財(cái)務(wù)部操作手冊(cè)(高力)

1、COLLIERSINTERNATIONAL上海高力國(guó)際物業(yè)服務(wù)有限公司物業(yè)管理處-財(cái)務(wù)部ColliersInternationalPropertyServices(Shanghai)Co.,Ltd.PropertyManagementOffice-FinanceDep.操作手冊(cè)WorkInstructionByFinanceDep.文件號(hào)：Q/WI-FD-0109目錄 TOC o 1-5 h z 組織架構(gòu)圖1操作手冊(cè)目錄2文件修訂記錄3 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 會(huì)計(jì)核算方法及憑證賬冊(cè)制度4 HYPERLINK l bookmark18

2、 o Current Document 貨幣資金管理制度5備用金管理制度6 HYPERLINK l bookmark25 o Current Document 押金收取/中退作業(yè)8請(qǐng)款/付款管理制度12收款管理制度15資產(chǎn)管理制度17費(fèi)用報(bào)銷流程20預(yù)算作業(yè)流程22表格清單24表格修訂記錄25物業(yè)管理處財(cái)務(wù)部組織架構(gòu)圖財(cái)務(wù)部人數(shù)合計(jì)：人物業(yè)管理處財(cái)務(wù)部操作手冊(cè)清單1.業(yè)務(wù)管理手冊(cè)名稱文件編號(hào)版本頒布日期1.1會(huì)計(jì)核算方法及憑證賬冊(cè)制度FD-011.01.2貨幣資金管理制度FD-021.01.3備用金管理制度FD-031.01.4押金收取/申退作業(yè)FD-041.01.5請(qǐng)款/付款管理制度FD-0

3、51.01.6收款管理制度FD-061.01.7資產(chǎn)管理制度FD-071.01.8費(fèi)用報(bào)銷流程FD-082.01.9預(yù)算作業(yè)流程FD-091.0審核Revisedby:批準(zhǔn)Authorizedby:物業(yè)管理處財(cái)務(wù)部文件修訂記錄序號(hào)版本修訂內(nèi)容修訂審核批準(zhǔn)檢索號(hào)登錄上海高力國(guó)際物業(yè)服務(wù)有限公司 物業(yè)管理處文件編號(hào)：Q/WI- FD-01會(huì)計(jì)核算方法及憑證賬冊(cè)制度版次：01頁(yè)碼：4/25會(huì)計(jì)核算方法及憑證賬冊(cè)制度.目的規(guī)范管理處會(huì)計(jì)核算方法，憑證的制作，憑證帳冊(cè)的保管。.適用范圍會(huì)計(jì)類，憑證帳冊(cè)的制作、管理。.定義（無(wú)）.主要職責(zé).1財(cái)務(wù)經(jīng)理/會(huì)計(jì)/出納:負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)核算憑證制作與復(fù)核。4.2出納

4、:負(fù)責(zé)憑證、帳冊(cè)的裝訂和保管。5.內(nèi)容采用借貸復(fù)式計(jì)賬法，會(huì)計(jì)科目和核算方法以公司預(yù)算會(huì)計(jì)為主，結(jié)合實(shí)際，設(shè)置銀行現(xiàn)金日記賬、總分類賬、各項(xiàng)明細(xì)分類賬；原始憑證是計(jì)賬的依據(jù)，財(cái)會(huì)人員必須認(rèn)真審核各種原始憑證，要求一切原始憑證必須手續(xù)完備、合法，內(nèi)容真實(shí)，數(shù)字正確，日期和印章齊全，大、小寫相符等，不得有白條報(bào)賬，不得有涂改。一切原始憑證經(jīng)審核無(wú)誤后,才能填制記賬憑證，據(jù)以記賬；原始憑證不得隨意涂改，憑證、賬冊(cè)應(yīng)由專人列冊(cè)登記，妥善保管，不得丟失。有關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表、賬冊(cè)、會(huì)計(jì)憑證保存年限按上級(jí)規(guī)定辦理；.4指定專人保管一切未使用的重要空白憑證，如支票、現(xiàn)金收據(jù)、發(fā)貨票據(jù)等,動(dòng)用時(shí)由領(lǐng)用人辦理領(lǐng)用手續(xù)。

5、對(duì)誤寫的收據(jù)或作廢的支票，應(yīng)注銷作廢章,妥善保存，不得銷毀廢棄。.引用文件（無(wú)）.記錄（無(wú)）貨幣資金管理制度貨幣資金管理制度.目的規(guī)范管理處貨幣資金收付使用和保管工作。.適用范圍管理處貨幣資金的管理。.定義（無(wú)）.主要職責(zé)出納:負(fù)責(zé)日常貨幣資金的收付使用、保管工作。.2財(cái)務(wù)經(jīng)理/會(huì)計(jì):不定期進(jìn)行檢查。.內(nèi)容做好庫(kù)存現(xiàn)金的保管工作，有關(guān)證券和現(xiàn)金必須放在銀箱內(nèi)，確保安全。建立健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，錢賬相符，杜絕白條抵庫(kù)或賬外現(xiàn)金，禁止私立“小金庫(kù)”；對(duì)超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項(xiàng)，必須通過銀行結(jié)算.6.引用文件（無(wú)）.記錄（無(wú)）.其它（無(wú)）備用金管理制度.目的規(guī)范管理處備用金的使用和保管

6、工作。.適用范圍管理處備用金的管理。.定義（無(wú)）.主要職責(zé)出納:負(fù)責(zé)備用金的使用、保管工作。.2財(cái)務(wù)經(jīng)理/總部財(cái)務(wù)/駐場(chǎng)物業(yè)總經(jīng)理:定期或不定期進(jìn)行檢查。5.內(nèi)容1備用金保管人樓盤出納.2備用金使用范圍使用上限以300元為限。使用項(xiàng)目為郵資，日常用品，員工車費(fèi)（盡限于樓盤一般員工）及一般小額雜項(xiàng)。備用金每月補(bǔ)發(fā)一次，駐場(chǎng)總經(jīng)理必須于額度內(nèi)加強(qiáng)控管使用。.引用文件（無(wú)）.記錄備用金報(bào)銷單F-004現(xiàn)金暫支單F-006.其它附件：備用金使用流程圖附件：備用金使用流程圖負(fù)責(zé)執(zhí)行人版次：01頁(yè)碼：7/25物業(yè)經(jīng)理/駐場(chǎng)經(jīng)理駐點(diǎn)出納使ffl人駐場(chǎng)總經(jīng)理樓盤出納樓盤出納開發(fā)商財(cái)務(wù)/樓盤出納備用金保管收據(jù)備

7、用金申請(qǐng)單備用金報(bào)銷明細(xì)表1).依各駐點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)情況提報(bào)總部。駐點(diǎn)成立或設(shè)國(guó)必要時(shí).由出納人具保管并簽署備用金保管收據(jù)。.保管人同應(yīng)設(shè)置現(xiàn)金流水帳，以記錄各項(xiàng)備用金收支情形。備用金投入時(shí)1).備用金申請(qǐng)人填寫備用金報(bào)銷的”，并附發(fā)票。每日1).駐場(chǎng)總經(jīng)理審核支出的必要性及數(shù)據(jù)實(shí)際購(gòu)入的品目，數(shù)量，金額是否準(zhǔn)確。每日1).H納椀加斑儂著柳乩每日2).支付備用金并要求滁盟章。1).出納人員根據(jù)當(dāng)月所有支出編期備用每月25日金報(bào)銷映齦”。(如25日為節(jié)假2).由樓盤出納依據(jù)請(qǐng)款程序申請(qǐng)補(bǔ)H,則提前至上一發(fā).并由駐場(chǎng)總經(jīng)理，開發(fā)商審核。工作日)1).由開發(fā)商撥發(fā)備用金。每月最后一日(如為節(jié)假日則順延至下一

8、工作日)押金收取/申退作業(yè)押金收取/申退作業(yè).目的規(guī)范管理處押金的收取和中退工作。.適用范圍管理處押金的收取、申退。.定義（無(wú)）.主要職責(zé)出納:負(fù)責(zé)押金的收取、申退工作。.2財(cái)務(wù)經(jīng)理/總部財(cái)務(wù)/會(huì)計(jì):定期或不定期進(jìn)行檢查。5.內(nèi)容1押金項(xiàng)目.1出入證押金.2車位證押金1.3其他項(xiàng)目押金2押金收款規(guī)定出納應(yīng)依申請(qǐng)人申請(qǐng)的項(xiàng)目，分別收取押金金額。出納應(yīng)開立收據(jù)，并加蓋“公司發(fā)票章”。2.2.1第一聯(lián)保留于收據(jù)本上由管理中心歸檔留存，以便于申退押金時(shí)核對(duì)。.2.2.2第二聯(lián)交由申請(qǐng)人保管，作為申退押金的收據(jù)2.3第三聯(lián)交會(huì)計(jì)用于做帳。3押金退款規(guī)定1申退人應(yīng)憑原收據(jù)的第二聯(lián)，連同身份證復(fù)印件至管理處

9、出納處辦理申退。押金收取/申退作業(yè)如申退人遺失收據(jù)或收據(jù)損壞無(wú)法辨認(rèn)，則出納應(yīng)不予接受申退。上述第二項(xiàng)規(guī)定，如有特殊狀況必需申退押金時(shí)，則應(yīng)讓申退人簽立“押金收據(jù)遺失證明”并檢附身份證復(fù)印件。出納應(yīng)取出原收據(jù)本第三聯(lián)，依據(jù)證件退款處理方式退款。出納將押金退還，并同時(shí)請(qǐng)申請(qǐng)人簽收。出納應(yīng)將申請(qǐng)人繳回的第二聯(lián)或申請(qǐng)人簽署的“押金收據(jù)遺失證明單”裝訂回原收據(jù)上。.引用文件（無(wú)）.記錄（無(wú)）.其它附件：押金收款流程圖押金退款流程圖押金收取/申退作業(yè)附件：押金收款流程圖申請(qǐng)證件負(fù)責(zé)執(zhí)行人員申請(qǐng)人保安人員客戶人員出納使用表單說明收取押金出納會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)帳務(wù)處理會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)*收據(jù)*收款日?qǐng)?bào)表*押金收款清單水

10、押金收款清單1).由保安或客戶服務(wù)人員確認(rèn)申請(qǐng)人的需求后，帶至出納處辦理申請(qǐng)作業(yè)。.開立收據(jù)并填寫相關(guān)資料。.加蓋“公司發(fā)票”章。.出納應(yīng)于“收款人”簽名.應(yīng)將收款金額全數(shù)填入銀行。.填寫“收款日?qǐng)?bào)表”并傳真至財(cái)務(wù)部，以便查核。1).根據(jù)出納提供報(bào)表明細(xì)，經(jīng)查核明細(xì)，經(jīng)查核無(wú)收款當(dāng)日誤，即登入賬簿。押金收取/申退作業(yè)附件：押金退款流程圖負(fù)責(zé)執(zhí)行使用表單申請(qǐng)人*身份證1).由申退人攜帶身份曲相利攵據(jù)至退證*第二聯(lián)物業(yè)管理處理。出納，駐場(chǎng)*收據(jù)第一聯(lián)1).核對(duì)相關(guān)單據(jù)及身份證原退回押金總經(jīng)理*押金收據(jù)遺失證件。2).申退人遺失申退收據(jù)時(shí),應(yīng)簽署“押金收據(jù)”遺失證明單“并檢附身份證復(fù)印件。3).由“

11、代收備用金“項(xiàng)下執(zhí)行退款。會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)出納*付款日?qǐng)?bào)表*押金收款清單*押金收據(jù)余額清*押金收取/申退收據(jù)第一，二聯(lián)。*押金遺失證明單1).于“押金收款清單“注銷。2).填寫“付款日?qǐng)?bào)表”并傳真至財(cái)務(wù)部，以便查核.1).依據(jù)出納提供報(bào)表，經(jīng)查核并沖銷相關(guān)科目。1).將相關(guān)文件裝訂一起。請(qǐng)款/付款管理制度.目的規(guī)范管理處請(qǐng)款、付款的工作。.適用范圍管理處的請(qǐng)、付款作業(yè)。.定義（無(wú)）.主要職責(zé)1會(huì)計(jì):負(fù)責(zé)日常請(qǐng)款、付款工作。4.2出納:協(xié)助會(huì)計(jì)完成付款工作。.3財(cái)務(wù)經(jīng)理/總部財(cái)務(wù)/駐場(chǎng)物業(yè)總經(jīng)理:審核。.內(nèi)容請(qǐng)款項(xiàng)目1各類外包合約項(xiàng)目請(qǐng)款（如清潔，工程維護(hù)等）2根據(jù)采購(gòu)流程規(guī)定辦理驗(yàn)收的

12、非合約廠商請(qǐng)款（指金額超備用金使用上限的）.1.3公用事業(yè)費(fèi)用：水費(fèi)，電費(fèi)，電話費(fèi)等。.2付款方式合約及非合約廠商按下列程序請(qǐng)款，網(wǎng)上支付。水，電，電話費(fèi)托收。.引用文件（無(wú)）.記錄 TOC o 1-5 h z 付款申請(qǐng)單F-007付款明細(xì)表F-006支票付款記錄F-003其它應(yīng)付款明細(xì)表F-001預(yù)付貨款明細(xì)表F-002.其它附件：請(qǐng)款及付款程序附件：請(qǐng)款及付款程序付款申請(qǐng)負(fù)責(zé)執(zhí)行人員濟(jì)用申請(qǐng)人付款審核駐場(chǎng)總經(jīng)理匯總當(dāng)月費(fèi)用樓盤出納總部審核開發(fā)商/物業(yè)部經(jīng)理/財(cái)務(wù)部開立支票或網(wǎng)上支付總部會(huì)計(jì)/出納使用表單說明完成疇粘費(fèi)用申請(qǐng)單請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)單物料驗(yàn)收單工程驗(yàn)收單1）.附相關(guān)單據(jù)（發(fā)票，工程材

13、料請(qǐng)購(gòu)單,付款申請(qǐng)單（F007）,采購(gòu)單，物料驗(yàn)收單，工程驗(yàn)收單等資料）每日1）.駐場(chǎng)總經(jīng)理依據(jù)合約內(nèi)容，每日請(qǐng)采購(gòu)流程及實(shí)施狀況，核實(shí)付款內(nèi)容。付款明細(xì)表（F006）1）.樓盤出納根據(jù)當(dāng)月所有經(jīng)駐場(chǎng)總經(jīng)理簽核的申請(qǐng)單，編制“付款明細(xì)表（F006）o每月28日付款明細(xì)表（F006）1）.公司總部逐筆審閱費(fèi)用申請(qǐng)單項(xiàng)目及金額，并簽核。物槊部:次月2日2）.開發(fā)商審閱贄用申請(qǐng)單項(xiàng)目及金額，并簽核。口才牙務(wù)部：次月6EI支票付款記錄（F003）.總部H納穆杯J款幽昧（FW6）開謨票.總部會(huì)計(jì)，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核蓋章。.樓盤出納向供應(yīng)商發(fā)放支票，并由領(lǐng)款人簽署“支舞寸款tl耳：（F003）本”。次月12日上

14、海富力國(guó)際物業(yè)服務(wù)有限公司物業(yè)管理處文件編號(hào)：Q/WI-FD-06收款管理制度L目的規(guī)范管理處收取各類款項(xiàng)的工作。.適用范圍管理處收款工作。.定義（無(wú)）.主要職責(zé)出納:負(fù)責(zé)日常收款工作，開具相關(guān)收據(jù)或發(fā)票，制作收款日?qǐng)?bào)表、應(yīng)收賬明細(xì)表。.2會(huì)計(jì)/財(cái)務(wù)經(jīng)理:依據(jù)報(bào)表明細(xì)。確認(rèn)后進(jìn)行帳務(wù)處理。.內(nèi)容收款項(xiàng)目：1車位管理費(fèi)2各項(xiàng)維修收入3.有償清潔費(fèi)收入4.其他業(yè)務(wù)收入.2出納依據(jù)規(guī)定收取各項(xiàng)費(fèi)用并開具收據(jù)或發(fā)票，制作收款日?qǐng)?bào)表，應(yīng)收賬款明細(xì)表（-F009）,以便與財(cái)務(wù)經(jīng)理與會(huì)計(jì)進(jìn)行查核和帳務(wù)處理。.引用文件（無(wú)）.記錄付款通知單F-005應(yīng)收賬款明細(xì)表F-009其它應(yīng)收賬款明細(xì)表F-010.其它附

15、件：收款流程圖附件：收款流程圖負(fù)責(zé)執(zhí)行人員客戶服務(wù)人員開發(fā)商駐場(chǎng)會(huì)計(jì)，客戶服務(wù)人員出納出納填寫收款清單現(xiàn)金管控帳務(wù)沖銷出納會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)主管開發(fā)商財(cái)務(wù)駐場(chǎng)會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)使用表單說明時(shí)點(diǎn)管理費(fèi)分掩表1).應(yīng)演時(shí)更新各項(xiàng)分掩表，以確保付款通知單.每上T攵車位維護(hù)分?jǐn)偙?F005)的1E獻(xiàn)仁款期的25其他相關(guān)資料2).付版蜘怛F005)應(yīng)一北聯(lián)。日以前付款通知單3).各項(xiàng)費(fèi)用分?jǐn)偙響?yīng)每月提供給財(cái)務(wù)部以便帳務(wù)(F005)管取渣對(duì)。付款通知的1).將蓋有物業(yè)管理處印章:的付款通知單每期25日(F005)(F005)正聯(lián)送至租戶處。公,副聯(lián)應(yīng)妥善保管以便查核，并保存至收到款項(xiàng)為止。發(fā)票，收據(jù)D.繳款方式：*現(xiàn)

16、金*電匯*支票,除各項(xiàng)管理費(fèi)收入以外，應(yīng)包含現(xiàn)場(chǎng)提供的各項(xiàng)服務(wù)收入。.經(jīng)辦人應(yīng)于發(fā)票或收據(jù)“開票人”處簽名，以便核查。收治時(shí)*乍位管理費(fèi)收款1).應(yīng)于收款當(dāng)日填寫各項(xiàng)收款清單以便日后收款當(dāng)日清單*其他收款清單查核。收款日?qǐng)?bào)表1).將每日收取的現(xiàn)金，支票應(yīng)于當(dāng)日存入銀行。2).填寫收款日?qǐng)?bào)表送至財(cái)務(wù)部以便于查核c收款當(dāng)日應(yīng)收賬款明細(xì)表1).依據(jù)出納提供的報(bào)表明細(xì)，經(jīng)核查確認(rèn)后，收款當(dāng)日(F009)即登入賬簿并沖銷相關(guān)科目。資產(chǎn)管理制度.目的規(guī)范管理處資產(chǎn)管理作業(yè)。.適用范圍管理處的資產(chǎn)管理。.定義（無(wú)）.主要職責(zé)1財(cái)務(wù)部:配合人事/行政部定期進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)。2會(huì)計(jì)/財(cái)務(wù)經(jīng)理:對(duì)資產(chǎn)的購(gòu)入、出售進(jìn)行

17、帳務(wù)處理，計(jì)提折舊等。5.內(nèi)容固定資產(chǎn)是物業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)。為配合各項(xiàng)業(yè)務(wù)的拓展，需購(gòu)置、更新各種物品及設(shè)備。其項(xiàng)目繁多，故應(yīng)通過公司行政部管理及使用單位妥善管理，才能更好發(fā)揮資產(chǎn)之效能。固定資產(chǎn)的定義固定資產(chǎn)指單筆金額超過2,000元人民幣，且使用年限超過兩年以上的有形資金。并按照稅法規(guī)定于若干年期間內(nèi)提列折舊。固定資產(chǎn)的分類2.1辦公設(shè)備：電腦軟硬件、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、影印機(jī)、裝訂器、打卡鐘、計(jì)算機(jī)等。2.2辦公家具：辦公桌椅、檔案柜、白板、辦公廳隔間設(shè)備等。2.3電器設(shè)備：冰箱、微波爐、冷氣機(jī)、電視機(jī)、風(fēng)扇、飲水機(jī)、錄影機(jī)等。2.4通訊設(shè)備：電話機(jī)組、無(wú)線電機(jī)組、對(duì)講機(jī)等。2.5機(jī)電設(shè)備：儀器

18、設(shè)備、機(jī)電工具等。2.6其他設(shè)備：未列入上述分類之各項(xiàng)設(shè)備、器具、工具。3資產(chǎn)轉(zhuǎn)移由移出單位填寫“資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申報(bào)單”經(jīng)移入單位確認(rèn)后并簽收，送交財(cái)務(wù)部門于資產(chǎn)登記卡上做更改記錄、移轉(zhuǎn)保管責(zé)任。資產(chǎn)如未經(jīng)核準(zhǔn)，不得外借他用。不同業(yè)主之轉(zhuǎn)移須取得業(yè)主同意的書面文件，才可執(zhí)行轉(zhuǎn)移。5.4資產(chǎn)遺失由資產(chǎn)使用人（保管人）填寫“資產(chǎn)遺失申報(bào)單”送交主管部門簽核，并由主管部門至現(xiàn)場(chǎng)查明原因，對(duì)疏失之使用人（保管人）追究其責(zé)任，申報(bào)主管部門核準(zhǔn)后，由駐場(chǎng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)，并送財(cái)務(wù)部依規(guī)定辦理。5.5資產(chǎn)報(bào)廢資產(chǎn)因使用年限已至，老舊過時(shí)，意外損壞等因素致使功能降低或喪失，不堪使用。應(yīng)由資產(chǎn)使用人填寫“資產(chǎn)報(bào)廢申報(bào)單

19、”，經(jīng)部門主管及人事行政部核準(zhǔn)后，由行政部門及財(cái)務(wù)部門依規(guī)定報(bào)廢。對(duì)于仍有部分功能或仍具剩余價(jià)值者，應(yīng)由行政部門得以集中進(jìn)行拍賣、出售。5.6資產(chǎn)之保養(yǎng)作業(yè)資產(chǎn)使用人（保管人）應(yīng)善盡資產(chǎn)保管維護(hù)之責(zé)任。如有重大損壞，需回報(bào)主管部門及人事行政部，提出修繕申請(qǐng)。經(jīng)同意后進(jìn)行修繕。5.7資產(chǎn)折舊之提列財(cái)務(wù)部門依稅法規(guī)定逐年提列折舊，并應(yīng)于每年稅務(wù)申報(bào)后，將上年度折舊提列清單送交行政部門，以便行政部門更新資產(chǎn)登記卡資料。5.8資產(chǎn)盤點(diǎn)會(huì)同行政部門及使用部門應(yīng)定期（每年至少一次），依據(jù)資產(chǎn)清冊(cè)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，以掌握資產(chǎn)之實(shí)際狀況并對(duì)于變動(dòng)項(xiàng)目，作資料之更新。編制“資產(chǎn)盤點(diǎn)清冊(cè)”，記錄數(shù)量的變動(dòng)，對(duì)于變動(dòng)數(shù)量，查明原因依規(guī)定辦理。.引用文件（無(wú)）.記錄（無(wú)）.其它（無(wú)）費(fèi)用報(bào)銷流程L目的規(guī)范管理處費(fèi)用報(bào)銷工作。.適用范圍管理處費(fèi)用報(bào)銷的管理。.定義（無(wú)）.主要職責(zé)出納:于每月18日將月度報(bào)銷單及所附各類單據(jù)交至總部財(cái)務(wù)。.2會(huì)計(jì)/財(cái)務(wù)經(jīng)理:進(jìn)行相應(yīng)帳務(wù)處理。5.內(nèi)容差旅費(fèi)的報(bào)銷填制國(guó)內(nèi)/國(guó)外差旅報(bào)銷單，附上發(fā)票原件及預(yù)先審批單。經(jīng)部門