采購內(nèi)控管理課程

1、齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例一、案例簡介二、假藥案采購環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)剖析三、采購業(yè)務(wù)面臨的其他風(fēng)險(xiǎn)齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例一、案例簡介齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例1.2.3.4.2006 年4 月，廣東省中山醫(yī)院因使用了齊齊哈爾第二制藥有限公司生產(chǎn)的“亮菌甲素注射液導(dǎo)致多名患者腎功能衰竭，其中11 人死亡。引起了國務(wù)院、國家食品藥品監(jiān)督管理局和廣東省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注和重。2006 年7月19 日國務(wù)院總理溫家寶主持召開國務(wù)院常務(wù)會(huì)議，嚴(yán)肅處理齊齊哈爾第二制藥有限公司制售假藥案相關(guān)責(zé)任人。股權(quán)轉(zhuǎn)讓給“北京東盛園投資公司后又將部分股權(quán)和實(shí)際經(jīng)營權(quán)都出讓給私人2005年7月進(jìn)行股份

2、制改造成立于1968年由黑龍集團(tuán)控股，屬于國有齊齊哈爾第二制藥有限公司的背景不法商人銷售假藥冒用輔料齊齊哈爾第二制藥廠采購環(huán)節(jié)失控質(zhì)量檢驗(yàn)人員違規(guī)操作發(fā)生齊齊哈爾第二制藥廠假藥事件的原因齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例齊二藥假藥案過程12低價(jià)買進(jìn)違規(guī)驗(yàn)收3低價(jià)中標(biāo)江蘇省泰興市 王桂平齊齊哈爾第二制藥有限公司采購員紐忠仁以中國地質(zhì)礦業(yè)總公司泰興化工總廠的名義既未向泰興化工總廠索取資質(zhì)證明也沒有到廠查看以低價(jià)買進(jìn)假冒藥用丙二醇偽造藥品生產(chǎn)許可證等證件將工業(yè)用的丙二醇假冒藥用級的丙二醇銷售給齊齊哈爾第二制藥有限公司低價(jià)購進(jìn)齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例未將檢測圖譜與

3、“藥用標(biāo)準(zhǔn)丙二醇圖譜”進(jìn)行對比鑒別發(fā)現(xiàn)檢驗(yàn)樣品“相對密度值”與標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重不符的情況下，將其改為正常值，簽發(fā)合格證違規(guī)驗(yàn)收齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例 2006 年，廣東省實(shí)行新一輪藥品集中招標(biāo)采購齊二藥生產(chǎn)的亮菌甲素因投標(biāo)價(jià)格最低而中標(biāo)由齊二藥制造出的假藥“亮菌甲素注射液”順利進(jìn)入了市場11 名患者出現(xiàn)急性腎功能衰竭并死亡廣州中山三院和廣東龍川縣中醫(yī)院使用此假藥低價(jià)中標(biāo)齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例5、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)總體偏低，內(nèi)控意識薄弱 2、確定無資質(zhì)的供應(yīng)商 3、付款流程不符合規(guī)定4、材料驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式 1、未進(jìn)行不相容職務(wù)相分離控制二、假藥案采購環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)剖析采購人員資質(zhì)驗(yàn)證確定供應(yīng)商

4、詢價(jià)沒有采購經(jīng)理、主管和采購人員構(gòu)成的采購團(tuán)隊(duì) 沒有任何的監(jiān)控和制衡機(jī)制1、未進(jìn)行不相容職務(wù)相分離控制僅憑互聯(lián)網(wǎng)上的供應(yīng)信息和幾次電話溝通就確定了供應(yīng)商沒有對供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)流程以及設(shè)備等進(jìn)行實(shí)地考察沒有供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行檢測2、確定無資質(zhì)的供應(yīng)商2005年9月19日2006年2月14日供貨方開具的發(fā)票日期2005年9月19日齊二藥付款日期2005年9月21日出具偽造的丙二醇質(zhì)檢報(bào)告日期供貨方發(fā)貨日期3、付款流程不符合規(guī)定1、付款的依據(jù)既不是發(fā)票也不是驗(yàn)收單據(jù)。2、付款日期與發(fā)貨日期相同且先于驗(yàn)收日期，即沒有通過驗(yàn)收便付款，這樣就根本沒有對所購材料的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)有防范作用。3、付款流程不符合規(guī)

5、定江蘇美奇精細(xì)化工有限公司供貨方發(fā)票開具單位付款對象與發(fā)票開具單位不一致更是違反了基本的貨幣資金控制原則。3、付款流程不符合規(guī)定 齊二藥作為一個(gè)通過了“良好作業(yè)規(guī)范（GMP）”認(rèn)證的企業(yè)，理應(yīng)有著良好的作業(yè)規(guī)范，但在其材料檢驗(yàn)過程中，將所購材料進(jìn)行“無對照物”的檢驗(yàn)，僅在其形式上完成了檢驗(yàn)，關(guān)鍵的質(zhì)量控制活動(dòng)未能實(shí)施，致使質(zhì)量控制是實(shí)效。4、材料驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式采購員鈕忠仁說自己根本看不懂化驗(yàn)資料負(fù)責(zé)采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)的人員缺乏專業(yè)知識，對內(nèi)部控制的基本要求也不了解。驗(yàn)藥的化驗(yàn)室主任陳桂芬學(xué)歷是初中一年級，并自稱“沒有受過什么（化學(xué)）培訓(xùn)”5、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)總體偏低，內(nèi)控意識薄弱1、編制需求計(jì)劃和采購

6、計(jì)劃環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)2、請購環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)3、確定采購價(jià)格的主要風(fēng)險(xiǎn)4、 管理供應(yīng)過程的主要風(fēng)險(xiǎn)5、會(huì)計(jì)控制的主要風(fēng)險(xiǎn)三、采購業(yè)務(wù)還可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或舞弊現(xiàn)象發(fā)生需求或采購計(jì)劃不合理不按實(shí)際需求安排采購或隨意超計(jì)劃采購與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃不協(xié)調(diào)1、編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批缺乏采購申請制度可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營2、請購環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)引起采購價(jià)格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。采購定價(jià)方式選擇不當(dāng)缺乏對重要物資品種價(jià)格的跟蹤監(jiān)控3、確定采購價(jià)格的主要風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)忽視

7、運(yùn)輸過程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤 運(yùn)輸方式選擇不合理4、 管理供應(yīng)過程的主要風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映，以及采購物資和資金受損 缺乏有效的采購會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況相關(guān)會(huì)計(jì)記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲(chǔ)記錄不一致5、會(huì)計(jì)控制的主要風(fēng)險(xiǎn)合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全，特別是貨幣資金安全，通過嚴(yán)格審核每一筆付款事項(xiàng)，避免付錯(cuò)款或重復(fù)付款，確保資金安全。保證采購與生產(chǎn)、銷售的要求同步，確保采購到的貨物的質(zhì)量，滿足企業(yè)正常的生產(chǎn)要求，提高經(jīng)營效率和效果。及時(shí)與準(zhǔn)確地提供采購與付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息，改善倉存管理，提高采購效率，確保維持合理的庫存物資

8、占用的資金，加快資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率。取得企業(yè)應(yīng)享有的購貨折扣與折讓，維護(hù)企業(yè)權(quán)益不受侵犯。促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。控制目標(biāo)控制措施崗位分工與授權(quán)審批控制采購程序控制管理供應(yīng)過程驗(yàn)收與保管控制請購和審批控制付款控制采購申請與審批分離；采購申請與采購執(zhí)行分離；詢價(jià)與確定供應(yīng)商分離；采購合同的訂立與談判分離；貨物的采購、保管職務(wù)與賬務(wù)記錄分離；崗位分工與授權(quán)審批控制采購合同的訂立與談判分離；貨物的采購職務(wù)與驗(yàn)收職務(wù)分離；詢價(jià)與確定供應(yīng)商分離；付款審核職務(wù)與付款執(zhí)行職務(wù)分離。崗位分工與授權(quán)審批控制企業(yè)應(yīng)該建立完善的授權(quán)審批體系，按采購物料的性質(zhì)和金額大小兩個(gè)維度確定審批權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)各個(gè)層面

9、對采購業(yè)務(wù)的綜合控制實(shí)現(xiàn)較好的管理效果。小批量小金額采購主管處大宗和重要的物資總經(jīng)理、分管副經(jīng)理等審批審批崗位分工與授權(quán)審批控制企業(yè)在授權(quán)審批的過程中應(yīng) 1）采購與付款業(yè)務(wù)審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不允許超越權(quán)限的審批。崗位分工與授權(quán)審批控制2）經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在自己的職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。未經(jīng)審批的采購與付款業(yè)務(wù)不得辦理崗位分工與授權(quán)審批控制3）對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告。4）對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)

10、重?fù)p失。崗位分工與授權(quán)審批控制（一） 一般要求1）采購需求審核制度 企業(yè)采購需求應(yīng)當(dāng)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性 。需求部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求、標(biāo)準(zhǔn)和到貨時(shí)間等。有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購要求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。請購和審批控制2）采購申請制度 企業(yè)應(yīng)該建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務(wù)類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)及相應(yīng)的請購程序。請購和審批控制3）建立采購預(yù)算管理制度 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)算管理制度，在全面預(yù)算管理的要求下，對于超預(yù)算和預(yù)

11、算外采購，應(yīng)該履行預(yù)算調(diào)整程序。請購和審批控制4）采購請購審批制度 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的購買審批制度，明確審批權(quán)限。限額以下的采購限額以上的采購無需審批總經(jīng)理審批必須請購和審批控制（二）具體要求1）計(jì)劃內(nèi)請購與審批流程 對于已列入材料采購計(jì)劃內(nèi)的項(xiàng)目，由生產(chǎn)部門填寫采購申請單，經(jīng)主管簽字后，交采購員審核是否在計(jì)劃內(nèi)，再經(jīng)計(jì)劃部門審核材料需求的合理性和恰當(dāng)性，由項(xiàng)目經(jīng)理審核后，交給采購員。 請購和審批控制2）計(jì)劃外請購與審批流程: 對于未列入材料采購計(jì)劃的項(xiàng)目，以及超計(jì)劃數(shù)量的采購項(xiàng)目，由生產(chǎn)部門提出申請?zhí)岢鲇?jì)劃外申請報(bào)告(須說明理由)并填寫采購申請單，主管簽字，經(jīng)計(jì)劃部審核計(jì)劃外采購需求的合理性

12、和恰當(dāng)性，由項(xiàng)目經(jīng)理審批，公司經(jīng)營管理部審核批準(zhǔn)，交給采購員。請購和審批控制開始采購申請單計(jì)劃內(nèi)提出采購申請是否審核審批經(jīng)審批的采購程序?qū)徍税才挪少徑Y(jié)束審批經(jīng)審批的采購申請單生產(chǎn)部門采購員計(jì)劃部項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)營管理部請購和審批控制3)檢查庫存環(huán)節(jié) 請購前應(yīng)先檢查原物料是否有下列情形：目前存量是否達(dá)請購點(diǎn)；請購之前原物料品名、規(guī)格、廠牌等是否有庫存品或替代品可替代。請購和審批控制采購程序控制供應(yīng)商的選擇采購數(shù)量的確定采購價(jià)格的確定采購訂單的控制1.2.擇優(yōu)確定供應(yīng)商公平、公正和競爭的原則與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議經(jīng)濟(jì)訂貨量模型 假設(shè)企業(yè)能夠及時(shí)補(bǔ)充存貨，能集中到貨，不允許缺貨，需求量穩(wěn)定，并能預(yù)測，企

13、業(yè)現(xiàn)金充足，所需存貨市場供充足等 Q=（四）采購的全過程管理實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性管理過程控制驗(yàn)收與保管控制1.2.3.4.設(shè)立獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，保持驗(yàn)收人員的獨(dú)立性。制定驗(yàn)收人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任追究制度。制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫。驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的要求等核對一致。驗(yàn)收人員編制驗(yàn)收單保管員開具材料入庫單財(cái)務(wù)材料采購員保管員自己保留采購部門依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜驗(yàn)收不合格合格驗(yàn)收與保管控制無采購合同物資大額采購合同物資

14、超采購預(yù)算的采購物資損毀的物資驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理驗(yàn)收與保管控制驗(yàn)收異常的情況：驗(yàn)收與保管控制保管控制123保持保管人員的獨(dú)立性保管人員根據(jù)驗(yàn)收貨物清單查驗(yàn)貨后將貨物安排入庫 定期清點(diǎn)和整理貨物，發(fā)現(xiàn)有貨物損壞、變形、變質(zhì)，丟失等情況應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門進(jìn)行處理4制作領(lǐng)料單，提貨時(shí)要有主管部門簽字的請購單并要求其在領(lǐng)料單上簽字賣方發(fā)票檢驗(yàn)倉儲(chǔ)部門驗(yàn)收已審批申請單 訂單 驗(yàn)收單財(cái)務(wù)部核對編制付款憑證記賬簽發(fā)登記銀行日記賬準(zhǔn)備支票銀行對賬單稽核審核應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)付賬款總賬付款控制控制點(diǎn)控制人控制措施核對會(huì)計(jì)1、將發(fā)票與訂單、驗(yàn)收單、申請單

15、等進(jìn)行比較審核財(cái)務(wù)主管1、在會(huì)計(jì)核對的基礎(chǔ)上，二次審核發(fā)票和訂單、驗(yàn)收單、請購單。2、審核編制的付款憑證是否準(zhǔn)確。簽發(fā)財(cái)務(wù)主管1、支票的簽發(fā)有付款憑單等依據(jù)。2、在賣方發(fā)票上加蓋“款已付訖”，防止重復(fù)開支票?；顺黾{1、定期核對銀行對賬單和銀行存款日記賬。付款控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款等往來款項(xiàng)。貨款結(jié)算環(huán)節(jié)，注意不相容崗位職責(zé)分離應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理付款控制123付款控制涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查。預(yù)付賬款的期限占用款項(xiàng)的合理性發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施。綜合分析付款控制應(yīng)用實(shí)例 “上海通用”的采購內(nèi)部控制公司簡介 上

16、海通用成立于1997年6月12日，是一家中美合資企業(yè)，由上海汽車工業(yè)(集團(tuán))總公司、通用汽車公司各出資50組建而成。上海通用每年都有上百億的采購支出，成立7年多來采購支出已達(dá)上千億，但至今未發(fā)生一起經(jīng)濟(jì)違法案件其采購與付款內(nèi)部控制取得巨大成效。上海通用取得巨大成效的秘訣是什么成功的原因一、建立了科學(xué)合理的分權(quán)制衡制度二、建立了全面完善的采購與付款的內(nèi)部控制，并得到有效執(zhí)行三、建立了嚴(yán)格的請購與審批控制四、建立了完善的采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度五、建立了嚴(yán)格的付款控制六、實(shí)施了有效的監(jiān)督一、建立了科學(xué)合理的分權(quán)制衡結(jié)構(gòu) 上海通用建立了“科學(xué)分權(quán)、有限授權(quán)、權(quán)隨崗定”的權(quán)利運(yùn)作結(jié)構(gòu)，把“集中的權(quán)力分

17、散化，隱蔽的權(quán)力公開化”并把權(quán)力的行使與崗位職責(zé)聯(lián)系在一起。這樣做使公司內(nèi)沒有特殊的人員也沒有特殊的權(quán)力在采購環(huán)節(jié)沒有一個(gè)人”說了算”，使想行賄的人找不到”關(guān)鍵人”。有限授權(quán)權(quán)隨崗定科學(xué)分權(quán)權(quán)利的運(yùn)作結(jié)構(gòu)二建立了全面完善的采購與付款的內(nèi)部控制，并得到有效執(zhí)行 完善的內(nèi)部控制制度：上海通用制定了包括(SGM采購部門員工對外業(yè)務(wù)活動(dòng)行為規(guī)定、禮品、禮金上交處理規(guī)定等1 1 5項(xiàng)規(guī)章、制度，建立了30多項(xiàng)采購程序和10多項(xiàng)與采購有關(guān)的管理制度。 采購預(yù)算項(xiàng)目申請招投標(biāo)合同審批貨物驗(yàn)收付款索賠內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)在整個(gè)采購過程中，不管什么部門，什么都要對號入座嚴(yán)格按照設(shè)定的內(nèi)部控制的要求執(zhí)行保證了執(zhí)行的有效

18、性。三、建立了嚴(yán)格的請購與審批控制 1、實(shí)行采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理 、預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目：一般是常規(guī)項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。 、超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目：一般是非常規(guī)項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門首先是對需求部門提出的申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核合格的再辦理請購手續(xù)，不合格的不予辦理。為保證預(yù)算的準(zhǔn)確性，所有的預(yù)算項(xiàng)目都要經(jīng)過匯集的有關(guān)人員精心編制，所有的預(yù)算使用都要經(jīng)過嚴(yán)密的流程，避免了預(yù)算中的隨意性，保證了準(zhǔn)確性。 2、采購申請階段、固定資產(chǎn)項(xiàng)目的采購：首先由固定資產(chǎn)使用部門提出申請?zhí)顚憽安少徤暾垎巍痹俳?jīng)過項(xiàng)目費(fèi)用管理部門對采購費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格審核最后交由財(cái)務(wù)部門審核批準(zhǔn)簽字。、一般采購和生產(chǎn)原材料采購：首先由采購申請部門提出申請?zhí)顚憽安少徤暾垎巍?，?jīng)本部門主管人員核準(zhǔn)簽字后，再交由財(cái)務(wù)部門審核批準(zhǔn)簽字；四、建立了完善的采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度 上海通用對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序等做出了明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。 選擇供應(yīng)商方法：先進(jìn)行初選再由項(xiàng)目提出部門和技術(shù)部門對供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)評審，選擇技術(shù)條件好的若干供應(yīng)商報(bào)聯(lián)合采購委員會(huì)，由聯(lián)合采購委員會(huì)確定潛在供應(yīng)商。 在確定供應(yīng)商的過程中，上海通用把它分為兩步進(jìn)行。確定供應(yīng)商兩步走：