交通費填寫詳細填寫詳細“原因原因”填寫出租車詳細內(nèi)容填寫出租車詳細內(nèi)容下拉單中選擇下拉單中選擇“市內(nèi)交通費市內(nèi)交通費”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 59 城際交通費填寫詳細填寫詳細“原因原因”填寫出租車詳細內(nèi)容填寫出租車詳細內(nèi)容下拉單中選擇下拉單中選擇“城際交通費城際交通費”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 60 禮品-非政府部門 & 政府部門 非政府部門禮品需提供“禮品申報單” 政府部門禮品需提供“5157”表下拉單中選擇下拉單中選擇“禮品禮品-非政府部門非政府部門”填寫金額填寫金額下拉單中選

22、擇下拉單中選擇“禮品禮品-政府部門政府部門”填寫金額填寫金額page 61 手機費需指明手機費所屬月份需指明手機費所屬月份如果有相關(guān)說明可以寫在如果有相關(guān)說明可以寫在“備注備注”中中下拉單中選擇下拉單中選擇“手機費手機費”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 62 辦公用品填寫填寫“描述描述”及及“原因原因”下拉單中選擇下拉單中選擇“辦公用品辦公用品”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 63 停車費填寫填寫 “原因原因”及及“城市城市”下拉單中選擇下拉單中選擇“停車費停車費”填寫金額填寫金額點擊點擊“傳輸傳輸”或回車或回車填寫日期填寫日期page 64 快件費填寫填寫 “描述描述”及及“原因原因”下拉單中選擇下拉單中選擇“快件費快件費”填寫金額填寫金額點擊點擊