第2章數(shù)據(jù)庫與表_第1頁
第2章數(shù)據(jù)庫與表_第2頁
第2章數(shù)據(jù)庫與表_第3頁
第2章數(shù)據(jù)庫與表_第4頁
第2章數(shù)據(jù)庫與表_第5頁
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文檔簡介

1、u掌握創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫的方法以及數(shù)據(jù)庫的基本操作。u熟悉導(dǎo)航窗格的操作。u掌握創(chuàng)建表的方法。u掌握字段屬性設(shè)置和建立表之間關(guān)系的方法。u掌握表結(jié)構(gòu)和記錄修改的方法以及表中記錄的排序、篩選和統(tǒng)計(jì)。第2章 數(shù)據(jù)庫與表2.1 數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建與操作2.1.1 創(chuàng)建Access 2010數(shù)據(jù)庫的方法創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的結(jié)果是在磁盤上生成一個(gè)擴(kuò)展名為.accdb的數(shù)據(jù)庫文件。Access 2010提供了兩種創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法:一種是先創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫,然后向其中添加表、查詢、窗體和報(bào)表等對(duì)象;另一種是利用系統(tǒng)提供的模板來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫,用戶只需要進(jìn)行一些簡單的選擇操作,就可以為數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建相應(yīng)的表、窗體、查詢和報(bào)表等

2、對(duì)象,從而建立一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫。1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫在Access 2010中創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫,只是建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件,該文件中不含任何數(shù)據(jù)庫對(duì)象,以后可以根據(jù)需要在其中創(chuàng)建所需的數(shù)據(jù)庫對(duì)象。例2-1 建立“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫,并將建好的數(shù)據(jù)庫文件保存在“D:DBAccess”文件夾中。操作步驟:在Access 2010窗口中選擇“文件”“新建”菜單命令,在“可用模板”區(qū)域中,單擊“空數(shù)據(jù)庫”按鈕。在右側(cè)窗格的空數(shù)據(jù)庫“文件名”區(qū)域中,輸入數(shù)據(jù)庫文件名,設(shè)置數(shù)據(jù)庫的存放位置,然后單擊“創(chuàng)建”按鈕,將創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫,并且在數(shù)據(jù)表視圖中將打開一個(gè)新表。2利用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫Access模板是預(yù)先設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫

3、,它們含有專業(yè)設(shè)計(jì)的表、窗體和報(bào)表。在Access 2010啟動(dòng)窗口的“可用模板”區(qū)域中,單擊“樣本模板”按鈕,然后瀏覽可用模板,可以從中選擇所需模板并利用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。如果所選模板不滿足實(shí)際要求,可以在建立之后再進(jìn)行修改。例2-2 利用模板創(chuàng)建“羅斯文”數(shù)據(jù)庫。操作步驟如下:在Access 2010窗口“可用模板”區(qū)域中單擊“樣本模板”按鈕,從列出的12個(gè)模板中選擇需要的模板,例如“羅斯文”。在界面右側(cè)的“文件名”文本框中,可以更改數(shù)據(jù)庫的名稱,然后設(shè)置數(shù)據(jù)庫的存放位置。單擊“創(chuàng)建”按鈕,彈出“正在準(zhǔn)備模塊”提示框。模板準(zhǔn)備完成,系統(tǒng)彈出登錄對(duì)話框。在此對(duì)話框中單擊“登錄”按鈕,進(jìn)入用模板

4、創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫界面,此時(shí)就可以根據(jù)實(shí)際需要來修改數(shù)據(jù)庫模板提供的各種數(shù)據(jù)庫對(duì)象。2.1.2 查看數(shù)據(jù)庫屬性數(shù)據(jù)庫屬性包括文件名、文件大小和位置及修改和最后修改者的日期等,它分為常規(guī)、摘要、統(tǒng)計(jì)、內(nèi)容和自定義5類。在Access 2010主窗口單擊“文件”選項(xiàng)卡,再單擊右側(cè)的“查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性”命令鏈接項(xiàng),即可打開相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的屬性對(duì)話框。在該對(duì)話框中切換不同的選項(xiàng)卡,可以查看數(shù)據(jù)庫的屬性。2.1.3 更改默認(rèn)數(shù)據(jù)庫文件夾在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫時(shí),Access會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)庫文件保存到默認(rèn)的文件夾中。可以在保存新數(shù)據(jù)庫時(shí)選擇另一個(gè)位置,也可以選擇一個(gè)新的默認(rèn)文件夾位置以用于自動(dòng)保存所有新數(shù)據(jù)庫。更改默認(rèn)文件

5、夾的操作步驟如下:在Access 2010窗口選擇“文件”“選項(xiàng)”命令,此時(shí)出現(xiàn) “Access選項(xiàng)”對(duì)話框。 在“Access選項(xiàng)”對(duì)話框左側(cè)窗格中單擊“常規(guī)”選項(xiàng),在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫”區(qū)域,將新的文件夾位置輸入到“默認(rèn)數(shù)據(jù)庫文件夾”框中,或單擊“瀏覽”按鈕選擇新的文件夾位置,然后單擊“確定”按鈕。2.1.4 數(shù)據(jù)庫的打開與關(guān)閉1數(shù)據(jù)庫的打開(1)從Windows資源管理器打開Access數(shù)據(jù)庫(2)從Access中打開數(shù)據(jù)庫在Access 2010窗口中選擇“文件”“打開”命令,彈出“打開”對(duì)話框,選擇包含所需數(shù)據(jù)庫文件的文件夾并選中需要打開的數(shù)據(jù)庫文件,然后單擊“打開”按鈕,將打開該數(shù)據(jù)庫文

6、件。單擊“打開”按鈕右邊的箭頭,將顯示4種打開數(shù)據(jù)庫文件的方式,如圖所示。(3)打開最近使用的數(shù)據(jù)庫文件選擇“文件”“最近所用文件”命令,然后在“最近使用的數(shù)據(jù)庫”列表中單擊要打開的數(shù)據(jù)庫文件,Access將打開相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫文件。2數(shù)據(jù)庫的關(guān)閉當(dāng)完成數(shù)據(jù)庫的操作后,在Access 2010窗口中選擇“文件”“關(guān)閉數(shù)據(jù)庫”命令可以關(guān)閉當(dāng)前數(shù)據(jù)庫。2.2 數(shù)據(jù)庫對(duì)象的組織和管理2.2.1 導(dǎo)航窗格的操作1導(dǎo)航窗格菜單導(dǎo)航窗格菜單用于設(shè)置或更改對(duì)數(shù)據(jù)庫對(duì)象分組所依據(jù)的類別,單擊“所有Access對(duì)象”右側(cè)的下拉箭頭,將彈出導(dǎo)航窗格菜單,從中可以查看正在使用的類別以及展開的對(duì)象。可以按“對(duì)象類型”、“

7、表和相關(guān)視圖”、“創(chuàng)建日期”、“修改日期”來組織對(duì)象,或者將對(duì)象組織在創(chuàng)建的自定義組中。導(dǎo)航窗格會(huì)根據(jù)不同的類別來作為數(shù)據(jù)庫對(duì)象的分組方式。2導(dǎo)航窗格快捷菜單右鍵單擊導(dǎo)航窗格中“所有Access對(duì)象”欄將彈出導(dǎo)航窗格快捷菜單。利用這些命令可以執(zhí)行其他任務(wù),如可以更改類別、對(duì)窗格中的項(xiàng)目進(jìn)行排序、查看組中對(duì)象的詳細(xì)信息、啟動(dòng)“導(dǎo)航選項(xiàng)”對(duì)話框等。在導(dǎo)航窗格底部的空白處右鍵單擊也可以彈出此菜單。2.2.2 數(shù)據(jù)庫對(duì)象的操作1打開與關(guān)閉數(shù)據(jù)庫對(duì)象當(dāng)需要打開數(shù)據(jù)庫對(duì)象時(shí),可以在導(dǎo)航窗格中選擇一種組織方式,然后雙擊對(duì)象將其直接打開。如果打開了多個(gè)對(duì)象,則這些對(duì)象都會(huì)出現(xiàn)在選項(xiàng)卡式文檔窗口中,只要單擊需要

8、的文檔選項(xiàng)卡就可以將對(duì)象的內(nèi)容顯示出來。若要關(guān)閉數(shù)據(jù)庫對(duì)象,可以單擊相應(yīng)對(duì)象文檔窗口右端的“關(guān)閉”按鈕,也可以右鍵單擊相應(yīng)對(duì)象的文檔選項(xiàng)卡,在彈出的快捷菜單中選擇“關(guān)閉”命令。2添加數(shù)據(jù)庫對(duì)象如果需要在數(shù)據(jù)庫中添加一個(gè)表或其他對(duì)象,可以采用新建的方法。如果要添加表,還可以采用導(dǎo)入數(shù)據(jù)的方法創(chuàng)建一個(gè)表。即在“表”對(duì)象快捷菜單中選擇“導(dǎo)入”命令,可以將數(shù)據(jù)庫表、文本文件、Excel工作簿和其他有效數(shù)據(jù)源導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫中。3復(fù)制數(shù)據(jù)庫對(duì)象一般在修改某個(gè)對(duì)象的設(shè)計(jì)之前,創(chuàng)建一個(gè)副本可以避免因操作失誤而造成損失。一旦操作發(fā)生差錯(cuò),可以使用對(duì)象副本還原對(duì)象。例如,要復(fù)制表對(duì)象可以打開數(shù)據(jù)庫,然后在

9、導(dǎo)航窗格中的表對(duì)象中選中需要復(fù)制的表,單擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。再單擊右鍵,在快捷菜單中單擊“粘貼”命令,即生成一個(gè)表副本。4數(shù)據(jù)庫對(duì)象的其他操作通過數(shù)據(jù)庫對(duì)象快捷菜單,還可以對(duì)數(shù)據(jù)庫對(duì)象實(shí)施其他操作,包括數(shù)據(jù)庫對(duì)象的重命名、刪除、查看數(shù)據(jù)庫對(duì)象屬性等。刪除數(shù)據(jù)庫對(duì)象前必須先將此對(duì)象關(guān)閉。2.2.3 數(shù)據(jù)庫視圖的切換在進(jìn)行視圖切換之前首先要打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫對(duì)象(例如打開一個(gè)表),然后有多種方法。單擊“開始”選項(xiàng)卡,再在“視圖”命令組中單擊“視圖”按鈕,此時(shí)彈出下拉菜單,選擇不同的視圖方式即可實(shí)現(xiàn)視圖的切換。此外,在相應(yīng)對(duì)象的上下文選項(xiàng)卡中也可以找到“視圖”按鈕。在選項(xiàng)卡式文檔

10、中右鍵單擊相應(yīng)對(duì)象的名稱,然后在彈出的快捷菜單中選擇不同的視圖方式。單擊狀態(tài)欄右側(cè)的視圖切換按鈕選擇不同的視圖方式。2. 3.1 設(shè)計(jì)表的結(jié)構(gòu)1. 表中字段的參數(shù)(1)字段名在Access中,字段名最多可以包含64個(gè)字符,其中可以使用字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符,但不能以空格開頭。字段名中不能包含點(diǎn)(.)、驚嘆號(hào)(!)、方括號(hào)()和單引號(hào)()。2.3 表的創(chuàng)建(2)字段類型Access提供了文本、備注、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否、OLE對(duì)象、超鏈接、計(jì)算、查閱向?qū)Ш透郊茸侄晤愋?,以滿足不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)定義需要。(3)字段大小通過“字段大小”屬性,可以控制字段使用的存儲(chǔ)空間大小

11、。該屬性只適用于文本型或數(shù)字型的字段,其他類型的字段大小均由系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定。2. 字段的數(shù)據(jù)類型(1)文本型文本型(Text)字段可以保存文本或文本與數(shù)字的組合,如姓名、籍貫等;也可以是不需要計(jì)算的數(shù)字,如電話號(hào)碼、郵政編碼等。設(shè)置“字段大小”屬性可控制文本型字段能輸入的最大字符個(gè)數(shù),最多為255個(gè)字符。如果取值的字符個(gè)數(shù)超過了255,可使用備注型。注意:在Access中,每一個(gè)漢字和所有特殊字符(包括中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào))都算為一個(gè)字符。例如,如果定義一個(gè)文本型字段的字段大小為10,則在該字段最多可輸入的漢字?jǐn)?shù)和英文字符數(shù)都是10個(gè)。在Access中,文本型常量要用英文單引號(hào)()或英文雙引號(hào)()括起來

12、。(2)備注型備注型(Memo)字段可保存較長的文本,允許存儲(chǔ)的最大字符個(gè)數(shù)為65 536(64 KB)。在備注型字段中可以搜索文本,但搜索速度較在有索引的文本型字段中慢。不能對(duì)備注型字段進(jìn)行排序和索引。(3)數(shù)字型數(shù)字型(Number)字段用來存儲(chǔ)進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算的數(shù)值數(shù)據(jù),一般可以通過設(shè)置“字段大小”屬性定義一個(gè)特定的數(shù)字型字段。通常按字段大小分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型和雙精度型,分別占1,2,4,4和8個(gè)字節(jié),其中單精度的小數(shù)位精確到7位,雙精度的小數(shù)位精確到15位。(4)日期/時(shí)間型日期/時(shí)間型(Date/Time)字段用來存儲(chǔ)日期、時(shí)間或日期時(shí)間的組合,占8個(gè)字節(jié)。在Access中

13、,日期/時(shí)間型常量要用英文字符“#”將一個(gè)日期時(shí)間括起來。在Access 2010中,“日期/時(shí)間”型字段附有內(nèi)置日歷控件,輸入數(shù)據(jù)時(shí),日歷按鈕自動(dòng)出在字段的右側(cè),可供輸入數(shù)據(jù)時(shí)查找和選擇日期。(5)貨幣型貨幣型(Currency)是一種特殊的數(shù)字型數(shù)據(jù),所占字節(jié)數(shù)和具有雙精度屬性的數(shù)字型類似,占8個(gè)字節(jié),可精確到小數(shù)點(diǎn)左邊15位和小數(shù)點(diǎn)右邊4位,在計(jì)算時(shí)禁止四舍五入。向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時(shí),不必輸入美元符號(hào)和千位分隔符,Access會(huì)自動(dòng)顯示這些符號(hào)。(6)自動(dòng)編號(hào)型對(duì)于自動(dòng)編號(hào)型(Auto-number)字段,每當(dāng)向表中添加一條新記錄時(shí),Access會(huì)自動(dòng)插入一個(gè)唯一的順序號(hào)。最常見的自動(dòng)

14、編號(hào)方式是每次增加1的順序編號(hào),也可以隨機(jī)編號(hào)。自動(dòng)編號(hào)型字段不能更新,每個(gè)表只能包含一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型字段。(7)是/否型是/否型(Yes/No)是針對(duì)只包含兩種不同取值的字段而設(shè)置的,如性別、婚姻情況等字段。是/否型字段占1個(gè)字節(jié),通過設(shè)置它的格式特性,可以選擇是/否型字段的顯示形式,使其顯示為Yes/No、True/False或On/Off。(8)OLE對(duì)象型OLE對(duì)象型是指字段允許單獨(dú)鏈接或嵌入OLE對(duì)象??梢枣溄踊蚯度氲奖碇械腛LE對(duì)象是指其他使用OLE協(xié)議程序創(chuàng)建的對(duì)象,如Word文檔、Excel電子表格、圖像、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)。OLE對(duì)象型字段最大為1GB,受磁盤空間限制。(9)

15、超鏈接型超鏈接型(Hyperlink)字段用來保存超鏈接地址,最多存儲(chǔ)64 KB個(gè)字符。超鏈接地址的一般格式為DisplayText#Address其中,DisplayText表示在字段中顯示的文本,Address表示鏈接地址。(10)計(jì)算型計(jì)算型(Computed)字段是指該字段的值是通過一個(gè)表達(dá)式計(jì)算得到的。(11)查閱向?qū)筒殚喯驅(qū)?Lookup Wizard)用于創(chuàng)建一個(gè)查閱列表字段,該字段可以通過組合框或列表框選擇來自其他表或值列表的值。該字段實(shí)際的數(shù)據(jù)類型和大小取決于數(shù)據(jù)的來源。(12)附件型Access 2010新增了附件(Attachment)數(shù)據(jù)類型。使用附件可以將整個(gè)文件嵌

16、入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,這是將圖片、文檔及其他文件和與之相關(guān)的記錄存儲(chǔ)在一起的重要方式。使用附件可以將多個(gè)文件存儲(chǔ)在單個(gè)字段之中,甚至還可以將多種類型的文件存儲(chǔ)在單個(gè)字段之中。例2-3 設(shè)計(jì)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中“學(xué)生”表、“課程”表、“選課”表和“專業(yè)”表的結(jié)構(gòu)。參照有關(guān)字段參數(shù)的規(guī)定,確定“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中“學(xué)生”表、“課程”表、“選課”表和“專業(yè)”表的結(jié)構(gòu)。2.3.2 創(chuàng)建表的方法在Access 2010中創(chuàng)建表的方法有4種:使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表、使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表、使用表模板創(chuàng)建表和使用字段模板創(chuàng)建表。1使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表是一種比較常見的方法。對(duì)于較為復(fù)雜的表,通常都是在設(shè)計(jì)

17、視圖中創(chuàng)建的。例2-4 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建“學(xué)生”表。操作步驟:打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫,單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡,再在“表格”命令組中單擊“表設(shè)計(jì)”命令按鈕,打開表的設(shè)計(jì)視圖。添加字段。在字段名稱列中輸入字段名稱,在數(shù)據(jù)類型列中選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型,在常規(guī)屬性窗格中設(shè)置字段大小。將“學(xué)號(hào)”字段設(shè)置為表的主鍵。單擊該字段行前的字段選定器以選中該字段,這時(shí)字段選定器背景為黑色。然后單擊鼠標(biāo)右鍵,在快捷菜單中選擇“主鍵”命令,或者單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡,再在“工具”命令組中單擊“主鍵”命令按鈕。設(shè)置完成后,在學(xué)號(hào)字段選定器上出現(xiàn)鑰匙圖標(biāo),表示該字段是主鍵。字段選定器選擇“文件”“保存”菜單命令

18、,或在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕,在打開的“另存為”對(duì)話框中輸入表的名稱“學(xué)生”,然后單擊“確定”按鈕,以“學(xué)生”為名稱保存表。2使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表在數(shù)據(jù)表視圖中,可以新創(chuàng)建一個(gè)空表,并可以直接在新表中進(jìn)行字段的添加、刪除和編輯。新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫時(shí),將創(chuàng)建名為“表1”的新表,并自動(dòng)進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖中。例2-5 在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中建立“課程”表。操作步驟:打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫,單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡,再在“表格”命令組中單擊“表”命令按鈕,進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖。選中ID字段列,在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡中的“屬性”命令組中,單擊“名稱和標(biāo)題”命令按鈕,出現(xiàn)“輸入字段屬性”對(duì)話框。在“輸入字段屬性

19、”對(duì)話框的“名稱”文本框中,然后輸入字段名“課程編號(hào)”?;螂p擊ID字段列,使其處于可編輯狀態(tài),將其改為“課程編號(hào)”。選中“課程編號(hào)”字段列,在“表格工具/字段”選項(xiàng)卡中的“格式”命令組中,把“數(shù)據(jù)類型”由“自動(dòng)編號(hào)”改為“文本”,在“屬性”命令組中把“字段大小”設(shè)置為“6”。單擊“單擊以添加”列標(biāo)題,選擇字段類型,然后在其中輸入新的字段名并修改字段大小,這時(shí)在右側(cè)又添加了一個(gè)“單擊以添加”列。用這樣的方法輸入其他字段。選擇“文件”“保存”菜單命令,或在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕,以“課程”為名稱保存表。3使用表模板創(chuàng)建表創(chuàng)建“聯(lián)系人”、“任務(wù)”、“問題”、“事件”或“資產(chǎn)”表時(shí),可以使用

20、Access 2010內(nèi)置的關(guān)于這些主題的表模板。利用表模板創(chuàng)建表,會(huì)比手動(dòng)方式更方便快捷。例2-6 創(chuàng)建一個(gè)“通信錄”數(shù)據(jù)庫,在該數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個(gè)“聯(lián)系人”表。操作步驟:新建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫,命名為“通信錄.accdb”。單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡,再在“模板”命令組中單擊“應(yīng)用程序部件”命令按鈕,打開表模板列表。單擊其中的“聯(lián)系人”模板,此時(shí)彈出對(duì)話框,提示“是否要Microsoft Access關(guān)閉所有打開的對(duì)象?”,單擊“是”按鈕,則基于“聯(lián)系人”表模板所創(chuàng)建的表就被插入到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中。4使用字段模板創(chuàng)建表Access 2010提供了一種新的創(chuàng)建表的方法,即通過Access自帶的字段模板創(chuàng)建表。模

21、板中已經(jīng)設(shè)計(jì)好了各種字段屬性,可以直接使用該字段模板中的字段。操作步驟如下:打開數(shù)據(jù)庫,單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡,再在“表格”命令組中單擊“表”命令按鈕,進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖。選中“表格工具/字段”選項(xiàng)卡,在“添加和刪除”命令組中,單擊“其他字段”按鈕右側(cè)的下拉按鈕,出現(xiàn)要建立的字段類型菜單。單擊需要的字段類型,并在表中輸入字段名即可。2.3.3 設(shè)置字段屬性1“格式”屬性“格式”屬性只影響數(shù)據(jù)的顯示格式,并不影響其在表中的存儲(chǔ)格式。不同數(shù)據(jù)類型的字段,其顯示格式有所不同。數(shù)字型、貨幣型、自動(dòng)編號(hào)型字段的格式如圖所示,其中“固定”是指小數(shù)的位數(shù)不變,其長度由“小數(shù)位數(shù)”說明。日期/時(shí)間型字段的格式如圖所示

22、。是/否型字段的格式如圖所示。2“輸入掩碼”屬性可以利用輸入掩碼(Input Mask)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)某種輸入模式,使數(shù)據(jù)的輸入更方便。定義輸入掩碼時(shí),將格式中不變的符號(hào)定義為輸入掩碼的一部分,這樣在輸入數(shù)據(jù)時(shí),只需輸入變化的值即可。對(duì)于文本、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣等數(shù)據(jù)類型的字段,都可以定義輸入掩碼。Access為文本型和日期/時(shí)間型字段提供了輸入掩碼的向?qū)?,而?duì)于數(shù)字和貨幣型字段只能使用字符直接定義“輸入掩碼”屬性。當(dāng)然,文本和日期/時(shí)間型字段的輸入掩碼也可以直接使用字符進(jìn)行定義。注意:如果為字段定義了輸入掩碼,同時(shí)又設(shè)置了它的“格式”屬性,顯示數(shù)據(jù)時(shí),“格式”屬性將優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置,即使保

23、存了輸入掩碼,在數(shù)據(jù)設(shè)置格式顯示時(shí),也會(huì)忽略輸入掩碼。3“標(biāo)題”屬性字段標(biāo)題(Caption)用于指定通過從字段列表中拖動(dòng)字段而創(chuàng)建的控件所附標(biāo)簽上的文本,并作為表或查詢數(shù)據(jù)表視圖中字段的列標(biāo)題。如果沒有為表字段指定標(biāo)題,則用字段名作為控件附屬標(biāo)簽的標(biāo)題,或作為數(shù)據(jù)表視圖中的列標(biāo)題。如果沒有為查詢字段指定標(biāo)題,則使用基礎(chǔ)表字段的標(biāo)題。4“默認(rèn)值”屬性默認(rèn)值(Default)是在輸入新記錄時(shí)自動(dòng)取定的數(shù)據(jù)內(nèi)容。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中,往往會(huì)有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或者包含有相同的部分,為減少數(shù)據(jù)輸入量,可以將出現(xiàn)較多的值作為該字段的默認(rèn)值。例2-7 將“學(xué)生”表中“性別”字段的默認(rèn)值屬性設(shè)置為“男”。操

24、作歩驟:打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫,右鍵單擊“導(dǎo)航窗格”中的“學(xué)生”表,在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)計(jì)視圖”命令,在設(shè)計(jì)視圖中打開“學(xué)生”表。選擇“性別”字段,在“字段屬性”區(qū)域的“默認(rèn)值”屬性框中輸入“男”。設(shè)置默認(rèn)值后,在生成新記錄時(shí),將這個(gè)默認(rèn)值插入到相應(yīng)的字段中。也可以單擊“默認(rèn)值”文本框右邊的省略號(hào)按鈕來啟動(dòng)“表達(dá)式生成器”對(duì)話框,利用表達(dá)式生成器輸入默認(rèn)值。例如,若在輸入某日期/時(shí)間型字段值時(shí)插入當(dāng)前系統(tǒng)日期,可以在該字段的“默認(rèn)值”文本框中輸入表達(dá)式“Date()”。5“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性有效性規(guī)則(Validation Rule)是給字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)所設(shè)置的約束條件。在輸

25、入或修改字段數(shù)據(jù)時(shí),將檢查輸入的值是否符合條件,從而防止將不合理的數(shù)據(jù)輸入到表中。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時(shí),可以通過定義“有效性文本”屬性來給出提示。例2-8 將“學(xué)生”表中“入學(xué)成績”字段的取值范圍設(shè)在0750之間,如超過范圍則提示“請(qǐng)輸入0750之間的數(shù)據(jù)!”操作歩驟:打開“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫,右鍵單擊“導(dǎo)航窗格”中的“學(xué)生”表,在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)計(jì)視圖”命令,在設(shè)計(jì)視圖中打開“學(xué)生”表。選擇“入學(xué)成績”字段,在“字段屬性”區(qū)域中的“有效性規(guī)則”文本框中輸入表達(dá)式“0 And 750”,在“有效性文本”文本框中輸入文本“請(qǐng)輸入0750之間的數(shù)據(jù)!”。也可以單擊“有效性規(guī)則”文本

26、框右邊的省略號(hào)按鈕來啟動(dòng)表達(dá)式生成器,利用表達(dá)式生成器輸入有效性規(guī)則表達(dá)式。這里輸入的表達(dá)式是一個(gè)邏輯表達(dá)式,表示入學(xué)成績大于等于0并且小于等于750,即在0750之間。有效性規(guī)則的實(shí)質(zhì)是一個(gè)限制條件,完成對(duì)輸入數(shù)據(jù)的檢查。保存“學(xué)生”表。6“必需”屬性“必需”屬性即表示必須填寫內(nèi)容的重要字段?!氨匦琛睂傩匀≈涤小笆恰焙汀胺瘛眱煞N,當(dāng)取值為“是”時(shí),表示該字段的內(nèi)容不能為“空值”,必須填寫。一般情況下,作為主鍵字段的“必需”屬性為“是”,其他字段的“必需”屬性為“否”。7“索引”屬性當(dāng)表中的數(shù)據(jù)量很大時(shí),為了提高查找和排序的速度,可以設(shè)置“索引”屬性。此外,索引能對(duì)表中的記錄實(shí)施唯一性控制。在

27、Access中,“索引”屬性提供3種取值。無:表示該字段不建立索引(默認(rèn)值)。有(有重復(fù)):表示以該字段建立索引,且字段中的值可以重復(fù)。有(無重復(fù)):表示以該字段建立索引,且字段中的值不能重復(fù)。這種字段適合作為主鍵,當(dāng)字段被設(shè)定為主鍵時(shí),字段的“索引”屬性被自動(dòng)設(shè)為“有(無重復(fù))”。例2-9 為“學(xué)生”表創(chuàng)建索引,索引字段為“性別”。操作步驟:用設(shè)計(jì)視圖打開“學(xué)生”表,選擇“性別”字段。在“常規(guī)”字段屬性中選擇“索引”屬性框,然后單擊右側(cè)的向下箭頭,從打開的下拉列表框中選擇“有(有重復(fù))”選項(xiàng)。例2-10 為“學(xué)生”表創(chuàng)建多字段索引,索引字段包括“學(xué)號(hào)”,“姓名”、“性別”和“出生日期”。操作

28、步驟:用設(shè)計(jì)視圖打開“學(xué)生”表,單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡,再在“顯示/隱藏”命令組中單擊“索引”命令按鈕,打開“索引”對(duì)話框,如圖所示。單擊“字段名稱”列的第1個(gè)空白行,然后單擊右側(cè)的向下箭頭,從打開的下拉列表框中選擇“姓名”字段,將光標(biāo)移到下一行,用同樣方法將“性別”字段、“出生日期”字段加入到“字段名稱”列?!芭判虼涡颉绷卸佳赜媚J(rèn)的“升序”排列方式。8計(jì)算字段的“表達(dá)式”屬性計(jì)算數(shù)據(jù)類型是Access 2010新增加的數(shù)據(jù)類型,使用這種數(shù)據(jù)類型可以使原本必須通過查詢的計(jì)算任務(wù),在數(shù)據(jù)表中就可以完成。假設(shè)“工資”表中有“編號(hào)”、“姓名”、“基本工資”、“崗位津貼”和“總工資”字段,其中

29、“總工資”字段就可以定義為計(jì)算型,其值是在“基本工資”和“崗位津貼”字段的基礎(chǔ)上計(jì)算得到,字段定義如圖所示。2.3.4 向表中輸入數(shù)據(jù)1. 使用數(shù)據(jù)表視圖輸入數(shù)據(jù)在表設(shè)計(jì)視圖中顯示的是表的結(jié)構(gòu)屬性,而在數(shù)據(jù)表視圖中顯示的是表中的數(shù)據(jù),因此針對(duì)表中數(shù)據(jù)的操作都在數(shù)據(jù)表視圖中進(jìn)行。同樣,在Access 2010中,可以利用數(shù)據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)。1輸入數(shù)據(jù)的步驟首先打開數(shù)據(jù)庫,在導(dǎo)航窗格中雙擊要輸入數(shù)據(jù)的表名,進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖,然后輸入數(shù)據(jù)。例如,要將學(xué)生信息輸入到“學(xué)生”表中,從第1個(gè)空記錄的第1個(gè)字段開始分別輸入“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“性別”等字段的值,每輸入完一個(gè)字段值按Enter鍵或按Tab

30、鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)字段。輸入“有否獎(jiǎng)學(xué)金”字段值時(shí),在提供的復(fù)選框內(nèi)單擊鼠標(biāo)左鍵會(huì)顯示出一個(gè)“”,打鉤表示有獎(jiǎng)學(xué)金,再次單擊鼠標(biāo)左鍵可以去掉“”,不打鉤表示沒有獎(jiǎng)學(xué)金。輸入完一條記錄后,按Enter鍵或Tab鍵轉(zhuǎn)至下一條記錄,繼續(xù)輸入第2條記錄。一直到輸入完全部記錄后,選擇“文件”“保存”菜單命令,或單擊快速訪問工具欄上的“保存”按鈕,保存表中數(shù)據(jù)。此時(shí),“學(xué)生”表的數(shù)據(jù)表視圖如圖所示。記錄選定器2一些特殊數(shù)據(jù)類型的輸入方法(1)備注型數(shù)據(jù)的輸入備注型字段包含的數(shù)據(jù)量很大,而表中字段列的數(shù)據(jù)輸入空間有限,可以使用Shift+F2組合鍵打開“縮放”窗口,在該窗口中輸入編輯數(shù)據(jù)。該方法同樣適用于文本、數(shù)

31、字等類型數(shù)據(jù)的輸入。(2)OLE對(duì)象型數(shù)據(jù)的輸入“學(xué)生”表有“照片”字段,這是OLE對(duì)象類型。輸入照片時(shí),將鼠標(biāo)指針指向該記錄的“照片”字段列,單擊鼠標(biāo)右鍵,打開快捷菜單,在其中選擇“插入對(duì)象”命令,打開“Microsoft Access”對(duì)話框。在該對(duì)話框中,選中“由文件創(chuàng)建”單選按鈕,再單擊“瀏覽”按鈕,打開“瀏覽”對(duì)話框,找到并選中所需圖片文件,然后單擊“確定”按鈕。(3)附件型數(shù)據(jù)的輸入附件型字段相應(yīng)的列標(biāo)題會(huì)顯示曲別針圖標(biāo),而不是字段名。右鍵單擊附件型字段,在彈出的快捷菜單中選擇“管理附件”命令,彈出“附件”對(duì)話框。雙擊表中的附件型字段,也可以直接從該字段中打開此對(duì)話框。使用“附件”

32、對(duì)話框可添加、編輯并管理附件,附件添加成功后,附件型字段列中會(huì)顯示附件的個(gè)數(shù)。3. 創(chuàng)建查閱列表字段使用“查閱向?qū)А笨梢燥@示兩種列表中的字段:一是從已有的表或查詢中查閱數(shù)據(jù)列表,表或查詢的所有更新都將反映在列表中;二是存儲(chǔ)了一組不可更改的固定值的列表。例2-11 為“學(xué)生”表的“專業(yè)名稱”字段創(chuàng)建查閱列表,列表中顯示“工商管理”、 “會(huì)計(jì)學(xué)”和“金融學(xué)”3個(gè)值。 例2-12 使用“查閱向?qū)А睂ⅰ斑x課”表中的“課程編號(hào)”字段設(shè)置為查閱“課程”表中的“課程編號(hào)”字段,即該字段組合框的下拉列表中僅出現(xiàn)“課程”表中已有的課程信息。2.4.1 建立表之間的關(guān)系在創(chuàng)建表之間的關(guān)聯(lián)時(shí),先在至少一個(gè)表中定義一

33、個(gè)主鍵,然后使該表的主鍵與另一表的對(duì)應(yīng)列(一般為外鍵)相關(guān)。主鍵所在的表稱為主表,外鍵所在的表稱為相關(guān)表,兩個(gè)表的聯(lián)系就是通過主鍵和外鍵實(shí)現(xiàn)的。在創(chuàng)建表之間的關(guān)系之前,應(yīng)關(guān)閉所有需要定義關(guān)系的表。2.4 表之間的關(guān)系例2-13 創(chuàng)建“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中表之間的關(guān)系。2編輯表之間的關(guān)系在定義了關(guān)聯(lián)以后,有時(shí)還需要重新編輯已有的關(guān)聯(lián)。3子數(shù)據(jù)表通常在建立表之間的關(guān)聯(lián)以后,Access會(huì)自動(dòng)在主表中插入子數(shù)據(jù)表,但這些子數(shù)據(jù)表一開始都是不顯示出來的。在Access中,讓子數(shù)據(jù)表顯示出來叫做展開子數(shù)據(jù)表,讓子數(shù)據(jù)表隱藏叫做將子數(shù)據(jù)表折疊。展開的時(shí)候方便查閱子數(shù)據(jù)表信息,而折疊起來以后可以比較方便地管理

34、主表。2.5 表的編輯2.5.1 表結(jié)構(gòu)的修改1修改字段修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說明和字段屬性等。在數(shù)據(jù)表視圖中,要修改字段名,其方法是:雙擊需要修改的字段名進(jìn)入修改狀態(tài),或右鍵單擊需要修改的字段名,在彈出的快捷菜單中選擇“重命名字段”命令。如果還要修改字段數(shù)據(jù)類型或定義字段的屬性,可以選擇“表格工具/字段”上下文選項(xiàng)卡中的有關(guān)命令。在設(shè)計(jì)視圖中,如果要修改字段名,則單擊該字段的“字段名稱”列,然后修改字段名稱;如果要修改字段數(shù)據(jù)類型,則單擊該字段“數(shù)據(jù)類型”列右側(cè)的向下箭頭,然后從打開的下拉列表中選擇需要的數(shù)據(jù)類型;如果要修改字段屬性,則選中該字段,再在“字段屬性”區(qū)域進(jìn)行修改

35、。2添加字段添加字段有兩種方法。用設(shè)計(jì)視圖打開需要添加字段的表,然后將光標(biāo)移動(dòng)到要插入新字段的位置,單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡,再在“工具”命令組中單擊“插入行”命令按鈕,或單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“插入行”命令,則在當(dāng)前字段的上面插入一個(gè)空行,在空行中依次輸入字段名稱、字段數(shù)據(jù)類型等。用數(shù)據(jù)表視圖打開需要添加字段的表,在某一列標(biāo)題上單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“插入字段”命令,雙擊新列中的字段名“字段1”,為該列輸入唯一的名稱。再在選擇“表格工具/字段”上下文選項(xiàng)卡中的相關(guān)命令修改字段數(shù)據(jù)類型或定義字段的屬性。3刪除字段與添加字段操作相似,刪除字段也有兩種方法。用

36、設(shè)計(jì)視圖打開需要?jiǎng)h除字段的表,然后將光標(biāo)移到要?jiǎng)h除的字段行上。如果要選擇一組連續(xù)的字段,可用鼠標(biāo)指針拖過所選字段的字段選定器。然后單擊“表格工具/設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡,再在“工具”命令組中單擊“刪除行”命令按鈕,或單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“刪除行”命令。用數(shù)據(jù)表視圖打開需要?jiǎng)h除字段的表,選中要?jiǎng)h除的字段列,然后單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“刪除字段”命令。4移動(dòng)字段移動(dòng)字段可以在設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行。用設(shè)計(jì)視圖打開需要移動(dòng)字段的表,單擊字段選定器選中需要移動(dòng)的字段行,然后再次單擊并按住鼠標(biāo)左鍵不放,拖動(dòng)鼠標(biāo)即可將該字段移到新的位置。2.5.2 表中內(nèi)容的修改1定位記錄要修改表中數(shù)據(jù)

37、,選擇所需記錄是首要操作。常用的定位記錄方法有兩種:一是使用記錄號(hào)定位,二是使用全屏幕編輯的快捷鍵定位。根據(jù)記錄號(hào)定位所需記錄,可以使用數(shù)據(jù)表視圖窗口下端的記錄定位器,如圖所示。還可以使用記錄定位器中的其他按鈕實(shí)現(xiàn)快速記錄定位。使用全屏幕編輯的快捷鍵也可以快速定位記錄或字段,其操作方法與一般全屏幕操作方法類似。2查找與替換表中的數(shù)據(jù)(1)查找指定內(nèi)容實(shí)際上,查找數(shù)據(jù)的操作也是一種定位記錄的方法,它能將光標(biāo)快速地移到查找到的數(shù)據(jù)位置,從而可以對(duì)查找到的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯修改。例2-14 查找“學(xué)生”表中“性別”為“男”的學(xué)生記錄。操作步驟:用數(shù)據(jù)表視圖打開“學(xué)生”表,將鼠標(biāo)指針定位在“性別”字段列的字

38、段名上,鼠標(biāo)指針會(huì)變成一個(gè)粗體黑色向下箭頭,單擊鼠標(biāo)左鍵,此時(shí)“性別”字段列被選中。單擊“開始”選項(xiàng)卡,再在“查找”命令組中單擊“查找”命令按鈕,彈出“查找和替換”對(duì)話框,如圖所示。在對(duì)話框的“查找內(nèi)容”下拉列表框中自動(dòng)顯示第1個(gè)記錄“性別”字段的值,即“男”,也可以輸入要查找的內(nèi)容。如果需要,可進(jìn)一步設(shè)置其他選項(xiàng)。在指定查找內(nèi)容時(shí),如果希望在只知道部分內(nèi)容的情況下對(duì)表中數(shù)據(jù)進(jìn)行查找,或按照特定的要求查找記錄,可以使用通配符作為其他字符的占位符。在“查找和替換”對(duì)話框中,可以使用通配符。(2)替換指定內(nèi)容在對(duì)表進(jìn)行修改時(shí),如果多處相同的數(shù)據(jù)要作相同的修改,就可以使用Access的替換功能,自動(dòng)

39、將查找到的數(shù)據(jù)更新為新數(shù)據(jù)。例2-15 將“學(xué)生”表中“籍貫”字段值“湖南”改為“湖南省”。操作步驟:用數(shù)據(jù)表視圖打開“學(xué)生”表,選中“籍貫”字段列。單擊“開始”選項(xiàng)卡,再在“查找”命令組中單擊“替換”命令按鈕,彈出“查找和替換”對(duì)話框,如圖所示。在“查找內(nèi)容”框中輸入“湖南”,在“替換為”框中輸入“湖南省”,在“查找范圍”框中選中“當(dāng)前字段”選項(xiàng),在“匹配”框中,選中“字段任何部分”選項(xiàng)。如果一次替換一個(gè),單擊“查找下一個(gè)”按鈕,找到后,單擊“替換”按鈕。如果不替換當(dāng)前找到的內(nèi)容,則繼續(xù)單擊“查找下一個(gè)”按鈕。如果要一次替換出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容,則單擊“全部替換”按鈕。如果單擊“全部替換”按鈕

40、,屏幕將顯示一個(gè)提示框,提示將不能撤消該替換操作,詢問是否繼續(xù)。單擊“是”按鈕,進(jìn)行替換操作。3添加記錄添加記錄時(shí),使用數(shù)據(jù)表視圖打開要編輯的表,可以將光標(biāo)直接移動(dòng)到表的最后一行,直接輸入要添加的數(shù)據(jù);也可以單擊記錄定位器中的“新(空白)記錄”按鈕,或單擊“開始”選項(xiàng)卡,再在“記錄”命令組中單擊“新建”命令按鈕,待光標(biāo)移到表的最后一行后輸入要添加的數(shù)據(jù)。4刪除記錄刪除記錄時(shí),使用數(shù)據(jù)表視圖打開要編輯的表,選定要?jiǎng)h除的記錄,然后單擊“開始”選項(xiàng)卡,再在“記錄”命令組中單擊“刪除”命令按鈕,在彈出的刪除記錄提示框中,單擊“是”按鈕執(zhí)行刪除,單擊“否”按鈕取消刪除。在數(shù)據(jù)表中,可以一次刪除多條相鄰的

41、記錄。如果要一次刪除多條相鄰的記錄,則在選擇記錄時(shí),先單擊第一條記錄的記錄選定器,然后拖動(dòng)鼠標(biāo)經(jīng)過要?jiǎng)h除的每條記錄,最后執(zhí)行“刪除”操作。5修改數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中修改數(shù)據(jù)的方法非常簡單,只要將光標(biāo)移到要修改數(shù)據(jù)的相應(yīng)字段直接修改即可。其操作方法與一般字處理軟件中的編輯修改類似。在輸入或編輯數(shù)據(jù)時(shí),可以使用復(fù)制和粘貼操作將某字段中的數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個(gè)字段中。2.5.3 調(diào)整表的外觀1調(diào)整行高與列寬調(diào)整行顯示高度有兩種方法:使用鼠標(biāo)和菜單命令。與調(diào)整行高的操作一樣,調(diào)整列寬也有兩種方法,即鼠標(biāo)和菜單命令。2改變字段的顯示順序在默認(rèn)情況下,表中字段的顯示順序與創(chuàng)建表時(shí)的輸入順序相同。但是,在使用數(shù)據(jù)表

42、視圖時(shí),往往需要移動(dòng)某些列來滿足查看數(shù)據(jù)的要求。此時(shí),可以改變字段的顯示順序。3隱藏與顯示列為了便于查看表中的主要數(shù)據(jù),可以在數(shù)據(jù)表視圖中將某些字段列暫時(shí)隱藏起來,需要時(shí)再將其顯示出來。4凍結(jié)列當(dāng)表的字段較多時(shí),在數(shù)據(jù)表視圖中,有些字段水平滾動(dòng)后無法看到,這就影響了數(shù)據(jù)的查看。此時(shí),可以利用Access提供的凍結(jié)列功能,凍結(jié)某字段列或某幾個(gè)字段列,此后,無論怎樣水平滾動(dòng)窗口,這些字段總是可見的,并且總是顯示在窗口的最左側(cè)。5設(shè)置數(shù)據(jù)表格式在數(shù)據(jù)表視圖中,一般在水平方向和垂直方向都顯示網(wǎng)格線,網(wǎng)格線采用銀色,背景采用白色。如果需要,可以改變單元格的顯示效果,也可以選擇網(wǎng)格線的顯示方式、顏色和表格的背景顏色等。設(shè)置數(shù)據(jù)表格式的操作方法是:用數(shù)據(jù)表視圖打開要設(shè)置格式的表,根據(jù)需要設(shè)置的項(xiàng)目,單擊“開始”選項(xiàng)卡,再在“文本格式”命令組中單擊相應(yīng)命令按鈕。2.6 表的操作2.6.1 將表中的記錄排序1排序規(guī)則不同的字段類型,排序規(guī)則有所不同,具體規(guī)則如下。對(duì)于文本型字段

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