訂貨管理手冊PPT課件

1、1課程目的 u規(guī)范訂貨操作流程，明確訂貨過程管理要求。u為準確訂貨，合理控制庫存提供技巧支持。u為新進人員迅速把握訂貨技巧提供支持。第1頁/共30頁2目 錄 一、基礎知識一、基礎知識二、一般訂貨流程及管理要求二、一般訂貨流程及管理要求三、信息系統(tǒng)界面三、信息系統(tǒng)界面四、訂貨操作說明四、訂貨操作說明 五、訂貨操作技巧五、訂貨操作技巧 六、其他貨源來貨六、其他貨源來貨 七、案例分析七、案例分析八、教育訓練要點八、教育訓練要點 第2頁/共30頁大統(tǒng)華商品來源 1、供應商送貨-門店下訂單 2、物流配送-門店下訂單、物流自動配送 3、果行、蔬菜基地配送-門店下訂單第3頁/共30頁4一、基礎知識1、專用名

2、詞、專用名詞、平均庫存、平均庫存 平均庫存平均庫存=期初庫存金額（數(shù)量）期初庫存金額（數(shù)量）+期末庫存金額（數(shù)期末庫存金額（數(shù)量）量）/2 說明：計算時應當保持口徑統(tǒng)一性，可以是平均庫存數(shù)量，平均庫存售價金額以及平均庫存成本，財務角度一般計算平均庫存成本。、存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)、存貨周轉(zhuǎn)天數(shù) 存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)=平均庫存成本平均庫存成本/日均銷售成本日均銷售成本 說明：有時為便于直接理解，通常以數(shù)量進行計算，即平均庫存量/平均銷量；簡單理解為“這么多貨可以賣多少天？” 周轉(zhuǎn)率周轉(zhuǎn)率=銷售成本銷售成本/平均庫存成本平均庫存成本 說明：簡單理解為“要做到這么多銷售，存貨要周轉(zhuǎn)幾回？”第4頁/共30頁

3、51、專用名詞、安全庫存、安全庫存安全庫存量安全庫存量=貨架基礎存量貨架基礎存量+供應商兩次送貨期間預測供應商兩次送貨期間預測銷量銷量 備注：簡單理解為下次送貨之前不缺貨的庫存量。、缺貨率、缺貨率 缺貨率缺貨率=缺貨品項數(shù)缺貨品項數(shù)/總品項數(shù)?？偲讽棓?shù)。第5頁/共30頁案例分析 某門店某一品牌蚊香9月份銷售900盒，售價為元/盒，每盒平均進價為6元，月初庫存為600盒，月末庫存為300盒，其供應商送貨周期為7天，問該商品的周轉(zhuǎn)天數(shù)？周轉(zhuǎn)率？該訂貨量？第6頁/共30頁72、流程分類 為全面闡述訂貨流程各種明細類型，本訂貨流程闡述以下層次： 常規(guī)商品訂貨管理要求常規(guī)商品訂貨管理要求非常規(guī)類型及情況

4、非常規(guī)類型及情況 鮮活商品訂貨、原料類商品訂貨、自采商品訂貨、緊急團購訂貨、家紡類需尺碼管理商品訂貨、節(jié)氣商品訂貨、大型促銷活動訂貨新品訂貨新品訂貨 首單一般由采購訂貨；物流配送商品由物流訂貨第7頁/共30頁83、分類流程管理側重點類型管理重點常規(guī)訂貨合理控制庫存額度，保證周轉(zhuǎn)，同時切合供應商送貨頻率。鮮活品訂貨特別重視鮮度，重點把控質(zhì)量和數(shù)量，考慮天氣、預測銷量、質(zhì)量、貨源供應能力、價格等多種因素。原材料訂貨相對穩(wěn)定，考慮多長時間的使用量。自采商品訂貨事前無法預知，事后補充訂單；管理重在自采商品的競爭力，包括品質(zhì)和價格。緊急團購訂貨立刻獲得貨源，可能事后補充訂單。標碼類商品訂貨各種尺碼的配比

5、度。節(jié)氣商品訂貨商品銷售持續(xù)時間短，備貨風險大，量的預測把控。大型促銷訂貨銷量的預測及陳列的需要。季節(jié)性商品訂貨切合季節(jié)消費曲線，把握庫存量的調(diào)整。第8頁/共30頁9二、一般訂貨流程及管理要求、常規(guī)訂貨流程常規(guī)訂貨流程發(fā)現(xiàn)缺貨：主管通過信息系統(tǒng)查詢或庫存清點，確定需訂貨商品訂貨：主管在信息系統(tǒng)訂貨界面下確定訂貨數(shù)量，保存、審核然后打印，具體見信息系統(tǒng)操作界面打印訂單交主管經(jīng)理簽字審批不合格則修改訂單，返回上一步簽字審批后的訂單傳真給供應商，并電話確定供應商收到訂單，確定到貨時間訂單交收貨組備案后續(xù)銜接：準備驗收。前提：需訂貨商品采購中心已與供應商有正常合作合同，系統(tǒng)中有商品可訂貨基本信息，包括

6、供應商、品名、條碼、進價等第9頁/共30頁10、內(nèi)控流程管理要求只有擁有公司信息系統(tǒng)帳號者才有訂貨權，其他任何人不得盜 用、冒用系統(tǒng)帳號操作訂貨；帳號擁有者也不得請人代為操作訂貨，過失責任由帳號擁有者承擔。所有訂單訂貨必須在信息系統(tǒng)中留下訂貨痕跡，訂貨人員必須通過信息系統(tǒng)訂貨操作系統(tǒng)中操作訂貨。所有訂貨訂單必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字，一級門店一次性訂貨金額高于20000元或數(shù)量超過5000單位的訂貨；二級門店金額高于10000元或數(shù)量超過2000單位的訂貨應交店長審批。必須及時驗收，保證實際庫存信息與實物庫存信息一致。第10頁/共30頁11三、信息系統(tǒng)界面、步驟步驟1：打開myshop系統(tǒng)，進入操作界

7、面（如1）第11頁/共30頁12、步驟步驟2：點擊“采購管理訂貨作業(yè)訂貨審批單”或“特價訂貨審批單”，兩者差別在于：“特價訂貨審批單”下的操作可修改商品進價，而“訂貨審批單”下的操作不可修改進價，以下以訂貨審批單為操作要求，進入界面（如2）第12頁/共30頁13、步驟步驟3：點擊“新建單據(jù)”進入訂單界面，選擇管理部類填入供應商代碼，按F2快捷鍵到訂貨查詢界面（如3） 第13頁/共30頁14、步驟步驟4：在商品精靈內(nèi)選擇輸入相關代碼，點擊查詢進入商品選擇清單 （如4） 第14頁/共30頁15、步驟步驟5：根據(jù)訂貨需要，直接在（圖4）界面中雙擊選定需要訂貨的單品，進入（圖5）界面在圖5界面上修改訂

8、貨數(shù)量等信息后，保存并審核單據(jù)。 （圖5）第15頁/共30頁16、步驟步驟6：再次進入初始界面（圖1），點擊采購管理訂貨作業(yè)查詢直送訂單進入界面（圖6）第16頁/共30頁17、步驟步驟7：擊“單據(jù)查找”，根據(jù)“單據(jù)審核日期”找到訂貨單 ，并復核訂單信息（圖7）第17頁/共30頁18、步驟步驟8：在圖8界面下方找到打印按鈕，點擊打印出訂貨單 （圖8）第18頁/共30頁19、步驟步驟9：訂單經(jīng)過主管及部門經(jīng)理審核確認無誤，簽字后傳真至相應供應商，然后電話及時與供應商確認訂單是否發(fā)出收到，尤其是緊急訂單。第19頁/共30頁20四、訂貨操作說明、發(fā)現(xiàn)缺貨方法訂貨一般分析內(nèi)容及信息系統(tǒng)使用 通過歷史銷售

9、信息查詢、通過訂貨審批單下的供應商經(jīng)營商品操作，或通過異常庫存報表操作。 需要訂貨的情況： 低周轉(zhuǎn)天數(shù) 、現(xiàn)有系統(tǒng)零小庫存 、期末庫存數(shù)量小于日平均銷售數(shù)量、促銷商品等 訂貨需參照的幾張報表（ myshopmyshop系統(tǒng)下） 訂貨審批單、商品銷售信息報表 、異常庫存報表 、負庫存日報表 、商品庫存查詢 。第20頁/共30頁21、審批及溝通主管經(jīng)理進行訂貨單審批時，應注意關注下列問題：訂貨總額是否超過10000元，超過時，應交更上級審批。依營運組特性、商品特性，對于品項、數(shù)量過多的訂單，尤其是現(xiàn)金采購及不可退貨品要重點審核。單品、裝箱系數(shù)單位。按照至少5%的比例原則抽查，并應在訂單上留下審批痕

10、跡。訂貨單最下部，空白欄一定劃掉（需注明定貨明細的允許備注填加）。促銷員的訂貨意見只可參考，決定權必須由營運主管把握。對于相同品種不同口味商品，口味銷售有差別，相似定量應復核。對于促銷商品應進行重點復核，關注價格敏感度可能引起的銷量變化。新品的第二次訂貨應當把控（第一次由采購下單）。第21頁/共30頁22、供應商溝通保證訂貨到貨率，應與供應商保持良好的溝通，咨詢下列內(nèi)容：大型促銷超低特價往往有供應商故意斷貨，應當通過電話確認最大程度獲得供應商供貨保證。大量訂貨應了解供應商庫存及休假狀況，特別是休假時段如春節(jié)、國慶。逢市場價格異動期間，應了解供應商價格變動趨勢以防漲價缺貨與供應商保持良好溝通，適

11、時了解供應商處特價品及促銷力度情況，從而獲得一定的特價商品支持。緊急訂貨需了解供應商到貨時段，把握送貨頻率從而使收貨組做好準備。對于訂貨未到情況應當進行特別溝通，發(fā)現(xiàn)未到貨必須連續(xù)進行訂單追加；未到貨情況（包括供應商不執(zhí)行協(xié)議價格等異常）應當通過書面電子郵件向采購反饋。第22頁/共30頁23五、訂貨操作技巧一般性訂貨需關注的因素銷售預測及顧客需求 暢銷商品：（前期銷量-期末庫存量）* 1.52適當調(diào)整； 正常銷售商品：（前期銷量-期末庫存量）*適當調(diào)整； 低周轉(zhuǎn)商品：（前期銷量-期末庫存量）* 0.81適當調(diào)整； 對于銷售無規(guī)律，變化趨勢特別大的商品，要依據(jù)具體情況進行銷量預測。商品屬性及銷售

12、屬性 保質(zhì)期特性和功能特性、商品銷售地位屬性、銷售屬性（常規(guī)、特賣）；陳列位置：排面、堆頭、端架；訂貨時段：商品銷售的周期特性：市場啟動期、銷售衰退期。供應商送貨周期、配供能力、市場期貨因素設立科學的最低庫存、合理的訂貨頻率和訂貨量；一般原則：勤進快出 ；倉庫資源 倉庫面積與存儲條件能滿足訂貨需要，經(jīng)常到現(xiàn)場巡視可存放位置。第23頁/共30頁24、幾種特殊類型訂貨關注點 促銷訂貨 針對前七后三的供應商促銷供價原則，為提高毛利空間，應當加以利用。一般可考慮：正常促銷商品訂貨量 = 正常訂貨量現(xiàn)有庫存量； 驚爆商品訂貨量 = 正常訂貨量3-現(xiàn)有庫存量。 生鮮品由于品質(zhì)穩(wěn)定性不高，促銷應當慎重擴充訂

13、貨量。 鮮品訂貨 因保質(zhì)期極短，為控制損耗額度，需綜合考慮到時令、市場價格走勢、庫存、供應商供貨能力、運輸能力及倉儲等因素。 家紡類訂貨 非標件類（指單個品種不具相同性）市場消費生命周期、合理配置尺碼確定各標碼商品數(shù)量分布情況。第24頁/共30頁25六、其他貨源來貨、門店現(xiàn)金自采 自采規(guī)劃 退貨比較困難，須認真分析預測，謹慎對待訂貨。 新品種以自采者個人眼光判斷并預測銷量，授權范圍內(nèi)后續(xù)補充訂單。 賣場銷售商品的補充性現(xiàn)金自采，訂貨應以斷貨時段業(yè)績預測為定量，提前應作規(guī)劃并報部門經(jīng)理及店長審批。、門店向果行及冷庫訂貨 向果行訂貨，要注意訂貨時間、數(shù)量，有變化及時聯(lián)系 冷庫凍品由門店向物流下單，

14、物流按單進行配送。、采購訂貨 新品及大型促銷商品，一般由采購在信息系統(tǒng)中操作訂貨； 新品訂單由門店主管在信息系統(tǒng)中查詢新品訂單。第25頁/共30頁26六、其他貨源來貨、物流來貨 物流依據(jù)門店匯總銷量預測進行訂貨，只在進入物流中心供應商經(jīng)營商品范圍內(nèi)訂貨。 在數(shù)量、質(zhì)量等問題上，應及時與物流溝通。、調(diào)撥訂貨 調(diào)撥訂貨仍以門店需求預測為準，調(diào)撥需報部門經(jīng)理及店長審批。具體操作參見調(diào)撥手冊。第26頁/共30頁27七、案例分析、案例情形一：市場行情變化影響訂貨 2008年初市場油價瘋漲，市場貨源緊張；非常時期，經(jīng)采購與門店研究對油品進行現(xiàn)金壓貨，當時門店福臨門大豆油一次進貨800箱，雖然在高價時賣出了

15、一大部分；但下半年隨著國家宏觀政策與價格臨時干預措施的出臺，油價急轉(zhuǎn)直下，迅速跌回50元以內(nèi)，外圍市場油價下降，使門店剩余的庫存全部滯壓，一般油的保質(zhì)期只有18個月，為了避免更大的損失，各個門店都只能倒價銷售，損失比較大。、案例二：銷售預測影響訂貨水果組“蘆柑”特價期間收件元，柜組預計1000多斤/天，下單量2000斤/天，而實際的商品質(zhì)量較差，每天僅800斤，庫存積壓厲害，損耗嚴重。第27頁/共30頁28七、案例分析、案例三：偶然性事件影響訂貨 X年我市發(fā)生水污染事件，我們得知消息，迅速采取行動，立即大量下單，主推400Ml以上大瓶水和5L的桶裝水； 結果通過合理的訂貨與調(diào)度，不但滿足了廣大市民生活的需求，同時也增