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1、2011年畢業(yè)設(shè)計顧家工藝新產(chǎn)品上市新聞發(fā)布會策劃方案學(xué)生姓名:指導(dǎo)教師:專業(yè):系(部):學(xué)號:職稱:二一年十二月五日12011年畢業(yè)設(shè)計顧家工藝新產(chǎn)品上市新聞發(fā)布會策劃方案姓名省份市區(qū)郵編設(shè)計說明:會議是一種事先約定的、有組織的、有目的的聚眾會晤、議事或傳遞信息的行為過程,是人們在社會生活中處理有關(guān)問題的一項經(jīng)常性的行為過程,是人們在社會過程中處理有關(guān)有關(guān)問題的一項經(jīng)常性的活動形式。策劃關(guān)于顧家工藝新產(chǎn)品上市的新聞發(fā)布會。一方面有利于自己對大學(xué)三年所學(xué)知識融會貫通,系統(tǒng)地把課堂所學(xué)理論知識應(yīng)用到具體實踐中,通過會前準備、會中服務(wù)、會后總結(jié)等各種必要的支持和服務(wù)工作,來籌劃整個會議的各個細節(jié)事
2、項,安排好各項工作的準備工作,不斷學(xué)習(xí),體現(xiàn)文秘的專業(yè)性,綜合提高自己專業(yè)知識能力學(xué)習(xí)秘書人員應(yīng)該具備的道德操守,在以后的工作中,嚴格要求自己,提高個人職業(yè)修養(yǎng),做一名合格的秘書工作者。二、會議背景現(xiàn)今社會各行業(yè)的競爭激烈,尤其是人們隨著生活水平的提高,都希望在忙碌一天回到家后可以坐在舒服的沙發(fā)上和家人一起休息。因此,顧家工藝此次將推出數(shù)個具有代表性的創(chuàng)新款式產(chǎn)品,仿生的概念設(shè)計將清凈圓潤的荷葉與沙發(fā)完美的結(jié)合起來,蜿蜒起伏的造型自然延伸出沙發(fā)的躺位,形成渾然一體的沙發(fā)造型。顧家工藝還把重點放在了“色彩”上。粉色系列的牛皮突破傳統(tǒng)黑白灰的厚重,并搭配素色淺紋樣的面料,新聞發(fā)布會上,顧家工藝還將
3、繼續(xù)推出數(shù)款坐感優(yōu)越,且具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的沙發(fā)來協(xié)調(diào)整個客廳的布局,通過調(diào)整坐墊的材料填充、開線和增加電控功能部件來調(diào)整沙發(fā)的整體舒適度。此外,顧家工藝還將同步推出兒童系列沙發(fā),討巧的造型搭配靚麗的色彩,與成人沙發(fā)相呼應(yīng),形成一大一小的“子母組合”,以此來強化顧家、愛家的家庭氛圍。22011年畢業(yè)設(shè)計三、會前準備會前準備是整個會務(wù)工作的首要環(huán)節(jié)。會前準備工作做得好壞,對會議的順利進行有直接的關(guān)系。扎實的準備工作,是會議得以順利召開,圓滿成功的基本保證。秘書人員在會前必須做的準備工作如下幾點:(一)會議日程安排時間日程內(nèi)容12:002:002:102:252:302:353:103:453:554:
4、254:405:005:10-6:001.接待廳接待來賓,經(jīng)銷商,記者簽到2.引導(dǎo)來賓、經(jīng)銷商、記者入場3.播放企業(yè)宣傳片4.主持人請來賓就座5.主持人宣布新品發(fā)布會開始并介紹公司領(lǐng)導(dǎo)來賓與媒體6.顧家工藝總裁顧江生發(fā)表演講(各15主持人請來賓就座分鐘,留5分鐘主持人串場)(附件HYPERLINKl_bookmark11)7.顧家工藝總裁與嘉賓共同拉開新品幔布,并有請?zhí)匮钨e李雪講話(各15分鐘,共計30分鐘,留5分鐘主持人串場)(附件HYPERLINKl_bookmark22)8.新產(chǎn)品模特展示,模特身穿禮服,展示產(chǎn)品的外觀、特點、性能及使用方法,并配音解說。(5到10分鐘)9.記者來賓提問
5、.市場營銷負責人、項目負責人、顧家工藝公司領(lǐng)導(dǎo)作答10.會議結(jié)束,安排來賓退場,請媒體記者稍侯(鋼琴或薩克斯伴奏,為來賓贈送禮品)11.顧家工藝領(lǐng)導(dǎo)和市場營銷負責人麗芳和媒體詳細交流12.與媒體交流結(jié)束(贈送禮品)13.市場營銷負責人與各位經(jīng)銷商座談,簽約等32011年畢業(yè)設(shè)計6:0014.洽談結(jié)束,發(fā)贈房卡到餐廳共享晚餐7:3015.晚宴結(jié)束,就寢(贈送禮品)表1:會議日程安排表(二)場地布置1.鴻福大酒店正門大堂內(nèi),接待人員佩帶單位綬帶迎賓,設(shè)標明會場,休息廳,就餐,領(lǐng)獎等地點的指示牌。2.賓客接待臺,設(shè)接待人員兩名,登記來賓和發(fā)放會議標準資料袋和參會證企業(yè)畫冊,并配二名禮儀向?qū)А?.酒店
6、門口和會儀廳門口各擺放X展架5個,寫真帖10張。4.巨型噴繪做主會場背景墻,舞臺兩旁各放一產(chǎn)品展架,幔布遮蓋,演講臺正面貼顧家工藝寫真,上面擺筆記本電腦、麥克風、鮮花。5.會場演講臺兩側(cè)擺放花籃各兩個,走廊前臺兩旁X展架。6.主席臺和各座位貼帶顧家工藝的編號,桌上擺茶杯和純凈水,文件夾DM封尾頁,貴賓名簽。7.企業(yè)宣傳片或紀錄片以及產(chǎn)品宣傳幻燈片等視聽材料。8.調(diào)試好音響設(shè)備,指定好錄像人員。(三)參會應(yīng)邀人員1.邀請嘉賓:家居公司領(lǐng)導(dǎo)黃赫、樂樂家具總經(jīng)理李雪。2.經(jīng)銷商代表:有代表性的經(jīng)銷商紅星圓夢領(lǐng)導(dǎo)李優(yōu)、集團公司領(lǐng)導(dǎo)唐菊等。5到10名。(嘉興經(jīng)銷商江明勇、開封經(jīng)銷商白亮、洛陽經(jīng)銷商宋杰、
7、上海經(jīng)銷商張穎、北京經(jīng)銷商欒秀琴、天津經(jīng)銷商皇甫俊國、安陽經(jīng)銷商王瑜)3.邀請媒體:河南日報、東方今報、汴梁晚報、開封日報、等共十家媒體???cè)藬?shù)共40人。(四)新品發(fā)布會提供給媒體的資料新聞媒體單位報道時既發(fā)放資料,包括會議時間項目安排流程、新聞通稿、演講發(fā)言稿、發(fā)言人的背景資料介紹、公司宣傳冊、產(chǎn)品宣傳資料、有關(guān)圖片、42011年畢業(yè)設(shè)計紀念品禮品領(lǐng)用券、企業(yè)新聞負責人名片(新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡(luò))和空白信箋、筆(方便記者記錄)等。(五)發(fā)布會組織1.組委會組長王彬(負責整個活動與酒店協(xié)調(diào))2.協(xié)調(diào)員鄧江衛(wèi)(協(xié)調(diào)員由顧家工藝營銷部門組成,負責各小組的工作協(xié)調(diào))3.領(lǐng)導(dǎo)小組下
8、分各個項目組分別為:(1)會場接待(行政部的張秘書、李秘書、王秘書、方秘書、鄧秘書、郝秘書6人負責來賓登記、禮品發(fā)送、資料袋的發(fā)放及各種接待工作)(2)營銷部門的江勇與媒體聯(lián)系(媒體發(fā)稿、媒體接洽禮品費用支付)4.場務(wù)維護及服務(wù)(負責現(xiàn)場、設(shè)備能夠正常使用排除外界干擾)5.廣告宣傳(由策劃公司與研究所市場部、銷售部共同組成)主要負責(1)主題背景墻設(shè)計制作及安裝(2)宣傳DM、X展架、海報、禮品贈送手提袋、企業(yè)新品畫冊的設(shè)計制作(3)媒體所需文章內(nèi)容及主題、軟文撰寫、新聞通稿撰寫(4)領(lǐng)導(dǎo)、來賓演講稿撰寫和新品闡述資料的撰寫6.就餐(主要負責來賓、經(jīng)銷商的餐飲服務(wù)安排)7.住宿(主要負責來賓、
9、經(jīng)銷商的住宿服務(wù)安排)8.主持人(主要負責各個環(huán)節(jié)串詞及開場主持)9.外聯(lián)(主要負責與模特及演員聯(lián)絡(luò)以及現(xiàn)場產(chǎn)品展示安排6-8人)(六)發(fā)布會資料袋內(nèi)容(辦公室李小樂負責)1.會議手冊2.新品文字資料(招商)3.相關(guān)圖片、筆、信箋4.餐券和禮品券(七)發(fā)布會籌備1.5月20日前,發(fā)布會策劃方案定稿。2.6月10日前,企業(yè)宣傳片、宣傳單、宣傳冊、臺卡、背板、邀請函、橫幅、海報、新品展示資料圖片、風格設(shè)計方案確定。52011年畢業(yè)設(shè)計3.6月25日前,上述材料印刷品交貨。其中宣傳片在7月5日前出樣片。4.6月25日前,相關(guān)新聞稿及軟文撰寫完畢,并于7月1日起,交由相關(guān)媒體發(fā)布預(yù)熱。5.7月10日前
10、,確定參會領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷商及媒體人員名單。同時,發(fā)邀請函。6.7月10日,將發(fā)布會策劃方案交由會議主持方,以便其提前排練。7.7月12日,聯(lián)系酒店方,會議所需物品到位,禮品、簽到本、簽到筆、臺卡、背板、橫幅、海報、氣球、等展示資料準備布展。8.7月14日,最終確定場地布置,餐飲地點住宿房間、物料運送、氣氛、背景、設(shè)備調(diào)試、桌椅安排(來賓位置)等。9.7月15日上午物品檢查、人員檢查、資料檢查、禮品檢查、會場檢查。10.7月15日12:20-1:50全程攝影攝像協(xié)調(diào)落實,簽到開始、贈送資料袋、嘉賓媒體佩帶胸花、來賓卡、會場資料發(fā)放、會場引導(dǎo),分別入座。11.7月15日2:00主持人宣布新品發(fā)布會開始
11、。12.7月31日前,將新聞稿和媒體軟文繼續(xù)發(fā)布。(八)新品發(fā)布會所需人員、物料及使用位置1.禮儀小姐(6人;會場門口)2.模特(4人;會場)3.主持人(1人;會場)4.攝影師及攝像設(shè)備(1人1套;場內(nèi))5.數(shù)碼相機(3人3部;場內(nèi))6.橫幅(2條;會場)7.鮮花(8籃;主席臺)8.貴賓名片卡(10張;嘉賓座位)9.簽到本2本,名片盒2個(接待臺;會場門口)10.筆記本電腦(2部;接待臺和演講臺)11.大型噴繪背景(1張;會場背景墻)12.綬帶(6條;接待禮儀)13.X展架(6個;大堂和會場)14.產(chǎn)品展示架(2個;展臺)62011年畢業(yè)設(shè)計15.贈送禮品(100份;來賓贈送)16.產(chǎn)品VI會
12、標(1塊;演講臺)17.資料袋、筆、信筏(各100份;應(yīng)邀來賓)18.請柬(120份;邀請來賓)19.指示牌、寫真(6張;會場門口、大堂)20.禮品券(100張;接待臺)21.招待煙(10條;賓客接待)22.礦泉水(10箱;賓客接待待定)23.蘋果、香蕉、葡萄(各5箱;來賓招待)24.企業(yè)宣傳片幻燈片、新產(chǎn)品講解幻燈片(各1段;介紹)25.來賓證(100個;來賓識別)26.新品VI寫真貼(100張;桌面、座椅、模特)27.新品海報(20份;會場布置)28.胸花(15份;部分來賓)29.蒙紅面布(2塊;產(chǎn)品覆蓋)30.錄音帶、光盤(2套;音樂播放)31.所展產(chǎn)品、道具(1套;產(chǎn)品展示)32.會場
13、專用接待車(2部;接送主要來賓)(九)產(chǎn)品發(fā)布會邀請人員清單(略)(十)產(chǎn)品發(fā)布會費用預(yù)算(十一)參會人員名單參會人員是參加會議的正式成員,包括主持人,也包括秘書人員,但不包括在會場上的其他服務(wù)人員。參會人員必須是與會議直接有關(guān)的人員,有權(quán)了解會情、提出意見、表示態(tài)度作出決定的人;能夠有助于會議達到預(yù)期效果的人;必須具備有合法身份和法定的資格。主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者,也往往是會議的組織者和召集者,對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。主持人:王芳(顧家工藝總裁助理)72011年畢業(yè)設(shè)計列席人:李雪、陳丹、李寧出席人:皇甫軒(行政部總經(jīng)理)、劉倩(財務(wù)匯總經(jīng)理)、李立波(
14、銷售部總經(jīng)理)、劉熙?。I(yè)務(wù)部總經(jīng)理)、高迪(生產(chǎn)部總經(jīng)理)員工:宋金超、薛曉惠、張新哲、李小雷(共計235人)說明:秘書組將與會人員編排分組,為方便討論問題,秘書人員根據(jù)部門類別進行編組。出席人員名單順序按照行政部、財務(wù)部、銷售部、業(yè)務(wù)部等列出。(十二)布置會場和安排座次會議討論形式為小型團隊,工作人員可以自由、舒心進行討論。根據(jù)會議討論形式來布置會場、安排座次;會場整體布局要莊重,體現(xiàn)會議主題和氣氛;主席臺是會場布置工作重點,設(shè)立主席臺,便于體現(xiàn)莊重氣氛和有利于會議的主持者主持會議。主席臺座次編排要先報主管上司審核,然后在主席臺入口處的墻上標明。具體布置安排如下:1.會場形式為扇面形,給人
15、正規(guī)嚴肅之感,與會議主題討論相統(tǒng)一。2.排列座次:秘書人員將會場劃分為若干部分,以部門為單位集中就座,與會人員由會議秘書引導(dǎo)就座。53124圖1:會議座次圖注:1、2、3號的座次依次為:李雪、陳丹、李寧,4號為主持人位置,5號為代表發(fā)言人的位置。3.視聽設(shè)備檢查:(1)屏幕:會議室屏幕位置、角度要合適,使演講人的頭不用離開講桌的麥克風便能看見屏幕。(2)燈光:燈光亮度稍稍調(diào)暗,以便屏幕上的畫面清晰,但不能太暗,影響與會人員記筆記。(3)音響:檢查線路,保證所有工作人員聽清楚;檢查麥克風,是否需要更換電池。(4)會議開始前,提前十五分鐘調(diào)好空調(diào)溫度。(5)文具準備充足。(十三)文件資料準備820
16、11年畢業(yè)設(shè)計1.服務(wù)性文書資料(會議須知等)(附件3)(十四)發(fā)布會議通知1.通過電話和郵件通知參會人員。2.書面通知(附件4)四、會中事務(wù)會間工作,指的是會議從開始到結(jié)束期間秘書人員應(yīng)做的工作,包括會場組織服務(wù)、會議信息的收集與編發(fā)、會議形成文件的起草等工作。(一)簽到使用電腦簽到電腦簽到快速、準確、簡便,參加會議人員進入會場時,只要把特制的卡片放在簽到機內(nèi),簽到機就會將與會人員的姓名、號碼傳到中心,與會者的簽到手續(xù)在幾秒內(nèi)即可辦完,將簽到卡退還本人。參加會議人員到會結(jié)果由計算機準確、迅速地顯示出來。(二)會場服務(wù)1.秘書部負責分配三人引導(dǎo)就座。既方便與會者,又維持了會場秩序,保證會議效果
17、。2.分發(fā)會議文件材料。由會議秘書人員在會場入口處分發(fā)給每位與會者。3.安排好場外的會議值班工作。會議值班室在會議秘書組領(lǐng)導(dǎo)下,負責會議承上啟下、左右聯(lián)系、互相溝通、平衡協(xié)調(diào)等工作。值班人員做好相關(guān)記錄:(1)值班電話記錄。包括來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。(2)值班接待記錄。記錄來訪人員姓名、單位、來電事由、聯(lián)系方法等內(nèi)容。(3)值班日記。(4)做好信息傳遞。及時將重要或需要緊急處理的信息向有關(guān)人員通報。(5)值班表。年月日值班人:事項:備注:表2:顧家工藝值班表4.處理臨時交辦事項92011年畢業(yè)設(shè)計會議過程中,有可能發(fā)生一些意想不到的臨時變動,會議秘書人員應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)請示,
18、并對領(lǐng)導(dǎo)指示采取應(yīng)急措施,妥善處理。(三)會議秘書做好記錄工作。會議記錄具有匯總、交流會議信息,為形成會議文件打好基礎(chǔ)的作用,不僅可作為日后查考分析的依據(jù),也是個有法律效力的文檔。1.會議記錄單會議名稱時間:年月日時日地點時主持者出席者記錄人內(nèi)容缺席者理由表3:顧家工藝會議記錄單2.會議記錄要求:記錄真實、準確,始終如一,要點不漏。3.主管秘書寧艷麗、郭陽負責記錄工作。(1)會前準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。準備好錄音機和錄音筆補充手工記錄。(2)開會之前提前到達會場,安排好做會議記錄的地方。(3)利用錄音機的同時,必須手工記錄。這樣可防止錄音機中途出故障而漏掉內(nèi)容。4.會議記錄內(nèi)容
19、:(1)會議類型、時間、日期、地點。(2)參會主持人、主要領(lǐng)導(dǎo)。(3)缺席者請假條。(4)會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。三、會后落實工作(一)清理會場1.臨會議結(jié)束,主持人及時提醒,會議服務(wù)秘書將文件資料全部收回,認真檢查文件資料是否缺頁、缺損的情況,如有毀壞,要及時補救;認真檢查與會102011年畢業(yè)設(shè)計人員有無文件或物品遺忘。2.及時清潔會議大廳,投影儀、麥克風等設(shè)備整理好,關(guān)上空調(diào)、門窗。(二)秘書人員及時整理會議記錄要求文字精煉規(guī)范,觀點鮮明,條理清晰;根據(jù)會議要求,擬出情況通報,送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(三)整理會議錄音。整理錄音的工作,就是根據(jù)所錄語言的中心思想,刪除必要的語言、補充和修改不
20、足、不恰當以及沒有錄進去的內(nèi)容,使整理稿成為中心明確、條理清楚、文字通順、內(nèi)容連貫的書面材料。1.刪除不必要的內(nèi)容,補充語句、標點、標題等。2.注意修改,對表達不規(guī)范、不嚴謹、不確切、引文不準、層次混亂、銜接不好的,都要進行整理修改。3.送審。錄音整理好后,送給參會主管王亮和各部門發(fā)言人、會議主持人審閱。及時將修改后的資料完善修整。(四)會議文件立卷歸檔會議文件資料的立卷歸檔,就是把有保存價值的全部會議資料進行分類整理,有秩序、有系統(tǒng)地加以編排,完整地保存下來。1.收集整理好領(lǐng)導(dǎo)講話稿,會議文件資料,會議記錄,會議錄音,參加會議人員名單,參加會議的書面通知等材料。2.將收集的材料進行分類、組卷
21、、編目、填寫卷內(nèi)文件資料備考表、擬定案卷標題、填寫案卷封面、編寫案卷目錄。3.保存。及時銷毀不再利用的紙張。(五)秘書部總結(jié)秘書部開會總結(jié)此次會議過程中的優(yōu)點和不足,肯定優(yōu)點,對于不足的地方認真學(xué)習(xí)改正,完善會議籌備工作,便于以后更好的籌劃會議。四、結(jié)語經(jīng)過這一個月的時間,我的畢業(yè)設(shè)計就要結(jié)束了,如果沒有您的指導(dǎo),我不會這么快完成我的畢業(yè)設(shè)計。11最要感謝的就是我的導(dǎo)師,在這里,我向您道一聲“謝2011年畢業(yè)設(shè)計謝您!鄒老師。”感謝您的督促和嚴厲的指導(dǎo)。這次論文設(shè)計運用了秘書實務(wù)學(xué)、應(yīng)用寫作、企業(yè)管理、檔案管理等三年來所學(xué)的綜合秘書知識,加強了自己理論聯(lián)系實際的能力,懂得了辦會的準備工作必須考
22、慮全面,大家分工合作共同商討能夠更好的提高工作效率;會中服務(wù)要貼切自然,及時做好會議記錄,為以后便于查閱等做好基礎(chǔ);會后的工作也比較繁瑣,需要細心認真做好歸類存檔。整個會議策劃,除了文字材料的準備、與部門人員的傳達、聽從領(lǐng)導(dǎo)的意見等綜合會議準備,也提高了自己的實踐綜合能力,以后在實際工作中更加細心認真的做好本職工作,讓自己為以后的秘書工作奠定了良好的基礎(chǔ)。鄒老師,再次的對您說聲:謝謝您,老師。參考文獻:1張玲莉.秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程M.北京,中央廣播電視大學(xué)出版社,2006年2文同.企業(yè)秘書管理手冊M.北京:企業(yè)管理出版社,2002年3劉志偉.秘書專業(yè)培訓(xùn)手冊M.北京:中國紡織出版社,20
23、06年4/Default.aspx5王建莊.應(yīng)用文寫作M.鄭州:大象出版社,2006年6趙映誠.秘書實務(wù)M.北京:高等教育出版社,2001年122011年畢業(yè)設(shè)計附件1:顧家工藝總裁顧江生演講稿尊敬的各位來賓:大家好!首先,感謝大家在百忙之中能趕來參加我顧家工藝的新產(chǎn)品的新聞發(fā)布會。下面請允許我為大家介紹一下我公司,顧家工藝的崛起在家具行業(yè)內(nèi)猶如一個奇跡,經(jīng)過短短20年的發(fā)展,目前沙發(fā)的銷量在國內(nèi)獨占鰲頭,出口也是名列前茅。顧家工藝的前身實際上就是一個家族企業(yè),第一代積累了豐富的制造工藝,第二代奠定了沙發(fā)品質(zhì)的標準,第三代運用現(xiàn)代思維將顧家工藝提升為現(xiàn)代化的國際專業(yè)沙發(fā)企業(yè)。九蒸九焙,我們終于
24、以嶄新的、充滿活力的、具有國際企業(yè)魅力的形象出現(xiàn)在世人面前。我爺爺就是一位傳統(tǒng)的手工藝者,他手藝精湛,在當?shù)匦∮忻麣狻5轿腋赣H這一代就把精湛的技藝繼承下來,演變成了工廠。雖然公司目前已經(jīng)引進了不少國際先進設(shè)備,來的精湛工藝依然是我們目前沙發(fā)制造中所不可或缺的基礎(chǔ),并把個體手工作坊但那些一直流傳下因此工藝為我們企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。公司早就成立了自己的國際沙發(fā)研究中心。我們的設(shè)計團隊分為國際和國外,國外有意大利、德國、法國、日本的國際知名設(shè)計大師;國內(nèi)方面,為了培養(yǎng)更多優(yōu)秀設(shè)計師,我們公司每年都會去中國美術(shù)學(xué)院的工業(yè)設(shè)計系招聘,把最優(yōu)秀的畢業(yè)生吸收到我們的設(shè)計團隊里面來。同時,我們也一直在贊助中國的家具設(shè)計大賽,不但為企業(yè),也為中國的家具企業(yè)培養(yǎng)了一些設(shè)計人才,因為中國家具要走向世界一定要有自己的設(shè)計師。最后,我希望如果大家購買沙發(fā)的話,我建議各位可以首選顧家工藝,我們不是有句話就是“因為顧家,所以愛家”嗎?謝謝大132011年畢業(yè)設(shè)計附件2:嘉賓李雪致詞尊敬的各位來賓,各位記者朋友們:大
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