行政辦公物品采購及領(lǐng)用管理制度

1、第 PAGE6 頁 共 NUMPAGES6 頁行政辦公物品采購及領(lǐng)用管理制度行政辦公物品采購及領(lǐng)用管理制度目的 規(guī)范行政辦公物品采購、庫存、領(lǐng)用的管理，完善入庫、出庫手續(xù)，提高行政辦公物品采購、庫存及領(lǐng)用的工作效率、質(zhì)量，保證公司各類行政辦公物品的供應(yīng)。適用范圍 公司所屬各部門、門店 制度內(nèi)容 采購管理 第一條 采購行政辦公物品范圍 1、公司行政辦公用設(shè)備、設(shè)施；2、日常行政辦公用品、用具等低值易耗品。第二條 采購程序 1、 行政部根據(jù)庫存行政物品現(xiàn)況和各單位上報(bào)的行政物品需求計(jì)劃填寫行政物品采購清單并進(jìn)行核算，將編制好的行政物品采購清單報(bào)請(qǐng)常務(wù)副總經(jīng)理審批后，方可安排采購。2、行政部負(fù)責(zé)依據(jù)

2、各單位物品庫存或需求進(jìn)行審核和安排購置計(jì)劃，以控制采購物品的數(shù)量、費(fèi)用。對(duì)金額在 元以內(nèi)的行政物品，由行政部長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)；金額在 元以上的行政物品，由常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。3、行政物品采購清單一試三份，財(cái)務(wù)部留存一份備案，另2份計(jì)劃分別交行政部和采購員。4、行政部長(zhǎng)按計(jì)劃安排實(shí)施采購。5、行政管理員根據(jù)輕重緩急完成采購計(jì)劃。第三條 臨時(shí)應(yīng)急采購 1應(yīng)急物品采購必須具備以下條件：（1）確屬應(yīng)急必須品。（2）使用單位或部門經(jīng)理審批后，報(bào)行政部長(zhǎng)審查通過后，報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、應(yīng)急物品采購流程：（1）需求單位或部門填寫正式報(bào)告呈報(bào)行政部長(zhǎng)審批；（2）行政部長(zhǎng)核實(shí)無誤，金額在 元以下的，簽字批準(zhǔn)

3、；金額在 元以上的，交常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；（3）簽字批準(zhǔn)后的行政物品采購清單交財(cái)務(wù)部備存1份，另2份分別交行政部和行政管理員。3、行政管理員持已批準(zhǔn)的行政物品采購清單采購物品。4、購進(jìn)后的辦公物品須及時(shí)辦理入庫、建帳、建卡、報(bào)帳及交付使用等手續(xù)。5、使用單位辦理領(lǐng)用登記手續(xù)后領(lǐng)用所需設(shè)備或物品。第四條 非特殊情況，不得使用現(xiàn)金采購。第五條 固定資產(chǎn)類行政辦公物品的采購 1、除日常辦公用品以外，屬于固定資產(chǎn)類的行政辦公設(shè)備物品的采購，須在經(jīng)理行政辦公會(huì)議上研究確定，并列為公司年度預(yù)算計(jì)劃。2、屬于固定資產(chǎn)類的行政辦公設(shè)備物品的采購，行政部每年依據(jù)公司的實(shí)際使用需求，在編制的年度購置計(jì)劃中列出。

4、第六條 說明：1、行政辦公物品庫存 月報(bào)表。一式三份，財(cái)務(wù)部、行政部、庫管各一份存檔備查。2、行政物品采購清單一式三份，財(cái)務(wù)部、行政部、行政管理員各一份。庫存管理 第七條 除財(cái)務(wù)部外，行政部要對(duì)公司所有財(cái)產(chǎn)設(shè)置管理臺(tái)帳，并對(duì)全部在用設(shè)備物品分類別統(tǒng)一編碼、標(biāo)簽、設(shè)卡。第八條 公司所屬各單位自行購置行政辦公物品的，應(yīng)嚴(yán)格按要求辦理入庫登記手續(xù)。當(dāng)日購進(jìn)的辦公物品必須當(dāng)日入庫，無特殊情況不得延誤。1、入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)由庫房留存登記商品入庫并下庫存帳；第二聯(lián)由采購與財(cái)務(wù)對(duì)賬；第三聯(lián)記帳聯(lián)交公司財(cái)務(wù)部記帳。2、填寫入庫單應(yīng)寫明物品的名稱、用途、規(guī)格、單位、單價(jià)、數(shù)量等。3、庫管必須對(duì)各類入

5、庫物品履行入庫前的驗(yàn)收，與審批后的行政物品采購清單進(jìn)行核對(duì)，并對(duì)質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查、清點(diǎn)。對(duì)不合格的物品庫管有權(quán)拒收，數(shù)量與送貨單不符的按照實(shí)際數(shù)量入庫，在行政物品采購清單上注明原因。4、各類物品的供應(yīng)商在結(jié)算費(fèi)用時(shí)，必須出具有行政部相關(guān)責(zé)任人簽收的原始入庫單據(jù)，并提供正規(guī)的發(fā)票，按公司相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定制度給予結(jié)算。5、庫管做好入庫物品的登記，并每月統(tǒng)計(jì)匯總后出具報(bào)表。年末做出各項(xiàng)行政辦公物品發(fā)放的匯總、相關(guān)費(fèi)用支出的匯總和物品發(fā)放、使用情況的統(tǒng)計(jì)（包括不同類別的金額）、分析p 報(bào)告。以便于指導(dǎo)新的年度計(jì)劃的制定、控制。6、由各部門或單位使用的設(shè)備物品，須按設(shè)備物品實(shí)際放置場(chǎng)地分別詳細(xì)登記

6、在冊(cè)， 按原登記的設(shè)備編號(hào)、名稱、使用情況等進(jìn)行登記備案。領(lǐng)用管理 第九條 日常行政辦公物品領(lǐng)用原則和程序：1、建立行政辦公物品領(lǐng)用登記臺(tái)帳，并由發(fā)放人員負(fù)責(zé)登記。于每月底做出各部門、各單位及門店領(lǐng)用物品的分類匯總表并附帶分析p 說明，作為下期計(jì)劃、控制各部門、單位行政辦公費(fèi)用的測(cè)算依據(jù)。2、行政部須嚴(yán)格按規(guī)定、計(jì)劃及間隔期向部門、單位（門店）和個(gè)人發(fā)放辦公物品。3、領(lǐng)用部門、單位或個(gè)人須在辦公物品領(lǐng)用登記簿上履行登記后方可發(fā)放。4、領(lǐng)用間隔周期為 一周?！咀ⅰ繛樘岣咿k事效率，公司規(guī)定在公司每周店長(zhǎng)行政例會(huì)前一天下午按規(guī)定將領(lǐng)用物品計(jì)劃報(bào)行政部相關(guān)管理人員，例會(huì)當(dāng)日順便取走。5、個(gè)人日常辦公物品的領(lǐng)用實(shí)行按部門、門店統(tǒng)一領(lǐng)取、個(gè)人自行保管、遺失不補(bǔ)。6、公共辦公物品按部門統(tǒng)一領(lǐng)取。由各部門、單位（門店）經(jīng)理根據(jù)計(jì)劃指定專人統(tǒng)一領(lǐng)取，并負(fù)責(zé)管理和使用。7、為加強(qiáng)行政辦公物品的使用和管理的監(jiān)管，行政部對(duì)各部門、單位（門店）的行政辦公物品的使用情況進(jìn)行不定期的抽查。8、應(yīng)急物品領(lǐng)用時(shí)，由領(lǐng)用部門或單位（門店）經(jīng)理提出申請(qǐng)，由行政部長(zhǎng)或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，方可辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，領(lǐng)取申領(lǐng)物品。9、對(duì)于易損物品實(shí)