行政公文管理制度行政公文管理制度

1、第 PAGE9 頁 共 NUMPAGES9 頁行政公文管理制度行政公文管理制度行政公文管理制度一、目的為使公司的行政公文處理工作標(biāo)準化、制度化、科學(xué)化，進一步進步行政公文處理的效率、質(zhì)量，加強密級公文的保密制度建立，同時做好對行政公文傳達、落實的催促檢查工作，提升執(zhí)行力，結(jié)合公司實際情況，特制定本方法。二、適用范圍本方法適用于各職能部門、各子公司可參照本方法制定相應(yīng)的行政公文處理及督查方法。三、職責(zé)權(quán)限1、行政管理部是行政公文處理的管理部門，負責(zé)公司的公文處理、督查，并指導(dǎo)各部門及各分子公司的公文處理工作。2、各職能部門、分子公司負責(zé)本單位的公文處理及督辦。四、管控說明一定義1、公文處理指公文

2、的辦理、管理、整理立卷、歸檔等一系列互相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。2、督查工作指對集團公司、各分子公司內(nèi)部公文、對外發(fā)文、外部來文辦理情況的催促檢查。二發(fā)文形式1、但凡制度性的、指導(dǎo)全公司工作的重要決定、決議、公告、通告、通報、通知等文件，都要以公司名義發(fā)文。2、但凡公司專業(yè)部門開展的日常性工作、組織開展的活動通知、專業(yè)體系內(nèi)的一般性工作通報及部門會議形成的會議紀要等，可以發(fā)部門文件，但部門文件一律不準對外行文。三公文種類1、決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等。2、決議適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。3、通告、通知或公告適用于公布規(guī)章制度

3、、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件、公開發(fā)布全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。內(nèi)部通知用內(nèi)部文件格式、外部通知用公文格式并加蓋公章通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。報告適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議。請示適用于下級向上級或政府部門懇求批示、批準、批復(fù)的事項。函適用于對外溝通，對內(nèi)用于各公司之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項工作函、聯(lián)絡(luò)函。規(guī)定或方法適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為標(biāo)準、規(guī)章制度。會議紀要適用于記載、督辦、傳達會議情況和議定事項。四公文格式及規(guī)那么1、公文一般由機密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、主題詞

4、、抄送單位、擬文部門、份數(shù)和印發(fā)日期等局部組成。1涉及公司機密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級。2緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。3發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者標(biāo)準化簡稱，統(tǒng)一使用標(biāo)宋字體。4發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括代字、年份、序號。5公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。6主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者標(biāo)準化簡稱、統(tǒng)稱。7成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準，結(jié)合行文以最后簽發(fā)人簽發(fā)日期為準。8對外公文除“會議紀要”外，以紅頭文件下發(fā)的對外公文均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。結(jié)合上報的公文，由主

5、辦單位加蓋印章；結(jié)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章部門文件除外。9公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位個人，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者標(biāo)準化簡稱、統(tǒng)稱。2、公文用紙采用國際標(biāo)準A4型，雙面打印，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。3、部門之間對相關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對外行文。五發(fā)文辦理及督查1、發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。2、 公文擬稿、發(fā)文1以公司名義擬發(fā)的文件，經(jīng)總裁簽發(fā)后，由行政管理部按發(fā)文規(guī)那么編號、印制、用印、分發(fā)，同時做好文件簽收登記。文件起草部門在擬文

6、稿紙中明確主送單位、所要發(fā)到的層面及文件中末說明的其它要求。2以公司各部門名義擬發(fā)的文件，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由所在部門編號、印制、分發(fā)。3、簽發(fā)時限根據(jù)擬發(fā)公文的緩急程度將發(fā)文分為平件、急件、特急件限時辦理。1平件應(yīng)于擬稿之日起不包括擬稿日，下同2個工作日內(nèi)簽發(fā)。2急件應(yīng)于擬稿當(dāng)日簽發(fā)。3特急件應(yīng)在擬稿完成后隨報隨簽。4、以公司名義發(fā)送的電子文件，由行政管理部用相關(guān)途徑發(fā)送至文件主送單位，主送單位收到文件后根據(jù)文件發(fā)送要求及簽發(fā)時限要求進展轉(zhuǎn)發(fā)或辦理，并向行政管理部反應(yīng)辦結(jié)情況；以公司部門名義發(fā)送的電子文件，由文件擬發(fā)部門負責(zé)發(fā)送至文件主送單位，主送單位收到文件后根據(jù)文件發(fā)送要

7、求及簽發(fā)時限要求進展轉(zhuǎn)發(fā)或辦理，并向文件印發(fā)部門反應(yīng)辦結(jié)情況。六發(fā)文辦理及督查收文辦理指對公司收到內(nèi)部、外部來文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。凡外來文件，均由行政管理部統(tǒng)一運轉(zhuǎn)；對于公司內(nèi)部來文，由文件制發(fā)單位、部門按審批管理權(quán)限自行運轉(zhuǎn)；對于收到的密級文件應(yīng)減少運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、縮小涉密范圍。1、簽收。行政管理部對收到的文件進展簽收清點，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向發(fā)文單位查詢，必要時可采取相應(yīng)的處理措施。各部門、各分子公司收到行政管理部下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件后要簽收，電子版文件要回復(fù)接收情況。2、登記。登記工程包括收文編號、收文日期、發(fā)文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)，并將辦理結(jié)果予以登

8、記。3、擬辦。對于外部來文，由行政管理部按文件內(nèi)容和緩急程度填好收文處理單，行政管理部負責(zé)人提出擬辦意見，上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。詳細程序如下：1對于一般性文件，由行政管理部負責(zé)人提出擬辦意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)閱批。2對于外部來文及重要性文件，由行政管理部負責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，報總裁閱批。3對于涉及有關(guān)專業(yè)內(nèi)容的文件，由行政管理部負責(zé)人提出轉(zhuǎn)辦意見，專業(yè)部門負責(zé)人提出辦理意見，報該部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，報總裁閱批。4、批辦時限。行政管理部根據(jù)文件要求的時限在收文處理單上標(biāo)明緩急程度。1平件應(yīng)于文件送達之日起2個工作日內(nèi)閱批。2急件應(yīng)于文件送達當(dāng)日內(nèi)閱批。3特急件應(yīng)隨送隨閱批。4對于綜合性較

9、強，需調(diào)查或需集體研究的事關(guān)重大的文件，最晚在文件要求時限前2日閱批完。5、傳閱。行政管理部根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見，按一定的程序?qū)⑽募瓦_有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或閱示。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件要求及文件辦理時限閱覽并簽署意見。行政管理部要隨時掌握文件去向，防止漏傳、誤傳、橫傳。6、承辦。行政管理部按相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將文件送達有關(guān)部門辦理。承辦部門應(yīng)認真負責(zé)，及時辦理不得延誤。承辦人辦結(jié)后，在收文處理單上填寫辦結(jié)反應(yīng)情況。7、催辦。行政管理部按規(guī)定的時間提早向承辦部門詢問辦理結(jié)果，以保證公文及時辦理完畢。七公文歸檔1、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時整理立卷、歸檔，發(fā)文的擬稿紙立即銷毀、正式文件原件、修改稿原件全部存檔

10、，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。2、結(jié)合辦理的公文，原件由主辦部門整理立卷、歸檔。八公文管理1、公文由行政管理部、各部門的專兼職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2、不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)相關(guān)部門、公司負責(zé)人批準，可以銷毀。3、銷毀機密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不喪失、不漏銷。4、相關(guān)部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；部門撤銷時，將需要歸檔的公文整理后，移交行政管理部檔案室。5、工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文移交、清退。九 附那么1、本方法自下發(fā)之日起執(zhí)行。2、各部門、各分子公司按照給定的模板行文，將LOGO和公司名稱交換。3、本方法由集團行政管理部負責(zé)解釋。附件：1、對內(nèi)文件格式_Z-BG-0012、