第四章在庫商品的保管與(1)

1、第四章第四章 在庫商品的保管與養(yǎng)護在庫商品的保管與養(yǎng)護 第一節(jié) 物料編碼 第二節(jié) 盤點作業(yè) 第三節(jié) 商品養(yǎng)護主要內容第一節(jié) 物料編碼 一、物料編碼的含義 是以簡短的文字、數(shù)字或字母等來代表物料品名、規(guī)格或類別及其它有關事項的一種管理工具。 二、編碼原則 1、完整性 2、唯一性 3、簡單性 4、穩(wěn)定性 5、可擴展性 三、編碼方法 1、流水號編號法：這是最簡單的編碼方法。由1開始按數(shù)字順序一直往下編，是最簡單的編號法，常用于賬號或發(fā)票編號，屬于延展式的方法。 例如： 2、分段法、分段法 與上法不同的，把數(shù)字分段，讓每一段數(shù)字代表共同特性與上法不同的，把數(shù)字分段，讓每一段數(shù)字代表共同特性的一類貨品。

2、例如：的一類貨品。例如： 01至至05預留給肥皂；預留給肥皂；06到到12預留給牙膏。預留給牙膏。 3、分組編號法 此編號法依貨品的特性分成多個數(shù)字組，每一數(shù)字組代表此項貨品的一種特性，例如第一數(shù)字組代表貨品的類別，第二數(shù)字組代表貨品的形狀，第三數(shù)字組代表貨品的供應商，第四數(shù)字組代表貨品的尺寸，至于每一個字組的位數(shù)要多少視實際需要而定。此方法現(xiàn)今使用尤為普遍。 例如：例如： 其編號意義如下：其編號意義如下： 4、按實際意義的編號法 在編號時，用部份或全部編號代表貨品的重量、尺寸、距離、產能或其它特性。此方法有一特點：由編號即能了解貨品的內容。 例如： 5、后數(shù)位編號法 運用編號末尾的數(shù)字，來對

3、同類貨品作進一步的細分，也就是從數(shù)字的層級關系來看出貨品的歸屬類別。 例如： 6、暗示編號法 用數(shù)字與文字的組合來編號，編號本身雖不是直接指明貨品的實際情況（與實際意義編號法不同），但卻能暗示貨品的內容，這種方法的優(yōu)點是容易記憶，但又不易讓外人了解。 例如： BY表示：自行車（表示：自行車（Bicycle） 005表示：大小型表示：大小型號號 5號號 B表示：小孩型（表示：小孩型（Baby） W表示：表示：白色（白色（White） 10表示：供應商號碼表示：供應商號碼第二節(jié) 盤點作業(yè) 隨著時間的流逝，倉庫實際存量與會計帳面的存量有可能發(fā)生不一致的情況，可能是人為的因素，也可能是其他不可抗力的因

4、素，使得存貨數(shù)量發(fā)生減少或增加。這時便需要通過盤點作業(yè)，記錄盤點時實際的存量，通過跟會計帳面存量進行實際比較，就可以對實際存貨有一個比較清晰的了解。一、 盤點作業(yè)的目的 （一）盤點的概念 為了對庫存物品的數(shù)量進行有效控制，并查清其在庫中的質量狀況，必須定期或不定期地對各儲存場所進行清點、查核，這一過程稱為盤點作業(yè)。（二）盤點的目的 1、查清實際庫存數(shù)量。 通常物料在一段時間不斷接收與發(fā)放后，容易產生料賬不符的誤差，這些誤差的形成主要原因有： (a) 庫存資料記錄不確實，如多記、誤記、漏記等。 (b) 庫存數(shù)量有誤，如損壞、遺失、驗收與出貨清點有誤。 (c) 盤點方法選擇不恰當，如誤盤、重盤、漏

5、盤等。 這些差異必須在盤點后察覺錯誤的起因，并予以更正。 2、計算企業(yè)資產的損益。 企業(yè)的損益與總庫存金額有相當密切的關系，而庫存金額又與庫存量及其單價成正比。因此為了能準確地計算出企業(yè)實際的損益，就必須針對現(xiàn)有數(shù)量加以盤點。一旦發(fā)覺庫存太多，即表示企業(yè)的經營受到壓迫。 3、發(fā)現(xiàn)倉庫管理中的問題。 如呆、廢品的處理狀況、存貨周轉率、物料的保養(yǎng)維修，均可藉盤點發(fā)覺問題，以謀改善之策。（三）盤點作業(yè)的內容 1、查賬面與實存數(shù)量是否相符 2、查收發(fā)情況，及是否遵循先進先出原則 3、查保管現(xiàn)狀 堆放及維護情況 有無超儲積壓、損壞變質 不合格及呆廢物料的處理情況 安全設施及安全情況 4、查常備物料庫存狀

6、況盤點前準備確定盤點時間確定盤點方法盤點人員培訓清理盤點現(xiàn)場盤點查清差異原因處理盤點結果二、盤點作業(yè)流程 （一）盤點前的準備 1、明確盤點的程序方法 2、 配合會計決算進行盤點 3、盤點、復盤、監(jiān)盤人員必須經過訓練 4、經過訓練的人員必須熟悉盤點用的表單 5、盤點用的表格必須事先印制完成 6、庫存資料必須確實結清（二）確定盤點時間 在實施ABC管理的企業(yè)： A類主要貨品：每周盤點一次 B類貨品：每月盤點一次 C類較不重要貨品：每季或半年盤點一次即可 未實施ABC管理的企業(yè)，應對較容易損耗毀壞及價值高的貨品增加其盤點次數(shù)。 另外需注意，當實施盤點作業(yè)時，時程應盡可能縮短，以13日完成較佳。至于日

7、期一般會選擇在： (a) 財務決算前夕方便計算損益以及查清財務狀況。 (b) 淡季進行淡季儲貨量少盤點容易，人力的損失相對降低，且調動人力較為便利。（三）確定盤點方法 賬面盤點 現(xiàn)貨盤點（四）培訓盤點人員 1、針對所有人員進行盤點方法訓練。其中對盤點的程序、表格的填寫必須充份了解，工作才能得心應手。 2、針對復盤與監(jiān)盤人員進行認識貨品之訓練。因為復盤與監(jiān)盤人員對貨品大多數(shù)并不熟悉，故而應加強貨品的認識，以利盤點工作之進行。（五）清理儲存場所 1、在盤點前，對已驗收入庫的物品進行整理歸位；尚未驗收入庫的商品屬于供應商，應劃分清楚避免混淆。 2、儲存場所在關閉前應通知各部門要求預先領取所需之物項。

8、 3、儲存場所整理整頓完成，以便計數(shù)盤點。 4、預先鑒定呆料、廢品、不良品，以便盤點時鑒定。 5、帳卡、單據(jù)、資料均應整理后加以結清。 6、儲存場所的管理人員在盤點前應自行預盤，以便提早發(fā)現(xiàn)問題并加以預防。（六）盤點工作 盤點數(shù)量、重量 盤點質量 貨賬核對 賬賬核對 初點、復點（七）差異因素追查 1. 記賬員登錄數(shù)據(jù)時發(fā)生錯登、漏登等情況； 2. 賬務處理系統(tǒng)不完善，導致數(shù)據(jù)出錯； 3. 盤點時計算有誤，或計算方法不符； 4. 盤點前數(shù)據(jù)資料未結清，使賬面數(shù)據(jù)不準確； 5. 出入庫作業(yè)時產生誤差； 6. 貨物損耗、丟失。（八）盤盈、盤虧的處理 1、盤點報告 根據(jù)盤點數(shù)量和賬存數(shù)量編制盤點報告

9、確定盤盈、盤虧量 追查盤盈、盤虧原因 2、盤點結果處理 查明差異，分析原因 認真總結，加強管理 上報批準，調整差異貨品編號貨品名稱單位帳面資料盤點實存數(shù)量盈虧數(shù)目增減差異因素負責人備注數(shù) 量單價金額數(shù)量單價金額盤盈盤虧增加減少數(shù)量金額數(shù)量金額單價金額單價金額貨品盤點數(shù)量盈虧價目增減更正表 年 月 日三、盤點方法 （一）賬面盤點法 又稱為永續(xù)盤點，就是把每天入庫及出庫貨品的數(shù)量及單價，記錄在電腦或賬簿上，而后不斷地累計加總算出帳面上的庫存量及庫存金額。品 名 編號：請購點： 經濟訂購量：日期訂 購入 庫出 庫現(xiàn) 存附 注月日數(shù)量請購單數(shù)量單價金額數(shù)量貨單數(shù)量總值貨品總賬（二）現(xiàn)貨盤點法 亦稱為實

10、地盤點或實盤，也就是實際去清點調查倉庫內的庫存數(shù)，再依貨品單價計算出實際庫存金額的方法。 如要得到最正確的庫存情況并確保盤點無誤，最直接的方法就是確定賬面盤點與現(xiàn)貨盤點的結果要完全一致。如一旦存在差異，即產生料賬不符的現(xiàn)象，究竟是賬面記錯或是出入庫作業(yè)出錯，則須再多費一層工夫來找尋錯誤原因，才能得出正確結果及賦予責任歸屬。 現(xiàn)貨盤點依其盤點時間頻度的不同又分為期末盤點及循環(huán)盤點。期末盤點系指在期末一起清點所有貨品數(shù)量的方法；而循環(huán)盤點則是在每天、每周即作少種少量的盤點，到了月末或期末則每項貨品至少完成一次盤點的方法。盤點方式盤點方式比較內容比較內容期末盤點期末盤點循環(huán)盤點循環(huán)盤點時時 間間期末

11、、每年僅數(shù)次期末、每年僅數(shù)次平常、每天或每周一次平常、每天或每周一次所需時間所需時間長長短短所需人員所需人員全體動員全體動員( (或臨時雇用或臨時雇用) )專門人員專門人員盤差情況盤差情況多且發(fā)現(xiàn)得晚多且發(fā)現(xiàn)得晚少且發(fā)現(xiàn)得早少且發(fā)現(xiàn)得早對營運的影響對營運的影響須停止作業(yè)數(shù)天須停止作業(yè)數(shù)天無無對品項的管理對品項的管理平等平等A A類重要貨品：仔細管理類重要貨品：仔細管理C C類不重要貨品：稍微管理類不重要貨品：稍微管理盤差原因追究盤差原因追究不易不易容易容易期末盤點與循環(huán)盤點之差異比較期末盤點與循環(huán)盤點之差異比較 四、盤點結果評估檢討 進行盤點的目的主要就是希望能藉由盤點來檢討如今貨品的出入庫及

12、保管狀況，因而需要通過盤點了解的問題有： a.實際存量與帳面存量的差異是多少？ b.這些差異是發(fā)生于那些品種？ c.平均每一差異量對公司損益造成多大影響？ d.每次循環(huán)盤點中，有幾次確實存在誤差？ e.平均每種貨品發(fā)生誤差的次數(shù)是多少？ 1. 盤點數(shù)量誤差。其計算公式為：盤點數(shù)量誤差實際庫存數(shù)賬面庫存數(shù) 2. 盤點數(shù)量誤差率。其計算公式為： 盤點數(shù)量誤差率 盤點數(shù)量誤差 實際庫存數(shù)100% 3. 盤點品種誤差率。其計算公式為： 盤點品種誤差率 盤點誤差品種數(shù) 盤點實際品種數(shù)100% 當盤點數(shù)量誤差率高，但盤點品種誤差率低時，表示雖發(fā)生誤差的貨品品種減少，但每一發(fā)生誤差品種之數(shù)量卻有提高的趨勢。

13、此時應檢討負責這些品種的人員有無盡責？以及這些貨品的置放區(qū)域是否得當？有無必要加強管理？相反的，若當盤點數(shù)量誤差率低，但盤點品種誤差率高時，表示雖然整個盤點誤差量有下降趨勢，但發(fā)生誤差的貨品種類卻增多。誤差品種太多將使后續(xù)的更新修改工作更為麻煩，且有可能影響出貨速度，因此亦需對此現(xiàn)象加強管制。 4. 平均每件盤差品金額。其計算公式為：平均每件盤差品金額 盤點誤差金額 盤點誤差量 5. 盤差次數(shù)比率。其計算公式為：盤差次數(shù)比率 盤點誤差次數(shù) 盤點執(zhí)行次數(shù)100% 6. 平均每品種盤差次數(shù)率。其計算公式為：平均每品種盤差次數(shù)率 盤差次數(shù) 盤差品種數(shù)100% 五、呆廢物料的處理 （一）概念 1、呆料

14、：庫存時間過長而使用極少或有可能根本不使用之物料。 2、廢料：因某些原因而失去使用價值，同時也無法改作它用的物料。 （二）處理的目的 1、物盡其用 2、減少資金占用 3、節(jié)省儲存費用 4、節(jié)省儲存空間 （三）合理處理 1、轉用 2、修正再用 3、拆零利用 4、調換 5、轉贈 6、出售 7、報廢第三節(jié) 物品養(yǎng)護 物品養(yǎng)護是指分別對不同性質的物品在不同儲存條件下采取不同的技術措施，以防止其質量劣化的活動。 “以防為主、防治結合”是物品養(yǎng)護的核心。一、物品養(yǎng)護的基本措施 1. 嚴格驗收入庫物品 2. 安排合理的儲存場所 3.科學進行堆碼苫墊 4.控制好倉庫溫度、濕度 5. 定期進行物品在庫檢查和盤點

15、 6.搞好倉庫清潔衛(wèi)生二、溫度及濕度的控制方法 1、通風 通風方式：自然通風。強迫通風。又稱機械通風或人工通風 通風時機： 對怕熱類的物資，主要是利用通風降溫。在炎熱季節(jié)，適用于那些怕熱但對空氣濕度條件要求不嚴的物資，一般可在夜間或凌晨6點左右通風。 對怕凍類的物資，主要是利用通風提溫。在寒冷季節(jié)，要在陽光充足、庫外溫度最高時通風，一般是在下午23點左右進行。 對怕潮類的物資，主要是利用通風降潮。通風時必須對比當時庫內外的絕對濕度。2、密封: 密封是將儲存物品在一定空間 , 使用密封材料 , 盡可能嚴密地封閉起來 , 使之與周圍大氣隔離 , 防止或減弱自然因素對物品的不良影響 , 創(chuàng)造適宜的保管條件。 密封的形式： 整庫密封 貨垛密封 貨架密封 貨箱密封 單件密封除濕機 3、除濕 空氣除濕是利用物理或化學的方法 , 將空氣中的水分除去 , 以降低空氣濕度的一種有效方法。 三、金屬的銹蝕和防護 1、防銹方法 氣相防銹 涂油防銹 涂漆防銹 可剝性塑料封存 2、除銹方法 手工除銹 機械除銹 化學藥劑除銹四、蟲害與霉變的防治 蟲害的防治： 1、搞好環(huán)境衛(wèi)生 2、化學殺蟲法 3、物理殺蟲法 4、生物殺蟲法 霉變的防治： 1、化學藥劑防霉 2、氣調防霉 3、低溫冷藏防霉 4、氣相防霉 5、其他方法五、5S管理 1.整理 把呆廢滯料進行處理 把一個月內不用的物料放到指定的位置 把一周內用到的