視頻會議管理辦法

1、交通視頻會議系統(tǒng)管理辦法 青海省交通通信信息中心青海省交通通信信息中心內(nèi)容內(nèi)容第一章第一章 總則總則第二章第二章 職責(zé)分工職責(zé)分工第三章第三章 安全和保密管理安全和保密管理第四章第四章 設(shè)備維護(hù)和管理設(shè)備維護(hù)和管理第五章第五章 召開視頻會議的程序召開視頻會議的程序第六章第六章 視頻會議調(diào)度管理視頻會議調(diào)度管理第七章第七章 會議管理和會場紀(jì)律會議管理和會場紀(jì)律第八章第八章 監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查第一章第一章 總則總則 為規(guī)范全省交通視頻會議系統(tǒng)的管理，保證視頻會議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本辦法。 第一條第一條 視頻會議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各單位應(yīng)積極利用交通視頻會議系統(tǒng)召開

2、會議、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。第二條第二條 視頻會議維護(hù)與管理的基本任務(wù)：1.保證視頻會議系統(tǒng)運(yùn)行正常畫質(zhì)清晰；2.迅速準(zhǔn)確地排除故障，盡量減少故障引起的不良影響；3.保持系統(tǒng)設(shè)備完好，保持工作環(huán)境良好，各種記錄真實(shí)齊全。4.定期對本地視頻會議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行檢查。第二章第二章 職責(zé)分工職責(zé)分工第一條第一條 交通廳辦公室是全省交通視頻會議的管理部門，青海省交通通信信息中心是全省交通視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門，廳視頻會議室的管理工作由廳后勤中心按照相關(guān)要求具體負(fù)責(zé)。交通視頻會議系統(tǒng)各節(jié)點(diǎn)單位也應(yīng)明確系統(tǒng)的具體管理部門及其職責(zé)，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。交通視頻會議系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)分布圖各

3、州地市政務(wù)內(nèi)網(wǎng)各州地市政務(wù)內(nèi)網(wǎng) 交通廳主會場省政府政務(wù)內(nèi)網(wǎng)海東總段海西總段果洛總段玉樹總段湟源總段共和段黃南段管理部門廳辦公室會議室管理后勤中心技術(shù)保障信息中心格爾木總段 第二條第二條 各節(jié)點(diǎn)單位應(yīng)明確視頻會議系統(tǒng)管理員。視頻會議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名及其聯(lián)系方式（包括辦公電話、移動(dòng)電話、電子郵箱及視頻會議室電話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知交通廳辦公室及省交通通信信息中心。 第三條第三條 青海省交通視頻會議各分會場的終端地址由省交通廳統(tǒng)一分配，各分會場管理部門按照分配的IP地址配置、安裝、調(diào)試設(shè)備，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，并協(xié)調(diào)維護(hù)本地系統(tǒng)及設(shè)備，未經(jīng)同意，不得擅自修改參數(shù)。 第四條第四條

4、 各分會場管理部門應(yīng)定期對本地分會場的視頻會議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行和管理情況進(jìn)行檢查。第三章第三章 安全和保密管理安全和保密管理 第一條第一條 各視頻會議結(jié)點(diǎn)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用機(jī)房，放置視頻會議專用設(shè)備，非工作人員不得隨意進(jìn)入。用于承載視頻會議的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)不得與其他非指定業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)以及國際互聯(lián)網(wǎng)相連接。 第二條第二條 為防止視頻會議系統(tǒng)受到病毒、黑客以及其他惡意程序的攻擊，避免冗余流量占用網(wǎng)絡(luò)帶寬，保證視頻系統(tǒng)運(yùn)行安全和圖像、畫面的清晰流暢，視頻會議管理人員應(yīng)遵守如下規(guī)定。 （一）嚴(yán)禁私自篡改硬件設(shè)備配置。 （二）嚴(yán)禁私自篡改服務(wù)器、終端的登錄的管理員密碼。第四章第四章 設(shè)備維護(hù)和管理設(shè)備維護(hù)和管理

5、 第一條第一條 視頻會議系統(tǒng)需指定專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)，保證設(shè)備運(yùn)行正常，確保會議系統(tǒng)暢通。第二條第二條 視頻會議系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)單位對設(shè)備的技術(shù)和質(zhì)量狀況，應(yīng)按以下標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)管理，保證設(shè)備良好。（一）各類設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、電氣和傳輸性能符合技術(shù)指標(biāo)體系相應(yīng)要求。（二）設(shè)備清潔，結(jié)構(gòu)完整，部件齊全，嚴(yán)禁挪作他用。（三）運(yùn)行正常，使用良好。（四）技術(shù)資料齊全完整，圖紙和設(shè)備相符合。（五）視頻會議設(shè)備應(yīng)有良好的接地線，接地電阻小于或等于4歐姆。（六）經(jīng)常停電地區(qū)，應(yīng)購置發(fā)電機(jī)做應(yīng)急備份電源。 第三條 視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是完成通信任務(wù)和正常召開會議的基礎(chǔ)，必須管理好、維護(hù)好、使用好，嚴(yán)禁挪作它用。視頻會議終端和控制臺

6、應(yīng)做好軟件備份并采取嚴(yán)格的防病毒措施。 會議系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)資料、軟件程序等，必須專人管理，不得遺失。人員發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。第五章第五章 召開視頻會議的程序召開視頻會議的程序 第一條第一條 以交通廳或廳機(jī)關(guān)各處室名義召開視頻會議，須經(jīng)廳辦公室批準(zhǔn)。以廳屬各單位名義召開視頻會議，由各單位提前告知廳辦公室，如與交通廳會議沖突，則優(yōu)先確保交通廳會議。第二條第二條 以交通廳名義召開視頻會議并申請使用廳機(jī)關(guān)視頻會議室的，按以下程序辦理：（一）會議發(fā)起單位（部門）提前5個(gè)以上工作日起草會議通知，并填報(bào)交通視頻會議申請表（見附表1），打印并加蓋公章后送廳辦公室審核，批準(zhǔn)后，會議主辦單位應(yīng)提前1個(gè)工作

7、日以上將會議通知抄送交通通信信息中心和廳后勤中心；（二）緊急情況下，會議發(fā)起單位（部門）可先將視頻會議有關(guān)信息告知廳辦公室、交通通信信息中心和廳后勤中心，并在會后補(bǔ)增相關(guān)手續(xù)。 第三條第三條 為保證交通視頻會議效果，有分會場參加的視頻會議應(yīng)至少有一天的聯(lián)調(diào)時(shí)間。 第四條第四條 視頻會議參加單位的組織協(xié)調(diào)工作由會議發(fā)起單位（部門）負(fù)責(zé)，同時(shí)會議發(fā)起單位（部門）還應(yīng)督促各參加單位做好與當(dāng)?shù)匾曨l會議管理部門的協(xié)調(diào)工作。第六章第六章 視頻會議調(diào)度管理視頻會議調(diào)度管理第一條第一條 會前準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：（一）各參會單位在接到會議通知后，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時(shí)，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照交通視頻會議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表

8、的檢查項(xiàng)目（見附表2），逐項(xiàng)檢查系統(tǒng)狀況。（二）會議開始前1小時(shí)，各參會單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達(dá)工作崗位開始值機(jī)。（三）如召開緊急會議，各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)視頻會議設(shè)備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開始值機(jī)。 第二條第二條 主會場負(fù)責(zé)會前點(diǎn)名，對各分會場的圖像、聲音質(zhì)量進(jìn)行測試：各分會場應(yīng)主動(dòng)配合，及時(shí)應(yīng)答，業(yè)務(wù)用語簡練準(zhǔn)確。 第三條第三條 會議期間操作人員應(yīng)根據(jù)會議要求切換圖像、開關(guān)話筒，并將攝像頭的鏡頭位置調(diào)至最佳 第四條第四條 會議和調(diào)測期間，各分會場的控制設(shè)備和聯(lián)絡(luò)電話必須有人值守，不得擅自離開崗位。 第五條第五條 視頻會議在調(diào)度使用期

9、間，各分場不得進(jìn)行會議控制等相關(guān)操作。 第六條第六條 各分會場視頻終端在使用過程中遇到異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)與通信信息中心聯(lián)系，妥善解決。如發(fā)生重大故障，影響會議的正常召開，必須及時(shí)報(bào)告廳辦公室，并由辦公室協(xié)調(diào)。第七章第七章 會議管理和會場紀(jì)律會議管理和會場紀(jì)律第一條第一條 會議期間注意事項(xiàng)：會議期間注意事項(xiàng)：（一）各參會單位應(yīng)在會場的明顯位置設(shè)置本（一）各參會單位應(yīng)在會場的明顯位置設(shè)置本單位的名稱標(biāo)牌（名稱標(biāo)牌為紅底白字，尺寸單位的名稱標(biāo)牌（名稱標(biāo)牌為紅底白字，尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場人員為宜），主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽（桌簽標(biāo)準(zhǔn)人員為宜），主要

10、領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽（桌簽標(biāo)準(zhǔn)與單位名稱標(biāo)牌相同），重要會議還應(yīng)在會場與單位名稱標(biāo)牌相同），重要會議還應(yīng)在會場懸掛會標(biāo)（會標(biāo)要求根據(jù)會議通知要求制作），懸掛會標(biāo)（會標(biāo)要求根據(jù)會議通知要求制作），標(biāo)牌、桌簽及會標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰；標(biāo)牌、桌簽及會標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰；（二）各單位應(yīng)確保會議期間會議室的燈光、（二）各單位應(yīng)確保會議期間會議室的燈光、音響狀況良好；音響狀況良好；（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng)；暢通，隨叫隨應(yīng)；（四）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏（四）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；

11、轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；（五）不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；（五）不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；（六）各分會場不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（六）各分會場不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（七）參會人員應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，保持坐姿端正；（七）參會人員應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，保持坐姿端正；（八）參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或把手機(jī)置于震動(dòng)狀態(tài)；（八）參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或把手機(jī)置于震動(dòng)狀態(tài)；（九）會場內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。（九）會場內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。 第二條第二條 會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各分會場在確認(rèn)主會場中斷后，方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng)。 第三條第三條 會議結(jié)束當(dāng)天，各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)填寫交通視頻會議系統(tǒng)使用情況記錄表（見附表2）并將視頻會議系統(tǒng)使用情況及參會人數(shù)等情況匯總上報(bào)會議主辦單位（部門）和青海省交通通信信息中心，以便準(zhǔn)確掌握情況，加強(qiáng)對視頻會議系統(tǒng)的管理；如視頻會議有錄音、錄像資料，應(yīng)根