《辦公室工作手冊(cè)》word版

1、上海工程技術(shù)大學(xué)研究生會(huì)辦公室工作手冊(cè)上海工程技術(shù)大學(xué)研究生會(huì)辦公室（制）2013年12月29日一 概況1.1 部門簡(jiǎn)介上海工程技術(shù)大學(xué)第五屆研究生會(huì)辦公室是由第四屆秘書部改名而來(lái)，成立于2013年9月。辦公室作為研究生會(huì)的中樞職能部門，其責(zé)任上傳下達(dá)，統(tǒng)籌調(diào)度，協(xié)助主席團(tuán)處理研究生會(huì)的日常事務(wù)，協(xié)調(diào)并配合各部門開展工作；制訂研究生會(huì)規(guī)章制度并起草相關(guān)文件；編輯各部門工作情況簡(jiǎn)報(bào)，定期向主席團(tuán)匯報(bào)；負(fù)責(zé)研究生學(xué)院會(huì)務(wù)安排，學(xué)生干部培訓(xùn)、考核，財(cái)務(wù)、檔案管理等工作。1.2 部門職能1.2 .1負(fù)責(zé)傳達(dá)團(tuán)委和研究生會(huì)主席團(tuán)的決議。1.2 .2協(xié)助主席團(tuán)完善工作制度建設(shè)及部門建設(shè)。1.2 .3協(xié)調(diào)、

2、配合各部門的關(guān)系和工作。1.2 .4協(xié)助主席團(tuán)和各部等籌備規(guī)模較大的會(huì)議安排會(huì)議場(chǎng)地及各種必需施，通知開會(huì)人員并組織簽到，分發(fā)會(huì)議材料，負(fù)責(zé)各項(xiàng)會(huì)議記錄。1.2 .5負(fù)責(zé)研會(huì)干部的考核和管理，起草、制定學(xué)生會(huì)有關(guān)文件，學(xué)生會(huì)文件和通知的發(fā)放。1.2 .6整理、保管學(xué)生會(huì)工作檔案，對(duì)學(xué)生會(huì)日?；顒?dòng)進(jìn)行記錄并整理歸檔，負(fù)責(zé)保管活動(dòng)經(jīng)費(fèi)、文件、會(huì)議記錄等。1.2 .7負(fù)責(zé)研會(huì)辦公用品采購(gòu)、保管和分配使用，定期整理辦公室各部門物品使用情況。1.2 .8定期向研會(huì)主席匯報(bào)有關(guān)工作，及時(shí)向各部門傳達(dá)主席團(tuán)的有關(guān)工作部署。1.2 .9在研會(huì)管理決策過(guò)程中，發(fā)揮著咨詢、建議，參謀的作用，促進(jìn)學(xué)生會(huì)各項(xiàng)工作的順

3、利開展。1.2 .10完成主席團(tuán)交辦的其他工作。1.3 部門設(shè)置 部門內(nèi)部具體分為文案組、組織組、內(nèi)務(wù)組等三個(gè)部門，按照部門人數(shù)及自愿原則進(jìn)行分組。1.3 各小組職責(zé) 文案組 材料整理；各種會(huì)議、通知模板；其他部門提交的活動(dòng)策劃審核；推進(jìn)表的匯總、提交；部門交代的其他工作。 組織組 各種文件、制度的起草； 活動(dòng)監(jiān)督； 部門交代的其他工作。 內(nèi)務(wù)組 各部門材料分類整理； 固定資產(chǎn)清點(diǎn)、申請(qǐng)購(gòu)買； 衛(wèi)生、考勤等工作的安排； 部門交代的其他工作； = 5 * GB3 辦公室相關(guān)材料使用和辦公室使用情況。注：詳細(xì)資料見附表。二 部門規(guī)章為提高校研究生會(huì)辦公室工作效率以及配合各部門工作，現(xiàn)制定本制度，望

4、本部成員嚴(yán)格遵守。2.1 認(rèn)真貫徹學(xué)習(xí)上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)精神，服從工作安排，協(xié)助主席團(tuán)開展工作，協(xié)調(diào)各部的關(guān)系和工作。2.2 細(xì)致了解本部本職工作，認(rèn)真落實(shí)、完成各項(xiàng)任務(wù)。2.3 時(shí)刻關(guān)注研究生會(huì)特別是辦公室的工作動(dòng)態(tài)，做好及時(shí)的計(jì)劃安排。2.4 采取例會(huì)制度，每單（或雙）周召開一次例會(huì)，在例會(huì)中，總結(jié)前兩周的工作，相互交流工作經(jīng)驗(yàn)，并討論、布置近期的工作計(jì)劃或總結(jié)，傳達(dá)校院的有關(guān)精神；如有特殊情況，可召開本部的緊急會(huì)議討論相關(guān)事宜。2.5 部?jī)?nèi)議事采取公平、公正、民主的原則，即部?jī)?nèi)成員對(duì)工作事務(wù)可各抒己見，遇到意見不一致時(shí)，采取少數(shù)服從多數(shù)原則，正確意見統(tǒng)一后，各成員務(wù)必服從并認(rèn)真貫徹實(shí)行。2.

5、6 本部成員對(duì)待工作要積極熱情、認(rèn)真負(fù)責(zé)，在保證工作質(zhì)量的前提下按時(shí)完成工作計(jì)劃和工作總結(jié)。2.7 日常工作中需密切跟主席團(tuán)和輔導(dǎo)員多聯(lián)系溝通，并借鑒其他院系辦公室的管理經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，以便更好的工作。2.8 完善本部的建設(shè)工作，公正、公平地招收得力干事，定期進(jìn)行部?jī)?nèi)培訓(xùn)，選拔優(yōu)秀接班人。三 制度建設(shè)3.1 例會(huì)制度例會(huì)是研究生會(huì)工作組織和自我管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過(guò)會(huì)議可以及時(shí)的制定安排和總結(jié)工作，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)傳達(dá)學(xué)校學(xué)院的工作安排和有關(guān)通知精神。 會(huì)議安排 辦公室兩周召開一次例會(huì)。部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)常委會(huì)會(huì)議精神，匯報(bào)本部門一周工作情況，就部門工作中出現(xiàn)的問(wèn)題做

6、相應(yīng)的討論和總結(jié)，并做下階段工作部署。 各小組組長(zhǎng)匯報(bào)本小組一周的工作情況，提出工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，部門成員討論解決；臨時(shí)性的工作部署。 會(huì)議通知及簽到部門負(fù)責(zé)人決定開會(huì)時(shí)間地點(diǎn)，通知各小組組長(zhǎng)，由小組組長(zhǎng)通知本組組員；由考勤人員或會(huì)議記錄人員簽到，并備份，以便考核使用。 會(huì)議進(jìn)行與會(huì)人員應(yīng)該嚴(yán)肅認(rèn)真，不得大聲喧嘩及談?wù)撆c會(huì)議無(wú)關(guān)的內(nèi)容；不得翻閱與會(huì)議無(wú)關(guān)的書籍、報(bào)紙，不得做與會(huì)議無(wú)關(guān)的內(nèi)容；各項(xiàng)會(huì)議由專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。 職責(zé)要求提前五分鐘到會(huì)，不遲到、不早退、不曠會(huì)；請(qǐng)假必須得到批準(zhǔn)，不得由他人代請(qǐng)；按會(huì)議通知內(nèi)容的要求，積極準(zhǔn)備，會(huì)上踴躍發(fā)言，縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率；出席會(huì)議時(shí)全體到會(huì)成

7、員必須自帶筆記本和筆，并做好會(huì)議記錄（會(huì)議記錄人員應(yīng)固定為某人）。 請(qǐng)假制度確有原因不能參加會(huì)議者，應(yīng)在會(huì)前做出書面請(qǐng)假，不得會(huì)后請(qǐng)假或口頭請(qǐng)假，否則視為無(wú)故缺席。各項(xiàng)會(huì)議的請(qǐng)假條部門負(fù)責(zé)人簽字后方可生效，并交至考勤人員存檔。每學(xué)期累計(jì)無(wú)故缺席會(huì)議兩次以上者，責(zé)其部門負(fù)責(zé)人約其談話，談話后仍屢教不改者，則報(bào)請(qǐng)主席團(tuán)勒令退出研究生會(huì)。3.2 資產(chǎn)管理 由內(nèi)務(wù)組負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作； 定期清點(diǎn)部門的資產(chǎn)，并作出增減記錄； 按照部門需要添加資產(chǎn)時(shí)，需填寫申請(qǐng)表，由部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至團(tuán)委； 其他部門借用需填寫借用表，由部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借出。3.3 檔案管理 關(guān)于研究生會(huì)每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)的管理方法研

8、究生會(huì)各部門每學(xué)期做一份完整的學(xué)期工作計(jì)劃和工作總結(jié)，內(nèi)務(wù)組統(tǒng)一歸檔管理。 關(guān)于研究生會(huì)舉辦活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料、表格的管理方法研究生會(huì)各部門于舉辦活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)提交活動(dòng)相關(guān)資料，包括計(jì)劃書、活動(dòng)總結(jié)、協(xié)議、宣傳資料、照片、有關(guān)表格等，內(nèi)務(wù)組統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理。 關(guān)于研究生會(huì)人事檔案的管理方法每學(xué)年初，根據(jù)招新時(shí)所填報(bào)名表，在新干事試用期滿合格后，研究生會(huì)各部門將確定人員名單，建立人事檔案，辦公室歸檔管理，如有人事變動(dòng)，應(yīng)及更新。 關(guān)于研究生會(huì)考勤檔案的管理方法由指定部門對(duì)研究生會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)及各部門例會(huì)進(jìn)行考勤，內(nèi)務(wù)組及時(shí)匯總并歸檔。 關(guān)于研究生會(huì)正式文件的管理方法研究生會(huì)發(fā)文、計(jì)劃、總結(jié)

9、等正式文件，經(jīng)主席審批后使用專用文件紙印發(fā)，由內(nèi)務(wù)組歸檔管理。 關(guān)于研究生會(huì)歷史檔案的建立及管理方法研究生會(huì)各部門活動(dòng)的工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料（包括協(xié)議、宣傳資料、照片、有關(guān)表格等），研究生會(huì)日常具有傳承性的工作文件，研究生會(huì)簽發(fā)文件等文件，在研究生會(huì)每年換屆后形成歷史文件，歷史文件由內(nèi)務(wù)組歸檔管理。四 考核制度為了加強(qiáng)研究生會(huì)干部的管理，提高研究生會(huì)干部、干事素質(zhì)，真正做到獎(jiǎng)罰分明，特制定本考核制度。 4.1 制度要求 本考核制度實(shí)行積分量化，每人每學(xué)期的基礎(chǔ)分為10分，按本制度規(guī)定，根據(jù)各人工作情況進(jìn)行扣分或加分。 考核對(duì)象：辦公室所有成員。 本考核結(jié)果將作為對(duì)研究生會(huì)干部任免、獎(jiǎng)罰的重

10、要依據(jù)。一學(xué)期考核成績(jī)?cè)?分以上的為優(yōu)秀研究生會(huì)干部干事，6分以上的為合格，4分的將降級(jí)并留會(huì)察看使用，根據(jù)其表現(xiàn)決定其去留。4.2 獎(jiǎng)勵(lì)制度 研究生獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)選部門負(fù)責(zé)人可加0.2分（最高分）。校研會(huì)副部長(zhǎng)可加0.15分（最高分）。校研會(huì)干事（任期一年及以上）子可加0.1分（最高分）。 研究生會(huì)每年舉行三次評(píng)優(yōu)考核五月份評(píng)選“優(yōu)秀團(tuán)員”。九月份評(píng)選“優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀干部”。十二月份評(píng)選“優(yōu)秀干事”。注：以上評(píng)優(yōu)針對(duì)所有研究生會(huì)成員，凡獲得獎(jiǎng)勵(lì)后工作不積極主動(dòng)者將對(duì)其獎(jiǎng)勵(lì)予以追回，撤銷其檔案記錄。 各個(gè)部門干事有以下情況者給予加分： 向上級(jí)積極提出合理意見和建議并且被采納的每次加25分。 做出突出

11、貢獻(xiàn)或?yàn)閷W(xué)校贏得榮譽(yù)者每次加25分。4.3 懲罰制度本部門的部長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)本部門的工作，對(duì)本部門的工作負(fù)第一領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，本部門的工作情況是考核部長(zhǎng)的重要條件。 本部門工作出色：加510分。本部門工作不起色扣510分。 本部門副部長(zhǎng)和干事認(rèn)為本部門工作不佳，經(jīng)過(guò)主席團(tuán)的調(diào)查屬實(shí)的扣25分。 其他部門部長(zhǎng)認(rèn)為部長(zhǎng)工作不佳或本部門工作不佳，經(jīng)主席團(tuán)調(diào)查屬實(shí)的扣25分。 未經(jīng)分管主席同意批準(zhǔn)擅自開展工作、擅自挪用研會(huì)物資視影響大小扣24分。 本部門的副部長(zhǎng)協(xié)助部長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)本部門的工作，對(duì)本部門的工作承擔(dān)一定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，本部門的工作情況是考核副部長(zhǎng)的重要條件。 本部門工作出色：加24分；本部門工作不起色：扣35分。

12、未經(jīng)部長(zhǎng)批準(zhǔn)擅自開展工作視影響大小扣24分。 本部門干事有以下情況者給予扣分： 每學(xué)期初辦公室根據(jù)校研會(huì)工作重點(diǎn)和本部門工作要求，制定出本部工作計(jì)劃，重要內(nèi)容突出，期末寫出工作總結(jié)。 a.寫標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃或總結(jié)的每缺一份，部長(zhǎng)扣3分，副部長(zhǎng)扣2分，文員扣12分。 b.工作計(jì)劃或工作總結(jié)不夠認(rèn)真的，部長(zhǎng)扣3分，副部長(zhǎng)扣2分，文員扣12分。 c.工作計(jì)劃或工作總結(jié)遲交的按情況，部長(zhǎng)扣3分，副部長(zhǎng)扣2分，文員扣12分。 認(rèn)真參加團(tuán)委、研究生會(huì)等組織召開的會(huì)議或活動(dòng)，不遲到、不早退、不無(wú)故缺席。積極發(fā)表意見和建議，主動(dòng)交流工作經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。做好會(huì)議記錄，認(rèn)真貫徹好會(huì)議精神。 a.缺席一次扣2分。 b.會(huì)議精神

13、未傳達(dá)到位或未組織落實(shí)的每次部長(zhǎng)扣3分。 c.遲到、早退一次各扣1分。 本部門干部、干事有損于研究生會(huì)干部、干事形象的視情節(jié)輕重扣24分。 本部門開展大型活動(dòng)或重大決定時(shí)未與部長(zhǎng)匯報(bào)的扣4分。 開展工作搞自由主義、個(gè)人主義或不服從上級(jí)工作安排的扣35分。 大型活動(dòng)布置會(huì)場(chǎng)參與情況： a.無(wú)故不參加者扣4分。 b.遲到且表現(xiàn)不好者扣24分。 c.遲到但表現(xiàn)良好者扣1分。 附表1物品類序列號(hào)名 稱數(shù) 量備 注1桌子42椅子173臺(tái)式電腦1插有USB網(wǎng)卡4打印機(jī)15柜子36文件夾置物架27垃圾筐18掃帚、簸箕19垃圾袋410插線板1附表2文具類序列號(hào)名 稱數(shù) 量備 注1膠帶12票夾若干3訂書機(jī)2配訂

14、書釘5盒4A4紙3紅白綠三色5證件卡若干6號(hào)碼牌若干7圓珠筆若干菁英教育型號(hào)8上海工程技術(shù)大學(xué)拎袋389共青團(tuán)上海工程技術(shù)大學(xué)拎袋610榮譽(yù)證書外殼11附表3檔案資料類序列號(hào)名 稱數(shù) 量備 注1研究生會(huì)公章12部門資料文件夾83檔案袋74研代會(huì)資料1放于拎袋中5辯論賽資料1放于拎袋中6值班簽到本17稷下論文集若干8嘉賓提名簿3附表4師活A(yù)204辦公室申請(qǐng)表編號(hào)：申請(qǐng)部門申請(qǐng)人會(huì)議日期起止時(shí)間至?xí)h名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主要內(nèi)容備 注說(shuō)明：1、請(qǐng)尊敬的主席團(tuán)成員、各部門部長(zhǎng)至少提前一天聯(lián)系辦公室內(nèi)務(wù)組劉風(fēng)芝預(yù)約辦公室。2、對(duì)辦公室的使用有特殊要求的請(qǐng)與辦公室內(nèi)務(wù)組聯(lián)系。各部門應(yīng)遵守辦公室使用的相關(guān)制度和注意事項(xiàng)。 附表5辦公室物資借用表 編號(hào)：借用部門聯(lián)系人借用時(shí)間聯(lián)系方式歸還時(shí)間抵押物品借用物品及數(shù)量序號(hào)物品名稱物品數(shù)量借用原因歸還情況歸還時(shí)間耗損情況準(zhǔn)時(shí)無(wú)耗損有耗損輕微一般嚴(yán)重延時(shí)/天數(shù)量情況經(jīng)手人簽字：注：1、歸還時(shí)間為借用部門承諾