檔案管理專業(yè)培訓

1、檔案管理專業(yè)培訓檔案管理專業(yè)培訓1檔案管理的主要研究對象：檔案管理的主要研究對象：檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供利用統(tǒng)計、編研和提供利用2第一節(jié) 檔案收集 一、檔案收集的內(nèi)容和要求一、檔案收集的內(nèi)容和要求什么是檔案收集？什么是檔案收集？檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。是檔案館（室）和其他有關文獻的活動。是檔案館（室）獲取和豐富檔案資源的主要渠道和手段。獲取和豐富檔案資源的主要渠道和手段。3（一）檔案收集的內(nèi)容（一）檔案收集的內(nèi)容4（二）檔案收集的要求（二）檔案收集的要求1

2、 1、科學組織、科學組織2 2、信息完整：收集工作的核心要求。、信息完整：收集工作的核心要求。3 3、 結構優(yōu)化：收集工作的重要目標。結構優(yōu)化：收集工作的重要目標。4 4、 標準控制標準控制5二、檔案室的收集二、檔案室的收集（一）加強對歸檔制度的宣傳（一）加強對歸檔制度的宣傳歸檔不僅是一項檔案業(yè)務工作，也是一項法定義務歸檔不僅是一項檔案業(yè)務工作，也是一項法定義務（二）對文件形成的超前控制（二）對文件形成的超前控制解決文書處理制度、文件格式規(guī)范和書寫材料耐久性解決文書處理制度、文件格式規(guī)范和書寫材料耐久性等方面存在的問題等方面存在的問題 （三）對文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導（三）對文件積累、歸檔的

3、監(jiān)督和指導是檔案室的一項基本職責是檔案室的一項基本職責（四）全面檢查歸檔的質(zhì)量（四）全面檢查歸檔的質(zhì)量檢查歸檔文件是否齊全完整，反映主要職能活動和重檢查歸檔文件是否齊全完整，反映主要職能活動和重大活動，保管期限劃分是否準確大活動，保管期限劃分是否準確（五）加強平時收集工作（五）加強平時收集工作是對歸檔制度的一種補充措施是對歸檔制度的一種補充措施6三、檔案館的收集三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍（一）檔案館的收集范圍接收、保存國家所有的檔案以及對國家和社會有保存利用價接收、保存國家所有的檔案以及對國家和社會有保存利用價值的非國有檔案。值的非國有檔案。1. 1. 綜合國家檔案館收集建國后的檔

4、案綜合國家檔案館收集建國后的檔案（1 1）一級單位形成的檔案；縣級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和）一級單位形成的檔案；縣級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府工作部門形成的檔案；政府工作部門形成的檔案；（2 2）一級單位的派出性單位形成的檔案；）一級單位的派出性單位形成的檔案；（3 3）二級單位形成的檔案；有代表性的三級單位形成的檔案；）二級單位形成的檔案；有代表性的三級單位形成的檔案；在某一時期、某一事件中形成的具有重大影響或重要憑證作在某一時期、某一事件中形成的具有重大影響或重要憑證作用的檔案；用的檔案； （4 4）雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設活動為）雙重領導的單位形成的以反映地方某

5、項事業(yè)或建設活動為主的檔案；主的檔案；（5 5）經(jīng)協(xié)商同意，收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、）經(jīng)協(xié)商同意，收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級人事管理權限內(nèi)著名專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級人事管理權限內(nèi)著名人物形成的檔案；人物形成的檔案；（6 6）撤銷單位的檔案。）撤銷單位的檔案。（7 7）接收重大活動檔案、重點建設項目檔案、已公開現(xiàn)行文件）接收重大活動檔案、重點建設項目檔案、已公開現(xiàn)行文件等。等。72. 2. 綜合國家檔案館收集建國前的檔案綜合國家檔案館收集建國前的檔案（1 1）中央檔案館：）中央檔案館：（2 2）中國第一歷史檔案館：）中國

6、第一歷史檔案館：（3 3）中國第二歷史檔案館：）中國第二歷史檔案館：（4 4）地方各級綜合性檔案館：）地方各級綜合性檔案館：3. 3. 專門檔案館接收檔案的范圍專門檔案館接收檔案的范圍收集與本館專業(yè)對口的同類內(nèi)容或同類載體形態(tài)的專門收集與本館專業(yè)對口的同類內(nèi)容或同類載體形態(tài)的專門檔案或復制件，如中國照片檔案館，在全國范圍內(nèi)收檔案或復制件，如中國照片檔案館，在全國范圍內(nèi)收集具有全國意義的照片檔案或復制件；城建檔案館則集具有全國意義的照片檔案或復制件；城建檔案館則負責收集城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的基本建設檔案。負責收集城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的基本建設檔案。（二）接收要求和手續(xù)（二）接收要求和手續(xù)1. 1. 接收

7、要求接收要求（1 1）完整性）完整性（2 2）規(guī)范性）規(guī)范性（3 3）同時接收相關資料）同時接收相關資料2. 2. 接收手續(xù)：檔案交接文據(jù)接收手續(xù)：檔案交接文據(jù)8檔案交接文據(jù)格式檔案交接文據(jù)格式 9（三）現(xiàn)行機關檔案的接收（三）現(xiàn)行機關檔案的接收現(xiàn)行機關的檔案是檔案館館藏的主要來源?，F(xiàn)行機關的檔案是檔案館館藏的主要來源。1. 1. 接收期限：接收期限：檔案形成到檔案館接收進館之前的時間。檔案形成到檔案館接收進館之前的時間。2020年：屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔年：屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案案館接收范圍的檔案1010年：屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案年：屬于縣

8、級國家檔案館接收范圍的檔案2. 2. 接收方法接收方法（1 1）逐年接收：）逐年接收：（2 2）定期接收：）定期接收：3 3年或年或5 5年，效率較高年，效率較高10（四）撤銷機關檔案的接收（四）撤銷機關檔案的接收1. 1. 撤銷機關的檔案：由撤銷機關負責整理和鑒定，并按撤銷機關的檔案：由撤銷機關負責整理和鑒定，并按照規(guī)定全部移交給有關檔案館或由主管機關代管；照規(guī)定全部移交給有關檔案館或由主管機關代管；2. 2. 一個機關撤銷后，業(yè)務分別劃歸幾個機關：其檔案作一個機關撤銷后，業(yè)務分別劃歸幾個機關：其檔案作為一個整體由其中一個機關代管或向有關檔案館移交；為一個整體由其中一個機關代管或向有關檔案館

9、移交；3. 3. 一個機關并入另一個機關，或者幾個機關合并為一個一個機關并入另一個機關，或者幾個機關合并為一個新的機關：其檔案作為一個獨立的全宗由合并后的新新的機關：其檔案作為一個獨立的全宗由合并后的新機關代管，或向有關檔案館移交；機關代管，或向有關檔案館移交；4. 4. 一個機關內(nèi)一部分業(yè)務或者一個部門劃歸另一個機關：一個機關內(nèi)一部分業(yè)務或者一個部門劃歸另一個機關：其檔案不得從原全宗中抽走并帶入接收機關，可以借其檔案不得從原全宗中抽走并帶入接收機關，可以借閱或者復制；閱或者復制；5. 5. 機關撤銷或者合并時，尚未處理完畢的文件材料：可機關撤銷或者合并時，尚未處理完畢的文件材料：可以移交新的

10、機關繼續(xù)辦理，并作為新的機關的檔案加以移交新的機關繼續(xù)辦理，并作為新的機關的檔案加以整理和保存。以整理和保存。當機構發(fā)生變化時，檔案都不能分散，必須全部集中當機構發(fā)生變化時，檔案都不能分散，必須全部集中移交檔案館。移交檔案館。11（五）重大活動檔案的接收（五）重大活動檔案的接收重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實具有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。物等不同形式的歷史記錄。重大活動的組織承辦單位或者承擔組織、承辦主要重大活動的組織承辦單位或者承擔組織、承辦主要工作的單位

11、，應當自重大活動結束之日起工作的單位，應當自重大活動結束之日起4 4個月內(nèi)，個月內(nèi)，向同級國家檔案館移交重大活動檔案。重大活動中向同級國家檔案館移交重大活動檔案。重大活動中形成的全部檔案獨立構成全宗，檔案的編目、鑒定形成的全部檔案獨立構成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國家檔案館按照檔案整理規(guī)等工作，由接收檔案的國家檔案館按照檔案整理規(guī)則進行。則進行。12（六）社會散存檔案的征集（六）社會散存檔案的征集社會散存檔案是指國家機構、社會組織和個人在歷社會散存檔案是指國家機構、社會組織和個人在歷史上形成的、對國家和社會有保存價值的、尚在法史上形成的、對國家和社會有保存價值的、尚在法定檔案保

12、管機構之外保存的檔案。定檔案保管機構之外保存的檔案。所謂征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、所謂征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動。散失檔案和其他有關文獻的活動。征集的途徑：征集的途徑：征集個人保存的歷史檔案；征集個人保存的歷史檔案； 向有關機關、企事業(yè)單位和社會團體征集檔案；向有關機關、企事業(yè)單位和社會團體征集檔案；向有關國家和地區(qū)征集歷史檔案；向有關國家和地區(qū)征集歷史檔案；向圖書館、博物館、紀念館等文化部門征集檔案。向圖書館、博物館、紀念館等文化部門征集檔案。征集的方法：接受捐贈、有償征集、國家收購和征征集的方法：接受捐贈、有償征集、國家收購和征購

13、、交換等。購、交換等。13第二節(jié)第二節(jié) 檔案整理檔案整理一、檔案整理概述一、檔案整理概述檔案整理：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組檔案整理：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。目的：便于檔案的管理和利用。目的：便于檔案的管理和利用。（一）檔案整理的類型（一）檔案整理的類型1. 1. 系統(tǒng)排列和編目系統(tǒng)排列和編目2. 2. 局部調(diào)整局部調(diào)整3. 3. 全過程整理全過程整理（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟系統(tǒng)化系統(tǒng)化編目編目系統(tǒng)化是編目的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)系統(tǒng)化是編目的基礎，編目是系統(tǒng)

14、化的體現(xiàn)14檔案整理工作的主要步驟有：檔案整理工作的主要步驟有：1. 1. 區(qū)分全宗。區(qū)分全宗。2. 2. 全宗內(nèi)檔案的分類。全宗內(nèi)檔案的分類。3. 3. 立卷（組件）。立卷（組件）。4. 4. 案卷（件）的排列。案卷（件）的排列。5. 5. 檔號編制。檔號編制。6. 6. 案卷目錄（歸檔文件目錄）編制。案卷目錄（歸檔文件目錄）編制。15（三）檔案整理的原則（三）檔案整理的原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用。充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用。1. 1. 保持文件之間的歷

15、史聯(lián)系保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系。的內(nèi)在聯(lián)系。（1 1）文件在來源上的聯(lián)系。）文件在來源上的聯(lián)系。 （2 2）文件在時間上的聯(lián)系。）文件在時間上的聯(lián)系。（3 3）文件在內(nèi)容上的聯(lián)系。）文件在內(nèi)容上的聯(lián)系。 （4 4）文件在形式上的聯(lián)系。）文件在形式上的聯(lián)系。2. 2. 充分利用原有的整理基礎充分利用原有的整理基礎原有整理結果基本可用原有整理結果基本可用: :原有整理狀況明顯不合理原有整理狀況明顯不合理: :原有整理結果基本不可用原有整理結果基本不可用: :3. 3. 便于檔案的保管和利用便

16、于檔案的保管和利用是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的。在整理檔案時，如是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的。在整理檔案時，如果保持文件聯(lián)系與便于保管利用發(fā)生了矛盾，應首先考果保持文件聯(lián)系與便于保管利用發(fā)生了矛盾，應首先考慮檔案保管和利用的方便。慮檔案保管和利用的方便。16二、全宗二、全宗（一）全宗的概念（一）全宗的概念全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。有機聯(lián)系的檔案整體。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。和核心理論。全宗的基本含義有以下幾方面：全宗的基本含義有以

17、下幾方面：1. 1. 全宗是一個有機整體。同一全宗的檔案不能分散。全宗是一個有機整體。同一全宗的檔案不能分散。2. 2. 全宗是在一定的歷史活動中形成的。全宗是在一定的歷史活動中形成的。3. 3. 全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。具有全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。具有相對的穩(wěn)定性。相對的穩(wěn)定性。17（二）立檔單位及其構成條件（二）立檔單位及其構成條件立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人?；騻€人。一個獨立從事活動的機關或組織就是一個立檔單位，一個獨立從事活動的機關或組織就是一個立檔單位，其形成的全部檔案就構成一個全宗。其形成

18、的全部檔案就構成一個全宗。立檔單位的構成條件：立檔單位的構成條件：1. 1. 可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；行文；2. 2. 是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；3. 3. 設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。權。18（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響1. 1. 政權更迭的全宗處理政權更迭的全宗處理2. 2. 立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理（1 1）新設立一

19、個機關。新成立的機關符合立檔單位的構成條件，）新設立一個機關。新成立的機關符合立檔單位的構成條件，就構成新的獨立全宗。就構成新的獨立全宗。（2 2）撤銷一個獨立的機關。一個獨立的機關（立檔單位）被撤銷，）撤銷一個獨立的機關。一個獨立的機關（立檔單位）被撤銷，其全宗終止。其全宗終止。（3 3）幾個立檔單位合并或兼并。合并前各單位形成的檔案應分別）幾個立檔單位合并或兼并。合并前各單位形成的檔案應分別構成各自的全宗，到合并時終止；合并后的新單位所形成的檔構成各自的全宗，到合并時終止；合并后的新單位所形成的檔案構成一個新的全宗。如果一個立檔單位兼并另外幾個單位，案構成一個新的全宗。如果一個立檔單位兼并

20、另外幾個單位，則被兼并的幾個單位原先的檔案分別構成各自的全宗，到兼并則被兼并的幾個單位原先的檔案分別構成各自的全宗，到兼并時終止；兼并單位在兼并后形成的檔案則同屬一個全宗。時終止；兼并單位在兼并后形成的檔案則同屬一個全宗。（4 4）立檔單位分立。一個單位被分立成兩個或兩個以上的立檔單）立檔單位分立。一個單位被分立成兩個或兩個以上的立檔單位，分立前形成的檔案構成一個全宗，到分立時終止；分立后位，分立前形成的檔案構成一個全宗，到分立時終止；分立后各立檔單位形成的檔案分別開始構成不同的全宗。各立檔單位形成的檔案分別開始構成不同的全宗。（5 5）內(nèi)設機構獨立或并入。獨立前形成的檔案仍為原立檔單位全）內(nèi)

21、設機構獨立或并入。獨立前形成的檔案仍為原立檔單位全宗的一部分，不得分散，獨立后形成的檔案構成新的全宗；如宗的一部分，不得分散，獨立后形成的檔案構成新的全宗；如果一個立檔單位的內(nèi)設機構并入新的立檔單位，并入前形成的果一個立檔單位的內(nèi)設機構并入新的立檔單位，并入前形成的檔案仍作為原立檔單位全宗的一部分，并入后形成的檔案作為檔案仍作為原立檔單位全宗的一部分，并入后形成的檔案作為新立檔單位全宗的組成部分。新立檔單位全宗的組成部分。193. 3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理立檔單位其他變化情況的全宗處理立檔單位的名稱變更和地址變遷，但基本職能立檔單位的名稱變更和地址變遷，但基本職能不發(fā)生改變的，不影

22、響全宗的劃分；不發(fā)生改變的，不影響全宗的劃分；立檔單位的領導關系改變和工作范圍的擴大與立檔單位的領導關系改變和工作范圍的擴大與縮小，但基本職能不發(fā)生改變的，不影響全宗縮小，但基本職能不發(fā)生改變的，不影響全宗的劃分；的劃分；立檔單位內(nèi)設機構的增減，短期停止活動，以立檔單位內(nèi)設機構的增減，短期停止活動，以后又恢復等，其全宗應繼續(xù)延續(xù)；后又恢復等，其全宗應繼續(xù)延續(xù)；臨時性機構，一般不構成新的全宗。臨時性機構，一般不構成新的全宗。20（四）全宗的補充形式（四）全宗的補充形式1. 1. 聯(lián)合全宗聯(lián)合全宗是指由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)是指由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗

23、而作為一個全宗對待的檔案整體。分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。前后存在的兩個立檔單位，繼承關系密切，其形成的前后存在的兩個立檔單位，繼承關系密切，其形成的文件已經(jīng)混雜在一起，無法區(qū)分；文件已經(jīng)混雜在一起，無法區(qū)分；合署辦公的機關，即合署辦公的機關，即“一個單位、兩塊牌子一個單位、兩塊牌子”，彼此形，彼此形成的文件實為成的文件實為“一個整體一個整體”，無法分開。，無法分開。2. 2. 匯集全宗，也稱全宗匯集匯集全宗，也稱全宗匯集是指由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系是指由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。的小全宗組成的作為一個全宗對

24、待的檔案整體。3. 3. 檔案匯集檔案匯集是指將全宗不明的、零散的檔案，按照一定的方法組織是指將全宗不明的、零散的檔案，按照一定的方法組織起來的檔案集合體。起來的檔案集合體。21（五）判定檔案所屬全宗（五）判定檔案所屬全宗關鍵是確定檔案的形成者。關鍵是確定檔案的形成者。1. 1. 立檔單位的發(fā)文立檔單位的發(fā)文2. 2. 立檔單位的收文立檔單位的收文3. 3. 立檔單位的內(nèi)部文件立檔單位的內(nèi)部文件22三、全宗內(nèi)檔案的分類三、全宗內(nèi)檔案的分類（一）分類的基本要求（一）分類的基本要求全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式

25、的異同，分成若干層按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制定、檔案歸類和案卷排方法的選擇、分類方案的制定、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。列等內(nèi)容。分類應遵循的基本要求：分類應遵循的基本要求：1. 1. 客觀性客觀性2. 2. 邏輯性邏輯性3. 3. 可操作性可操作性23（二）分類方法（二）分類方法檔案分類法，也稱檔案分類法，也稱“分類標準分類標準”、“分類原則分類原則”或或“分分類特征類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法有按來源分類、。全宗內(nèi)檔案分類的方法有按來源分類、按時間分類、按內(nèi)容分

26、類和按形式分類等。按時間分類、按內(nèi)容分類和按形式分類等。1. 1. 年度分類法年度分類法根據(jù)檔案形成的不同年度將全宗內(nèi)檔案分成不同的根據(jù)檔案形成的不同年度將全宗內(nèi)檔案分成不同的類別的方法。類別的方法。2. 2. 組織機構分類法組織機構分類法根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類，即按照立檔單位內(nèi)部組織機構將全宗內(nèi)檔案分類，即按照立檔單位內(nèi)部組織機構將全宗內(nèi)檔案分成不同的類別。成不同的類別。3. 3. 問題分類法問題分類法也稱事由分類法，就是按照文件內(nèi)容所說明的問題將也稱事由分類法，就是按照文件內(nèi)容所說明的問題將全宗內(nèi)檔案分成不同的類別。全

27、宗內(nèi)檔案分成不同的類別。244. 4. 門類分類法門類分類法按照全宗內(nèi)檔案的性質(zhì)特點和載體形式將其分按照全宗內(nèi)檔案的性質(zhì)特點和載體形式將其分成不同的類別，文書檔案、科技檔案、專門成不同的類別，文書檔案、科技檔案、專門檔案、會計檔案、特殊載體檔案等不同的門檔案、會計檔案、特殊載體檔案等不同的門類。類。5. 5. 職能分類法職能分類法是問題分類法的一種，按照檔案內(nèi)容所涉及的是問題分類法的一種，按照檔案內(nèi)容所涉及的職能分工將其分成不同的類別。職能分工將其分成不同的類別。全宗內(nèi)檔案的分類往往采用復式分類法。如年全宗內(nèi)檔案的分類往往采用復式分類法。如年度度組織機構分類法、組織機構組織機構分類法、組織機構

28、年度分類年度分類法、年度法、年度問題分類法、問題問題分類法、問題年度分類法年度分類法等。等。25（三）分類（三）分類方案的編方案的編制制1.1.機關全宗機關全宗分類方案分類方案的編制：的編制：分類對象：分類對象：本單位形成本單位形成的全部檔案的全部檔案分類方法：分類方法：262. 2. 企業(yè)全企業(yè)全宗分類方宗分類方案的編制：案的編制：工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)檔案分類檔案分類試行規(guī)則試行規(guī)則規(guī)定：工規(guī)定：工業(yè)企業(yè)檔業(yè)企業(yè)檔案分類設案分類設置十個一置十個一級類目。級類目。27四、檔號和目錄的編制四、檔號和目錄的編制（一）檔號編制原則（一）檔號編制原則檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程檔號是檔案館（室

29、）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。是存取中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制原則：檔號的編制原則：1. 1. 唯一性原則唯一性原則2. 2. 合理性原則合理性原則3. 3. 穩(wěn)定性原則穩(wěn)定性原則4. 4. 擴充性原則擴充性原則5. 5. 簡單性原則簡單性原則28（二）檔號的結構（二）檔號的結構1 1、全宗號、全宗號- -案卷目錄號案卷目錄號- -案卷號案卷號- -件、頁件、頁（張）號（張）號適用于檔案館（室）對文書檔案的編號適用于檔案館（室）對文書檔案的編號292 2、全宗號全宗號 - - 類

30、別號類別號 - - 案卷號案卷號 - - 件、頁（張）件、頁（張）號號- -n n - - - - 適用于檔案館（室）對各類檔案的編號適用于檔案館（室）對各類檔案的編號303 3、類別號項目號案卷號件、頁（張）號、類別號項目號案卷號件、頁（張）號n n - -n n - - - - 適用于專業(yè)檔案館、檔案室對科技檔案的編號適用于專業(yè)檔案館、檔案室對科技檔案的編號31歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則頒布實施后，又出現(xiàn)頒布實施后，又出現(xiàn)了兩種新的檔號結構：了兩種新的檔號結構：全宗號全宗號- -年度年度- -機構（問題）代號機構（問題）代號- -保管期限保管期限- -件號件號（- - - - -）全

31、宗號全宗號- -保管期限保管期限- -年度年度- -機構（問題）代號機構（問題）代號- -件號件號（- - - - -） 32（三）檔號的編制方法（三）檔號的編制方法檔號采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合型兩種形式。檔號采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合型兩種形式。(1)(1)全宗號全宗號全宗號的格式是：全宗號的格式是：全宗號用四位代碼標識。第一位用漢語拼音字母全宗號用四位代碼標識。第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。類全宗的順序號。332. 2. 案卷目錄號：以三位阿拉伯數(shù)字標識，根據(jù)全宗內(nèi)檔案卷目錄號：以三位阿拉伯數(shù)字標識

32、，根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設置。案整理狀況設置。3. 3. 類別號：由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的類別號：由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。一般不超過三級。代碼標識。一般不超過三級。4. 4. 項目號：是檔案所反映的項目代號。使用產(chǎn)品、工程、項目號：是檔案所反映的項目代號。使用產(chǎn)品、工程、課題、設備等檔案的代字和代號。課題、設備等檔案的代字和代號。5. 5. 案卷號：用三位阿拉伯數(shù)字標識，同一目錄或類別內(nèi)案卷號：用三位阿拉伯數(shù)字標識，同一目錄或類別內(nèi)的案卷按排列次序流水編號。的案卷按排列次序流水編號。6. 6. 件號：用阿拉伯數(shù)字標識。件號：用阿拉伯數(shù)字標識。不裝訂的案卷，

33、卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。按照按照歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則整理的檔案，同一個類目整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。下的文件按排列次序流水編號。7. 7. 頁（張）號：頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內(nèi)文頁（張）號：頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號。件各頁（張）按排列次序流水編號。34第三節(jié)檔案鑒定第三節(jié)檔案鑒定一、檔案鑒定概述一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內(nèi)容（一）檔案鑒定的內(nèi)容檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程檔案鑒定是判

34、定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程35（二）檔案價值鑒定的原則（二）檔案價值鑒定的原則檔案價值鑒定，必須從國家和人民的整體利益出檔案價值鑒定，必須從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，判定檔發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，判定檔案的價值。案的價值。1. 1. 從國家和人民的整體利益出發(fā)：從國家和人民的整體利益出發(fā)：2. 2. 全面的觀點：全面的觀點：分析內(nèi)容特征、文件的來源、形成時間等因素分析內(nèi)容特征、文件的來源、形成時間等因素分析檔案材料的整體作用和個別價值分析檔案材料的整體作用和個別價值社會對檔案的需求社會對檔案的需求3. 3. 歷史的觀點：歷史的觀點：4. 4. 發(fā)展的觀點：發(fā)

35、展的觀點：36（三）檔案價值鑒定的標準（三）檔案價值鑒定的標準1. 1. 自身屬性標準：指以檔案自身所擁有的主要屬性作自身屬性標準：指以檔案自身所擁有的主要屬性作為價值鑒定的標準，包括：為價值鑒定的標準，包括：職能標準：不同級別的機關，永久檔案所占比例不同。職能標準：不同級別的機關，永久檔案所占比例不同。 來源標準：來源標準： 本機關形成的文件材料應是保存的重點。本機關形成的文件材料應是保存的重點。內(nèi)容標準：強調(diào)檔案內(nèi)容的重要性、獨一性和時效性。內(nèi)容標準：強調(diào)檔案內(nèi)容的重要性、獨一性和時效性。形式特征標準：形式特征標準：2. 2. 社會需求標準：包括社會需求方向、社會需求面和社會需求標準：包括

36、社會需求方向、社會需求面和社會需求時間等方面。社會需求時間等方面。3. 3. 相對價值標準：指被鑒定的檔案與其他檔案和保管相對價值標準：指被鑒定的檔案與其他檔案和保管費用之間相比較而存在的價值。費用之間相比較而存在的價值。37二、檔案保管期限表二、檔案保管期限表就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。（一）檔案保管期限表的類型（一）檔案保管期限表的類型1. 1. 通用檔案保管期限表

37、（又稱標準檔案保管期限表）通用檔案保管期限表（又稱標準檔案保管期限表）2. 2. 專門檔案保管期限表專門檔案保管期限表3. 3. 同系統(tǒng)機關檔案保管期限表同系統(tǒng)機關檔案保管期限表4. 4. 同類型機關檔案保管期限表同類型機關檔案保管期限表5. 5. 機關檔案保管期限表機關檔案保管期限表各種類型的檔案保管期限表不能縮短標準檔案保管各種類型的檔案保管期限表不能縮短標準檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長保管期限。期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長保管期限。38（二）檔案保管期限表的結構（二）檔案保管期限表的結構檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管

38、期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。基本的項目。1. 1. 順序號。采用層累制結構編號，每類目下流水編號。順序號。采用層累制結構編號，每類目下流水編號。2. 2. 條款。是一組類型相同的檔案文件的名稱。概括檔條款。是一組類型相同的檔案文件的名稱。概括檔案文件的來源、內(nèi)容和形式。案文件的來源、內(nèi)容和形式。3. 3. 保管期限。保管期限是根據(jù)檔案的保存價值確定的保管期限。保管期限是根據(jù)檔案的保存價值確定的保存年限，列于每一個條款的后面。保存年限，列于每一個條款的后面。4. 4. 附注。對條款及其保管期限所作的必要注解和說

39、明。附注。對條款及其保管期限所作的必要注解和說明。5. 5. 總說明。指出保管期限表的適用范圍、制定依據(jù)、總說明。指出保管期限表的適用范圍、制定依據(jù)、結構、批準施行時間、保管期限的計算方法等。結構、批準施行時間、保管期限的計算方法等。（三）檔案保管期限的劃分（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。39三、檔案鑒定的組織和方法三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織（一）檔案鑒定的組織檔案館：鑒定委員會。成員：館長、館內(nèi)業(yè)務專家及被檔案館：鑒定委員會。成員：館長、館內(nèi)業(yè)務專家及被鑒定檔案有關的單位代表。鑒定檔案有關的單位代表。檔案室

40、：鑒定小組。成員：機關分管負責人任組長，檔檔案室：鑒定小組。成員：機關分管負責人任組長，檔案部門和有關業(yè)務部門的人員。案部門和有關業(yè)務部門的人員。任務：編制和審查檔案保管期限表；組織和指導鑒定工任務：編制和審查檔案保管期限表；組織和指導鑒定工作；討論審查作；討論審查“檔案鑒定報告檔案鑒定報告”和和“檔案銷毀清冊檔案銷毀清冊”；對；對檔案的存毀作出決定，報有關領導批準。檔案的存毀作出決定，報有關領導批準。（二）檔案鑒定的方法（二）檔案鑒定的方法檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，以案卷為基本單位，檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，以案卷為基本單位，逐卷逐件逐頁地審查檔案材料。逐卷逐件逐頁地審查檔案材料

41、。40（三）檔案銷毀（三）檔案銷毀檔案銷毀是指經(jīng)過鑒定對失去保存價值的檔案作毀滅性檔案銷毀是指經(jīng)過鑒定對失去保存價值的檔案作毀滅性處置的過程。銷毀檔案須由鑒定小組提出意見，登記處置的過程。銷毀檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊。經(jīng)分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，造冊。經(jīng)分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。并在銷毀清冊上簽字。1. 1. 銷毀清冊：登錄被銷毀檔案的順序號、案卷或文件題銷毀清冊：登錄被銷毀檔案的順序號、案卷或文件題名、起止日期、號碼（案卷目錄號、案卷號或文件編名、起止日期、號碼（案卷目錄號、案卷號或文件編號）、數(shù)量、備注等，并由責任人審批簽名。號）、

42、數(shù)量、備注等，并由責任人審批簽名。檔案銷毀清冊一式兩份或三份，一份留存，一份送有關檔案銷毀清冊一式兩份或三份，一份留存，一份送有關領導審批，一份報檔案行政管理部門備案領導審批，一份報檔案行政管理部門備案2. 2. 銷毀方式：銷毀方式：國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。41第四節(jié)第四節(jié) 檔案保管與保護檔案保管與保護一、檔案保管的內(nèi)容和要求一、檔案保管的內(nèi)容和要求（一）檔案保管的內(nèi)容（一）檔案保

43、管的內(nèi)容1. 1. 檔案庫房管理：檔案庫房管理：2. 2. 檔案流動過程中的保護：檔案流動過程中的保護：3. 3. 保護檔案的專門措施：保護檔案的專門措施：（二）檔案保管的基本要求（二）檔案保管的基本要求1. 1. 以防為主，防治結合以防為主，防治結合2. 2. 加強重點，照顧一般加強重點，照顧一般42二、檔案保管的基本條件二、檔案保管的基本條件檔案保管工作基本的物質(zhì)條件：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管工作基本的物質(zhì)條件：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設備和檔案的包裝材料。檔案保管設備和檔案的包裝材料。（一）檔案館（室）建筑（一）檔案館（室）建筑1. 1. 檔案館建設規(guī)模和構成檔案館建設規(guī)模和構成

44、2. 2. 檔案館的選址檔案館的選址3. 3. 檔案館的建筑設計檔案館的建筑設計4. 4. 檔案室用房檔案室用房檔案室用房由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦檔案室用房由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。在選擇檔案室用房時應符合以下要求：公用房組成。在選擇檔案室用房時應符合以下要求：檔案室用房應相對集中，便于管理；檔案庫房應遠離檔案室用房應相對集中，便于管理；檔案庫房應遠離水源、火源和污染源，一般不宜選擇在地下室或頂水源、火源和污染源，一般不宜選擇在地下室或頂層，如設在地下室或頂層，必須采取防潮、防水、層，如設在地下室或頂層，必須采取防潮、防水、隔熱等措施；檔案庫房必須專用，與辦公

45、室或生活隔熱等措施；檔案庫房必須專用，與辦公室或生活區(qū)分開；檔案庫房的載荷符合規(guī)定要求。區(qū)分開；檔案庫房的載荷符合規(guī)定要求。43（二）其他保管條件（二）其他保管條件1. 1. 檔案裝具檔案裝具檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架2. 2. 檔案保管設備檔案保管設備空調(diào)機、去濕機、通風機、溫濕度測量儀、防盜和空調(diào)機、去濕機、通風機、溫濕度測量儀、防盜和防火報警器、滅火器、裝訂機、復印機、縮微拍防火報警器、滅火器、裝訂機、復印機、縮微拍攝設備、監(jiān)控設備、消毒設備、信息化設備以及攝設備、監(jiān)控設備、消毒設備、信息化設備以及檔案專用運輸設備等。檔案專用運輸設備等。3. 3. 檔案

46、包裝材料檔案包裝材料卷皮、卷盒，要求采用無酸材料制成卷皮、卷盒，要求采用無酸材料制成44三、檔案庫房管理三、檔案庫房管理（一）檔案裝具的排列編號（一）檔案裝具的排列編號1. 1. 合理布局合理布局架（柜）間的主要通道寬度不小于架（柜）間的主要通道寬度不小于1 1米，架（柜）之米，架（柜）之間的間隔不小于間的間隔不小于0. 80. 8米，架（柜）與墻壁的間距不米，架（柜）與墻壁的間距不小于小于0. 10. 1米，裝具與天花板的間隔不小于米，裝具與天花板的間隔不小于0. 60. 6米。米。2. 2. 避光通風避光通風裝具的排列與有窗戶的墻面垂直。沒有窗戶的庫房，裝具的排列與有窗戶的墻面垂直。沒有窗

47、戶的庫房，裝具的排列應與通風管道開口方向相對應。裝具的排列應與通風管道開口方向相對應。3. 3. 整齊有序整齊有序檔案裝具的編號一般以庫房為單位進行，編號方法是，檔案裝具的編號一般以庫房為單位進行，編號方法是，自庫房門口起從左至右、從外向里編架（柜）號，自庫房門口起從左至右、從外向里編架（柜）號，每個架（柜）的格（節(jié)）也應編號，方法是從上向每個架（柜）的格（節(jié)）也應編號，方法是從上向下編順序號。下編順序號。45（二）檔案存放（二）檔案存放1. 1. 檔案的排列存放檔案的排列存放檔案館：以全宗為單位排列。一個全宗的檔案盡量檔案館：以全宗為單位排列。一個全宗的檔案盡量集中存放，照片、音像、磁盤、光

48、盤等特殊載體檔集中存放，照片、音像、磁盤、光盤等特殊載體檔案，可以分開存放在專門的庫房。案，可以分開存放在專門的庫房。檔案室：一般根據(jù)檔案的種類實行分類排列，將同檔案室：一般根據(jù)檔案的種類實行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。一類別的檔案集中存放在一起。2. 2. 檔案存放位置索引檔案存放位置索引檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。指明檔案存放位置的索引指明檔案存放位置的索引指明庫房內(nèi)裝具所存放檔案的索引指明庫房內(nèi)裝具所存放檔案的索引（三）檔案管理的應急處

49、置（三）檔案管理的應急處置1. 1. 檔案管理的應急處置預案檔案管理的應急處置預案2. 2. 檔案管理的應急處置措施檔案管理的應急處置措施4647四、檔案保護四、檔案保護檔案保護是指防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修檔案保護是指防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復受損檔案的活動，它的任務是最大限度地延長檔案復受損檔案的活動，它的任務是最大限度地延長檔案的壽命。的壽命。（一）庫房溫、濕度的控制（一）庫房溫、濕度的控制密閉密閉通風通風（二）庫房的（二）庫房的“八防八防”措施措施庫房的庫房的“八防八防”: :防火防火 防水防水 防潮防潮 防霉防霉防蟲防蟲 防光防光 防塵防塵 防盜防盜48（三）檔

50、案修（三）檔案修復復 檔案修復是檔案修復是指使受損或退指使受損或退變的檔案恢復變的檔案恢復或接近原有特或接近原有特征，或?qū)ζ溥M征，或?qū)ζ溥M行加固的過程，行加固的過程，是一項搶救性是一項搶救性的保護措施。的保護措施。49五、全宗卷五、全宗卷（一）全宗卷的編制原則和內(nèi)容（一）全宗卷的編制原則和內(nèi)容全宗卷是管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗全宗卷是管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。是檔案歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。是檔案管理活動中形成的管理活動中形成的“檔案檔案” 。1. 1. 檔案收集方面的材料：檔案收集方面的材料：2. 2. 檔案整

51、理方面的材料：檔案整理方面的材料：3. 3. 檔案鑒定方面的材料：檔案鑒定方面的材料：4. 4. 檔案保管方面的材料：檔案保管方面的材料：5. 5. 檔案統(tǒng)計方面的材料：檔案統(tǒng)計方面的材料：6. 6. 檔案利用方面的材料：檔案利用方面的材料：7. 7. 檔案管理新技術應用方面的材料：檔案管理新技術應用方面的材料：50（二）全宗卷的整理（二）全宗卷的整理卷內(nèi)文件材料按問題卷內(nèi)文件材料按問題 時間排列。時間排列。排列順序為：全宗指南排列順序為：全宗指南大事記大事記收集收集 整理整理 鑒定鑒定保管保管 統(tǒng)計統(tǒng)計利用利用 現(xiàn)代化管理方現(xiàn)代化管理方面的材料面的材料（三）全宗卷的管理（三）全宗卷的管理檔案

52、館：全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編檔案館：全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。制全宗卷目錄。檔案室：置于每個全宗排列的卷首。全宗向檔案檔案室：置于每個全宗排列的卷首。全宗向檔案館或向有關單位移交時，其全宗卷亦隨同移交。館或向有關單位移交時，其全宗卷亦隨同移交。 51第五節(jié)第五節(jié) 檔案檢索檔案檢索一、檔案檢索概述一、檔案檢索概述（一）檔案檢索的內(nèi)容（一）檔案檢索的內(nèi)容52（二）檔案檢索效率（二）檔案檢索效率檢索效率是指通過檢索滿足利用者利用需求的全面性和檢索效率是指通過檢索滿足利用者利用需求的全面性和準確性程度。它是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能以及每一個準確性程度。它是衡量檔案檢索系統(tǒng)性

53、能以及每一個檢索過程質(zhì)量的最基本的指標。檢索過程質(zhì)量的最基本的指標。1. 1. 查全率查全率查全率查全率= =檢索出的有關檔案數(shù)檢索出的有關檔案數(shù)/ /全部有關檔案數(shù)全部有關檔案數(shù)100%100%漏檢率漏檢率= =未檢索出的有關檔案數(shù)未檢索出的有關檔案數(shù)/ /全部有關檔案數(shù)全部有關檔案數(shù)100%100%2. 2. 查準率查準率查準率查準率= =檢索出的有關檔案檢索出的有關檔案/ /檢索出的全部檔案檢索出的全部檔案100%100%誤檢率誤檢率= =檢索出的不相關檔案檢索出的不相關檔案/ /檢索出的全部檔案檢索出的全部檔案100%100%* *查全率與查準率之間存在著一種互逆關系。查全率與查準率之

54、間存在著一種互逆關系。53二、檔案著錄二、檔案著錄檔案著錄是對檔案內(nèi)容和形式特征等進行檔案著錄是對檔案內(nèi)容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。分析、選擇和記錄的過程。內(nèi)容特征：檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的內(nèi)容特征：檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的主題詞、分類號、摘要等主題詞、分類號、摘要等形式特征：檔案的外在表現(xiàn)因素，如題形式特征：檔案的外在表現(xiàn)因素，如題名、責任者、形成時間、文種、載體、名、責任者、形成時間、文種、載體、檔號等檔號等54（一）著錄項目（一）著錄項目1. 1. 題名與責任說明項。包括正題名、并列題名、副題題名與責任說明項。包括正題名、并列題名、副題名及說明題名文字、文件編號、責任者、附

55、件等著錄名及說明題名文字、文件編號、責任者、附件等著錄單元（小項）。單元（小項）。2. 2. 稿本與文種項。包括稿本、文種兩個小項。稿本與文種項。包括稿本、文種兩個小項。3. 3. 密級與保管期限項。包括密級和保管期限兩個小項。密級與保管期限項。包括密級和保管期限兩個小項。4. 4. 時間項。時間項。5. 5. 載體形態(tài)項。包括載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格等載體形態(tài)項。包括載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格等三個小項。三個小項。6. 6. 附注與提要項。包括附注和提要兩個小項。附注與提要項。包括附注和提要兩個小項。7. 7. 排檢與編號項。包括分類號、檔案館代號、檔號、排檢與編號項。包括分類號、檔案館代

56、號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞等小項。電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞等小項。著錄項目分為必要項目和選擇項目。其中必要項目包括著錄項目分為必要項目和選擇項目。其中必要項目包括正題名、責任者、時間項、分類號、檔號、電子文檔正題名、責任者、時間項、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞。其余為選擇項目。號、縮微號、主題詞或關鍵詞。其余為選擇項目。55（二）標識符（二）標識符標識符是一種規(guī)范化的人工語言，用于表示不同的著錄標識符是一種規(guī)范化的人工語言，用于表示不同的著錄項目和著錄內(nèi)容。項目和著錄內(nèi)容。1. 1. 著錄用標識符著錄用標識符2. 2. 著錄用標識符的使用規(guī)則著錄

57、用標識符的使用規(guī)則。（三）著錄條目格式（三）著錄條目格式1. 1. 段落符號式條目格式段落符號式條目格式段落符號式條目格式將著錄項目劃分為四個段落。段落符號式條目格式將著錄項目劃分為四個段落。2. 2. 表格式條目格式表格式條目格式56（四）必要項目著錄細則（四）必要項目著錄細則1. 1. 正題名正題名2. 2. 責任者責任者3. 3. 時間項時間項4. 4. 分類號分類號5. 5. 檔號檔號6. 6. 電子文檔號電子文檔號7. 7. 縮微號縮微號8. 8. 主題詞或關鍵詞主題詞或關鍵詞57三、檔案標引三、檔案標引檔案標引是指對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予檢索標識檔案標引是指對檔案內(nèi)容進行主題分

58、析，賦予檢索標識的過程。包括：的過程。包括：分類標引：賦予分類號的過程分類標引：賦予分類號的過程主題標引：賦予主題詞的過程主題標引：賦予主題詞的過程（一）分類標引（一）分類標引1. 1. 研讀分類法研讀分類法2. 2. 檔案主題分析檔案主題分析3. 3. 判定類別判定類別4. 4. 標引分類號標引分類號5. 5. 審校審校* *檔案分類標引規(guī)則檔案分類標引規(guī)則和和中國檔案分類法中國檔案分類法 （二）主題標引（二）主題標引1. 1. 審讀檔案審讀檔案2. 2. 主題分析和主題概主題分析和主題概念的選定念的選定3. 3. 選詞標引選詞標引* *檔案主題標引規(guī)檔案主題標引規(guī)則則、中國檔案中國檔案主題

59、詞表主題詞表 58四、檔案檢索工具四、檔案檢索工具檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。（一）檔案檢索工具的種類（一）檔案檢索工具的種類1. 1. 按體例分按體例分（1 1）目錄。目錄是由揭示檔案特征的條目匯集而成并）目錄。目錄是由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。如案卷目錄、分按照一定次序編排的檔案檢索工具。如案卷目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。類目錄、主題目錄、專題目錄等。（2 2）索引。索引是指明檔案或目錄的某種特征，以

60、一）索引。索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。如文號定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。如文號索引、人名索引、地名索引等。索引、人名索引、地名索引等。（3 3）指南。指南是以文章敘述的方式綜合介紹檔案情）指南。指南是以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況的檢索工具。如檔案館指南、全宗指南、專題指南。況的檢索工具。如檔案館指南、全宗指南、專題指南。2. 2. 按功能分按功能分（1 1）館藏性檢索工具）館藏性檢索工具 （2 2）查找性檢索工具）查找性檢索工具（3 3）介紹性檢索工具）介紹性檢索工具3. 3. 按載體形式分按載體形式分（1 1）卡片式檢索工具）卡