時(shí)間管理(高級(jí)經(jīng)理培訓(xùn))

1、人生的每一剎那都是唯一的人生的每一剎那都是唯一的時(shí)間對(duì)盼望的人來說“實(shí)在太短”；時(shí)間對(duì)恐懼的人來說“實(shí)在太長(zhǎng)”；時(shí)間對(duì)痛苦的人來說“實(shí)在太慢”；時(shí)間對(duì)快樂的人來說“實(shí)在太快”；時(shí)間對(duì)有愛心的人來說是永恒。“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，“時(shí)間管理”就是“自我”管理什么是時(shí)間管理時(shí)間管理就是管理時(shí)間？下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？

2、5 即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎？9 在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10 你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標(biāo)一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 測(cè)測(cè)你的時(shí)間安排是否合理 總結(jié)你的時(shí)間掌控總

3、結(jié)你的時(shí)間掌控1216 “yes” 救命救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)812“yes” 48 “yes”04“yes”當(dāng)心！當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南可以可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計(jì)，余40 1年為1寸 睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5交通 1.5小時(shí) 2.5年 20電話 1小時(shí) 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年 6.6休假、白日夢(mèng) 鬧情緒、身體不適2小時(shí) 3.3年 3.3

4、3.3大石頭大石頭小沙子小沙子水水課 程 目 標(biāo)知道什么是重要的知道什么是重要的做計(jì)劃做計(jì)劃實(shí)踐實(shí)踐 重要、計(jì)劃、實(shí)踐時(shí)間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時(shí)間有方向 錯(cuò)誤：3成時(shí)間緬懷過去、3成時(shí)間夢(mèng)想將來、 3成時(shí)間應(yīng)付目前的一切正確：8成時(shí)間應(yīng)付今天、1成時(shí)間借古今用作為參考 1成時(shí)間計(jì)劃未來 時(shí)間是資本和無法更新的收入； 任何一個(gè)制定出來幫助高效率地安排時(shí)間的 計(jì)劃，都必須從我們對(duì)時(shí)間寶貴性的認(rèn)識(shí)入手； 管理好你的時(shí)間就能管理好你的生活；時(shí)間管理的重要性時(shí)間管理的重要性“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” 杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，管理的只能是你自己，因此“時(shí)間

5、管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問題；其實(shí)并沒有所謂時(shí)間太多或時(shí)間不夠的情形所在；一天就是二十四小時(shí)，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時(shí)間太少，只是表示在這段時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已；時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性重要的事：對(duì)個(gè)人工作生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重

6、要的事情。緊急緊急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)重要重要與與緊要緊要之區(qū)別之區(qū)別從容人無用人 危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計(jì)劃壓力人 不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng)無聊人不緊急不緊急 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想有遠(yuǎn)見，有理想 平衡平衡 紀(jì)律紀(jì)律 自制自制 少有危機(jī)少有危機(jī) 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機(jī)處理危機(jī)處理

7、 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生Diarize（定出做的時(shí)間） 變?yōu)镈o it latter（呆會(huì)做）4D原則Do it now?。R上就做）Dont do it。（別去做了）重 要 緊 迫Delegate授權(quán)別人去做訂定每日工作計(jì)劃訂定每日工作計(jì)劃 詳細(xì)地計(jì)劃今天下午或是明天早上的工作。工作計(jì)劃-為每天的2-3件事項(xiàng)留出完整的時(shí)間避免分散注意力避免分散

8、注意力 你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到要的成果。辦事處與總公司的協(xié)作辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位銷售人員，負(fù)責(zé)銷售工作。該辦事處業(yè)績(jī)一般，但面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近派了小李過去以便能打開工作站市場(chǎng)。 小李除了工作站之外，對(duì)其它產(chǎn)品如服務(wù)器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無法打開工作站市場(chǎng)，他訴說王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務(wù)，所以實(shí)在沒法抽出充分的時(shí)間去開發(fā)工作站市場(chǎng)。思考題：1、假設(shè)小

9、李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會(huì)造成什么后果？2、王經(jīng)理其實(shí)應(yīng)該怎么做？案例學(xué)習(xí)案例學(xué)習(xí)銷售和管理的重要不同點(diǎn)銷售和管理的重要不同點(diǎn)Critical difference between selling and managingSalespersonSales Manager主要任務(wù)Primary responsibility開發(fā)客戶Develop accounts開發(fā)人Develop peoople工作關(guān)系Working relationship獨(dú)立Alone通過他人Through others角色Role操作員Player教練和操作員Coach and player管理員一層Part of m

10、ngmt不是No是Yes不同的責(zé)任Diversity ofResponsibilities訪問、銷售和服務(wù)Make calls sell andservice開發(fā)人、招聘、選擇、培訓(xùn)、激發(fā)、補(bǔ)償、運(yùn)作分部，經(jīng)理也必須會(huì)見主要客戶，與客戶交流、協(xié)調(diào)和其他部門的關(guān)系Develop people, recruit, select,train, motivate, compensate, runbranch office, see key accounts,correspond, work with otherdepartments時(shí)間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時(shí)間是串起過去、現(xiàn)在及未來無

11、數(shù)事件的連續(xù)線時(shí)間管理的基本單位是事件時(shí)間管理的關(guān)鍵在掌握事件事件經(jīng)由選擇選擇以價(jià)值為基礎(chǔ)基本任務(wù)基本任務(wù)如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)一般指應(yīng)最先完成的任務(wù)。你喜歡做的任務(wù)你喜歡做的任務(wù)在事先安排時(shí)間時(shí)，通常從 不會(huì)去做的事。不甚重要的任務(wù)不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會(huì)去做。確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序 優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清單2、Set priority and work on the most important確定優(yōu)先次序，從最重要的開始

12、做3、Do it every day!每天這么做！每日計(jì)劃： Plan the next d b you l the office.在你 辦公室 前，計(jì)劃 天的工作。 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三個(gè)文件檔案2、Organize all items according to the 4Ds 根據(jù)4D原則整理好所有東西3、Work through “Do”pile 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動(dòng)定下時(shí)間 Use Holding Files 使用活頁(yè)文件4、Clear the desk each day. 每日

13、清理桌面學(xué)習(xí)分配工作學(xué)習(xí)分配工作 學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時(shí)間內(nèi)以有效的方式達(dá)成目標(biāo)。放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時(shí)準(zhǔn)備提供建議并進(jìn)行解答組織下屬組織下屬今日事今日畢今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險(xiǎn)的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)： 訂定完成期限 建立回饋制度 安排人監(jiān)督你 趁早解決 把工作劃分為幾個(gè)小部分 現(xiàn)在就去做將阻礙減到最低將阻礙減到最低通常造成時(shí)間浪費(fèi)的環(huán)境因素有： 電話 信件 會(huì)議 等候 訪客 緊急事件培養(yǎng)說培養(yǎng)說“不不”的能的能力力 如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷時(shí)，你的工作品質(zhì)勢(shì)必會(huì)大受

14、影響。NO！NO！NO！應(yīng)付突發(fā)狀況應(yīng)付突發(fā)狀況 應(yīng)付突發(fā)狀況，是時(shí)間管理上的一大技巧，當(dāng)發(fā)現(xiàn)情況不對(duì)時(shí)，可以： 重新商議 在接下來的步驟中，把浪費(fèi)的時(shí)間補(bǔ)回來 縮小計(jì)劃的涵蓋面 爭(zhēng)取更多資源 接受替代品 提供誘因 要求服從隨時(shí)檢視隨時(shí)檢視 隨時(shí)檢視自己的時(shí)間管理狀況，如果覺得不滿意，可重新檢查自身的時(shí)間管理方法，發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)后再做調(diào)整。四個(gè)主要的影響時(shí)間生產(chǎn)率障礙四個(gè)主要的影響時(shí)間生產(chǎn)率障礙人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性 人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律其自然規(guī)律人們不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知人們

15、不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知道道“重要重要”與與“緊要緊要”之區(qū)別之區(qū)別有時(shí)間觀念的人不善于控制時(shí)間，他們不有時(shí)間觀念的人不善于控制時(shí)間，他們不知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng) 用正確的方法做錯(cuò)誤之事 用正確的方法做正確之事用正確的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法做錯(cuò)誤之事 時(shí)時(shí) 光光 大大 盜盜 打擾打擾 （電話或沒有預(yù)約）（電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整重要性次序無所調(diào)整 沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃 個(gè)人缺乏組織能力個(gè)人缺乏組織能力 缺乏自律缺乏自律 會(huì)議會(huì)議 資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤 文書工作文書工作 分不清

16、責(zé)任和權(quán)力分不清責(zé)任和權(quán)力制定時(shí)間管理系統(tǒng)制定時(shí)間管理系統(tǒng)怎么辦怎么辦？ 利用清靜時(shí)間、過濾電話、安排專門接電話的時(shí)間 學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把電話轉(zhuǎn)交給被授權(quán)處理 電話打擾電話打擾制定時(shí)間管理系統(tǒng)制定時(shí)間管理系統(tǒng)怎么辦怎么辦？ 清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作計(jì)劃表來提供控制，找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法； 先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過濾干擾，適當(dāng)授權(quán)制定時(shí)間管理系統(tǒng)制定時(shí)間管理系統(tǒng) 建立系統(tǒng)，包括：計(jì)劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限 計(jì)劃一定要寫下來，記憶力有時(shí)會(huì)出錯(cuò)，強(qiáng)迫自己按期限完成工作 沒有沒有計(jì)劃計(jì)劃，怎么辦？，怎么辦？ 目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)的設(shè)定 明確自

17、己的價(jià)值觀明確自己的價(jià)值觀 設(shè)定目標(biāo)設(shè)定目標(biāo) 制定階段性步驟制定階段性步驟 把握今日：最重要時(shí)刻把握今日：最重要時(shí)刻 長(zhǎng)期長(zhǎng)期中期中期 短期短期- 價(jià)價(jià) 值值 觀觀 列列 舉舉 做事有效率 追求卓越 專業(yè)能力強(qiáng) 樂觀進(jìn)取 服務(wù)他人 節(jié)儉 身體健康 慷慨 誠(chéng)實(shí) 虛心請(qǐng)教 主持正義 整齊清潔 追求真實(shí) 領(lǐng)導(dǎo)地位 經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)穩(wěn)固 忠實(shí) 自食其力 愛家 篤信宗教 操守 創(chuàng)意 團(tuán)隊(duì)精神 知識(shí)豐富 自我期許如何有效地做每日計(jì)劃：如何有效地做每日計(jì)劃： 溫習(xí)所寫下的價(jià)值觀及目標(biāo)溫習(xí)所寫下的價(jià)值觀及目標(biāo) 訂立日事議程訂立日事議程 衡量執(zhí)行事項(xiàng)所需的時(shí)間衡量執(zhí)行事項(xiàng)所需的時(shí)間 預(yù)測(cè)可能的障礙預(yù)測(cè)可能的障礙 將事件

18、依輕重緩急排列將事件依輕重緩急排列 把會(huì)議的目的、議程寫下來，使與會(huì)者有備而來 只有必須參加的人才通知參加，避免浪費(fèi)太多的人時(shí)間 務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與散會(huì)，制定應(yīng)付干擾的辦法 控制會(huì)議議題，要求大家不要離題 一定要有效追蹤執(zhí)行會(huì)中完成的所有決議，以備下次會(huì)議討論 會(huì)議耗時(shí)會(huì)議耗時(shí) 同時(shí)設(shè)立個(gè)人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾?？朔鍪峦涎拥膲牧?xí)慣； 認(rèn)識(shí)真正的朋友不會(huì)因?yàn)樘孤实慕忉尪挥|怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板 別人會(huì)替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序 NO！ 決定在擬訂計(jì)劃、作決定、給予成果回饋時(shí)，何種資料派得上用場(chǎng)，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性 進(jìn)行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量 預(yù)期作好評(píng)估，將資料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化 當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時(shí)丟棄，一般主管平均只丟棄20% 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事