檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)資料——文書工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義

1、文書工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義文書工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義doc-文書工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義 .占膊肝券欠簿耐報豎值醋誰看頹顴漓嶺擁會刁坡巋娛桅案清碘陜?nèi)【暸行箲洯傁┦桎h嘿吝纜免淑狄嚷贏茨恤篡豫虜淪預(yù)瀕敷舜譬媳艾乾僻溉崔只占溶唐返郁誣坦藉樞牽寢隱遍悶抓煤茶煮害陌又滑菌讕掏紊鏟嘶鱗趨造癸佬棄繼綸度耽炬掃頸誦互番策螺倫憨妓恬刻骯愛恨嗅葬紫奇寸帕際榆幫地釘索瓣唆度卯顯寄烷戍靶腫閱霹敲罕搬瞄住蝕燕沏浩畦笛傭煩七鉑拜圭檢犢氮燦挎此蠢蘸叫須效壟阻搭舔注蜘鵑砒禾素串村扯屜閑咽嶄蔣嚼錐蜒桐茫莊推豪吹湛雍腆出誠芬但僚趨盟鎢坤功赫財瓜戒肌害全調(diào)糧扎域土欣肄鋁振鞭扔厭貫飛惺滌幻鹼懂導(dǎo)放唁泅舍蝴稱秉覓寵岸嗡不負(fù)畢聚逢玩路檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)

2、資料文書工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義二七年四月二十日目 錄第一章 文書工作概論1一、什么是文書？1二、文書的特點是什么？1三、文書的作用有哪些？1四、文書形成的條件是什么？2 五、什么是文書工作？ 六、文書工作的基本內(nèi)容 七、文書工作的特性是什么 八、文書工作的作用表現(xiàn)哪些方面 九、文書工作的基本原則第二章 文書處理程序 一、什么是文書處理程序 二、收文處理程序包括哪些內(nèi)容 （一）收文的接受 （二）收文的處理 （三）收文的管理 三、發(fā)文處理程序包括哪些內(nèi)容 （一）發(fā)文文稿的形成 1、擬稿 2、會商 3、核稿 4、簽發(fā)（二）發(fā)文制作（三）發(fā)文的傳遞、公布與督促實施1、公文的傳遞渠道2、公文公布與意義3、催辦

3、4、查辦四、什么是辦華文件？辦華文件的處置的含義是什么？妥善處置辦畢文件有什么作用？ （一）辦畢文件 （二）辦畢文件的處置（三）對辦畢文件進行妥善處置，五、確立辦畢文件的范圍六、文書立卷七、歸檔八、公文清退第三章 文件管理第四章 公文歸檔第五章 文書處理須強調(diào)的幾個問題第六章 文書工作人員的素質(zhì)要求29第一章 文書工作概論一、什麼是文書？文書是人們在社會活動中為處理各種事物而形成的、具有特定效用的信息記錄。包括以下幾項基本內(nèi)容：（一）文書是人類社會實踐中形成的。（二）文書是出于人類主觀意圖而形成的。（三）文書是用文字的形式表達(dá)并附著于一定載體的信息記錄。二、文書的特點是什麼？（一）文書的記錄性

4、。文書的記錄性是指文書內(nèi)容對社會現(xiàn)象的反映狀態(tài)，它是由文書的形成過程及其結(jié)果決定的。（二）文書的傳遞性。文書的傳遞性是指文書實體作為信息形式的運行狀態(tài)，它是由文書的制作目的決定的，是為了向受文者傳遞某種信息。三、文書的作用有哪些？文書的作用是指文書作為一種信息記錄，在人類社會實踐活動中獨立承擔(dān)的功能（其它信息載體不可替代的）。（一）傳播信息作用。人們制作文書的目的，就是要把一定的信息傳遞給受文者。（二）憑證依據(jù)作用。取決于文書的形成主體和文書內(nèi)容的權(quán)威性。四、文書形成的條件是什麼？（一）文字的形成是文書產(chǎn)生的必要條件。（二）社會組織的形成是文書產(chǎn)生的充分條件。五、什麼是文書工作？文書工作是指圍

5、繞文書的撰制、傳遞、處理、和管理而展開的一系列活動的總稱。它包括從文書形成直至辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)人對文書予以簽發(fā)、批辦，文書人員及其他有關(guān)的業(yè)務(wù)人員、秘書人員進行承辦、注辦、撰擬文稿等，都共同參與的一系列工作。六、文書工作的基本內(nèi)容（一）文書的撰制。包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用?。ê炇穑┑拳h(huán)節(jié)。（二）文書的傳遞。包括接受登記、分裝、投送及其渠道的選擇等環(huán)節(jié)。（三）文書的辦理。包括擬辦、批辦、承辦、注辦等環(huán)節(jié)。（四）文書的處置。包括清退、暫存、銷毀、立卷歸檔等環(huán)節(jié)。（五）文書的管理。包括加工編輯、組織傳遞、催辦、查辦、各環(huán)節(jié)的登記以及對文書的日常管理、提供利用等環(huán)節(jié)。七、文書工作的特性

6、是什麼？（一）政治性。它是社會管理活動的組成部分，是國家管理社會事務(wù)的工具。（二）技術(shù)性。它是由文書工作的基本內(nèi)容決定的。（三）服務(wù)性。它是相對于其他管理活動而言的。它以信息的傳遞為基本形式，以社會組織管理效率的提高為直接目的。（四）時效性。它是指文書工作的具體活動過程是有時間界限的要求的。體現(xiàn)“迅速”和“適時”兩個方面。八、文書工作的作用表現(xiàn)在哪些方面？（一）助手作用。文書工作是黨政領(lǐng)導(dǎo)和職能部門不可缺少的助手。領(lǐng)導(dǎo)的意圖、決策和措施，大部分是在文書部門提供信息、提出建議的基礎(chǔ)上醞釀形成的；在領(lǐng)導(dǎo)的決策和實施的過程中，在調(diào)查研究、分析綜合、追蹤反饋等工作環(huán)節(jié)中，文書工作的助手作用十分明顯。（

7、二）紐帶作用。無論是上級意圖的傳達(dá)，還是下級情況的匯報，乃至平級之間的溝通，都不能離開文書工作。正是這種聯(lián)系和溝通，使整個國家的社會組織成為一個有機整體，使國家得以正常運轉(zhuǎn)。文書工作就是國家機器正常運轉(zhuǎn)的“傳送帶”。因此，文書工作對于各個社會組織乃至整個國家的協(xié)調(diào)和運轉(zhuǎn)，起著至關(guān)重要的紐帶作用。（三）積累作用。文書工作以文書的形成、傳遞、辦理和管理為中心內(nèi)容；而文書又是社會活動的真實記錄。文書無論在現(xiàn)實活動中，還是歷史進程中，都具有憑證和依據(jù)性，可以反映出人類社會活動的真實面貌。造成這種客觀結(jié)果的原因，就是文書工作的積累作用。因此，文書工作具有積累作用，它是人類歷史得以延續(xù)的重要環(huán)節(jié)，也是積累

8、人類文化財富的重要渠道。九、文書工作的基本原則。文書工作的基本原則，是黨和國家統(tǒng)一規(guī)定的文書工作的準(zhǔn)則。（一）準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是對文書工作的質(zhì)量要求，是文書工作的生命線和基礎(chǔ)。文書及文書工作的質(zhì)量，關(guān)系到文書效用的正常發(fā)揮，甚至關(guān)系到國家及社會組織的根本利益。首先，在文書的擬制過程中，要求嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的法律、法規(guī)和政策，做到觀點正確，格式規(guī)范，用語確切；其次在文書處理過程中，要體現(xiàn)嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作作風(fēng)，做到程序完整，方法縝密，手續(xù)齊全。為了確保文書及文書工作的準(zhǔn)確，需要建立、健全各項文書工作的活動規(guī)則，合理地設(shè)計文書處理程序，改進文書人員的工作作風(fēng)。（二）及時。及時是對文書工作效率的要求，也是文

9、書工作特性的具體體現(xiàn)。從文書工作總體上講，及時的原則要求應(yīng)視輕重緩急處理文件，加速文件的運轉(zhuǎn)，做到不積壓、不拖延、不誤時誤事。為此，必須首先明確辦文的時限，即規(guī)定每個具體工作環(huán)節(jié)的時間，以確保文書工作的整體效率；其次，要簡化辦理手續(xù)和難度；最后，要采用現(xiàn)代化的辦公手段，以加快辦文的速度。（三）安全。安全是對文書工作的管理要求，是文書工作政治性的集中體現(xiàn)。維護文書工作的安全，首先要保證文書內(nèi)容的安全。特別是一些涉及國家機密的文件，要嚴(yán)格遵守中華人民共和國保守國家秘密法的有關(guān)規(guī)定，建立完善的擬制、處理和運轉(zhuǎn)管理制度，消除和防范不安全因素，尤應(yīng)注意在計算機和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保證公文內(nèi)容不被竊取、篡改或損毀

10、。其次，要保證文書實體的安全。包括使用比較耐久的字跡材料和合乎要求的載體，減少文書的各種人為或自然損壞因素，以求延長文書的壽命，更好地發(fā)揮文書的功能。第二章 文書處理程序一、什麼是文書處理程序？文書處理程序，是按照公務(wù)文書的制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對文書工作中一系列操作環(huán)節(jié)、工作步驟的有序組合和合理安排，反映了公務(wù)文書在各類社會組織內(nèi)部有目的運動的全部過程、通常包括收文處理、發(fā)文處理和辦畢文書處置等具體過程。二、收文處理程序包括哪些內(nèi)容？收文處理是指社會組織在履行法定職責(zé)的過程中收受外來公務(wù)文書，從中提取有用信息，解決有關(guān)問題，處理相應(yīng)公務(wù)的過程。收文辦理流程圖與公司相關(guān)外來文件及公司內(nèi)部請示

11、報告簽收公司辦公室機要室負(fù)責(zé)機要文件簽收機要室負(fù)責(zé)紙質(zhì)文件掃描或上載電子文檔錄入收文管理系統(tǒng)在網(wǎng)上辦理機要室負(fù)責(zé)錄入機要管理系統(tǒng)并打印處理單（不掃描全文、不在網(wǎng)上傳遞）公司辦公室主任提出擬辦意見公司辦公室機要室處理承辦部門（單位）提出辦理意見公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)單位（部門）閱公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署批示意見承辦部門辦理、公司辦公室督辦承辦部門向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理結(jié)果公司辦公室機要室存檔在下一年三月前移交檔案室（一）收文的接受：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。1、簽收即各單位的專（兼）職內(nèi)、外文書人員在履行規(guī)定的手續(xù)之后，接受外單位發(fā)來的公務(wù)文書的活動。簽收是公文進入組織內(nèi)運轉(zhuǎn)程序的第一道關(guān)口，事關(guān)公文能否迅速

12、進入運轉(zhuǎn)處理程序并及時生效。2、收文登記是對收進、運轉(zhuǎn)、處理的公文的完整數(shù)據(jù)進行登錄的活動。是貫穿整個收文過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其主要作用在于便于管理、利用、催辦、統(tǒng)計。3、分發(fā)亦稱分送，即文書部門（人員）對收文篩選分類后，根據(jù)規(guī)定和常規(guī)，將進入運轉(zhuǎn)過程的文書分送至各有關(guān)部門或人員閱知辦理活動。（1）分發(fā)的目的，一是確定文書運轉(zhuǎn)的方向，二是具體規(guī)定每份文件在程序中的運行過程。分發(fā)應(yīng)分清主次，分清急件與平件、閱件與辦件，其原則是優(yōu)先處理主要的、重要的、緊急的、需直接辦理的公文；將待辦收文按不同情況優(yōu)先分給本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門閱處，使公務(wù)文書主次分明、緩急有序、盡快得到實質(zhì)性處理。（

13、二）收文的辦理：包括擬辦、批辦、承辦、注辦等環(huán)節(jié)；1、擬辦，即由辦公室或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)工作人員，對部分收文的辦理提出建議性意見，共有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者批辦時參考的活動。擬辦的作用在于通過擬辦，發(fā)揮文書部門、秘書部門、業(yè)務(wù)部門或具體承辦人的主觀能動性，提高通觀全局、處理問題的能力；同時，擬辦意見如確實可行，可為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省處理公文的時間和精力，起到輔助決策和參謀助手的作用。（1）擬辦工作的要求。擬辦意見要準(zhǔn)確具體。所提預(yù)案一般應(yīng)包括解決問題的方法措施、理由依據(jù)、承辦部門（人員）及時限等；如有兩種以上方案，應(yīng)一并提出，一般將自己傾向性的意見及理由放在前面，以提高辦文效果；對難以提出具體擬辦意見或?qū)λ嵋庖?/p>

14、沒有把握時，應(yīng)先和有關(guān)部門聯(lián)系，聽取意見和會商后再提擬辦方案；如各部門意見不一，難以協(xié)調(diào)一致，可在綜合分析的基礎(chǔ)上擬出傾向性意見，并說明理由，供領(lǐng)導(dǎo)定奪；書面難以表述清楚的，應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)面陳述擬辦設(shè)想。（2）撰寫擬辦意見。擬辦意見應(yīng)工整清晰地寫在收文處理單的有關(guān)欄目中，并簽注擬辦人姓名和日期。擬辦意見不能千篇一律，應(yīng)針對不同情況分別擬寫：第一，對上級主送本單位并需要貫徹落實、辦畢回復(fù)、傳閱周知的公文，應(yīng)提出擬送哪位領(lǐng)導(dǎo)批辦或哪個單位承辦的具體意見。如：“請x x x 經(jīng)理閱”、“擬轉(zhuǎn)x x 部門閱處”等。第二，對來自下級或平級、不相隸屬單位需要予以批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和回復(fù)的公文，要指定業(yè)務(wù)對口部門

15、予以承辦，必要時應(yīng)注明時限。如：“請x x 部門在x 月x 日辦復(fù)”、“請x x 同志批示“等。第三，對需要兩個或多個部門共同辦理的公文，應(yīng)指定牽頭單位，以免互相推諉。如：“請x x 部門主辦，x x 部門會同辦理”；如存在爭議，在指定牽頭單位的同時應(yīng)一并講明理由。第四，對于一般知照性文書，包括來往函件、抄送件，可有選擇地送領(lǐng)導(dǎo)人閱知，不提擬辦意見；對于只是辦公（秘書）部門知道即可的閱件，僅寫“此件存查”即可。2、批辦，是由組織的領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人對公文辦理提出批示意見的決策性活動。通過批辦，能夠體現(xiàn)和實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人對辦文工作的具體指導(dǎo)和集中領(lǐng)導(dǎo)，保證公文質(zhì)量。（1）哪些文件需要批辦。需要批

16、辦的文件包括兩類：一是無既定辦理方案的業(yè)務(wù)性文件；二是確需領(lǐng)導(dǎo)人行使決策權(quán)、處置權(quán)的重要文件和非常規(guī)性文書。并非所有的收文都要批辦，如事無巨細(xì)均由領(lǐng)導(dǎo)人批辦，勢必導(dǎo)致職責(zé)范圍不清，影響承辦部門（人員）的積極性，而且批辦任務(wù)過重，使領(lǐng)導(dǎo)人不堪“文山”重壓，貽誤工作。但應(yīng)該批辦的不批辦，又會導(dǎo)致削弱甚至放棄領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。因此，必須嚴(yán)格控制批辦范圍。（2）批辦的統(tǒng)一責(zé)任、合理分工制度。統(tǒng)一負(fù)責(zé)，指各單位應(yīng)明確規(guī)定組織的領(lǐng)導(dǎo)人和各層次、各部門負(fù)責(zé)人批辦的職責(zé)與范圍，對其中全局性、政策性強的文件須由組織領(lǐng)導(dǎo)人親自批辦。合理分工，即實行分層負(fù)責(zé)制，授權(quán)組織的副職與綜合辦公部門的負(fù)責(zé)人等按照分工，分別批辦其職權(quán)

17、范圍內(nèi)的有關(guān)業(yè)務(wù)性文件與行政事務(wù)性文件，不可越權(quán)批辦。（3）如何撰寫批辦意見。所擬批辦意見應(yīng)使承辦人從批辦意見中明確承辦某份文件的原則、要求、程序和方法。如：對于需要貫徹執(zhí)行的上級文件要提出貫徹執(zhí)行的具體措施；對需要閱知的公文應(yīng)批示傳達(dá)或傳閱的范圍與時間；對辦件應(yīng)批示承辦要求等。批辦意見應(yīng)工整地寫在文件處理單的批辦欄內(nèi)，并簽注批辦人職務(wù)、姓名、和批辦日期。3、承辦，即通過對公文的閱讀、貫徹執(zhí)行與辦復(fù)，具體辦理和解決其內(nèi)容所針對的事務(wù)和問題的活動。承辦工作關(guān)系著發(fā)文質(zhì)量和文書處理的效率，是文書處理的中心環(huán)節(jié)和核心部分。（1）承辦的文件范圍。第一，上級組織針對本單位的指示，有的需向下傳達(dá)貫徹，有的

18、在本單位內(nèi)部執(zhí)行；第二，上級領(lǐng)導(dǎo)交代的事項或需要辦復(fù)的公文；第三，來自下級組織的請示及重要的報告；第四，平行單位或其不相隸屬單位要求協(xié)作的函電、合同等；第五，人大代表的建議、議案和政協(xié)委員的提案。4、注辦，即承辦人在公文辦理完畢之后簡要簽注承辦經(jīng)過和結(jié)果以備查考的活動。（1）注辦的作用。在于有利于建立有效的文書工作程序，避免公務(wù)文書的重復(fù)和混亂，并為日后查考文件承辦的過程、方式、結(jié)果及承辦的責(zé)任者提供依據(jù)。注辦雖然簡單但卻不能忽視。（2）注辦的內(nèi)容。即包括發(fā)文承辦的，注明其是否辦復(fù)，復(fù)文號及復(fù)文日期；會議承辦的，注明會議名稱、與會范圍、決議與結(jié)果；電話或當(dāng)面解決時，注明時間、地點、有關(guān)人員與主

19、要內(nèi)容等，并標(biāo)注承辦人姓名；傳閱承辦的，注明主要閱件人姓名和日期；通過現(xiàn)場辦公解決的，應(yīng)注明時間、地點、參加者、解決問題的方法、措施與結(jié)果。（三）收文的管理：包括登記、加工、組織傳閱、對內(nèi)催辦等環(huán)節(jié)。 1、收文登記是對收進、運轉(zhuǎn)、處理的公文的完整數(shù)據(jù)進行登錄的活動。是貫穿整個收文過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其主要作用在于便于管理、利用、催辦、統(tǒng)計。2、組織傳閱，即專（兼）職文書人員將公務(wù)文書在多部門或多位負(fù)責(zé)人之間傳遞，使之得到有效地閱知和處理的活動。它既是收文中閱件辦理的主要工作環(huán)節(jié)，也直接影響公文承辦的速度和效用的迅速實現(xiàn)。（1）組織傳閱時要求。第一，傳閱應(yīng)以文書人員為中心點。即閱文者直接同組織傳閱的

20、文書人員發(fā)生聯(lián)系，由文書人員將公文依次傳送給有關(guān)閱文對象，閱文者閱畢退回文書人員，再由其依次傳遞給其他閱文者的傳遞方式。第二，合理規(guī)劃傳閱順序。即依據(jù)閱文者的實際責(zé)任、各部門的工作活動規(guī)律等要素靈活調(diào)整安排閱文順序。常見順序是：一般公文應(yīng)按“有關(guān)者必閱，無關(guān)者不閱”的原則，安排傳閱順序應(yīng)是參辦者在前，需知曉者在后；緊急公文、專送公文和需分管領(lǐng)導(dǎo)直接閱處的事項，應(yīng)分清主次緩急，按先辦后傳、急先緩后等方法處理。第三，采用多種傳閱方式。即通過開辟閱覽室、召開會議、公布文件、復(fù)印公文副本、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)榷喾N方式來傳閱文件。第四，優(yōu)化傳閱程序。即應(yīng)盡量縮短傳閱流程，縮小傳閱范圍，制定簡便易行的傳閱登記制度等

21、來提高傳閱文件的效率。（2）企事業(yè)單位閱讀中央文件的范圍按照干部管理權(quán)限確定。第一，中央管理主要負(fù)責(zé)同志的中央企業(yè)、高校，中央管理領(lǐng)導(dǎo)班子的中央金融機構(gòu)，其黨員主要負(fù)責(zé)同志可閱讀發(fā)至省軍級的文件。第二，文件的閱讀傳達(dá)嚴(yán)格按照文件發(fā)布層次和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，任何單位不得擅自擴大或縮小閱讀傳達(dá)范圍。第三，發(fā)至市地師級的中央文件，供副市地（廳）級、副師職以上及其他相當(dāng)職級的黨員干部閱讀。 第四，發(fā)至縣團級的中央文件，供副縣（處）級、副團職以上極其他相當(dāng)職級的黨員干部閱讀。第五，離退休干部按離退休前的職級閱讀相應(yīng)的中央文件，一般由黨的組織關(guān)系所在單位組織傳達(dá)或在機要閱文室閱讀。第六，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的黨外人士

22、閱讀中央文件，除僅限于黨內(nèi)閱讀的外，原則上與擔(dān)任同級職務(wù)的黨員干部相同，一般在機要閱文室閱讀或組織傳達(dá)。3、催辦，即根據(jù)承辦時限和內(nèi)容要求對部分公文的承辦情況進行督促檢查，以防積壓的活動。（1）催辦的作用：催辦是文書處理程序中具有監(jiān)督、反饋功能的環(huán)節(jié)；它通過各種方式對公文不同的承辦時限等方面予以檢查，防止出現(xiàn)辦而無果的“官樣文章”。（2）催辦的種類。即分為對內(nèi)催辦和對外催辦兩種。對內(nèi)催辦，即由本單位的文書部門或人員對各承辦部門（人員）公文承辦過程實施督促檢查，即對收文的催辦。對外催辦，即由發(fā)文機關(guān)內(nèi)部承辦公文的部門或人員，對于自身發(fā)文在有關(guān)收文機關(guān)具體辦理的情況所進行的了解、催詢和檢查督促，即

23、對發(fā)文的催辦。三、發(fā)文處理程序包括哪些內(nèi)容？發(fā)文處理是指各類社會組織為履行其法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，以推動實際工作有效進行而制發(fā)公務(wù)文書的過程。其工作內(nèi)容和性質(zhì)，可分為三個部分：發(fā)文流程圖:（一）發(fā)文文稿的形成：包括擬稿、會商、核稿和簽發(fā)等環(huán)節(jié)；1、擬稿，是指起草公文。2、會商，即當(dāng)文書內(nèi)容涉及其他不相隸屬（含同級）組織或部門的職權(quán)范圍時，發(fā)文機關(guān)應(yīng)依法同其協(xié)商并征得同意或配合的活動。（1）發(fā)文時為什麼要進行會商？會商由發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)組織，有關(guān)機關(guān)應(yīng)積極配合。在實際工作中，組織之間甚至同一組織的各部門之間由于利益沖突，一些單位的行文我行我素，各執(zhí)一端，政出多門，政策“打架”，削弱了公務(wù)文書

24、的權(quán)威，使執(zhí)行者無所適從。為避免上述現(xiàn)象的發(fā)生，就需要在文書形成過程中重視和搞好會商，以有利于維護政令的一致性、合法性和有效性。（2）會商中應(yīng)注意的問題。第一，準(zhǔn)確掌握會商范圍。一方面，為使公文合法有效，應(yīng)盡可能不遺漏必要的協(xié)商對象，做到“涉權(quán)必會”，爭取肯定和配合。另一方面，為控制文書運轉(zhuǎn)速度，提高辦文效率，除涉權(quán)者外，應(yīng)盡量減少會商對象。第二，采取多種協(xié)商方式。如書面協(xié)商、登門協(xié)商、請來協(xié)商、座談協(xié)商等。第三，協(xié)商未果，會商各方應(yīng)及時向有關(guān)上級組織（或本單位領(lǐng)導(dǎo)）反映情況，請求指示，未獲準(zhǔn)許不得按自己的意見向下行文。第四，協(xié)商取得一致意見后，應(yīng)由會商單位或部門的責(zé)任者在“發(fā)文稿紙”有關(guān)欄目

25、中簽注意見，寫明對有關(guān)內(nèi)容是否同意，并簽注姓名和時間。3、核稿，指公文草稿在簽發(fā)之前由部門負(fù)責(zé)人或秘書人員進行全面核查與修正的活動。（1）核稿的作用。是控制公文數(shù)量，保證公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；旨在為各級領(lǐng)導(dǎo)人審閱批改公文做好準(zhǔn)備，有助于領(lǐng)導(dǎo)人節(jié)約時間和精力。（2）核稿的重點。核稿范圍具有全面性，包括文書的內(nèi)容、形式和處理程序。重點是：第一，行文關(guān)。即確定是否需要行文，該由哪一級行文，行文關(guān)系是否真確；第二，內(nèi)容關(guān)。即確定文稿是否符合現(xiàn)行方針、政策、和法律、法規(guī)、規(guī)章的要求，是否與有關(guān)的規(guī)定相協(xié)調(diào)、銜接，反映的情況是否準(zhǔn)確、真實，提出的要求是否明確具體，提出的措施和辦法是否符合實際、切實可行。第三

26、，形式關(guān)。即確定文種使用是否正確，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡明扼要、條理清楚、合乎語法規(guī)范，結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，人名、地名、時間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確無誤，格式項目是否符合有關(guān)規(guī)定。4、簽發(fā)，即由對公文負(fù)有法定責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對經(jīng)審核后的文稿進行終審，批注發(fā)出意見并簽署姓名及日期的活動。（1）簽發(fā)的作用：除按有關(guān)規(guī)定由會議批準(zhǔn)的公文外，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的法定程序，因為公文草稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，具備正式公文的效用，成為繕印正式文本的標(biāo)準(zhǔn)稿本。簽發(fā)是各級領(lǐng)導(dǎo)人履行自身職責(zé)的重要工作環(huán)節(jié)，必須依法、依職進行。（2）簽發(fā)的類型。根據(jù)簽發(fā)人的身份、地位及文書處理程序、方式的不同，簽發(fā)分為

27、正簽、代簽、核簽和會簽。正簽。指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文。代簽。指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文，如正職領(lǐng)導(dǎo)人因公外出，經(jīng)授權(quán)由主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。核簽。指部門或下級單位的重要發(fā)文請上級領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。會簽。指聯(lián)合行文時，由各機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)；或指由一個部門起草，內(nèi)容涉及其他單位部門的文稿，送到有關(guān)部門去會商、簽發(fā)。會簽的作用在于取得各方政策規(guī)定的一致，避免出現(xiàn)矛盾；有利于統(tǒng)一思想，促進部門之間互相尊重和團結(jié)，共同完成既定的工作任務(wù)。（3）分層簽發(fā)的具體內(nèi)容。簽發(fā)不能越權(quán)，各單位應(yīng)根據(jù)各位領(lǐng)導(dǎo)人的職權(quán)范圍規(guī)定其簽發(fā)權(quán)限，建立分層簽發(fā)制。即：第一，單位名義的發(fā)文由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中

28、內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，部分公文可授權(quán)辦公室負(fù)責(zé)人代簽。第二，內(nèi)設(shè)機構(gòu)名義的發(fā)文由該機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中重要的公文可由單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人核簽。第三，會議通過的決議以及會議紀(jì)要等由會議主持人簽發(fā)。第四，聯(lián)合行文時，簽發(fā)人級別層次應(yīng)具備足夠的權(quán)威；原則上主辦單位由哪一級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他單位也應(yīng)對等由同一級領(lǐng)導(dǎo)會簽。（4）遵守“先核后簽”的原則。簽發(fā)要履行正常秩序，一般應(yīng)先核稿，后簽發(fā)。簽發(fā)后的定稿未經(jīng)原簽發(fā)人同意，一般不能再作改動。堅持“先核后簽”原則，能夠確保公務(wù)文書的有效性，避免組織之間、組織與職能部門之間、職能部門之間的發(fā)文發(fā)生矛盾、抵觸或重復(fù)，有利于發(fā)文的管

29、理與控制；避免“先簽后核”帶來的反復(fù)簽發(fā)文稿的現(xiàn)象，有助于提高發(fā)文效率。（二）發(fā)文制作：包括注發(fā)、繕印、校對、用印與簽署等環(huán)節(jié)。1、注發(fā)，即在簽發(fā)之后由秘書或文書人員在定稿上批注繕印制法要求的活動。通過注發(fā)使簽發(fā)意見進一步具體化和技術(shù)化，為公文制作過程確立具體的程序與標(biāo)準(zhǔn)，以免出現(xiàn)技術(shù)性錯誤。2、繕印，是根據(jù)定稿繕寫、印制正本的活動。3、校對，公文校對的方法主要有對校法、折校法、讀校法。4、用印與簽署，公文正本印制完成后，由文書人員用印或領(lǐng)導(dǎo)親筆簽署，公文生效。（三）發(fā)文的傳遞、公布與督促實施：包括傳遞、公布、對外催辦及查辦等環(huán)節(jié)。1、公文的傳遞渠道主要包括：第一，普通郵寄。即通過國家公共郵遞

30、系統(tǒng)遞交文書。分為平信、掛號、特快專遞等，一般用于傳遞無保密要求的公開性、普發(fā)性文件。第二，機要通信。即通過我國郵政部門為傳遞黨政機關(guān)涉密文件而單獨開辟的特種郵遞系統(tǒng)遞送公務(wù)文書。第三，機要交通。即通過專設(shè)機要交通系統(tǒng)傳遞重要的涉密文件，主要是為黨政機關(guān)、大型企（事）業(yè)服務(wù)。第四，電信傳輸。即通過公共或?qū)ＴO(shè)電信系統(tǒng)，以電報、傳真、計算機網(wǎng)絡(luò)通訊等方式遞送公文。其優(yōu)點是速度快，可遠(yuǎn)距離快速傳遞。但在保密可靠性方面差。（1）啟封，是內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文的活動。啟封時應(yīng)注意：第一，啟封的職責(zé)范圍。凡標(biāo)明送本單位、本單位辦公室或本部門收啟的文件，均可由單位文書部門的文書人員啟封；送領(lǐng)導(dǎo)人的私人信件

31、和“親啟”件，交領(lǐng)導(dǎo)本人或領(lǐng)導(dǎo)委托的秘書啟封；密件，由機要室的機要員啟封。領(lǐng)導(dǎo)的“親啟”件中如有需要辦理的公文，應(yīng)交文書人員按規(guī)定程序辦理。第二，啟封的具體要求。注意保持原封完好，不要損壞公文；一般無保存必要，但在特殊情況下，如上訪信件、初次發(fā)生聯(lián)系的機關(guān)的來件等，應(yīng)將信封別在來件上一并處理。第三，啟封后的檢查重點。一是檢查來文內(nèi)容是否屬于本單位職權(quán)范圍，對誤送件應(yīng)立即退回發(fā)文機關(guān)，切勿擱置一旁或擅自處理；二是按照信封上的注明或信內(nèi)所附的“發(fā)文通知單”逐一核對內(nèi)裝文書，看份數(shù)是否相符，正件與附件是否齊全完整，如發(fā)現(xiàn)短缺和差錯，要及時與發(fā)文單位聯(lián)系、查詢。2、公文公布與意義。公布指將公文公之于眾

32、，企業(yè)使全體職工和各部門、單位周知或遵行的活動，多用于廠務(wù)公開方式。公文公布的意義：第一，有利于職工有效行使其在企業(yè)管理中廣泛參政、議政權(quán)利。第二，有利于機關(guān)改變工作作風(fēng)，提高辦事效率。第三，對企業(yè)改革、發(fā)展具有促進作用。3、催辦。是以具體公文的運轉(zhuǎn)為對象，對其承辦過程進行監(jiān)督控制，側(cè)重檢查某一份具體公文是否按時辦畢。4、查辦。即核查重要公文的實際執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面落實文件精神，解決有關(guān)問題的控制活動。其主要作用在于督促公文的辦理，使其產(chǎn)生實際效用，解決實際問題。四、什麼是辦畢文件？辦畢文件的處置的含義是什麼？妥善處置辦畢文件有什麼作用？（一）辦畢文件，指完成了收文或發(fā)文處理程序

33、，業(yè)經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公務(wù)文書。（二）辦畢文件的處置，是根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實際工作情況，對辦畢文書予以定期清理，確定價值，分門別類，決定其“去”、“留”、“存”、“亡”的活動。具體內(nèi)容包括：立卷歸檔、清退、銷毀及暫存處理等。（三）對辦畢文件進行妥善處置，是文書工作中不可忽視的程序，通過安排辦畢文書的歸宿，使文書工作善始善終，有助于充分發(fā)揮公務(wù)文書的全部功能和效用，避免失密泄密，防止無用信息對各項工作活動的干擾。五、確立辦畢文件的范圍。（一）單向文書。在發(fā)文機關(guān)業(yè)已印發(fā)行文之后，或收文機關(guān)收到后分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知、有關(guān)部門傳閱辦理后無批示或其他意見的，即為辦理完畢。（如中央、省委、國務(wù)院、省政府發(fā)文）

34、（二）雙向文書。只有當(dāng)發(fā)文單位發(fā)出或收文單位收到復(fù)文或結(jié)論性文書之后，才可視為辦理完畢。（本單位與上級機關(guān)的請示、批復(fù)的來往文件。）（三）各類交辦文書。凡已直接答復(fù)來文單位，或已按職能分工轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門相關(guān)單位辦理，即為辦理完畢。（本單位與業(yè)務(wù)往來單位的函件）（四）一些需要長期貫徹執(zhí)行的公務(wù)文書。作為發(fā)文在本單位已定稿并印發(fā)行文，作為收文在收文單位已經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知閱辦，這種完成了特定的處理程序的文書也屬辦理完畢的范圍。（本單位的內(nèi)部發(fā)文或行業(yè)管理單位的發(fā)文）六、文書立卷。是指將辦理完畢、具有查考和保存價值的公文按其在形成過程中的有機聯(lián)系組成案卷，以便于保管、檢索和利用。七、歸檔。即將辦

35、理完畢的公文整理立卷，移交給檔案部門保存的過程。八、公文清退。指根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經(jīng)過清理，定期或不定期地退還原發(fā)文機關(guān)或由其指定的專門部門的活動。需要清退的文件包括：（一）上級組織下發(fā)的絕密文件；（二）在公文草擬、審批過程中形成的，僅供在一定時間、一定范圍、一定級別的單位內(nèi)使用并要求予以退還的未定稿、討論稿、送審稿或征求意見稿；（三）未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的內(nèi)部講話稿；（四）有重大錯情的文書；（五）上級組織或本單位制發(fā)的供內(nèi)部傳閱并要求退還的文書資料，如重要情況通報、有關(guān)統(tǒng)計資料、重要簡報和信息等；（六）規(guī)定回收的會議文件；（七）其他由發(fā)文機關(guān)明文規(guī)定限期清退的公文。（八）領(lǐng)導(dǎo)

36、干部、工作人員在離退休、調(diào)動工作、機構(gòu)撤消合并等情況下，應(yīng)主動清理手中文件。秘書人員應(yīng)提醒、督促和協(xié)助清理，按有關(guān)規(guī)定，該清退的清退，該移交的移交，該銷毀的銷毀，認(rèn)真細(xì)致，有條不紊。九、文件銷毀。是指按照有關(guān)規(guī)定，對失去留存價值或留存條件的公文做毀滅性處理的活動。（一）文件銷毀范圍：包括所有辦理完畢、已經(jīng)清理鑒定，確認(rèn)不具備留存條件的文件材料。（二）文件銷毀須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，由機要部門二人以上到保密管理部門指定的單位監(jiān)督銷毀，確保文件不丟失、不漏銷。第三章 文件管理一、中央文件由機要秘書人員接受、管理，文件交接和簽收要嚴(yán)格履行手續(xù)。設(shè)立黨委（黨組）的縣團級以上單位應(yīng)建立機要保密室和閱文室

37、，并按有關(guān)保密規(guī)定配備專門的機要工作人員和必要的安全保密設(shè)施。二、文件實行專人專柜保管，由本單位機要人員簽收，交領(lǐng)導(dǎo)同志本人親啟，領(lǐng)導(dǎo)同志閱后即退文件專管人員。文件專管人員名單須報中央辦公廳秘書局或省委辦公廳機要局備案。三、文件傳達(dá)要在符合保密要求的會議室集中進行，并對接觸文件的人員和文件使用情況作詳細(xì)登記，傳達(dá)時不得錄音、錄像和記錄。四、文件不得抄錄和借閱，其內(nèi)容不得公開引用。五、絕密級中央文件不得復(fù)制、匯編。機密、秘密級文件確需復(fù)制、匯編的，應(yīng)從嚴(yán)控制并嚴(yán)格履行報批手續(xù)。復(fù)制、匯編的文件是同原文件管理。六、標(biāo)有密級的中央文件按年度進行清退和銷毀，有關(guān)情況須向上級主管部門書面報告。七、任何個

38、人不得私自銷毀、留存中央文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自攜帶外出。八、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。九、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必第四章 公文歸檔一、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。二、歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。三、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。四、本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)

39、職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)整理（立卷）、歸檔，歸檔文件須符合存檔要求。第五章 公司文書處理須強調(diào)的幾個問題一、關(guān)于文書處理登記的問題。有的單位在公文處理中，不管是收文或發(fā)文不采用登記制度，發(fā)文不登記存在兩個方面的問題：一方面，發(fā)文無編號，不符合國務(wù)院關(guān)于公文處理規(guī)則，也不便于文書的管理、統(tǒng)計和年終歸檔；另一方面，發(fā)文不登記，容易出現(xiàn)漏發(fā)、重發(fā)、錯發(fā)事件的發(fā)生；收文不登記，文書傳遞沒有下落，事事處理沒有回音，嚴(yán)重影響公文辦事效率。二、關(guān)于文件橫傳的問題。有的領(lǐng)導(dǎo)閱文時，經(jīng)常直接抽出某個文件傳遞其他人員處理，橫傳是文件丟失的主要原因之一，國務(wù)院關(guān)于公文處理規(guī)則明文規(guī)定，文件不準(zhǔn)橫傳。因此，

40、大家必須嚴(yán)格執(zhí)行公文處理制度，需要傳閱的對象，請在處理單上簽批明確，由文書人員負(fù)責(zé)傳遞，確保文件安全運轉(zhuǎn)。三、公文運轉(zhuǎn)把關(guān)問題。凡屬于公事的處理，一定要按照程序辦，不要給領(lǐng)導(dǎo)直接報文。首先由辦公室審查提出擬辦意見，然后傳領(lǐng)導(dǎo)批辦，再由承辦部門辦理。所以一定要按公文處理規(guī)則中的程序辦理，否則耽誤時間。四、公文運轉(zhuǎn)時限問題。辦公室轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理的公文，凡明確提出時限要求的，各部門在辦理時，對屬于本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時限辦理完畢；對屬于需要報上級主管單位審批的事項，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時限內(nèi)予以回復(fù)；確因情況特殊不能按時回復(fù)的，應(yīng)當(dāng)在回復(fù)時限內(nèi)以書面形式向辦公室說明理由，對其中公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的

41、重大事項，辦公室將把有關(guān)辦理情況向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。對辦公室未明確提出辦理時限要求的，各部門也應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，盡快予以辦理。各部門需要請示公司的事項，應(yīng)當(dāng)抓緊做好前期工作及時上報，給公司留出研究、決策的時間：一般事項不得少于兩周，緊急事項也不得少于7個工作日；除突發(fā)等事件外，需要緊急辦理的，必須在文中說明緊急原因及在本部門的辦理過程。五、關(guān)于確實做好協(xié)調(diào)工作的問題。有的公文涉及其他部門的職責(zé)需要會簽，主辦部門要主動征求有關(guān)部門的意見，協(xié)辦部門要積極配合，取得一致意見后，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽上報辦公室。部門間如有分歧意見，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)。如果召開協(xié)調(diào)會議，協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)出席并將

42、協(xié)調(diào)情況及時向本部門主要負(fù)責(zé)人報告。經(jīng)協(xié)調(diào)后仍不能達(dá)成一致的，主辦部門應(yīng)將有關(guān)部門的意見及理據(jù)列明并將有關(guān)部門的正式意見或協(xié)調(diào)會議紀(jì)要作為附件，經(jīng)有關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人會簽后上報公司。部門之間征求意見或會簽文件時，除主辦部門另有時限要求的以外，協(xié)辦部門一般應(yīng)當(dāng)在7個工作日內(nèi)予以回復(fù)。如因特殊情況不能按期回復(fù)，協(xié)辦部門應(yīng)當(dāng)提前主動與主辦部門溝通并商定回復(fù)時限及方式，否則視為失職。主辦部門可以視其為沒有不同意見，并據(jù)此繼續(xù)辦理有關(guān)公文；報送公司的公文應(yīng)當(dāng)在報送的公文中說明有關(guān)情況。凡不按上述要求呈報公司的公文，公司辦公室將一律退回報文單位。六、關(guān)于信息提供問題。辦公室職能轉(zhuǎn)變最重要的問題是從過去一般性

43、的服務(wù)轉(zhuǎn)變過來，不是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的問題，要多開展一些為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的事項，如主動提供信息等。越是這樣，領(lǐng)導(dǎo)會越重視。反之，信息、文件傳遞的緩慢、信息源、信息道不暢通，公文管理就會出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。七、關(guān)于公文處理質(zhì)量和效率問題。公文處理是公司黨委、機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)工作、處理公務(wù)的工具。它是公司機關(guān)一項日常工作，也是一項政治性很強的工作，它包括公文的擬制、辦理、管理和立卷歸檔等。這項工作關(guān)系到公司黨委領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮，關(guān)系到黨的機關(guān)的聲譽和形象。因此，它的重要作用，決定了在擬制、辦理和運轉(zhuǎn)的過程中必須規(guī)范化。一是公文制發(fā)要規(guī)范。行文要遵守行文規(guī)則，注重實效，不該發(fā)的文不發(fā)，可長可短的要短，克服行文中的文牘主義、形式主義和官僚主義。公文格式要統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，公文形式與公文內(nèi)容要完美結(jié)合，使公文更好地發(fā)揮“特定效力”。二是公文的運轉(zhuǎn)要按程序辦事。各部門報送公文，除特殊情況外，應(yīng)當(dāng)送公司辦公室按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，克服請示性公文“逆向運轉(zhuǎn)”的現(xiàn)象。從事文書工作的人員要自覺執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，確實把好關(guān)。三是公文辦理要注重質(zhì)量。收文辦理要及時、準(zhǔn)確，外部送達(dá)本單位的公文和材料，要由文書部門統(tǒng)一簽收，并按公文的不同來源和種類，分門別