財務信息化管理制度解讀

1、財務信息化管理制度解讀久泰能源內蒙古公司 財務信息化管理制度 一、總則 根據(jù)集團公司制定的信息化管理制度結合內蒙古公司的實際情況特制定本制度。 二、財務信息化管理職責 1、財務部是財務信息化管理的主管部門其具體職責如下： ,1,制定本公司的財務信息化管理實施辦法并負責貫徹執(zhí)行, ,2,及時對財務數(shù)據(jù)和藏身數(shù)據(jù)進行備份并報財務管理中心, ，3,協(xié)助相關部門實施ERP， ，4,公司規(guī)定的其他職責。 2、公司設立專職或兼職財務信息化主管崗位擔負以下職責： ，1，負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理工作監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運行做到合法、安全、可靠、可審計的要求.在系統(tǒng)發(fā)生故障時應及時到場并組織有關人員盡快恢復

2、正常運行。 ,2,協(xié)調會計電算化系統(tǒng)各崗位工作關系及工作質量考評， ,3,負責財務信息化崗位的設定和權限分配結合實際確定人員的職責和權限，依據(jù)崗位權限標準及授權書在系統(tǒng)中對操作員的權限(包括臨時權限）進行分配和調整， ，4，負責本公司財務信息化的普及工作組織人員培訓， ，5，負責管理財務數(shù)據(jù)和倉儲數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)的備份和恢復及時報送財務管理中心并對數(shù)據(jù)的安全保密負責， 1 ,6,負責除書面以外的會計檔案的保管包括磁盤、光盤、磁帶等, 三、財務信息化硬件及軟件的管理 1、財務信息化硬件管理 ，1,公司財務部應保證各項設備的安全和計算機正常運行要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng)保持設備的整潔防止意外事故的發(fā)生。

3、 ，2， 操作人員應按正確的開機順序開啟計算機下班前應關閉主機電源和后備電源。 ，3,禁止在計算機主機及顯示器上堆放文件等雜物以免影響散熱.在使用計算機時應保持工作臺穩(wěn)定通電時不可搬動、搖擺、震動機器，嚴禁帶電拔插任何非USB接口設備。 ，4,為保證數(shù)據(jù)的安全不得隨意安裝與工作無關的軟件確因工作需要安裝、使用外來軟件須經(jīng)嚴格檢查后方可使用。每臺電腦要設臵開機密碼和屏幕保護密碼。 ，5，為防止誤操作而導致數(shù)據(jù)的失真和丟失未經(jīng)計算機管理人員的同意嚴禁使用格式化、分區(qū)等命令,嚴禁修改、刪除系統(tǒng)文件目錄下的文件嚴禁私自重新安裝操作系統(tǒng)和應用軟件。 ,6,為保證數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全對軟件進行升級、重裝和計算

4、機硬件設備進行更換等工作必須經(jīng)過財務部領導同意并由專業(yè)人員負責完成。 ，7,為防止感染計算機病毒嚴禁使用來路不明的軟盤U盤、光盤除因工作原因需要登錄互聯(lián)網(wǎng)的計算機外其他計算機嚴禁登錄互聯(lián)網(wǎng)，任何計算機不得安裝、運行游戲軟件。 ，8，為保證局域網(wǎng)的穩(wěn)定、暢通應愛護局域網(wǎng)的通信線路嚴禁更改網(wǎng)2 絡參數(shù)設臵。 ,9,計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時應及時通知專業(yè)人員進行維修以保證數(shù)據(jù)的完整性。 ,10，計算機應配備有專門的殺毒軟件并按時升級要定期對計算機進行檢測如發(fā)現(xiàn)計算機病毒應及時清除。 ,11,使用外部網(wǎng)絡的電腦不得隨便安裝網(wǎng)上電影下載的軟件,如BT、網(wǎng)際快車、電驢等,嚴禁利用電腦玩游戲、QQ聊天、看

5、影碟、炒股票、下載電影或進行其它與工作無關的活動。嚴禁利用電腦設備訪問不健康的網(wǎng)站。 ，12，不論是內網(wǎng)機器還是外網(wǎng)機器都不得安裝各類與本職工作無關的軟件.之前安裝的軟件自本制度下發(fā)之日起自行刪除逾期不刪除的一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。各公司財務負責人應定期或不定期檢查下屬人員的電腦使用情況. 2、財務信息化軟件管理 各公司財務信息化軟件的選擇應考慮ERP的實施.財務管理中心和各公司財務部應積極協(xié)助ERP的實施單位選擇軟件。各公司財務部不得擅自選擇、使用財務信息化軟件。 3、公司財務信息化管理 ，1,各公司財務部應根據(jù)當?shù)卣嘘P部門的規(guī)定及財務管理中心等單位的要求結合本公司信息化的水平和特點制定相應的

6、會計電算化管理制度并報財務管理中心備案。 ,2，對于使用整套ERP的公司系統(tǒng)的管理不在財務部門的要明確財務3 部門協(xié)調人負責與ERP管理員的溝通與協(xié)調 ERP管理員備份數(shù)據(jù)后由協(xié)調人負責向財務管理中心上報。 四、財務信息化操作管理 1、操作人員的管理 財務信息化操作人員包括系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)處理人員、數(shù)據(jù)復核人員、數(shù)據(jù)管理人員、檔案管理人員。 2、操作管理 ,1，各崗位工作人員均應嚴格按照系統(tǒng)操作程序和授權進行操作使用完成后應及時退出軟件系統(tǒng)。 ,2,系統(tǒng)管理員負責數(shù)據(jù)的安全維護、注冊或注銷普通操作員并為其分配操作權限以及某些重要的設臵.操作人員密碼由操作員自行修改操作人員應定期更換密碼杜絕未經(jīng)

7、授權人員操作軟件。 ，3,憑證、出入庫單據(jù)等在輸入計算機前應先經(jīng)過檢查和預處理不合法、不正確、不真實、不合理內容不完整的憑證、出入庫單據(jù)不能輸入。并應保證打印出的記賬憑證、出入庫單據(jù)內容齊全、簽章齊備. ,4，憑證、出入庫單據(jù)輸入計算機后要由復核人員進行復核復核的內容包括合法性、合理性、正確性、完整性和真實性并復核輸入內容與原件是否一致防止有意無意的錯誤。對復核后發(fā)現(xiàn)有錯的憑證、出入庫單據(jù)應由輸入人員及時進行修改修改后由復核人員再次復核。 ,5,所有賬簿平時均保留在計算機內總賬和各類明細賬按年打印現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬按月打印輸出。打印后的賬簿要連續(xù)編號并認真檢查后再作為正式賬頁進行裝訂。

8、 4 ，6,每月月末應將由計算機自動生成的會計報表進行認真核對以保證報表中的會計數(shù)據(jù)與賬簿一致。 ,7,操作記錄日志應詳細記錄每天、每人的開機時間、操作者姓名、操作內容、關機時間、出現(xiàn)的故障、故障的處理情況以及運行情況、軟件使用過程中的意見或建議等內容.系統(tǒng)管理員應對整個系統(tǒng)的運行情況及軟件使用情況按日記錄并對扣操作員維護情況進行檢查、匯總及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題保證系統(tǒng)運行良好。 3、權限的管理 因崗位調整、操作人員變更,如調離、辭職、新增等，等原因需增加或減少的操作權限的經(jīng)各公司財務部長批準，設財務副總的公司由財務副總批準,后由系統(tǒng)管理員實施在系統(tǒng)中的更改。操作員權限審批表見附件1. 4、財

9、務信息化檔案管理 ,1，財務信息化檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、出入庫單據(jù)、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。 ,2,對實行會計電算化后打印生成的記賬憑證、出入庫單據(jù)、會計賬簿、會計報表其保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定辦理. ，3,對以磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)為便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復這些介質均視同會計資料或檔案進行保存. ，4，每月月末應及時對當月會計數(shù)據(jù)進行備份年末應將全年會計數(shù)據(jù)刻5 制成光盤存儲,采用磁性介質存儲的會計檔案要定期進行檢查定期進行復制防止由于磁

10、性介質損壞而使會計檔案丟失，對磁性介質存儲的會計檔案要保存雙備份存放在兩個以上不同的地點。 ,5，嚴格執(zhí)行安全和保密制度電算化會計檔案不得隨意堆放嚴防毀損、散失和泄密。 ,6,各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤等未經(jīng)領導同意不得外借。 ，7,借閱會計資料要履行相應的借閱手續(xù)經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時應認真檢查防止感染計算機病毒. 五、防病毒管理 1、為了防止人為破壞機房內的設備和相關會計數(shù)據(jù)非本單位工作人員不得隨意進入機房和存放數(shù)據(jù)資料的場所非電算化主管及系統(tǒng)管理員未經(jīng)允許不得進入安裝服務器的機房. 2、系統(tǒng)管理員要嚴格

11、控制服務器及主控數(shù)據(jù)庫的口令防止非法修改機房內網(wǎng)絡設備的數(shù)據(jù)文件。要隨時對數(shù)據(jù)進行備份備份的數(shù)據(jù)資料應在遠離機房的另一地點保管.對各個操作人員有詳細的記錄以便進行追蹤檢查。 3、對所有來歷不明的介質在使用前必須經(jīng)過系統(tǒng)管理員進行嚴格的病毒檢測并由系統(tǒng)管理員登記在冊.同時系統(tǒng)管理員對在用設備定期進行病毒檢測要嚴禁病毒通過計算機網(wǎng)絡進行傳播。 4、嚴禁在服務器上安裝任何游戲軟件和非法的軟件安裝相關的工具軟件應通知系統(tǒng)管理員確保計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全和正常運行。 6 六、會計數(shù)據(jù)備份及安全保障 1、操作人員負保密義務 系統(tǒng)管理員及操作員對所知的密碼和財務數(shù)據(jù)負有保密義務不得泄露。系統(tǒng)管理員和操作員的操

12、作口令必須經(jīng)常更換嚴格保密。操作人員離職應立即禁用該操作人員。操作人員變換工作崗位應根據(jù)變換后的崗位重新分配操作權限。 2、數(shù)據(jù)不得共享硬盤維修需財務人員在場 為保證數(shù)據(jù)安全操作人員應建立自己的文檔目錄以存放自己的文件保存有重要數(shù)據(jù)和文件的計算機不得輕易設臵共享.重要資料文件應設臵密碼。保存有重要數(shù)據(jù)的計算機除非維修需要不得讓財務部以外人員接觸。對于有需保密的數(shù)據(jù)或重要內容的機器維修時應有財務人員在現(xiàn)場當日不能修好的應把硬盤拆下帶回公司。 3、定期備份 重要資料應在本機外的其他存儲介質上留有備份.軟件數(shù)據(jù)每半月至少備份一次備份的數(shù)據(jù)需存放在硬盤、光盤和其他硬盤上不得存放在同一硬盤上。在進行結賬

13、、期末處理等大數(shù)據(jù)量操作前必須先進行備份后再操作. 4、數(shù)據(jù)的修復和維護應由專業(yè)人員負責 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復由系統(tǒng)維護人員或軟件公司專業(yè)維護人員負責其他操作人員均不得進行維護操作. 憑證填制錯誤未結賬月的可通過恢復記賬處理已結賬月的只能通過憑證更正方法進行數(shù)據(jù)的修正不得通過維護操作給予恢復。倉儲出入庫單據(jù)錯誤未記賬的可通過修改單7 據(jù)處理已記賬的只能通過單據(jù)更正方法進行數(shù)據(jù)的修正不得通過維護操作給予恢復。 5、編碼體系的維護 對于會計科目、部門、供應商、客戶、存貨等編碼規(guī)則不得隨意改動、增減在每年年初由會計主管批準并授權有關人員進行一次改動原則上年中不得改動、增減確需要變動的要經(jīng)主管領導批準

14、并作相應的并賬、分賬、撤賬等處理。 七、內控記錄管理 在財務信息化管理過程中應按照內部控制管理的要求形成完整的控制記錄。 序號 控制記錄名稱 填制部門 歸檔部門 格式 1 操作員權限審批表 財務部 財務部 附件1 2 財務信息化月度檢查及落實情況表 財務部 財務部 附件2 3 操作員權限檢查表 財務部 財務部 附件3 4 財務信息化季度檢查及落實情況表 財務管理部 財務管理中心 附件4 八、監(jiān)督檢查與考核 1、監(jiān)督檢查 財務部長應按月檢查財務信息化管理的執(zhí)行情況并填寫財務信息化月度檢查及落實情況表，見附件2，按季度檢查操作員權限并填寫操作員權限檢查表,見附件3,自覺接受、配合審計監(jiān)察中心的檢查

15、與監(jiān)督。 2、監(jiān)督檢查的主要內容、 ，1,是否按照本制度嚴格管理財務信息化軟件和硬件， 8 ,2,操作人員是否按照本制度進行規(guī)范操作, ,3，操作員權限的分配是否履行審批是否按照審批權限進行分配， ,4,是否按照本制度管理財務信息化檔案, ，5，是否按照本制度的規(guī)定進行了數(shù)據(jù)備份及確保數(shù)據(jù)安全的措施, ,6，內部控制記錄是否完整. 3、考核 ,1，未按本制度管理財務信息化對直接責任人扣12分情節(jié)嚴重的加倍扣分, ，2,因措施不力、操作失誤、有章不循等管理原因造成損失的由責任人負責賠償, ,3,造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓等巨大損失的由人力資源部給予行政處分或解除勞動合同， ,4,觸犯國家法律的交司法

16、機關依法處理。 附件1 9 操作員權限審批表 編號： 調整權限日期 2009年6月10日 操作員 張丙江 原崗位 成本會計 現(xiàn)崗位 主管會計 調整后權限描述: 系統(tǒng)管理員，簽字，: 年 月 日 財務部長意見： 年 月 日 分管財務的副總經(jīng)理意見: 年 月 日 10 附件2: 財務信息化月度檢查及落實情況表 檢查日期： 編號: 序號 類別 檢查內容 存在問題 落實情況 是否設立了專職或兼職財務信崗位職責 息化管理人員并明確了其崗 1、崗位職責。 位及 職責 是否制定完善的財務信息管理制度建設 實施細則或辦法. 2、硬硬件管理 硬件管理是否規(guī)范。 件及 軟件 管理 軟件管理 軟件管理是否規(guī)范. 日

17、常操作 日常操作是否規(guī)范。 3、操 所有操作員是否都經(jīng)過了權限作管權限管理 審批。 理 財務信息化檔案是否安全與完檔案管理 整。 4機機房管理 機房管理是否規(guī)范。 房與 病毒 防護是否安裝了病毒防護軟件，病防病毒管理 管理 毒軟件是否有效。 操作人員是否具有較強的保密保密 意識。 5、安 全管定期備份 數(shù)據(jù)是否及時備份并上報。 理 內網(wǎng)外網(wǎng)分內網(wǎng)和外部網(wǎng)是否徹底分離, 離 網(wǎng)上銀行是否為專用計算機。 6、內內部控制記錄記錄是否及時、控記內控記錄 完整審核審批手續(xù)是否齊全. 錄 制表人： 檢查人: 落實人：11 附件3: 操作員權限季度檢查表 檢查日期： 編號： 序號 檢查內容 檢查結果 管理建

18、議 落實情況 所有操作員的權限是 1 否都辦理審核審批手續(xù)。 崗位與操作員的權限 2 是否相符. 是否將已調離、辭職的 3 原操作人員的權限進行了封存或清理. 未啟用的模塊或功能 4 是否進行了封存。 操作員的密碼是否經(jīng) 5 常更換。 需要檢查的其他內容. 6 檢查人意見: 財務部長審核意見： 12 附件4： 財務信息化季度檢查及落實情況表 檢查日期： 編號： 序號 類別 檢查內容 存在問題 落實情況 是否設立了專職或兼職財務信崗位職責 息化管理人員并明確了其崗 1、崗位職責。 位及 職責 是否制定完善的財務信息管理制度建設 實施細則或辦法。 2、硬硬件管理 硬件管理是否規(guī)范。 件及 軟件 管理 軟件管理 軟件管理是否規(guī)范. 日常操作 日常操作是否規(guī)范。 3、操 所有操作員是否都經(jīng)過了權限作管權限管理 審批。 理 財務信息化檔案是否安全與完檔案管理 整. 4機機房管理 機房管理是否規(guī)范。 房與 病毒 防護是否安裝了病毒防護軟件，病防病毒管理 管理 毒軟件是否有效。 操作人員是否具有較強的保密保密 意識。