二會議的策劃與準備

1、項目二會議的策劃與準備【 學習目標】俗話說“ 好的開始是成功的一半” ， 會議前的策劃與準備是保證會議順利進行的基礎。秘書人員應該盡可能對會議的全過程進行周密計劃， 寫好策劃方案， 做好各項準備工作。特別是對一些可能出現(xiàn)的意外狀況， 要考慮周全， 并做好相應的物質(zhì)和心理準備。1【 知識目標】了解會議準備階段的基本內(nèi)容和工作程序熟悉各種會場的特點掌握會議預算的內(nèi)容和編寫要求【 能力目標】了解會議計劃、 會議預算的制作熟悉各種會議文件的格式和寫作方法掌握不同性質(zhì)會議的選址和會場布置的方法2任務一會議策劃與會議方案一、 會議策劃會議策劃是會議的總體構思， 是對會議過程中各個環(huán)節(jié)所做的初步安排和打算。

2、其內(nèi)容包括召開會議的目的意義、 開會的時間地點、 參加人、 主持人、 會議議題、 大會程序、 會議方式、 經(jīng)費預算、 會場布置、 突發(fā)事件處理等方面。做好會議策劃， 將為會議的順利召開奠定堅實的基礎。3一、 會議策劃在進行會議策劃時， 應該做好以下幾方面的工作：（ ） 查閱與本次會議有關的資料；（ ） 估計各方的觀點和利益點；（ ） 明確會議的議題、 議程及要點；（ ） 大中型會議應成立會議籌備組， 小型會議應成立會務組， 專門負責會議的各項工作；（ ） 開一次預備會議， 將準備工作落實到人；（ ） 對會議中可能發(fā)生的意外情況進行估計， 并預想出應對措施；4一、 會議策劃（ ） 與會議相關部門

3、或人員進行溝通， 征求他們的意見和想法；（ ） 進行會議有關信息的咨詢， 如車輛、 住宿、 會場、 飲食等；（ ） 查閱同類會議的組織方法和經(jīng)驗教訓。5二、 會議方案會議方案是會議策劃的具體體現(xiàn)， 其中應完整地提出會議基本構想和各項準備工作的情況。（ 一） 會議方案的內(nèi)容（ ） 會議概述。（ ） 會議主題。（ ） 會議形式。（ ） 會議日程安排。（ ） 會議經(jīng)費來源及預算。（ ） 會議的準備工作。（ ） 其他需要說明的事項。6二、 會議方案（ 二） 會議方案的格式會議方案一般包括以下部分：（ ） 標題。會議方案標題一般直接寫明“會議方案” 或“會議策劃書” 。（ ） 正文。會議方案的正文一般分

4、項寫成， 分別說明會議名稱、 任務、 意義、 形式、 日程安排、 經(jīng)費、 準備工作等各方面情況。（ ） 落款或簽署。會議方案最后要寫明具體的策劃部門或策劃人員， 注明成文日期。7二、 會議方案（ 三） 會議方案的寫作要求（ ） 理由充分， 意義明確。會議方案應對會議召開的理由和意義作出充分的闡述， 以表明本次會議召開的必要性。（ ） 條理清楚， 敘述簡潔。會議方案按照會議籌備的次序， 分條款敘述， 文字力求簡潔清楚。（ ） 內(nèi)容詳細， 要求具體。會議方案具體介紹會議的程序、 內(nèi)容、 形式、 要求時， 一定要描述清楚具體， 不能模糊含混， 否則會讓人覺得會議計劃不夠清晰， 策劃不夠到位。8三、

5、會議議程、 日程和程序會議的議程、 日程和程序產(chǎn)生于會議之前， 是對會議內(nèi)容和時間的安排， 但三者各有不同的作用。（ 一） 會議議程會議議程包括兩項內(nèi)容： 一是會議的議事程序， 二是列入會議的各項議題。它是對會議順序的總體安排， 主要涉及會議所討論的具體事項， 需要解決的問題。9三、 會議議程、 日程和程序（ 二） 會議日程會議日程是對會議每天活動的具體安排， 也可以看做是會議的時間表， 應該具體列出每天每個時間段會議的詳細內(nèi)容， 以控制會議的進程。日程表一般在會議之前發(fā)放到與會代表手中， 讓他們根據(jù)會議的安排進行準備。10三、 會議議程、 日程和程序11三、 會議議程、 日程和程序（ 三）

6、會議程序會議程序具體規(guī)定一次會議的詳細步驟， 它既可以讓與會代表了解會議內(nèi)容和順序，同時也是會議主持人掌控會議的依據(jù)。會議應嚴格按照具體的程序和規(guī)定的時間一項項進行。12三、 會議議程、 日程和程序13四、 會議的其他準備工作會議策劃方案制訂好后， 就要抓緊準備工作的落實。為使會議準備工作萬無一失， 秘書人員還要制定出準備工作落實日程表， 以控制會議準備的進度， 為會議的按時召開奠定好的基礎。14四、 會議的其他準備工作15四、 會議的其他準備工作會議準備工作的進程也可以編制成甘特表讓人一目了然。16任務二會議機構的組成和人員選擇一、 成立會議機構小型會議只需設立會務組， 選派專人進行會議的籌

7、劃、 組織、 安排、 協(xié)調(diào)等工作； 大中型會議， 則要建立完善的會議組織機構， 將各項工作任務細分到各小組， 各小組在統(tǒng)一指揮下， 分工合作， 共同承擔會務工作。17一、 成立會議機構每次會議先設置會務領導小組，小組負責人一般為單位主要領導人擔任。下設幾個小組， 一般包括：（ ） 秘書組： 負責會議文字工作及領導在會議期間交辦的各項任務。（ ） 材料組： 負責會議材料的印制、 發(fā)放、 保管、 回收以及會后材料的匯集、 歸檔工作。（ ） 組織組： 負責代表的編組、 簽到、 代表資料審查、 會議協(xié)調(diào)、 會議進程的控制等。（ ） 技術組： 負責會議各種設備的安裝、 調(diào)試、 維護等工作。18一、 成立

8、會議機構（ ） 宣傳組： 負責對外聯(lián)絡溝通、 宣傳報道， 以及會議的攝影、 錄音、 錄像等工作。（ ） 后勤組： 負責會議期間的后勤保障， 包括代表的食宿、 交通、 娛樂， 各種生活用品的供應， 各種票證的準備與制作， 返程車船機票的預訂工作。（ ） 保衛(wèi)組： 負責會議的安全保衛(wèi)和保密工作。19二、 選擇會務人員會議組織有不同的任務， 需要安排不同的工作人員來具體承擔。選擇會務人員既要考慮工作人員興趣、 能力、 工作方式和工作特點， 也要考慮人員性格、 意愿、 需要等心理因素， 盡可能做到人盡其用。20二、 選擇會務人員一般而言， 秘書組和組織組需要個性外向， 語言能力強， 善于溝通， 應變能

9、力好的人員； 后勤組和材料組需要工作細心， 踏實穩(wěn)重， 思維周密的人員； 技術組要求專業(yè)知識扎實， 動手能力強， 能夠處理各種現(xiàn)場問題的人員； 宣傳組需要有一定藝術修養(yǎng)和設計能力，熟悉各種宣傳手段的人員； 保衛(wèi)組要求冷靜堅定， 目光敏銳， 觀察力強， 反應敏捷， 動作迅速的人員。21任務三會議經(jīng)費預算除單位內(nèi)部的一些例會外， 組織會議會有一定的開支， 事先做出會議經(jīng)費預算是保證會議順利進行的重要一環(huán)。會議預算應本著節(jié)約、 精簡、實用、 周到的原則， 嚴禁鋪張浪費、 濫發(fā)錢物、 以會謀私。22一、 會議開支的項目（ 一） 交通費用（ ） 出發(fā)地至會務地的交通費用（ ） 會議期間交通費用（ ） 歡

10、送交通及返程交通費用23一、 會議開支的項目（ 二） 會場費用（ ） 會場租金。（ ） 會場設備的租賃費用。（ ） 會場布置費用。（ ） 其他支持費用。24一、 會議開支的項目（ 三） 住宿費用住宿費有些是完全價格， 有些需要另加收政府稅金， 還有些可以通過各種渠道獲得較好的折扣。不同價格和檔次的賓館所提供的服務也不一樣，事先應了解清楚。住宿費根25一、 會議開支的項目（ 四） 餐飲費用餐飲費根據(jù)會議的檔次、 規(guī)模、 目的的不同而有很大的區(qū)別。 早中晚三餐通常是自助餐形式， 也可以采取圍桌式就餐， 費用按人數(shù)計算即可。2 酒水及服務費 如果在高星級酒店就餐會收取一定比例的服務費， 而且餐廳一般

11、謝絕主辦方自帶酒水， 如果自帶可能會另加服務費。3 會場茶歇 此項費用基本是按人數(shù)預算的， 預算時可以提出不同時段茶歇的食物、 飲料組合， 再加上一定比例的服務費。26一、 會議開支的項目（ 五） 游覽費用會議結束后， 通常安排與會代表參加一些有特點的游覽活動， 費用根據(jù)游覽內(nèi)容、 人數(shù)、 天數(shù)來定。最好與當?shù)芈眯猩缏?lián)系， 以便為代表提供專業(yè)服務。（ 六） 宣傳交際費包括與新聞部門聯(lián)系， 現(xiàn)場錄音、 錄像、 采訪、 宣傳， 召開新聞發(fā)布會， 與有關協(xié)作方交際的費用。27一、 會議開支的項目（ 七） 各種耗材費用如膠卷、 磁帶、 光盤、 磁盤、 紙張、 文具等。（ 八） 會議紀念品一些會議會為與

12、會代表準備紀念品， 紀念品的選擇要與會議主題相關， 同時體現(xiàn)當?shù)靥攸c， 費用一般不宜太高， 但一定要有紀念意義。（ 九） 工作人員勞務費（ 十） 各種臨時費用28二、 會議經(jīng)費預算表的格式會議經(jīng)費預算表應包括以下內(nèi)容：（ 一） 會議基本信息（ 二） 會議目的和意義（ 三） 會議的主要經(jīng)費開支項目（ 四） 每個項目的經(jīng)費（ 五） 備用金29任務四會議選址和布置一、 會議場所的選擇（ 一） 大小適中選擇會場要根據(jù)會議規(guī)模、 檔次、 參會人的身份， 并結合會議內(nèi)容來考慮。（ 二） 設施齊全會場一定要有足夠的設施（ 三） 保密性好一些機密性會議， 要求會場有較強的隱秘性。（ 四） 安全性強會場的安全性

13、包括政治安全和環(huán)境安全兩方面。30一、 會議場所的選擇（ 五） 避開干擾會場盡量避開鬧市區(qū)或噪聲嚴重的工廠、 集市、 街道， 要盡可能避免受外界影響。一些重要會議還要注意避開新聞媒體的干擾。（ 六） 經(jīng)濟實用會場要在保持會議效果的前提下， 考慮經(jīng)濟實用原則， 要考慮租借費用是否超出成本， 會場設施是否有必要。（ 七） 符合規(guī)定會場的選擇要與會議規(guī)模、 主題相符， 不可過于豪華、 奢侈， 不得鋪張浪費。31二、 會場布置（ 一） 會場布置的一般要求會場布置要有利于突出會議主題、 烘托會議氣氛、 調(diào)節(jié)與會者的情緒、 提高會議效率。不同會議對于會場有不同的要求， 如政治性會議要求嚴肅、 莊重； 學術

14、會議則要求氣氛和諧寬松， 易于交流； 單位內(nèi)部會議要求緊湊、 高效； 涉外會議則要考慮既有中國特色， 又符合主賓習慣、 愛好和禁忌。進行會場布置時應盡可能與會議的內(nèi)容與要求相一致。32二、 會場布置（ 二） 小型會議會場布置其排座目前主要有以下三種具體形式： 自由擇座、 面門設座和依景設座。排座形式主要是根據(jù)會議的性質(zhì)、 目的、 參加人數(shù)來確定。33圖2.1 小型會議會場布置圖34二、 會場布置會議座次排定的方法主要有以下幾種：一是環(huán)繞式。所謂環(huán)繞式就是不設立主席臺， 把坐椅、 沙發(fā)、 茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑， 聽任與會者在入場后自由就座。二是散座式。散座式排位， 常見于在

15、室外舉行的茶話會， 它的坐椅、 沙發(fā)、 茶幾四處自由組合， 貌似散亂無序， 甚至可由與會者根據(jù)個人要求而隨意安置35二、 會場布置三是圓桌式。圓桌式排位， 指的是在會場上擺放圓桌， 請與會者在周圍自由就座。四是主席式。這種排位是指在會場上， 主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就座。在會上，主席式排位要在會場上擺放一目了然的主席臺，按照常規(guī)， 居于上座之處36二、 會場布置（ 三） 大型會議會場布置 大型會場的主席臺一般應面對會場主入口。在主席臺上就座之人，通常應與在群眾席上就座之人呈面對面之勢。圖2.2 大中型會議會場布置圖37二、 會場布置主席臺排座根據(jù)實際情況具體可分為主席團坐席、 主

16、持人坐席、 發(fā)言人席位等三個不同區(qū)域。第一， 主席團排座。主席團是指在主席臺上正式就座的全體人員。國內(nèi)目前排定主席團位次的基本規(guī)則有三： 一是前排高于后排， 二是中央高于兩側(cè)， 三是左側(cè)高于右側(cè)。具體來講， 主席團的排座又有單數(shù)排座和雙數(shù)排座兩種禮儀模式。第二， 主持人座席， 按其身份高低安排， 位于主席臺的左側(cè)， 雙方共同主持的會議采取交叉間隔排列的方法。第三， 發(fā)言人坐席， 一般位于主席臺的后排， 按職務高低排列。38二、 會場布置主席臺的座位安排時注意：（ ） 身份最高的領導人（ 有時可以是聲望較高的來賓） 安排在主席臺前排中央就座。（ ） 其他人員按先左后右（ 以主席臺的朝向為準） ，

17、 一左一右的順序排列。（ ） 主席臺就座的人數(shù)為偶數(shù)時， 前兩位領導人共同居中就座， 第一位領導人坐在第二位領導人的左側(cè)。39二、 會場布置 大型會場聽眾席的配置（ ） 會場座位格局的類型。（ ） 座位排列的要求。（ ） 座位標識。（ ） 會場裝飾。（ ） 會場必要的視聽設備。40圖2.3 會場布置實戰(zhàn)圖41任務五會議文件的準備一、 會議通知會議通知是上級對下級、 組織對成員或平行單位之間部署工作、 傳達事情或召開會議等所使用的應用文。會議通知是向與會者傳遞會議信息的載體， 是會議組織者和與會者溝通的重要渠道。42一、 會議通知會議通知有正式和非正式兩種。正式通知屬于公務文書， 要按公務文書的

18、要求書寫，按公文處理程序處理； 非正式通知， 也稱便條式通知， 它經(jīng)常以便條形式出現(xiàn)， 其載體， 或是紙質(zhì)， 或?qū)懺趩挝坏墓鏅趦?nèi)。43二、 會議通知的寫作格式（ 一） 標題： （ 發(fā)文機關）事由 文種由發(fā)文機關、 事由和文種類別“ 會議通知” 字樣組成， 一般不宜省略， 特別是“ 會議” 二字要標明， 以區(qū)別其他類型的通知。（ 二） 主送機關名稱會議通知的正文， 開頭是受文單位， 頂格列出； 其次是發(fā)文目的； 再次是通知事項。會議通知的具體事項可分條陳述。44二、 會議通知的寫作格式（ 三） 正文正文由以下幾部分組成： 開會目的。用“ 現(xiàn)就有關問題通知如下” 過渡。 具體事項， 包括會議的時

19、間和地點、 主要議題、 出席對象及出席者要求、 需攜帶的材料、 聯(lián)系方式等。 提出要求。常用“ 特此通知” 等慣用語（ 有時省略結尾） 。45二、 會議通知的寫作格式（ 四） 落款發(fā)文機關、 日期會議通知的內(nèi)容是會前受文單位需要準備的事項， 會議的程序和內(nèi)容不應列入， 未列入的內(nèi)容應在正文結束處用“ 將另行通知” 字樣交代清楚。如有 登記表 名額分配表之類的附件材料， 也應在正文中有所交代， 附在通知后面。會議通知的形式分為文件式會議通知和備忘錄式會議通知。46三、 開幕詞、 閉幕詞（ 一） 開幕詞 開幕詞是黨政機關、 社會團體、 企事業(yè)單位的領導人在會議開幕時所作的講話， 旨在闡明會議的指導思想、 宗旨、 重要意義， 向與會者提出開好會議的中心任務和要求。其主要特點是宣告性和引導性。47三、