人事檔案管理辦法20180528--

1、人事檔案管理規(guī)定第一章 總則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)集團(tuán)公司人事檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，依據(jù)國家相關(guān)法律規(guī)定，以及省市委要求，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際狀況，制定本規(guī)定。其次條 集團(tuán)公司人事檔案是指集團(tuán)公司在聘請、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等狀況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。第三條 集團(tuán)人事檔案管理工作必需貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。第四條 本規(guī)定適用于集團(tuán)公司及權(quán)屬公司的人事檔案管理工作。其次章 機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條 公司設(shè)立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。組長：副組長：組員

2、：第六條 人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)集團(tuán)公司檔案管理工作，并指定小組成員專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和供應(yīng)利用。人事檔案管理專員主要職責(zé)包括：（一）保管人事檔案；（二）收集、鑒別、整理人事檔案；（三）辦理人事檔案的查（借）閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；（四）做好人事檔案的平安、保密、愛護(hù)工作；（五）辦理其他有關(guān)事項(xiàng)第三章 檔案的收集、歸檔第七條 人事檔案主要包括：職工個(gè)人簡歷，身份證、學(xué)歷和相關(guān)證書復(fù)印件，勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議，培訓(xùn)材料，考核材料，崗位升遷調(diào)動(dòng)材料，嘉獎(jiǎng)懲處記錄，職稱及重大科技成果材料等。第八條 新員工入職5個(gè)工作日內(nèi)，人事檔案管理專員須將個(gè)人簡歷或人員信息登記表，身份證、學(xué)歷證書、

3、職稱證書及其他資質(zhì)證件復(fù)印件等資料歸檔。第九條 員工完成轉(zhuǎn)正手續(xù)5個(gè)工作日內(nèi)，人事檔案管理專員須將員工轉(zhuǎn)正考核表等資料歸檔。第十條 員工離職5個(gè)工作日內(nèi)，人事檔案管理專員須將辭職報(bào)告、工作交接單、勞動(dòng)合同等資料歸檔。并將人事檔案歸類為離職人員檔案，重新編號、歸檔。第十一條 歸檔的材料必需是辦理完畢的正式材料，材料必需完整、真實(shí)、字跡清楚、對象明確、手續(xù)完備、有相應(yīng)的簽章或個(gè)人署名、有形成材料的日期。第四章 檔案的轉(zhuǎn)遞第十二條 員工調(diào)入的，人事檔案管理專員需按規(guī)定開具調(diào)檔函（附件一），由調(diào)入員工本人持調(diào)檔函回原檔案管理單位提取檔案。第十三條 員工調(diào)出的，人事檔案管理專員需憑借檔案接收單位開具的調(diào)

4、檔函，將人事檔案郵寄至接收單位或交付調(diào)出員工本人。（是否須要接收單位回執(zhí)？）第五章 檔案的查（借）閱第十四條 因工作須要查（借）閱人事檔案的，須填寫集團(tuán)人事檔案查（借）閱申請表（附件二），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負(fù)責(zé)人、人力資源部分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱。人事檔案管理專員須做好申請表的存檔，并具體填寫集團(tuán)人事檔案查（借）閱登記表（附件三），做好登記。第十五條 查（借）閱人必需保證借閱檔案的保密、平安、完整，嚴(yán)禁損毀、涂改、增加、撤換、偽造、復(fù)印、拍照、轉(zhuǎn)借他人或泄露信息。第十六條 查閱檔案的，人事檔案管理專員全程監(jiān)督。查閱完成后，查閱的檔案須剛好歸檔。第十七條 檔案除特別狀況外一般不借

5、出查閱，確需借閱的，借閱期限為30天，到期歸還；如需再借，需辦理續(xù)借手續(xù)。人事檔案管理專員負(fù)責(zé)剛好追回借出檔案。第十八條 任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。第六章 檔案的管理第十九條 檔案檢查統(tǒng)計(jì)管理人事檔案管理專員對收集的人事檔案，要仔細(xì)進(jìn)行核對；查（借）閱后的人事檔案要仔細(xì)檢查，確認(rèn)無誤后方可歸檔。對不符合歸檔要求的材料，要?jiǎng)偤猛ㄖ嚓P(guān)部門或責(zé)任人補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門或個(gè)人要按規(guī)定仔細(xì)辦理。人事檔案管理專員每年對集團(tuán)公司人事檔案進(jìn)行一次全面檢查、統(tǒng)計(jì)，發(fā)覺問題剛好解決。其次十條 檔案編號管理人事檔案以3位阿拉伯?dāng)?shù)字流水編號，如：007

6、，077，777等。其中，（一）在職員工檔案編號：按入職公司日期先后依次排序。（二）離職員工檔案編號：按離職日期先后依次排序。其次十一條 檔案平安保密管理（一）非人事檔案管理人員一律不得進(jìn)入檔案室。（二）人事檔案管理專員要嚴(yán)格執(zhí)行查（借）閱審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人。（三）仔細(xì)做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。（四）堅(jiān)持庫房檢查，每周檢查一次，發(fā)覺異樣及隱患，剛好實(shí)行措施，確保檔案平安。（五）人事檔案管理專員調(diào)動(dòng)時(shí)，必需嚴(yán)格履行交接手續(xù)。第七章 附則其次十二條 本規(guī)定由集團(tuán)公司人力資源部說明。其次十三條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1、調(diào)檔函2、集團(tuán)人事檔案查（借）閱申請表3、集團(tuán)人事檔案查（借）閱登記表附件1調(diào) 檔 函 :我單位同意接收 （身份證號： ）同志到我單位工作。請幫助將其人事檔案關(guān)系轉(zhuǎn)至我處為盼。 集團(tuán)公司年 月 日附件2集團(tuán)人事檔案查（借）閱申請表檔案名稱份（頁）數(shù)查（借）閱事由查（借）閱人查（借）閱日期查（借）閱方式查閱： 借閱： 歸還日期：借閱部門負(fù)責(zé)人看法日期： 借閱部門分管